销售订单处理流程及操作步骤-全

销售订单处理流程及操作步骤

一、接受销售订单

在接到客户传真或e-mail发出的订单后，首先区分是南区客户还是北区客

户，然后分别由负责南、北区订单处理的销售助理进行后续处理；

二、销售助理的职责

销售助理拿到订单后，需要检查如下事宜：

1、查看订购的产品名称、型号、数量等是否清楚，对于看不清楚的信息及时

与客户联系确认并标注在订单上；

2、根据客户的原始订单，将客户名称和订货数量录入到电子版的标准订单上

（标准的销售订单请见附件1，上面已经有产品目录和对应单价，只需录

入数量即可，）将标准订单上自动计算的订货金额与客户的原始订单金额

核对，如有问题，需要及时查明原因并进行改正。如果客户有特殊要求，

如发货地址变更等，也需要在此表的备注上注明。核对无误后，销售助理

保存该订单并退出。该标准订单需要设置成共享格式，以便于销售会计访

问。此Excel表同时用于与销售审核录入员每日末的核对。

3、对于非月结客户，查看该订单是否已有对应的银行汇款水单。

（1）如果有水单，再将汇款水单上的金额与订货金额比较。

（a）如果水单金额大于等于本次订货金额，则销售订单审核通过。

(b) 如果水单金额小于本次订货金额，则向客户联系查明原因，视金额

大小分别进行如下处理：

对于有信用额度的客户，如果欠款金额小于信用额度，可以现行审批通过，

同时要求客户承诺于下次订货时一起打款并获取客户的承诺函；如果欠款金

额大于信用额度，对于差额部分则可以先让负责的销售人员进行担保，若销

售人员担保额度不够则要求客户补齐货款，销售助理在获取担保函或补款的

水单后方可审核通过。

（在正式的信用额度制定出来之前，所有客户的信用额度是1000元）

（2）如果没有收到客户回款的水单，则需要与客户沟通查明原因。分情况

分别获取销售人员的担保、营销总监签署的延期付款协议或打款水单后方能

通过审核。

4、对于月结客户，接到订单后先查看该客户是否尚未结清上月的款项，如果

上月款项尚未结清，则销售助理需要与客户沟通说明情况要求先结清拖欠

款项。经沟通，如果客户确有困难暂时无法付款的，可分情况分别对待：

对于与我公司有较长时间合作且一贯信用良好的企业，可以给予一定额度

的信用，对于可用信用余额内的订货在取得客户承诺付款函以后可以允许

通过审核（可用信用余额指我公司给予该客户的信用额度扣除尚未付清的

应收账款后的余额），对于没有信用额度或者信用额度不够的客户，可以

通过销售人员的担保（担保金额不能超过该销售人员本身的担保额度）、

营销总监签署的签署延期付款协议等方式给予通过审核。对于既无信用额

度，又未获得销售人员担保，也未取得延期付款协议的客户，而前期尚有

拖欠的货款的情况下，禁止发货。如果上月款项已经结清，则对于月结客

户一律通过审核。

5、由于销售人员不在办公室而无法及时出具书面担保，为了减少可能导致的

担保延迟，对于出差在外的销售人员，担保可以先以email或短信的方式

同时发给销售助理和销售审核销售审核录入员，在返回办公室的当天补充

办理正式书面担保手续。销售助理要督促并协助销售人员及时办理书面担

保手续，销售助理需要把短信或email形式的担保准备成纸面形式，督促

销售人员返回办公室时签字确认。补办完成的担保手续需要递交给销售审

核录入员。如果销售人员未及时按照要求补办担保手续，则下一次可以拒

绝通过email或短信等便捷方式办理。

6、销售助理对于每笔订单的审核情况均需填写一份标准格式的审核单（审核

单样本请见附件1），保存在共享文件夹里，并打印一份签字确认（包括

签名和时间）。审核单也需要设置成共享，以便于销售会计和销售订单审

核录入员访问。

7、经过销售助理初步审核的订单，可以分两种情况递交给销售审核录入员：

对于已经通过审核的订单，销售助理将订单及其相关附件（包括汇款水单、

销售人员的书面担保协议、经销售总监审批的延期付款协议）均交销售审

核销售审核录入员进行复审。对于原因已经查明、解决方案已经确定但相

关手续尚未齐备的销售订单（如尚未取得销售人员的书面担保或延期付款

协议），为了避免单据挤压影响录入，可以先行交给销售审核销售审核录

入员录入速达系统做销售订单。交销售订单时，销售助理需要同时签字的

销售订单审核单打印一起交给销售审核录入员。

8、每月月1号（如遇节假日顺延），销售助理会从销售助理会计处取得对账

单，及时与客户进行对账，督促客户在3天内反馈对账结果，并将对账结

果交财务部存档。对于对账有差异的，销售助理可向销售助理会计所要应

收账款明细，与客户进行核对，并在对账单上注明差异的原因。

9、对于出现异常情况的，如常规发货地址变更，客户改货、需要反审等各种

情况在均需要及时通知到销售审核录入员。反审时，销售助理需要同时修

改上述提到的标准的销售订单并保存，并通知销售审核录入员。

10、对于销售会计在核对excel表的标准销售订单汇总和速达的销售开单情况

时发现的不一致，销售助理应协助销售审核录入员进行调查。看是哪边的

输入错误，分别进行相应的改正。

三、销售审核录入员（原录单员）的职责

1、销售审核销售审核录入员在取得经销售助理初步审核的销售订单后，将销

售订单信息录入到速达系统,即录入生成销售订单；一般情况下发货地址

用系统自带的即可，对于注明要改变发货地址的，请直接在销售订单的地

址栏上进行修改，不要通过备注的形式。

2、把速达系统自动计算的产品价格与销售订单上的金额进行比较，如有差异

及时与销售助理沟通解决；

3、结合销售订单审核单，按照上述二、3、4的要求对销售订单进行复审，

结合销售订单审核单检查相关的文件是否齐全，包括水单、客户的承诺付

款函、销售人员担保，销售总监签批的延期付款协议等。审核无误后在销

售订单审核单上签字确认。对于审核无误的订单，销售审核录入员在速达

系统中销售开单界面引入销售订单后保存。对于审核有问题的，视情况或

要求销售助理更新审核单，或等相关单据齐备了再通过审核。订单审核有

问题不能生成销售开单，待问题解决后生成销售开

4、销售审核录入员每天从销售会计处获得前一天的应收账款余额明细，以该