外事接待方案怎么写

外宾接待方案范文_外事接待方案怎么写

一.会前

1.与会议主办方洽谈，了解会议要求及所需服务项目。

2.提供会议所需要的机票、车票、住宿酒店、会议场所、交通等信息，并制定完备的会议预案书给会议方。

4.确定方案，签订合同，预付定金。

二.会中

3.会议场所：专人到会议室检查会议室条幅、灯光、音响、茶饮等。

4.会议住宿：房间楼层及房间号确认，询问是否有特殊要求。

5.会议餐饮：用餐时间、用餐标准及特殊客人(回民)的确认。

7.会议娱乐：娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认。

三.会后

1、结帐：提供会议过程中的详细费用发生明细及说明，专人与客户进行核对并结帐。

3、合影：会议期间参会人员集体合影，会议结束前冲印出来分发给每位与会人员以做留念。

一、目的：为确保警务大会顺利进行，参与本次接待工作的人员成立会务组。并对工作人员进行相关礼仪培训。

二、对象：参与接待工作的人员。

三、内容：本次接待分为六大内容：基本礼仪、会前迎接、会议安排、会后活动、欢迎晚宴送别仪式。

(一)、基本礼仪：

1.所有工作人员统一着装。服装应保持清洁、完好，扣子齐全，不漏扣、错扣。打好领带，配穿皮鞋，上衣袋不装东西，裤袋少装

东西，并做到不挽袖口和裤脚。

2.会议接待人员在上岗期间员工必须佩带工作证牌。

3.男会议接待人员胡须应修剪整洁，头发修剪整齐，不能过长。女会议接待人员淡妆上岗，且与年龄、身份相符。不能当众化装。

注意讲究公共卫生，上班前不吃带有刺激性气味的食物，避免口腔

异味。

5.避免在客人面前打哈欠、伸懒腰、打喷嚏、挖耳朵等不文雅行为。与领导、客人交谈时，要神态专注，表情自然，表达得体，不

得背手、袖手、抱手或抄手。

(二)、会前迎接：

1.迎接礼仪：

(1)对前来参加会议的外国客人，应首先了解对方到达的车次、

航班，安排与客人身份、职务相当的人员前去迎接。

(2)接站人员迎接客人应提前为客人准备好交通工具。到车站、

机场去迎接客人，应提前到达，恭候客人的到来，决不能迟到让客

人久等。

(3)接到客人后，应首先问候“一路辛苦了”、“欢迎您来到我

们这个美丽的城市”等等。

(5)主人应提前为客人准备好住宿，帮客人办理好一切手续并将

客人领进房间，同时向客人介绍住处的服务、设施，将会议的计划、日程安排交给客人。

(6)将客人送到住地后，接待人员不要立即离去，应陪客人稍作

停留，热情交谈，谈话内容要让客人感到满意，比如客人参与会议

的背景材料、当地风土人情、有特点的自然景观、特产、物价等。

考虑到客人一路旅途劳累，主人不宜久留，让客人早些休息。分手时将下次联系的时间、地点、方式等告诉客人。

(1)客人要找的负责人不在时，要明确告诉对方负责人到何处去了，以及何时回本单位。请客人留下电话、地址，明确是由客人再次来单位，还是我方负责人到对方单位去。

(2)客人到来时，我方负责人由于种种原因不能马上接见，要向客人说明等待理由与等待时间，若客人愿意等待，应该向客人提供饮料、杂志，如果可能，应该时常为客人换饮料。

(3)接待人员带领客人到达目的地，应该有正确的引导方法和引导姿势。

1)在走廊接待人员在客人二三步之前，配合步调，让客人走在内侧。

2)在楼梯当引导客人上楼时，应该让客人走在前面，接待人员走在后面，若是下楼时，应该由接待人员走在前面，客人在后面，上下楼梯时，接待人员应该注意客人的安全。

3)在电梯引导客人乘坐电梯时，接待人员先进入电梯，等客人进入后关闭电梯门，到达时，接待人员按“开”的钮，让客人先走出电梯。

(三)、会议安排

1、会议代表团秘书长及联络员预备会：

(1)会场环境布置：提前将会场所必须的物品准备完善。应给人庄重、协调、整洁、舒适的感觉,灯光亮度适中。

(2)会议台型布置：因为是预备会议，是小型会议，可采以下方式。

(4)会议迎宾服务：迎宾员应在会议室门口迎候客人到达。来宾到达时应引领到签到处签到。迎接来宾入座时,要面带微笑,用语礼貌,举止大方,手、语并用。对进入会场的来宾脱下的衣帽,服务人员及时伸手去接,并挂至衣帽架上。

2、早餐会

(1)备餐的时间：用餐的时间不宜长于一个小时。

(2)就餐的地点：既能容纳下全部就餐之人，又能为其提供足够

的交际空间。

(3)参加的人员：各代表团团长

(4)食物的准备：为了便于就餐，以提供冷食为主;为了满足就餐者的不同口味，应当尽可能地使食物在品种上丰富而多采;为了方便

就餐者进行选择，同一类型的食物应被集中在一处摆放。除此之外，还可酌情安排一些时令菜肴或特色菜肴。一般而言，自助餐上所备

的食物在品种上应当多多益善。具体来讲，一般的自助餐上所供应

的菜肴大致应当包括冷菜、汤、热菜、点心、甜品、水果以及酒水

等几大类型。

(5)客人的招待：安排服务者。

3会议开幕式及会议代表主题演讲

具体安排事宜见预备会，将地点改为大型会议厅或礼堂。会议台型可调整为“教室型”，见图：*座次：与会人员的座次应统一安排，由于座位有前有后，有正有偏，在排座位时要妥善安排，照顾全面，可以采用以下方法排列

4合影留念：

合影时，有时需要排定具体位次。

5、警务协作协议签订仪式

(1)地点为HI酒店礼堂

(2)位次排列：因本次参加人数较多，所以选用“主席式”，其

操作特点是签字桌须在室内横放，签字席须设在桌后面对正门，但

只设一个，并且不固定其就座者。签字时，引导各方签字人以规定

的先后顺序依次走上签字席就座签字，然后即退回原处就座。

6、闭幕交接仪式