现代企业档案管理实务

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企业档案分类方案
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企业档案分类方案
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现代企业档案管理形式
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资料册替换页
规格：A4
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尺寸：310×273×60
档案盒
材质：纸质
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尺寸：307×220×30mm
档案目录建立
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档案目录标准写法
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文书档案案卷格式
案卷卷皮格式: 文书档案案卷皮分两种， 一种是硬卷皮， 一种是软卷皮。
有查考利用价值的归档集中保存起来的文件 材料(包括技术图形、影片、照片等)
25
3.文檔的格式: 文件格式:标题、部门代号、年号和顺序号 正式格式:除综合性的报告、总结外,一文一事 文尾格式:
发文机关(落款或署名):对此文件负责的机关、人 发文时间:最后发出时间
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公文的格式要求
纸张要求:
① 国际标准A4型纸(210*297) ② 张贴公文纸要求:公文用纸天头(上白边)
K.1.3-2 K.1.3-1 K.1.2-6 K.1.2-5 K.1.2-4 K.1.2-3 K.1.2-2 K.1.2-1 K.1.1-5 K.1.1-4 K.1.1-3 K.1.1-2 K.1.1-1
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档案保管的基本要求
以防为主，防治结合 加强重点，照顾一般 自力更生，勤俭节约 立足长远，保证当前
对电子文件﹕筛选﹑打印﹑摘要﹑送阅 ﹑存盘(同时保存电子文件)
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档案管理的方法
一.管理的方法包括:
收集、整理、鑒定、保管、提供利用﹐均需 標准化﹑系統化﹑資訊化
二.收集
1.收集本單位在公務活動中不斷產生的文件,整 理組合成案卷
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档案管理制度建设
《档案管理办法》 《文件材料归档范围和不归档范围》 《文书档案保管期限表》 《全宗档案分类大纲》 《档案分类编号方案》 《档案人员岗位职责》 《 整理（立卷）制度》 《 档案利用制度》 《 档案保管制度 》 《 档案保密制度 》
信息属性
国家信息资源的重 要部分，可以进行
加工处理
价值属性
能够创造成新的价 值和效益
9
档案种类
甲骨档案
10
档案种类
国宝：毛公鼎 铭文最多，499字
国宝：散氏盘
金文档案
11
档案种类
简牍档案
12
档案种类
雍正遗诏 现存于辽宁档案馆的唐开 元年间的纸质档案
纸质档案
13
档案种类
金榜、圣旨、国书原件
列
问题排列，具体根据分类方案。
S.1.3-2 S.1.3-1 S.1.2-6 S.1.2-5 S.1.2-4 S.1.2-3 S.1.2-2 S.1.2-1 S.1.1-5 S.1.1-4 S.1.1-3 S.1.1-2 S.1.1-1
J.3.3-2 J.3.3-1 J.3.2-6 J.3.2-5 J.3.2-4 J.3.2-3 J.3.2-2 J.3.2-1 J.3.1-5 J.3.1-4 J.3.1-3 J.3.1-2 J.3.1-1
编制档案检索工具的基本要求是
全，指信息存储丰富。 准，指检索准确 快，指迅速 便，指检索要方便
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文书归档文件的整理方法与步骤
文件材料的分类 采用复式分类法。 主要形式为： 年度—问题(机构)—保管期限 年度—保管期限
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文书归档文件的整理方法与步骤
归档文件保管期限的界定 1、归档文件的保管期限分为：
永久、长期、短期 2、界定原则：
A、反映单位主要活动，具有长远利用价值的 档案，列为永久保管；
B、反映单位一般性工作活动，在较长时间内 具有查考利用价值的，列为长期保管；
C、凡是在较短时间内对本机关有查考利用价 值的，列为短期保管。
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文书归档文件的整理方法与步骤
排列 分年度、分保管期限、分类别
1)年度分类法 2)时期分类法 B、来源分类 1)组织机构分类法 2)作者分类法 3)通讯者分类法
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档案如何分类管理
C、内容分类法 1)技术分类法 2)文书分类法 3)媒体分类法
D、形式分类法 1)按文件种类分类 2)按载体形态分类 3)按形状规格分类
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企业常用档案分类法：
依组织架构法；
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案卷封面项目
封面项目包括： 全宗名称、类 目名称、案卷 题名、时间、 保管期限、件、 页数、归档号、 档号。各项目 具体位置、尺 寸.
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卷内文件目录格式
3.1 目录用纸幅面尺寸采用国内通用16开型（即长 ×宽为260mm×185mm）或国际标准A4型（即 长×宽为297mm×210mm）。
3
档案起源
我国档案载体的演变 4
激光档案 磁性档案 感光档案 纸质档案 缣帛档案 简牍档案 金石档案 甲骨档案
档案概念
中国历代对档案的称呼
商代
夏代
图籍 典籍
汉魏
册
文书 文案
秦汉
唐宋
周代
中
文卷 案卷 卷牍
5
档案概念
档案一词出现在明末清初
边外文字，多书于木，往来传 递者曰牌子，以削木片若牌故也。 存贮年久者，曰档案，曰档子。 以积累多，贯皮条挂壁，若档案 故也。
案卷题名 保管期限
文件所属的 起止时间
卷内文件总页数
档号，机关档案室统一编制，
由全宗号、目录号、案卷号组
成。全宗号由档案馆赋予；目
录号是案卷目录的编号；案卷
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号是案卷顺序编号。
三孔一线
装
左齐
订
案
卷
装订前去掉金属物， 对存在问题的文件 做好补齐页面、修 复、折叠等工作。
下齐
右齐
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案
卷
排
一般先按保管期限、再按机构或
现代企业档案管理实务
1
档案起源
档案是随着人类社会的产生和 发展，逐渐产生的发展起来的。
远古时期的“结绳”、“刻 契”等记事方式，可以看作是档 案的前身。但它们还不是严格意 义的档案。
2
档案起源
我国现存最早的档案是产生于三千五百多年 前的甲骨档案。
之所以说它是严格意义的档案，理由如下： 1、完整清楚地记载历史 2、集中保存 3、可供查找利用
分类归档原则﹕及时分类、整理、编辑与传递, 科学归档保管,提高管理质量与效率
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档案管理的任务
一言蔽之﹕使档案管理标准化﹑系统化﹑信 息化.
收集、整理、保管和统计与本公司
有关的各种档案
办理档案的借阅,做好档案利用和研究 鉴定,对超出保管期限的档案提出存毁意见
30
档案管理要求
维护档案的完整性/安全性与便于使用相 结合
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档案编码与代字、代号表
以拼音缩写首字母为代字
序号 科技档案种类名称
1
企业发展
代字 AB
2
设备档案
SB
3
技术档案
AC
4
工程档案
CP
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档案编号原则
某示单例位一档：号某单位基建档号
JJ ·GP ·10 R·D · 1 WI
001
序号
案卷项顺目序名号称 工程部项门目名称 编号
基建公档司案名代称字
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温湿度控制
档案库房（含胶片库、磁带库）的温度应控制在14-24ºC，有设备的库 房日变化幅度不超过±2ºC；相对湿度应控制在45-60%，有设备的库房 日变化幅度不超过±5%。
保存母片的胶片库温度应控制在13-15ºC，相对湿度应控制在35-45%。 各库房及库外应科学地安设温湿度记录仪表，潮湿地区应配备去湿机，
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文件材料的形成与归档
归档时间：
1、科研档案归档时间：成果鉴定后三个月内归档； 2、设备档案归档时间：安装调试完毕三个月内归档； 3、基建档案归档时间：各施工承包单位应在项目实
体完成后三个月内将项目文件向建设单位归档。 4、会计档案归档时间：隔年向档案室移交。 5、业务档案归档时间：由动态转静态后移交。 6、其他档案归档时间：活动结束后归档。
编号 归档章规格及填写要求
修整与装订
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文书归档文件的整理方法与步骤
案卷目录表
序号
案卷标题
起止 日期
表内文 件张数
保管 期限
备注
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档案盒脊背项目填写
58
档案盒封面填写
59
备考表填写
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全宗名称，即立档单位 名称，全称或简称
类目名称，全宗内第一级 类目名称，机构或问题
填写 案卷 封面
归档号，文书处理部门 编制的案卷顺序号
3.2 页边与文字区尺寸 卷内目录用纸上白边（天头）宽20±0.5mm 卷内目录用纸下白边（地脚）宽15±0.5mm 卷内目录用纸左白边（订口）宽25±0.5mm 卷内目录用纸右白边（翻口）宽15±0.5mm
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卷内文件目录
顺序号 文号 责任者
题
名
日期 页号 备注
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档案如何分类管理
分类的一般方法有 A、时间分类法：
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企业档案的收集渠道
本企业业务职能部门移交文件归档； 外单位转让或移交； 企业人员非职务活动中形成档案的寄存、捐
赠或转让； 面向社会收集、征集相关材料。
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文件材料的形成与归档
归档文件材料范围 1、上级来文 2、本单位制发的文件 3、下属单位来文
各类文件材料的归档要求 1、文件材料要齐全、完整，准确反映本单 位各项活动的历史面貌。 2、文件材料的规格与字迹材料要求 3、归档声像材料的要求
档案工作的内容
档案工作的具体环节
统计
集中 系统 精炼 安全 归纳 服务
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五、档案工作现代化
工作技术现代化 组织管理现代化
干部知识化
档案工作 现代化
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概论
一.文件、档案的概念
1.文件── 法定机关或组织按照一定的 形式经过一定的处理程序而形成的书面 文字材料 2.档案── 是一个单位在公务活动中形成的具
硬卷皮外形尺寸 封面尺寸规格采用300mm×220mm或280mm×210mm（长×宽）。
封底尺寸同封面尺寸。 封底三边（上、下、翻口处）要另有70mm宽的折叠纸舌。 卷脊可根据需要分别设10、15、20mm三种厚度。 用于成卷装订的卷皮，上、下侧装订处要各有20mm宽的装订纸舌。 本标准推荐使用250克牛皮纸制作案卷硬卷皮。
——清·杨宾《柳边纪略》
6
档案概念
（一）什么是档案
档案
国家机构
直保
历
社会组织
社会活动
接存
史
形价
记
成值
录
个人
7
档案概念分析
办理完 有价值 集中放
历史记录
社会实践 中形成
档案
文件材料 转化而来
形式多种 多样
8
档案属性
原始记录性
最本质的属性 历史真迹 不容篡改
文化属性
是人类文化传承的 重要形式
各种属性 相互关联
中国古代档案馆的典范 ——皇史宬
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档案工作机构
第一历史档案馆 中央档案馆
第二历史档案馆
21
档案工作的内容
档案工作
广义的档案工作 一切与档案有关 的工作，包括档 案法规、宣传、 科研、教育等等 。
狭义的档案工作 指档案义务工作， 是具体对档案进行 管理的工作环节。
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活动 提供利用
检索 保管 鉴定 整理 收集 档案 活动
14
档案种类
清代护照
建国初期行车执照
15
档案种类
磁记录档案
16
激光记录档案：
档案种类
现代化的档案载体把我们带入一个全新的多媒体世界。
17
档案的作用
档案发挥作用的性质
凭证 作用
直接源自文库用
参考 作用
间接作用
18
档案的作用
作用的表现：
行政管理 经济建设
政治斗争
科学研究 宣传教育
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档案工作机构
J.1.3-2 J.1.3-1 J.1.2-6 J.1.2-5 J.1.2-4 J.1.2-3 J.1.2-2 J.1.2-1 J.1.1-5 J.1.1-4 J.1.1-3 J.1.1-2 J.1.1-1
. . .
J.1.3-3
J.2.2-6 J.2.2-5 J.2.2-4 J.2.2-3 J.2.2-2 J.2.2-1 J.2.1-5 J.2.1-4 J.2.1-3 J.2.1-2 J.2.1-1
处理业务的参考 使业务人员在处理业务时准确、全面、客观地了解企 业情况,避免发生差错.
保密 企业档案中,有些文件数据是秘密的,如果不专门加以管 理,就很容易造成商业机密泄露,造成意想不到的损失.
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档案管理的原则
集中管理原则﹕企业档案为企业集体所有,任 何人不得占为己有,因此应集中管理档案
共同分享原则﹕尽量减少档案的复印份数及保 管场所,提高档案的保密系数和安全性,同时降 低管理成本
专门库房应安装空调设备。 库房内外温湿度应定时测记，一般每天两次，掌握温湿度变化情况，随
时予以控制调节。注意积累库房温湿度变化的资料，每年进行一次综合 分析，以便掌握库内外温湿度变化规律，制订综合管理计划。 空调、去湿或增湿设备应定期检修、保养。温湿度记录仪表应按设备要 求定期校验。 档案柜架应与墙壁保持一定距离（一般柜背与墙不小于10厘米，柜侧间 距不小于60厘米），成行地垂直于有窗的墙面摆设，便于通风降湿。 新建库房竣工后，应经6-12个月干燥方可将档案入库。
为:37MM±1MM;订口(左白边)为28MM±1MM
排版要求:
① 排版:正文用3号仿宋体字,文中有小标题可用3号小标宋 体字或黑体字,一般每面排22行,每行排28字.
印装要求:
① 双面印刷,页码套正,左侧装订.
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档案管理的意义
作为法令的依据 档案管理有利于随时查阅相关法令或本公司的规章制度、 会议决定,为公司业务运行找到可靠的依据,