现代职业秘书实务第4章秘书人际关系

本章，便于在实际工作中摆 正自己的位置
v 熟练掌握秘书处理几种主要人际关系的具体方法及 技巧
v 了解秘书处理人际关系的原则
现代职业秘书实务第4章秘书人际关 系
第一节 秘书的社会活动和社会地位
一、秘书的社会活动
（一）现代秘书社会活动的特点
秘书的活动可以说是以整个社会为背景。活动 的目的、活动的方式也明显地复杂化、多样化。 现代秘书有机会随同领导、上司或单独外出联 系工作、访问、调查研究或参加各种会议、集 会。秘书将出入各种机关和企事业单位，出人 各种公共和交际场合，将接触各行各业的人。 随着工业化社会的发展，人与人交往的频率和 信息量剧增，使得秘书的活动已经充分社会化 了。
v 当朱丽身边只有一两个朋友或同事时，她会用微妙的方式批 评不在场的人。她会说：“你有没有注意到琼那天穿的衣服？ 她那副打扮与我们的工作可不怎么相称啊。”或是“阿曼达总 是向老板让步，你不觉得奇怪吗？她可能没什么自信吧。”但 是，她所批评的并不仅仅是一两个人，而是所有的朋友与同事， 只要他们不在场就都逃不过她的毒舌。
v 礼仪是人际交往中约定俗成的行为方式。我国现行 的礼仪以社会主义精神文明为主体，又吸收了优秀 的历史传统和现代西方文明，已成为现代人、尤其 是文化人不可缺少的修养和学问，值得秘书人员去 学习并融化到自己的意识和行动之中。
现代职业秘书实务第4章秘书人际关 系
第三节 秘书处理人际关系的原则
（三）乐于助人
现代职业秘书实务第4章 秘书人际关系
2020/11/23
现代职业秘书实务第4章秘书人际关 系
情景导入：
v 朱丽是个富有魅力、精明能干的人，唯一的缺点是总爱拿周
围的人和自己相比。她在一家大型制造业公司的财务部担任行 政助理，每次她遇到一个长得特别漂亮或者说话特别聪明的人， 总要在背后挑人家的毛病，要么说人家不懂装懂，要么就说人 家爱出风头。
v 时间一年一年地流逝，尽管朱丽认为自己为了帮助别人进步 付出了大量的努力，心里却感到越来越孤独。
现代职业秘书实务第4章秘书人际关 系
案例分析
由此我们可以看出——
• 朱丽的状况是一直在暗中和别人竞争。 她没有意识到，单位同事之间本应保持互 相支持的关系，而不是其中一方不断被另 一方"盖过去"，必然会感到不满，她应该 进行深入的自我认识。面对这样的状况， 她应这样做： • 倾听别人的发言，引出他们的意见， 并克制自吹自擂的冲动。 • 试着欣赏别人的才干并加以帮助， 而不是将其视做自己的心腹大患。 • 改变自己的交际方式，开始结交那 些她以前视之为劲敌的人。 • 这样她在工作上的人际关系也将发 生 变化，使同事之间合作更加紧密，更 加有效地实现整个部门的目标。
现代职业秘书实务第4章秘书人际关 系
第三节 秘书处理人际关系的原则
（五）宽容与体谅 v 秘书人员要善于在人际交往中学会宽容与体谅。对
别人身上这样或那样的弱点或缺点要予以宽容，对 别人的粗鲁言语、举止或错误行为，只要不伤害公 司及个人，要予以宽恕。 （六）公允 v 公允要求秘书处事待人要公正，诚实，既不自欺， 又不欺人。不贪人之功以为己有，也不文过饰非或 推卸责任。
来处理一些日常事务，那么必定会接触到 不同的人，如何来处理好与他们之间的关 系就是工作能否顺利展开的关键。因此要 做好一个秘书就必须处理好办公室中的人 际关系，这样才有利于工作的开展。
•秘书与一 般同事的
关系
•秘书的其他 业缘关系
现代职业秘书实务第4章秘书人际关 系
•第一节 秘书与领导的关系
• 秘书与领导构成的主辅配合关系的和谐程度 和有效程度，决定着秘书工作的价值和效率，也 影响着领导工作。 • 领导和秘书在事业上目标一致，在工作上相 互信任、配合默契，在感情上彼此交流、相互交 流，是做好秘书工作的关键。
现代职业秘书实务第4章秘书人际关 系
第一节 秘书的社会活动和社会地位
（二）现代社会活动对秘书的要求 v 秘书的社会活动往往是被动的，就像秘书工作带有
被动性一样，要根据领导和上司的指示进行。但这 仅仅是指秘书活动的目的和范围而言。秘书活动的 方式、过程、结果不可能由领导、上司一一规定， 而只能取决于秘书的主观能动性，取决于秘书的经 验与能力，或者说取决于秘书个人的才华与魅力。
现代职业秘书实务第4章秘书人际关 系
第二节 秘书的角色意识
v 秘书的角色意识是指秘书人员对自己所担任角色的 社会地位，身份及行为模式、规范的整体认识和判 断。
v 传统观念中的秘书工作，无非是写写画画，收收发 发，管管印章，接待来访。在参谋辅助上并没有起 到真正意义上的作用。这种局面的形成有其两方面 的原因： 一是秘书自身的心理原因。 二是传统模式的束缚。
现代职业秘书实务第4章秘书人际关 系
第二节 秘书的角色意识
3．角色的转移、冲突与适应 v 每个人在人生舞台上都要扮演一定的角色，又往往
在不同的场合、背景、不同的角色群中扮演不同的 角色(即角色转换)或同时扮演多种角色。个人承担 多种角色，每一种角色的意识和行为规范不可能一 样，有可能协调统一，也可能产生矛盾冲突，产生 矛盾冲突的即称之为“角色冲突”。消除“角色冲 突”，取决于个人的“价值取向”(即角色选择)和 个人的努力(即角色适应)。
第三节 秘书处理人际关系的原则
一、人际关系的内容与方式 （一）人际关系的涵义
人际关系是指在社会活动中，人们之间所结成的 各种关系。 （二）影响人际关系的因素 1．距离的远近。 2．交往的频率。 3．态度相似性。 4．需要的互补性。 5．情景因素。
现代职业秘书实务第4章秘书人际关 系
第三节 秘书处理人际关系的原则
•
•[Image Info] www.wizdata.co.kr
现代职业秘书实务第4章秘书人际关 Note to customers : This image has been licensed to be used within this PowerPoint template only. You may no系t extract the image for any other use.
现代职业秘书实务第4章秘书人际关 系
第四节 秘书主要人际关系的处理要求
（四）秘书与上司关系的处理原则 1．主动配合、适应。 2．服从，但不盲从。 3．委婉提醒，适时规劝。 4．维护上司间的团结。
现代职业秘书实务第4章秘书人际关 系
办公室人际关系主要包括三方面
•秘书与主 管上司之间
的关系
• 秘书是领导的左右手，要帮助领导
•28
现代职业秘书实务第4章秘书人际关
系
一、秘书与领导关系的多维性
秘书与领导的关系，是秘书人际关系中最重要、最 密切的关系，是秘书工作成败的关键因素。
现代职业秘书实务第4章秘书人际关 系
情景导入：
v 无论朱丽表现得多么突出，许多人仍然对她敬而远之，令她十 分苦恼，尽管她认为这是人家的过错而非自己的责任。男人对 她的态度尤其如此，他们起初往往会被她漂亮的外表和热情的 性格所吸引，而一旦有了进一步了解，多半就不再接近她了。 在办公室里，她的同事都不愿意和她做朋友，并且千方百计回 避她强加于人的“帮助”，尽量独立完成工作任务。
（三）人际关系的障碍 1．心理障碍。 2．语言障碍。 3．地位障碍。 4．物理障碍。
（四）人际关系的方式 1．语言。 2．体态或身势。 3．物质。
现代职业秘书实务第4章秘书人际关 系
第三节 秘书处理人际关系的原则
（五）人际关系中的自主性 v 自主性既是指在人际交往中要主动去接近人，了解
人，主动去争取合作与支持；又是指在人际关系中 要独立自主。 （六）人际关系中的适应性 v 为了达到自己的行为目的，要善于在行为方式上适 应社会习俗的要求，适应各种不同的交往对象的要 求，适应特定环境与场合的要求。
现代职业秘书实务第4章秘书人际关 系
第一节 秘书的社会活动和社会地位
v 三、秘书社会地位的特点 v 秘书作为一种职业或一种职位，它不构成阶级或阶
层，也承担相应的义务。但它依附于某个机关、单 位，或依附于某个个人。这就意味着他所就职的机 关、单位，他们担任的职务、职位，他所服务或代 表的那位个人赋予他某种社会地位。因此，不少人 认为，秘书是没有独立的社会地位的。
第二节 秘书的角色意识 （二）、秘书的角色意识及其培养 v 秘书的角色意识，是秘书人员对秘书角色的心理体
验，是对秘书责任、义务自觉感知的心理活动。 v 如何培养秘书的角色意识？
1.必须培养和强化高度民主的责任意识。 2.必须培养和树立强烈的服从意识。 3.必须树立配角意识与主角意识
现代职业秘书实务第4章秘书人际关 系
现代职业秘书实务第4章秘书人际关 系
第四节 秘书主要人际关系的处理要求
一、秘书与主管上司的关系 （一）对领导应有深切的了解 v 最重要的是把领导看作一个有个性的人，而不是
概念的化身。只有了解他的人生哲学、处世态度、 个性、兴趣、二作方式、生活习惯、交际圈等，才 能与其配合工作，以 v 减少因彼此间不了解而产生的困扰。
现代职业秘书实务第4章秘书人际关 系
第一节 秘书的社会活动和社会地位
二、秘书的社会地位 v 随着社会的发展和市场经济体制的建立，秘书已经
成为我国社会从业人数最多的社会群体之一，秘书 在不同的领域发挥着重要作用，其地位也正在逐渐 开始显现出来。 （一）领导的助手和参谋 （二）公司的高级管理人员 （三）增长才干的理想职位
v 秘书人员应具有根深蒂固的“助人为乐”的意识， 养成主动、勤劳的习惯。无论对上司、或同事、或 客户、或有工作交往的普通群众，只要知道或看出 对方有需要，就应主动地伸手帮助。
（四）赞美他人
v 秘书不是卑贱者，但他(她)的角色地位要求其必须 是个真正的谦虚者。秘书从处理好人际关系角度丽 言，应该多注意他人的优点，多慷慨地赞美他人。 真诚、慷慨地赞美他人，会使秘书获得愈来愈多的 朋友。
现代职业秘书实务第4章秘书人际关 系
第一节 秘书的社会活动和社会地位
v 然而，如果秘书人员即使就职于小机关或基层单位， 或是充当地位、并不显赫的人的秘书，而由于他具 有较高的德、才、学、识，作出了出色的成绩，他 仍然会获得周围人的尊重，也可说是取得了较高的 社会地位。因此，秘书人员既要承认自己职业、职 位的从属性，又要摆脱社会地位的依附性。
现代职业秘书实务第4章秘书人际关 系
第二节 秘书的角色意识
一、社会角色和角色活动 1．社会角色
v 社会角色，是指人在社会中所处的地位，这种地位 赋予人的权利和义务，以及这种地位要求人具有的 与之相适应的意识和行为。 2．角色与地位
v 一方面，社会总是期望每个个人的意识、言行符 合他的地位；另一方面个人也会不断努力按照社会 的期待去认识、去行动。因此，地位乃是角色自静 态表述，角色乃是地位的动态表现。
现代职业秘书实务第4章秘书人际关 系
第三节 秘书处理人际关系的原则
二、秘书处理人际关系的准则 （一）尊重 v 秘书应克服人际关系中的地位障碍，无论对上司、
对同事或是对重要来访者、一般交往者都要尊重。
现代职业秘书实务第4章秘书人际关 系
第三节 秘书处理人际关系的原则
（二）礼貌和礼仪
v 礼貌要求秘书在公司或其他场合会见领导、上司、 同事或客人时，首先应做到服装整洁、修饰得体， 表情自然，待人接物时，面带真诚的微笑，举止文 雅；与人交谈时，用语得体、口齿清晰语音温和。
现代职业秘书实务第4章秘书人际关 系
第四节 秘书主要人际关系的处理要求
（二）要善于处理各种情况 v 首先，当发现领导的缺点时，不要毫不留情地揪住
其缺点不放，应尽可能多方面帮助他。 v 其次，要看准时机。
现代职业秘书实务第4章秘书人际关 系
第四节 秘书主要人际关系的处理要求
（三）秘书与上司关系的特征 1．工作上的主从性。 2．知识、能力、体力、思维的补充性。 3．人际关系的首属性。 4．人格上的平等性。
现代职业秘书实务第4章秘书人际关 系
第二节 秘书的角色意识
二、秘书的角色意识 (一)秘书在领导活动中担任的角色
1、领导工作的助手。 2、领导事务的帮手。 3、领导思维的脑筋。 4、政策活动的枢纽。 5、决策（决定）的督办员。 6、领导信息的资料库。 7、领导公关活动的组织者和随员。
现代职业秘书实务第4章秘书人际关 系