档案规范化管理与信息服务的策略探讨

档案规范化管理与信息服务的策略探讨

摘要：目前，我国的经济在快速的发展，社会在不断的进步，当社会对于档案

管理的要求逐渐提升的趋势下，要考虑到档案管理工作复杂度高、数量大、烦琐

枯燥的特点，从档案管理的各个方面进行规范化、程序化管理，确保档案信息结

构完整、统一规范、科学合理。要在全面分析档案管理现状的前提下，针对性地

提出档案规范化管理的措施，并较好地提升档案公共信息服务的能力，提升档案

管理工作的社会影响力和认同度。

关键词：档案；规范化；信息；服务；策略

引言

随着社会的发展和科技的进步，大众档案意识日益增强，档案作为一种重要

的信息资源，其服务工作也越来越受到重视。《全国档案事业发展“十三五”规划

纲要》明确指出，随着档案信息化和互联网形势的发展，互联网将会深刻改变综

合档案的服务理念和服务模式。当前随着信息知识的多样化发展、服务模式的改

变以及用户需求个性化的产生，对综合档案馆的服务模式产生了新的要求。在此

环境下，综合档案服务迎来了全新的发展，如何有效利用大数据技术创新智慧型

综合档案服务模式以促进档案工作的发展是当前的一个重要课题。

1档案规范化管理的基本要求

1）注重档案资源的规范化收集和整理。为了更好地提升档案的开发利用水平，要档案资源的收集、整理和归档工作，必须确保档案资料的来源清晰、材料收集

齐全完整，并且要根据档案材料的名称、作者、时间等要素进行合理、明确的整

理分类，依据档案的重要程度进行标准化格式的转换，使之统一标准和格式，满

足档案规范化管理的要求。同时，在互联网、大数据技术等现代信息手段的应用下，还要加强对互联网、新媒体等档案信息的收集和整理、归档，必须对这些虚

拟空间的档案信息进行分类，依循与网络体系相契合的科学分类整理方法进行操作。2）兼顾实体档案与数字化档案的建设。在档案管理规范化建设的过程中，

要注重实体档案与信息化、数字化档案的统筹并进，要充分重视实体档案自身所

具备的原真性和凭证功能，加强对实体档案的资料保管工作，避免实体档案受到

环境因素、人为因素的破坏，确保实体档案资料的原真性、完整性。同时，还要

以现代信息技术为依托，将不同载体的档案资源转化为数字化的档案信息，使之

具有数字化、仿真性的特点，借助于计算机设备实现对数字化档案的存储和管理。3）确保档案信息的安全。在档案规范化管理与信息服务的建设中，必须保证档

案信息的安全性，具体来说包括以下方面：（1）档案管理系统的安全性。要对

数字化档案信息进行备份处理，使之与实体档案实现同步保管，较好地防范和规

避档案信息设备故障、软件问题、操作失误或计算机病毒现象，确保档案信息的

完整与安全。（2）档案数字信息的保密性。要制定完善的档案管理保密制度，

尤其是特别重要的保密档案信息，要进行数字化保密处理，严防档案保密信息的

泄漏现象。还可以采用计算机物理方法，对档案信息进行物理加密处理，使数字

保密信息与其他设备进行物理隔离。（3）档案信息应用软件的安全性。软件安

全是极其重要的部分，要确保操作系统、密码登录系统、各种应用功能软件系统

的安全，可以为系统设定专用VPN、用户名和密码，各个工作人员只能在自己的

权限内使用账户，不得超出管理权限。

2档案规范化管理与信息服务的策略探索

2.1档案管理信息化服务应以人为本

档案管理的信息化建设最终的目的是为用户提供更好的服务，因此应在服务

过程中坚持以人为本，立足于为决策层提供决策参考的位置，并积极为部门各项

业务提供相应的。档案管理信息化建设突破了原有的纸质版档案的局限，将档案

的储存、传输、检索方式进行了变革，多媒体及互联网技术的出现为档案数据的

传输提供了新的渠道，不再受地理位置的局限性的影响。因此，在对档案管理信

息化服务工作进行评价时，应将使用是否便利作为衡量的一个重点。在档案管理

信息化服务工作实际进行时，应紧紧围绕本单位的工作重点，充分了解部门内部

人员对档案信息需求的变动情况，统筹安排，在大方向上与单位部门保持一致，

使得所提供的服务适宜于单位部门的需求，更好的为单位部门工作的开展提供相

应的服务。

2.2资源数字化

在综合档案馆中，档案以计算机可读的数字形态存储，主要来源于两个渠道：一是办公自动化。随着信息技术的发展与普及，自动化办公成为不少单位的主要

办公形态，电子文件作为自动化办公的附属品，理所当然地成为当前产生电子档

案的核心渠道。二是旧有档案的电子化处理。智慧型综合档案馆会根据信息服务

的实际需要，对传统档案进行选择性的数字化处理工作。处理的途径包括文字录入、图片扫描等，将原有的各种文字资料、声像资料以数字形态重新存储。相比

于传统档案形态而言，数字形态存储更为简便，空间也更为节省。截至2013年底，全国要将智慧城市建设列入规划的城市已经达到30个，北京、上海、深圳、武汉、南京等地相继出台了智慧城市发展的专项规划。如深圳市档案馆正在探索

深圳城市圈档案信息资源共享，谋求与城市管理和服务系统、城市规划部门档案

系统、机关档案室电子文件系统的在线对接，这些工作都是在为智慧档案馆建设

打下数据资源和智慧信息的发展基础。

2.3树立档案信息服务意识

要树立用户至上的档案信息服务理念，基于档案信息服务对象的需求，进行

动态、全方位的档案信息服务，以服务对象的需求作为档案信息服务的首要前提，为提升档案信息服务水平奠定思想基础。鉴于此，档案管理部门首先需要优化档

案挂那里规章制度，按照相应的标准对档案信息化进行处理和管理。与此同时，

根据档案信息服务意识的要求，管理部门还需要对工作人员相关业务能力与服务

水平进行系统综合地培训。

结语

“雄关漫道真如铁，而今迈步从头越”，档案管理的信息化建设是一项复杂且

繁琐的工作，再进行过程中不仅涉及人力、技术等基础性问题，还涉及到组织内

的体制机制建设，在推动档案管理信息化系统建设时应当坚持以人为本，对整体

工作进行科学规划，逐步推进系统建设，做到档案资源的合理配置，提高档案资

源的利用率，实现信息共享，走可持续发展的道路。

参考文献:

[1]王立贵.论档案资源在信息化背景下的开发利用工作[J].现代情

报,2011(03):79.

[2]陈莹.信息化社会对传统档案信息服务模式的影响[J].才智,2015(12):364.