文件编号及档案管理制度(试行)

公司文件编号及档案管理制度（试行）

1.目的：规范公司文件档案管理，确保使用文件的统一性和有效性。

2.适用范围：公司对内及对外的各种正式文件，公司及部门之间上报下发的各种文件、资料等。

3.定义：公司文件是指传达方针政策、发布公司规章制度、通知、指示、请示和问题答复、指导工作、报告情况、交流信息等书面或电子版资料。

4.文件处理职责：文件处理必须做到准确、及时、安全，严格按照规定的时限和要求完成。

4.1人力资源部负责公司行政人事文件的编制、发放、登记、存档、更改、回收、作废等管理工作,负责定期检查各部门文件资料是否按本制度相关规定编制和归档。

4.2公司各职能部门负责本部门的文件编制（制度、规定、程序、表格等）、编号、登记、存档、更改和专用文件的管理，发放文件必须做好相应的记录和备份存档。

4.3各部门负责人在每年的春节放假前须将本部门的归档文件、资料归档完毕。

4.4文件审批权限

4.4.1以公司名义发出的主要文件由总经理或被授权人批准。

4.4.2各部门内部适用的文件由本部门负责人批准。

5.文件分类：

5.1管理制度：适用于公司各部门的规范性程序的明确，包括条例、制度、规定、管理办法。“条例”一般应用于系统性制度汇编；“制度”一般应用于某一方面职能的明确；“规定”应用于一项具体工作的明确；“管理办法”一般是对条例、制度或规定的细化性操作程序明确。

5.2工作通知：适用于转发上级文件，批转下级文件，要求同级/下级办理和需要共同执行的事项；

5.3人事通知：适用于公司人员录用、晋升、调动、降职、奖惩等事项的公布。

5.4工作报告：适用于下级因为某项工作对上级进行汇报请示的行文。

5.5会议纪要：适用于公司各级会议进行的记录文件。

5.6对外发函：适用于公司因某项事情对外部机构或个人发送的文件。

5.7决定、决议：对重要事项或重大行动做出安排，用“决定”；经会议讨论通过并要求贯彻的事项，用“决议”。

5.8通报：表彰先进，批评错误，传达重要信息。

5.9请示：向上级请求批示与批准，用“请示”。

5.10批复：答复请示事项用“批复”。

6.文件格式：

6.1公司所有文件尽量采用A4竖版模式，页脚设置数字；

6.2文件首页顶部添加公司徽标和中英文名称。

6.3文件一般由标题、发文字号、签发人、正文、附件、发文时间、主送单位（部门）、抄报（送）单位（部门）等部分组成；

6.4有附件的文件，附件在文本正文后落款前列出，与落款间隔二行。

6.5各类文件编号要求

6.5.1公司代号用公司拼音首字母组合JMZY

6.5.2部门代号用部门拼音或英语首字母组合（如生产部SC、人力资源部HR）

6.5.3文件顺序号用年月份（如2014年12月用1412、2015年1月用1501）

6.5.4文件记录编号用三位数排序（001、002……）

例如：本制度文件编号为ZYSC-HR-1412/001

6.6所有文件必须有版本标识，初版本号为A/01，如果是同一版本同一阶段的文件修改，则加以数字标识，如A/02，每次修改数字加1；如版本更新，则标识为B/01。

6.7签发人：制度类和通知类文件在落款处上方应加“签发人”项目，由相关负责人手写签名。对于版面一页稍多的文件，文档正文部分可以适当缩小行距，使该文件保持在一页内，但是如果不能保证盖章生效和相关领导签字，在文件的第二页开头可写明此页无正文的字样。

7.文件传递：

7.1发文程序

7.1.1公司级文件发文

拟稿人→部门主管领导（经理或主管）审核→公司主管领导签字核准（或盖章）→发文→备案

7.1.2部门级文件发文

拟稿人→部门主管领导（经理或主管）核准→发文→备案

7.2阅批文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件呈送部门。阅批文件一般不得超过2天，主批人应明确签署意见，并写上姓名和审批时间。

7.3如有领导“批示”、“拟办意见”，呈送部门应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。

7.4由各部门办理的文件，最迟不超过2天办理，紧急文件应于当日办理。

7.5对重要文件，主办部门应当随时跟进了解和及时反馈执行情况。

7.6跨部门文件传递必须填写文件接收。

7.7传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、或公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

8具体要求：

8.1文件标题应准确简要概括文件的主要内容；

8.2文件中的文件编号、序号和百分比必须用阿拉伯数字书写，年月日、人名、地名、文件名称、事物名称等，一般不要简称。

例：一. （一） 1、（1） 2、（1）……

或：1. 1.1 1.1.1 2. 2.1 2.1.1, ……

8.3公司两页以上页数文件都必须添加页码，位置为页面底端，对齐方式为居中，首页显示页码，格式为默认格式；

8.4文件内容要求按章节按条款依次排列、结构完整、条理清晰、标点正确、用字准确、格式规范；

8.5本制度中其他未规定事宜，应按照应用文标准格式编辑。

8.6拟制、修改和签批文件，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。

9.文件的归档范围：

9.1凡下列文件统一由人力资源部负责归档：

9.1.1公司发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知和工作计划统计、季度、年度报表等；

9.1.2中层及以上管理人员会议以及各种专业例会记录；

9.1.3参加政府部门召开的各种会议带回的文件、资料及本公司在会上汇报发言材料等；

9.1.4反映公司经营活动、先进人物事迹及公司领导工作、团体活动等的音像摄制品，本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书；

9.1.5公司向董事会请求批复的文件及上报的有关材料；

9.1.6本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料；

9.1.7本公司人事任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。

9.2各职能部门日常工作中形成的项目活动资料，按照时间顺序登记，由各部门负责归档。

9.3联合办理的文件，原件由主办部门归档，其他部门保存复制件或其他形式的文件副本。

9.4部门文件平时的管理，要求实行分类管理，在文件夹侧面注明标题。

如：行政管理、公司制度、公司证件、数据统计，文件夹内设目录。