公文写作(3)公文形成及行文规则

加强管理，市公安局决定加强车辆停放管理，在各区设专门停车场，并通告全 市。请代公安局草拟公文。 东莞市公安局关于禁止车辆乱停乱放的通告 ④鉴于现在国内大多数机场已建立了安全检查机构，配备了安全检查仪器，为 方便旅客，公安部、民航局，向国务院要求简化购买机票手续，请代民航局拟 公文。 公安局民航局关于简化国内飞机票手续问题的请示 ③某某学校，校舍紧张，又逢扩大招生，急需建学生公寓和体育活动场所，特 向市国土局申请征地25亩。请代该校草拟函稿。 某某学校关于申请扩大建校舍用地的函 ②东莞理工学院工会决定在3月8日召开“三八”妇女节98周年庆祝大会，会 上要表彰“优秀女教职工”并进行联欢表演。请代工会办公室拟写该会的通知 标题 东莞理工学院关于召开庆祝“三八”妇女节暨表彰优秀女教工联欢会的通 知
例：《国务院关于“九五”期间深化科学技术体制改革的决定》 主题词： 科技 体制 改革 决定 10A 09B 01B 12A ④当主题词表中找不出准确反映文件主题的类属词时，可只在 类别词中选择适当的词或自选词标引。并在该词的后面加上 “△”区别 例：《关于表彰2001年科技文化艺术节优秀教师和学生积极分子的决定》 主题词： 文化 艺术节△ 表彰 决定 10C 09C 12A
：
撰 稿
(有关领导)
打印 制 发 校对 用印 分发
核稿
（办公室主任）
起草
（指定秘书）
审 核
签发
（主管领导）
修改 定稿
交办公室文书
1、填发文纸稿 2、套文件格式
编发 文号
机关制发文登记表
签发人 院领导
院办公室
核稿人
拟稿人
主任
本人名
三、修改——填写发文纸稿 （确定公文格式主要款项）
拟稿单 位 文件 标题 主送 单位 抄送 单位 主题词 校对
主题词标引方法：P186《国务院公文主题词表》 以公文标题为主要对象，对照公文主题词表， 按 规 则 标 引 3-5 个 词 ， 以 揭 示 文 件 的 中 心 主 题 （内容）。 ①文件为单主题的标引：
第1步标类别词 2步标内容类属词 3步标形式类属词
例《关于东莞理工学院升格为本科院校的请示》 主题词：教育 学校 升本△ 请示 主题类别词 类属词（内容） 类属词（形式）
二、行文关系与行文方式
公文写作是定向表述，除公告、通告以 及法规性文件等少数文种外，一般都有特定 的 受文对象，受文对象不同，行文关系就不同，而行文关系不同，使用文种、 表述语气 等就不同，所分清行文关系是行文的前提。 行文关系=隶属关系+非隶属关系 隶属关系：指同一垂直组织系统中的上下级直接关系 包括：1、块块关系即领导与被领导关系（注：一个政府所管辖的范围称为“块”） 2、条条关系即业务指导关系（注：从中央到地方县一级，各级政府设立的 业务主管部门，由上至下形成了一条垂直的线，这条线称之为“条条”） 非隶属关系：指非同一垂直组织系统中不相属单位之间的关系，包括不相属平级和不相 属不同级的单位。
业务指导关系
不相属关系
（2）行文方式：
从确定收文机关或行文对象的范围分：
1、逐级行文——直接向下或向上 2、越级行文——越过直接下级或上级 3、多级行文——又称呈、转一次性行文 4、普发行文——直达基层组织和群众的行文 5、联合行文——两个或两个以上机关或部门以共同名义向下或向上发文 6、授权行文——通过委托授权，由其他机关或个人代表本纪观、本部门 对外行文（新闻机构、律师、办公室） 7、转发行文——一个机关转发其他机关的文件（转发、批转）
五、 怎 样 选 用 文 种 ？
依据行文目的 依据行文关系 依据发文机关权限 依据国家的有关规定
正确选用文种的意义： 1、不同文种具有不 同的特点和写作要求， 正确选用文种，有助 促进公文写作的规范 化。 2、不同文种具有不 同的性质和功效，正 确选用文种，有利于 维护公文的严属性、 权威性和有效性。 3、不同文种揭示了 不同的发文意图和不 同的处理方式，正确 选用文种，有助于使 文件得到及时托善的 处理。
实训【2】参考答案（30分）
1、《关于×××同学违纪处理的决定》 主题词：教育 学生 违纪 处分 决定 2、《关于做好公文办理规范化工作的通知》 主题词：文秘工作 公文 规泛化△ 通知 3、《关于实施推行校务公开的意见》 主题词：教育 学校 校务公开△ 意见 4、《国务院关于若干城市试行国企兼并破产和职 工再就业有关问题的通知 》 主题词：经济管理 企业 破产 劳动 就业 通知
5、《中共中央、国务院关于防御特大洪水的紧急指示》 主题词：水利 党中央、国务院△ 防汛 指示 6《关于东莞理工学院升格为本科院校的请示》 主题词：教育 学校 升本△ 请示 7《关于给予获教学成果奖人员晋升工资的通知》 主题词：工资 教学成果奖 △晋升工资△通知 8《关于启用广东省计划生育服务证的通知》 主题词：卫生 计划生育 证件 通知 9《转发关于开展向优秀共产党员汪洋湖同志学习活动的 决定的通知》 主题词：共产党 模范 汪洋湖△ 学习 通知 10《广东省教育厅关于普通高校扩大招收自费生的通知》 主题词： 教育 招生 自费生△ 通知
（2）关于“主送”（俗称“抬头”）
——即被通知的单位，在正文首行，顶格写. 1）“抬头“的方式 ①特称式 例： 宏伟数码机械有限公司： 例： 文学院： ②通称递降式：（对垂直下级,从高到低，用顿号隔开） 例：中国人民银行各分行、营业管理部、监管办、省会城市中心支行：
例：学院各系、各学生班级：
③通称并列式：（上级对下级同类诸机关，各单位之间用顿号隔开） 例：东莞市、惠州市、珠海市经贸局： 例：院内各单位： ④通称泛称式：（上级对下级各类诸机关，各类之间用逗号隔开） 例：各镇人民政府（区办事处）,市府直属有关单位： 例：公司各部门，各分店： 2）无抬头（一般用于无确指对象，让人们周知的事） 普发性公文——通告、公告等 命令（公布、行政）决定（大多数）通知（对象不确指的）
标题常见的病例八方面：
一、要素不全 二、乱用文种 三、隶属不清
四、提炼不精
五、题不达义 六、用词重叠 七、滥用符号 八、标注不规范
课堂练习2：完全式结构：发文机关 +关于“ 事由” + 文种
拟写公文标题事由要求——准确、鲜明、概括、简洁
①近期，东莞市屡次发生汽车、摩托车被盗现象，车辆乱停乱放严重，为了
1、 文稿草定后，送审检 之前交文印部门—— 填写公文的登记表 2、此表必用钢笔和签字 笔填写，最后要签名。 3、 此表与草拟稿纸一并 送审，然后与定稿一 并保留存档。
关于召开教代会的通知
各系、各部门
发文 字号 密 级
东理 ﹝2002﹞6 号
学校 教代 会 通知
紧急 程度 份 数
30份
(1)拟制公文标题
三、行文规则
一、什么是行文规则？
行文规则是行文中应遵循的规矩、要求和原则。它实际上是机关 单位的组织关系原则在公文运行过程中的体现。
二、为什么要制定行文规则？
a、为了保证公文能迅速有效地进入生效过程； b、避免或减少公文旅行； c、维护机关的工作秩序和整个组织系统的管理效能。
所以党和国家都有行文的规则。如果违背规则则会 不管公文写得如何好，一旦它是存在违背了行文规则 的话，那么它就不能进入有效的传递过程，公文也就 失去了存在的价值。
②文件为两个以上主题内容标注方法： 先集中对一个主题内容标引，再对二个主题内容进行标引。
《听取全国财政工作会议情况和全国打击走私工作会议准备情况的汇报》
财政 ↑ 类别词 第①主题
税务 ↑ 类属词
Leabharlann Baidu
外贸 ↑ 类别词 第②主题
缉私 ↑ 类属词
汇报 ↑ 类属词 公文文种
③可以根据需要，将不同类的主题词进行组配标引。
堂上练习4：主送连线
最高人民法院： 各区、县人民政府，市府直属各单位： 各车间、班组： 各直属科室、公司、客运、货运站： 各地级市教育局、语委，各高等院校： 各市、县、自治区计划生育领导小组： 机关各直属单位：
特称
并列称
递减称 泛称
（3）标引“主题词”
1、自然词与主题词
什么叫主题词？ 主题词是确切表达公文主题 的规范性名词或名词性词组，主 要用于计算机检索。
堂上练习：行文关系连线
1、东莞理工学院与东莞市人民法院 2、茶山人民政府与虎门人民政府 3、石龙人民政府与石龙文教办 4、市档案局与市人民医院档案室 5、市计划生育局与大朗人民政府 6、东莞理工学院与城市学院 7、东莞人民政府与常平镇某村委会 8、理工学院中文系与市广播电视局 领导与被领导关系 平行关系
所谓“块块”是指一个政府机关所 管辖的范围，最大一块是国务院， 统管全国，其关系是领导与被领导 关系。
国家机关块块条条关系示意图：
全国人大（国家最高立法机关） 各省人大 地市人大 县市人大 各省、市、取人民政府 各地市人民政府 各县市人民政府
所谓“条条”是指从中央到地方县一级， 各级政府设立主管业务工作部门，由上而 至下形成一条垂直线二、行文关系连线， 如国家教育部-省教育局-市教育局、县教 育局等，它们之间关系是工作上的业务指 导关系
国务院（国家最高行政机关） 中央直属各部、委、办 省直各厅、局 厅属处室
科
部属司、局 处、室
○
地市直属各处局
乡镇人大 各乡镇人民政府 县市直属各科局 科室 村民大会 村委会居委会 股室 ○
○
隶属关系是指本级机关在其组织系统中所处的位置及其与上下机关之间的关系。 上级领导机关与下被领导机关之间——块块关系 上级业务部门与下级业务部门之间——条条关系
注意： 公文标题中除 法规、规章名 称加书引号外， 一般不用标点 符号！！
堂上练习1：指出错误，并改正：
例①市化工厂废气污染的请示报告 错误：1、结构要素不全，缺“关于”2、文种重叠 改正：关于市化工厂废气污染情况的报告 例②关于加强《网络信息安全管理领导小组》的决定 错误：1、用词不准确，即动宾搭配不当 2、乱用书引号 改正：关于成立网络信息安全管理领导小组的决定 例③东莞理工学院关于向物价局请求调整收费标准的请示 错误：1、乱用文种 2、事由表达不简洁、太笼统不准确、 改正：东莞理工学院关于请求调整2009学年学生收费标准 的函 错误④ 《XXX关于草原灭鼠的请示》 （实际为请求上级解 决“灭鼠经费”） 错误：事由偏跑，题不达义 改正：《XXX关于要求解决草原灭鼠经费的请示》。
堂上实训（一）
自学教材P181《办法》第四章填空答案
（1）行文确有必要的原则——第13 条 （2）行文根据原则——第 14 条 （3）逐级行文原则——第 14 条 （4）正确使用“请示”原则： ——3条 第14 条、第 21 条、第 22 条 （5）行文主、抄送原则 ——3条 第 20条、第 21 条 第23 条 (6)有效联合行文的原则——2条 第16条、第17条 (7)部门行文的原则 ——4条
自然词是人们在社会生活中运用的约定俗成的语言中常 用的词语 主题词规范词语，它是计算机能识别的一种检索语言 2、为什么要标引主题词？ 答：在自然语言中经常用许多不同的词来指同一事物。 如：同指自行车，有人称为单车或脚踏车或线车等。 人们为了实现与“机”对话，就设法选择一个最通用、 最科学的词来作标引的词，将不同的说法归为一种， 并把这种人为的语言叫主题词。通过这样就将自然词 转化为规范的主题字段，这样就与计算机内存有的主 题词库相对应，计算机就能识读，则可按人所标引的 主题词找出所需文件。
公文标题（结构）分为完全式和不完全式。
完全式标题：发文机关 +关于“ 事由” + 文种 例：国务院关于加强机构改革的决定 例： 东莞理工学院关于印发《学生进行职业技能培训的暂行规定》的通知 拟写公文标题要求： 1、标题结构正确，一般省略发文机关， 用“关于+事由+文种” 2、搞清行文关系，正确选用文种 3、标题的事由的表达要求： 准确、鲜明、概括、简洁。 4、标题中除法规、规章名称加书引号外， 一般不用标点符号
（1）行文关系——行文工作中发文单位与受文单位之间的关系。
▲我国各机关之间的行文关系主要有四种 ： 1、领导与被领导关系——同一垂直系统的上下级机关之间 2、业务指导关系——上级主管业务部门与下级业务主管部门之间 3、平行关系——同一系统的同级机关之间 4 不相隶属关系——非同一系统单位之间，既无领导与被领导关系，又无上下级业 务部门的指导关系的。
公文写作（3）
第三讲： 公文形成 行文规则
一、公文写作特点：
P1-3
1、写作的受命性
2、写作目的专指性
3、写作内容政治性
4、写作的程式性
所以，写作公文需要掌握： 1、文字表达能力 2、政策水平和理论素养 3、熟悉行文程序 4、弄清行文关系 5、懂得行文规则
公文的形成
流程图（三大环节）
交拟
审稿
（秘书科长）