物业公司档案管理分类表

期 8. 档案类目分类

8.1 档案一级类目表

一级类目

编号 备注

行政管理类 1 人力资源管理类 2 财务管理类 3 品质管理类 4 物业前期介入类 5 物业承接验收类 6 业主入伙管理类 7 顾客关系管理类 8 工程管理类 9 公共秩序管理类 10

环境管理类

11

8.2 行政管理类档案二级 一级类目

类目表及档案归档范围和保存期限

二级类目

类目名

类号

称

类号

类目名称

保 文件材料归档基本范围

存 限

行政管

1

理

1

行政管理

1-1

组织机构 长

1

公司章程、验资报告、注册资料

期

股东会文件、董事会文件、监事 长

2

会文件

期

期 一级类目

二级类目

类目名

保 文件材料归档基本范围

存 类号

类号

类目名称

限

称

长

3

机构变革记录、公司大事记

期

长

1

证照原件

期

长

2

证照申办资料

期

1-2

证照管理 3 证照使用记录 3 年

长

4

证照变更记录

期

长

5

证照年检记录

期

1-3

印鉴管理

长

1

印鉴制作、变更、废止记录

期

2

印鉴使用记录

3 年

1-4

行文管理 内发文件、外发文件、行文审批 长

1

记录

期

长

2

外来文件及归档记录

期

期 一级类目

二级类目

类目名

保 文件材料归档基本范围

存 类号

类号

类目名称

限

称

长

3

请示、报告、函件

期

介绍信、授权书、委托书以及各

长 4

种证明等

期

长

1

标准合同范本

期

1-5

合同管理

长

2

各类合同、协议原件及评审记录

期

长

3

各类合同、协议的执行记录

期

1-6

会议管理 各类会议记录、纪要和会议签到 长 1

记录

期

长

2

会议决议处理记录

期

1

物资需求计划和采购计划 3 年

1-7

采购管理 2 采购比价记录 3 年

3 物资验收记录

3 年

4

供方评价记录和合格供方名录 3 年

1-8 库房管理 1

物资出入库记录

3 年