如何提高办公室秘书人员以文辅政工作水平

如何提高办公室秘书人员以文辅政工作水平

摘要：在办公室中，很多文秘的工作就是为企业的领导进行服务，比如在领导

开会之前，文秘人员需要开展会议前的准备、会议时的记录、会议之后的整理等，领导对文件进行审批之前，需要文秘人员对文件进行处理拟办等，其工作效率对

企业领导有很大影响。在办公室中，文秘工作不仅仅是领导的工作基础，也是其

工作延伸环节，比如，在领导进行决策之后，需要文秘人员起草具体文件，然后

下发到下级企业，领导在出差后，文秘需要对领导需要的材料进行整理，因此，

办公室的文秘工作具有重要意义。基于此，本文对如何提高办公室秘书人员以文

辅政工作水平进行分析。

关键词：办公室；秘书人员；以文辅政；工作水平

长期以来，办公室秘书人员一直都是以行政管理人员的身份存在，大部分工

作人员认为办公室秘书的主要职责在于处理好相关的文字工作，对于文字的实际

作用并没有给予高度的关注。在现阶段的社会背景之下，办公室秘书人员不仅需

要提升文字能力，同时还需要对文字工作的实际功能给予更多的关注，达到以文

辅政的功效。

1以文辅政的内涵

以文辅政的核心工作是文稿起草和公文处理。中共中央办公厅、国务院办公

厅于2012年4月印发的《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）指出：“公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作”，将公文处理工作分为公文拟制、公文办理和公文管理三部分。其中，公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序，公文办理包括收文办理、发文办理和

整理归档。

从实际工作考虑，笔者更倾向于把以文辅政工作分为“文稿起草”和“公文处理”两个组成部分。文稿起草包括各类公文、讲话稿、信息、宣传稿等文字稿的起草，公文处理包括审核、签发、签收、登记、承办、催办、传阅、保管、归档、安全

保密等公文办理和管理工作。做好办公室以文辅政工作，关键就是要做好文稿起

草和公文处理两项核心工作。

2以文辅政的意义

办公室是单位运转的枢纽，是直接为领导服务的综合部门，其主要工作可分

为三类：办文、办会和办事。办文，即“以文辅政”，就是通过起草文稿、拟制文件、处理公文、编发信息等形式为领导决策服务。推进以文辅政工作，对于做好

工作谋划、提高工作效率、增强工作规范具有重要意义。

做好工作谋划，就是要在以文辅政工作中，敢于换位思考，站在领导的位置

上思考问题、分析问题并努力解决问题，要在起草文稿时体现工作思路和政策水平，要在公文处理时贯彻领导意图、贴近工作实际。提高工作效率，就是通过以

文辅政，坚持实事求是，坚持精简高效，把公文作为做好工作的重要依据和工具，发挥以文辅政在推进工作落实、提高工作水平方面的效能。增强工作规范，就是

通过对公文起草和处理中公文种类、格式、行文规则、程序、要求等进行规定和

约束，推进以文辅政工作的科学化、制度化、规范化，确保各项工作科学规范顺

利地开展。

3提高办公室秘书人员以文辅政工作水平的措施

3.1“以文辅政”的基础在“文”

一直以来，办公室文字工作都是办公室秘书工作的重点工作，在现代办公室

工作当中，文字处理依然是以文辅政的重点内容。因此，现阶段办公室秘书工作

人员依然要在文字工作方面下功夫，不断提升自己的文字处理能力。首先，秘书

工作人员要具备良好的公文、文件等规范的书写能力，能够满足办公室秘书工作

的实际需求。其次，随着现阶段对办公室秘书工作要求的不断提升，办公室秘书

还必须要进一步拓展自己的文字处理能力，即需要具备较高的信息文字转化能力，可以从大量的信息中总结其中所存在的内容，并将这些内容转化为必要的文字信息，从而满足领导对直观信息的需求。

3.2实现“以文辅政”工作的精细化发展

所谓“以文辅政”工作的精细化发展，其本质在于提升“以文辅政”工作的效率。首先，办公室秘书必须要进一步提升自我能力。其次，在进行文字处理的过程当

中还必须要把握事物发展的基本规律，从而及时提供必要的文字信息，积极主动

参与到整个单位的工作当中，并按照既定的规章制度完善自己所提供的文字信息。

3.3提高以文辅政效率，做到高效化服务

文稿服务的过程就是为领导制定决策、指导工作进行参谋服务的过程，就是

贯彻领导意图、提出工作预案的过程。秘书人员的职责之一就是提升这一过程的

效率，要在平时的工作中注意搜集资料，了解情况，积累素材。一是要有全局观念，上级精神与基层实际情况相结合，系统准确分析，形成全面科学的思维逻辑

和表达形式。二是要有主动意识，要主动思考、主动服务、主动作为，要密切关

注领导在一些重要场合的言行，保持与领导的沟通交流，了解领导的思想动向和

关注的问题，特别是捕捉领导的新思路、新想法、新观点，准确领会领导意图，

努力做到与领导所思所想合拍。三是要注重文稿的时效性，要有时效观念，在规

定的时间内优质高效地完成，对于一些急难文稿，要集中力量、集中时间、集中

精力，打好攻坚战，对于周期性和总结性的文稿材料，要做到提前构思，积累素材，谋篇布局，做到成竹在胸。对各项工作的新做法、新措施、新成绩、新经验，要敏锐把握，系统总结概括，形成规律性的认识，为撰写经验性材料做好准备工作。

3.4与时俱进，加快实现公文处理现代化

随着信息化技术的不断发展，公文处理从手工处理转为网上流转已成为一种

趋势。办公室可以引进办公自动化系统（OA），该系统可以提供良好的协同办公

环境，覆盖收发文的各个环节，对公文处理各环节的流程跟踪，也有利于及时掌

握公文处理各个环节的经办情况。公文收发自动化系统将为企事业单位员工，特

别是为企业单位各级办公人员提供协同、集成的办公系统，将有利于促进管理体制、管理观念的更新，有利于提高工作效率和工作水平。

强化素质，提高信息文秘人员的工作水平

做好办公室工作，提高文稿水平，关键要有一支高素质的文秘队伍。因此，

必须始终坚持以人为本的思想，狠抓文秘工作人员素质的提高。一是要加强学习。建立集中学习与自学相结合的制度，规定文秘人员每周一上午和每周五下午集中

利用半天时间集体学习政治理论，并利用两个晚上学习业务知识和报刊相关文章，在学习过程中撰写学习笔记、学习心得，定期对干警的学习情况进行抽查，每季

度召开一次读书报交流会和学习笔记展评。与此同时积极鼓励办公室人员参加自学、电大等学历教育，全面提高自身素质；二是要组织培训。信息文秘工作要求

有较强的文字功底和写作技巧，办公室要积极为文秘人员提供学习进步的机会。

定期要请市院、上级党委、报社的领导专家讲课，针对各部门信息写作中出现的

不同问题及时指导，做到写练结合，不断提高文秘人员的写作水平和工作积极性。