现代秘书实务

四、公文写作中常见的错误
（一）文种用错
1、请示与报告不分
2、函与请示混用
（二）格式不对
1、发文机关 小版头不要用“文件”两字。
2、秘密等级 不标秘密标识，秘密等级用错。
3、紧急程度 标识不清。
4、发文字号 缺某一项；顺序不对；代字不规范；发文年度缩写；年度用圆括号。
5、标题 只写“请示”、“报告”；分写一个词、词组、人名、地区名；书名号不规范，标题后用标点符号。
随着7月份的临近，又将有不少的大学生离开校园，他们的求职紧迫感也越来越强。在僧多粥少的竞争环境中，大学生应该做到知己知彼，了解社会需求，明确自己的求职位置，主动调整自己，主动适应社会，而不是一味盲目闯荡“才市”。大学生们更
应该按用人单位的人才标准去努力充实自己，只有这样，大学生的求职之路才会越走越宽。
查对象为上海市的315名应届大学生和243家注册资金这200万以上的企业，调查方法为随机抽样问卷调查，发放问卷558份，回收有效问卷550份。
一、简历页数并非多多益善
（略）
二、英文简历求职必备
（略）
三、手写简历不再风光
（略）
四、借鉴的大学生简历不受用人单位欢迎
（略）
五、教育经历——大学生择业“资本” 工作经历——HR经理招聘首选 （略）
在全国人民开展“五讲四美”活动中，韩伟光等同学以雷锋为榜样，不顾个人安危，抢救落水儿童，事后又不留姓名，这种精神
是难能可贵的。
校长办公会议研究决定，对韩伟光、刘仲伟、谢振东三名同学给予通报表扬，并号召全校师生员工投身于“五讲四美”活动之中，努力做到：学雷锋，树新风，讲文明，讲礼貌，培养共产主义道德品质，为建设社会主义精神文明而奋斗！
1、 发文机关
2、 秘密等级
分绝密、机密、秘密三种。标识为★
3、 紧急程度
分特急件好急件。对平件的处理以一周时间为限，急件应在三天内处理完毕，特急件随到随办，最迟不超过24小时。
4、 发文字号
是某一机关的代称，由发文机关代字、发文年度、顺序号构成。
5、 签发人
一般上行文需要签发人。
（二）行文部分
1、标题
由发文机关名称、公文事由、文种三部分组成。标题可以是完整式，也可以是省略式。 完整式：《中共中央、国务院关于加强人口与计划生育工作稳定低生育水平的决定》 省略式一：省事由，《国务院令》
省略式二：省发文机关，《关于聘请外籍教师的请示》
省略式三：仅留文种，《公告》
2、主送机关
顶格，不要用带感情色彩的词。主送机关多，可用泛称。
（2）双标题
2、正文
一般由前言、主体、和结语三部分组成。 前言：即开头，一般包括三点内容：首先说明调查的缘起和目的——调查什么，解决什么问题；其次要说明调查的对象、范围
和采用的方法；最后说明调查的经过——时间、地点、过程等。
主映调查的事实；二是分析研究数据和材料。
1、调查报告的涵义
调查报告是对现实生活中某一问题、某一事件或某种状况进行深入细致调查之后，将所得的材料进行归纳、分析研究之后加以整理而写成的书面报告。
总结与调查报告的区别：行文目的不同；行文时间不同；反映的范围不同；所用的人称不同。
2、调查报告的作用
为制定决策，指导工作提供依据；及时发现事物发展的新动向，把握工作的主动权；及时总结经验教训，为促进两个文明建设服务；获取大量有价值的信息。
2、主送机关 直接上级。
3、正文 一般由缘由、事项、要求组成。请示要一文一事。
（三）函的写法
适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等。
1、标题 完整式，省略式只可省略发文机关。复函的话，标题用“复函”
2、发文字号 函的发文字号在标题下方右侧。
3、正文 一文一事。结语因公文类型不
三、公文的种类与写法
公文共有13种：命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。
（一）通报的写法：
适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者重要情况。
1、标题 完整式与省略式都可以。
2、主送机关 用于内部张贴，不用主送机关。
3、正文 通报事由、分析评议、决定要求构成。
3、正文
由开头、主体、结尾三部分构成。
开头可用根据式、目的式、原因式。结尾因文种不同而不同。
4、附件
5、落款
包括印章、成文时间。成文时间要写汉字。
印章要“骑年压月”。
（三）文尾部分
1、附注
2、主题词 主要内容和文种，一般为3到5个，不超过7个。
3、抄送机关
4、印发机关和时间
以上公文结构内容，分为指定项目和选择项目。指定项目是每一件公文必须具有的项目，即由发文机关、发文字号、公文标题、主送机关、正文、生效标识好页码等7项组成。
二、 求职信
求职信有面向社会的一般性求职信和针对具体单位的求职信。大学生在求职时，根据需要写求职信。写作的格式如下：
（一） 标题
一般写上“求职信”或“自荐信”三个字即可。
（二） 称谓
与一般公文书信体的写法一致，得到可直接写用人单位负责人的名字，如“尊敬的XX先生” ；也可以用“XX公司人事部负责人” 、“XX公司负责人”等方式称呼。
①随机抽样法：又称概率抽样。每个个体中选机会是均等的；样本要保证一定的量。常用的方法：
a、简单随机抽样：即从总体中随意抽取一定数量的样本，比如采用抽签或摇号抽取。
b、等距抽样：即从总体中按一定的标准和顺序给样本编上号，然后按抽样的比例将总体划分成若干份，每一份中按间隔相等的距离抽取所需的样本。
c、分层抽样：又称分类抽样，即将总
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第一章 文书写作
第一节 行政公文写作
一、行政公文概述
（一）行政公文的涵义
2001年修订的《国家行政机关公文处理办法》指出：“行政机关的公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。”
这段文字表述了以下内容:
第一,揭示了公文的性质。
在全国人民开展“五讲四美”活动中，韩伟光等同学以雷锋为榜样，不顾个人安危，抢救落水儿童，事后又不留姓名，这种精神
3、正文 通报事由、分析评议、决定要求构成。
例文：
东华大学文件
东华[2001]5号
通报
2001年4月8日晚，无线电系学生韩伟光、刘仲伟、谢振东正在湖边散步，突然听见离他们不远的地方有人落水的声音，就急忙跑了过去，见一个小孩正在水里挣扎。韩伟光虽然不会游泳，却奋不顾身地跳入水中，抢救落水的小孩。在其他两位同学的协助下，终于把落水的小孩救上岸来，并且送回家中。小孩的父母十分感激，留他们进屋休息。他们说：“照看小孩要紧，我们回去了。”家长一再询问他们的姓名，他们说：“谁遇到这样的事，都会这样做的。”说完就走了。
（2）典型调查法
典型调查是在研究对象中有意识地选出个别或少数具有代表性的对象，进行深入、周密的调查研究。由于选用的对象少，可用较少的人力、物力、财力在较短的时间内，对事物作深入细致的调查。一般适用于对新情况和新问题的调查。
（3）抽样调查法
它是从研究对象中选择部分样本进行调查，然后根据研究结果来推断总体。抽样调查在选取样本时又有两种方法：随机抽样法和非随机抽样法。
1、调查研究的步骤
（1）准备阶段
确定调查的主题；选择调查对象；选择合适的调查方法；拟定调查提纲或调查表格
（2）实施阶段
全面调查、纵深调查、补充调查。
（3）总结阶段
2、调查的主要方法
（1）普遍调查法
又称普查法，它是对调查范围内的每一个样本进行毫无遗漏的调查，覆盖面广，搜集的数据材料全面，从而达到对总体情况的准确把握和充分了解。如人口普查。
4、根据内容的性质，公文分为指挥性公文、报请性公文、知照性公文、记录性公文四类。
5、根据来源，分为收文和发文两类。
二、行政公文的基本结构
（一）文头部分
文头又叫文件版头，通常发文机关都有专门设计。一般分红头文件和白头文件两种。白头一般用于内部文件。文头部分由发文机关、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人等5项内容构成。
3、调查报告的分类
（1）、综合调查报告
又称社会基本情况调查报告(简称“社
情调查”)。如《中国国情报告》，30多位专家历时四年，对中国社会的各种状况进行广泛调查而写成的，这是一份规模宏大的综合调查报告。
（2）、专题调查报告
总结经验类、反映情况类、披露问题类、检查工作类、专案处理类。
（二）调查研究的步骤和方法
结语：一般对全文进行归纳总结 例文：
什么样的简历最受用人单位欢迎
——关于大学生求职简历的调查
临近毕业，许多高校毕业生早已“转战”于各个人才市场，其间你会看到许多大学生们手持简历，不知疲倦地奔走于招聘摊位前，诚惶诚恐地向用人单位的工作人员递上代表着自己的简历，希望他们能从这份简历中了解自己并给予机会，简历无疑是大学生向用人单位展示自己的第一机会。但是，大学生们精心准备的个人简历是否符合用人单位的要求呢用人单位对简历的看法又是怎样的呢什么样的人才才是用人单位期望看到的呢2002年6月2日至6月8日，本调查公司就简历问题对上海市的一些大学生和公司的HR经理进行了一次调查。调
第二，阐明了公文的功能。领导管理职能。
第三，指出了公文的特点。政治性、权威性、实用性、群众性、规范性。
(二)行政公文的分类
1、根据公文涉及国家秘密的程度，公文分为对外公开、限国内公开、内部使用、秘密、机密、绝密六类。
2、根据行文方向，公文分为上行文、下行文、平行文三类。
3、根据处理时限的要求，公文分为平件、急件、特急件三类。
例文：
东华大学文件
东华[2001]5号
通报
2001年4月8日晚，无线电系学生韩伟光、刘仲伟、谢振东正在湖边散步，突然听见离他们不远的地方有人落水的声音，就急忙跑了过去，见一个小孩正在水里挣扎。韩伟光虽然不会游泳，却奋不顾身地跳入水中，抢救落水的小孩。在其他两位同学的协助下，终于把落水的小孩救上岸来，并且送回家中。小孩的父母十分感激，留他们进屋休息。他们说：“照看小孩要紧，我们回去了。”家长一再询问他们的姓名，他们说：“谁遇到这样的事，都会这样做的。”说完就走了。