档案基础知识培训

（一）归档范围是什么？
——《吉利控股集团档案管理办法》
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四、档案的立卷和归档
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四、档案的立卷和归档
归档的各种材料，要收集齐全完整， 并进行分类立卷。案卷应遵循文件材料 的形成规律和特点，保持文件之间的有 机联系，要求做到分类合理，保管期限 划分准确，标题简明确切，装订结实， 编制目录清晰，档案装具整齐划一，便 于保管和利用。
凡是直接记叙和反映本单位活动并经归档保存的 属档案；资料则多是未经归档保存的，或为了工作 参考的目的而收集、购买来的材料。
2、对本单位的发挥作用不同。
档案是本单位活动的直接记录，因此具有历史的 查考作用和凭证作用；而资料则多是收集或利用各 种手段搜集来的各种材料，对本单位的活动不具有 凭证作用。
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（三）档案与资料（文件）的区别
档案基础知识培训
福林国润公司
2010-04-07
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目录
▪ 档案和资料（文件）的区别 ▪ 档案工作内容和基本原则 ▪ 档案的收集和整理 ▪ 档案的立卷和归档 ▪ 档案的保管和利用
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一、档案和资料
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（一）什么是档案
档案：国家机构、社会组织、企事业单位和个人 在政治、经济、科技、文化等社会实践活动中直接 形成的具有使用价值的历史记录材料。反映社会的 科学技术、生产建设和各项工作活动、民俗活动的 历史真实面貌。中国古代有甲骨、金文、石刻、竹 简、木牍、缣帛等的档案。现代档案，按内容和性 质，有文书档案、科技档案、人事档案、艺术档案 和其他各类专门性档案；按形式，有文件、电报、 书信、手稿、报表、图纸、照片、影片、唱片、录 音带、录像带等。
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五、档案的保管和利用
（二）档案的利用
《档案法》所称档案的利用 ，是 指对档案的阅览、复制和摘录。
中华人民共和国公民和组织，持 有介绍信或者工作证、身份证等合 法证明，可以利用已开放的档案。
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（二）档案的利用
利用档案时，任何人不得涂改、 伪造、损毁、丢失档案。
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谢谢！
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水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等）书写、绘制。 ▪ 复印、打印文件及照片的字迹、线条和影响的清晰及牢固程
度符合设备标定质量的要求。 ▪ 录音、录像文件应保证载体的有效性。 ▪ 长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。
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五、档案的保管和利用
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五、档案的保管和利用
（一）档案的保管
机关、团体、企业事业单位和其 他组织的档案机构或者档案工作人 员，负责保管本单位的档案，并对 所属机构的档案工作实行监督和指 导。
——பைடு நூலகம்辞海》
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（一）什么是档案
本法所称的档案，是指过去和现在的 国家机构、社会组织以及个人从事政治、 军事、经济、科学、技术、文化、宗教 等活动直接形成的对国家和社会有保存 价值的各种文字、图表、声像等不同形 式的历史记录。
——《中华人民共和国档案法》
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（三）档案与资料（文件）的区别
1、同本单位实践活动关系不同。
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四、档案的立卷和归档
（一）档案整理的基本方法
▪ 归档文件以件为单位和以案卷为单位整理
▪ 根据档案分类规则，党群工作、行政管理工作、经营管 理工作和生产技术管理工作四类文件材料按《归档文件整理 规则》的规定，按“件”进行整理；产品、科研、基本建设 、供应商、设备仪器的文件材料执行按《科学技术档案案卷 构成一般要求》的规定，按“卷”整理。
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三、 档案的收集和整理
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（一）归档范围是什么？
按照国家档案局关于文件材料归档的 规定，应当立卷归档的材料由单位的文 书或者业务机构收集齐全，并进行整理、 立卷，定期交本单位档案机构或者档案 工作人员集中管理；任何人都不得据为 己有或者拒绝归档。
——《中华人民共和国档案法实施办法》
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《中华人民共和国档案法》
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（一）档案的保管
档案的保管工作主要是指：
归档、借阅、统计、保密、 鉴定销毁、库房管理等。
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（一）档案的保管
2．移 交
企业各部门所产生的档案， 应按规定向公司档案室移交。
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（一）档案的保管
3．鉴定销毁
档案人员应根据《档案法》和档案保管期 限表，定期做好档案的鉴定工作，对超过保 管期限而失去保管价值的档案提出销毁意见， 编制销毁清册，报公司领导批准后(会计档案 还需报主管单位财务部门核准、盖章)，送指 定的保密厂销毁。未经鉴定和批准，任何人 不得擅自销毁档案。
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四、档案的立卷和归档
▪ 档案分类：企业档案分类一般分10个类目， 即党群工作类、行政管理类、经营管理类、 生产技术管理类、产品类、科学技术研究类 、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、 干部职工档案类。
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四、档案的立卷和归档
（二）档案文本的要求
▪ 字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字手续完备。 ▪ 需永久、长期保存的文件不应用易褪色的书写材料（红色墨
● 档案由文件转化而来,文件办 理完毕，经过鉴定、整理、归档 后形成档案。
● 文件是档案的前身，档案是 文件的归宿。
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二、档案管理的 工作内容和基本原则
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（一）档案管理的工作内容
▪ 档案工作的主要环节
收整立归保利 集理卷档管用
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（二） 档案工作的基本原则
收集齐全 立卷科学 保管安全
分类合理 归档及时 使用方便