物业公司档案管理分类表

期 8. 档案类目分类
8.1 档案一级类目表
一级类目
编号 备注
行政管理类 1 人力资源管理类 2 财务管理类 3 品质管理类 4 物业前期介入类 5 物业承接验收类 6 业主入伙管理类 7 顾客关系管理类 8 工程管理类 9 公共秩序管理类 10
环境管理类
11
8.2 行政管理类档案二级 一级类目
类目表及档案归档范围和保存期限
二级类目
类目名
类号
称
类号
类目名称
保 文件材料归档基本范围
存 限
行政管
1
理
1
行政管理
1-1
组织机构 长
1
公司章程、验资报告、注册资料
期
股东会文件、董事会文件、监事 长
2
会文件
期
期 一级类目
二级类目
类目名
保 文件材料归档基本范围
存 类号
类号
类目名称
限
称
长
3
机构变革记录、公司大事记
期
长
1
证照原件
期
长
2
证照申办资料
期
1-2
证照管理 3 证照使用记录 3 年
长
4
证照变更记录
期
长
5
证照年检记录
期
1-3
印鉴管理
长
1
印鉴制作、变更、废止记录
期
2
印鉴使用记录
3 年
1-4
行文管理 内发文件、外发文件、行文审批 长
1
记录
期
长
2
外来文件及归档记录
期
期 一级类目
二级类目
类目名
保 文件材料归档基本范围
存 类号
类号
类目名称
限
称
长
3
请示、报告、函件
期
介绍信、授权书、委托书以及各
长 4
种证明等
期
长
1
标准合同范本
期
1-5
合同管理
长
2
各类合同、协议原件及评审记录
期
长
3
各类合同、协议的执行记录
期
1-6
会议管理 各类会议记录、纪要和会议签到 长 1
记录
期
长
2
会议决议处理记录
期
1
物资需求计划和采购计划 3 年
1-7
采购管理 2 采购比价记录 3 年
3 物资验收记录
3 年
4
供方评价记录和合格供方名录 3 年
1-8 库房管理 1
物资出入库记录
3 年。