物业管理档案的建立与管理[1]
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物业管理档案的建立与管理[1]
按时间顺序来收集
1. 设计规划阶段信息 2. 施工及验收阶段信息 3. 委托管理阶段信息 4. 招商阶段信息 5. 用户入户信息 6. 日常管理信息
物业管理档案的建立与管理[1]
按物业管理参与者的各方面来收集
在物业接管移交与开发商及设计单位、施工单位积极合作，力争全面、 准确地收集到工程建设产权及工程技术资料等原始资料
✓ 产权备案：是物业管理中十分重要的一个管理环节，是实施 物业管理前必须做且要做好的一项工作
物业管理档案的建立与管理[1]
2、建立业主档案
业主档案包括哪些内容？ 业主档案的分类
物业管理档案的建立与管理[1]
业主档案包括哪些内容？
业主姓名、年龄等 家庭成员情况 工作单位 联系电话、联系地址 收缴管理费情况
二、物业档案的建立
物业管理档案的建立与管理[1]
1、什么是物业档案资料？
v 答：指人们在物业的开发和管理活动中形成 的，作为原始记录保存起来以备查考的文字、 图象、声音以及其他各种方式和载体的文件
物业管理档案的建立与管理[1]
2、建立动态的物业档案资料管理机制
v 由于物业档案资料管理具有动态性，因此必须建立 动态管理机制
物业管理档案的建立与管理[1]
按文件、档案连贯性分类
v 实际工作中，文件资料、档案一般不作严格 区分，另外归档时可照顾到从文件到档案的 连贯性，进行分类（见表2-2-1）
物业管理档案的建立与管理[1]
表2-2-1
• 产权与工程技术资料 • 住（用）户档案 • 装修档案 • 维修资料 • 治安交通管理资料 • 设备设施管理资料
物业管理档案的建立与管理[1]
2、档案的建立的四个环节
•4、使用•1、收集
•物业 档案建
立
•3、归档•2、整理
物业管理档案的建立与管理[1]
收集
v 收集——是将分散在单位各内部工作机构的有保存 价值的文件资料向单位档案室或负责管理档案的人 员移交、集中的工作
v 收集的关键是尽可能完整
物业管理档案的建立与管理[1]
v 形式——在物业管理中可采用原始资料与计算机档案管理双 轨制，以确保储存方式的多元化
v 尽可能将资料转化为计算机磁盘储存以便于查找 v 录象带、录音带、照片、表格、图片等多种形式保存，使抽
象的档案资料具体化、形象化
物业管理档案的建立与管理[1]
归档管理
v 对业主和企业利益影响较大的档案应加以保存 v 档案管理人员应编制统一的档案分类说明书及档案
物业管理档案的建立与管理[1]
3rew
演讲完毕，谢谢听讲!
再见，see you again
2020/11/22
物业管理档案的建立与管理[1]
•收集资料
•分类存档
•建立管理、使用制度
•用户档案的建立
物业管理档案的建立与管理[1]
人名索引
◆人名索引是揭示档案中所涉及的任务并指明其档案出处的检 索工具
◆人名索引一般由人名和档案两部分组成 ◆借助人名索引可以查到记载某一人物的材料 ◆人名索引一般按姓氏笔画、汉语拼音字母顺序等方法排列
物业管理档案的建立与管理[1]
物业管理档案的建立与管理[1]
资料整理要求：
v 收集到原始资料后，统一由档案 管理人员集中整理。剔除作废和 无效的记录，然后按类别进行装 订并整理成册，做到条理清晰、 分类合理、便于检索
物业管理档案的建立与管理[1]
根据工作的内容整理和分类
v 办公室——上级文件、内部发文、计划总结…… v 工程部——工程图纸、设备档案、承包合同…… v 服务部——租赁合同、顾客投诉、业主档案…… v 财务部——各类帐册、发票存根、预算报告…… v 保安部——巡查记录、紧急事件、车辆档案……
v 答：指物业公司在物业管理管理活动中，对 物业的原始记录进行收集、整理、鉴定、保 管、统计、利用，为物业管理提供客观依据 和参考资料
物业管理档案的建立与管理[1]
档案管理的注意事项
强调原始记录的重要性 数据准确、资料详实 不错不漏、帐实相符 妥善保管、查阅方便 保证档案资料的完整、准确、新鲜、安全
户籍 授权驾驶
忌讳
工作单位 出入证号 来访登记
管理费/月 民族
图文传真 电子信箱 入伙日期
职务 车位号 宠物登记
联系电话 其他 其他
物业管理档案的建立与管理[1]
业主档案的分类
组团按柜
每栋按位
每单元按盒
每户按册
物业管理档案的建立与管理[1]
用户档案的建立
✓ 是通过收集、分类存档和建立管理、使用制 度完成的
（包括消防）
• 绿化清洁资料 • 社会文化资料 • 员工管理资料 • 业主反馈 • 行政文件资料 • 业主管理委员会
资料
物业管理档案的建立与管理[1]
建立标准化的图、档、卡、册、表
图——指在实地查丈的基础上，对照1:500房地产分幅平面图，根据 管理需要绘制的各类房屋平面图
档——指在管理活动过程中形成的各种文字资料，由于其数量大、种 类多，因此成为物业档案的主要成分
销毁
v 根据档案的保存期限和性质，定期对 过期或作废的文档进行剔除和销毁，Biblioteka Baidu防止档案的堆积和混淆
v 经主管领导批准方可销毁 v 建立已销毁文档清单备查
物业管理档案的建立与管理[1]
•注意保密
3、计算机在物业管理中的应用
• 编辑、处理、打印、保管各种文书和资料 • 制作资料与相关制度 • 存储各项基础资料 • 存储其他相关资料（质量记录） • 存储发生过的各类事故经过及处理结果 • 为咨询决策提供服务 • 建立网络，沟通信息，实现信息、设备共享
v 凡是管理程序的各个环节，有关人员都要进行及时 性、经常性、完备性的动态记录
物业管理档案的建立与管理[1]
3、物业档案资料的两个作用
• 凭证作用 • 参考作用
物业管理档案的建立与管理[1]
4、资料的收集
档案室 资料收集的两种方式
物业管理档案的建立与管理[1]
档案室专人负责
物业管理企业应设立专门的档案室，由专人负责管理 在资料收集时应保证内容丰富及渠道广泛 收集来源按不同的标准有不同的分类 按时间顺序来收集 按物业管理参与者的各方面来收集
卡——指根据管理工作需要而制作的目录卡、保养卡等，特点：内容 浓缩、检索方便
册——指为了提高管理效率而建立的房屋建筑设备手册、房屋使用手 册、业主手册等
表——指根据管理工作需要而设立的各类表格
物业管理档案的建立与管理[1]
进行科学的合理的分类存档
v 分类存档——按照档案资料本身内在的规律进行科学的划 分
物业管理档案的建立与管理[1]
产权备案和权属登记的区别？
✓ 权属登记：是政府行政部门（深圳市规划与国土资源局）的 行业管理，包括土地使用权的出让、房地产开发、房地产转 让、房地产租赁，以及房地产抵押等等，目的是为了保护产 权人的权益，促进房地产市场公开化，规范房地产市场行为， 加强房地产行业的管理
总目录，并按部门内容、部门、年度、保存期及保 密程度的分类顺序进行组卷，逐一编号、登记造册、 编制目录、分柜保存 v 为保证档案的安全与完善，档案室应随时保持干燥、 通风、清洁、注意防盗、防火、防虫、防鼠、防潮
物业管理档案的建立与管理[1]
归档作用——“十清”
• 物业来源清 • 物业数量清 • 物业质量清 • 物业价值清 • 结构类型清
完整的档案收集体现在三个方面
• 从规划设计到工程竣工 • 从地下到楼顶 • 从主体到配套的技术资料
物业管理档案的建立与管理[1]
整理
v 整理的重点是去伪存真 v 留下物业管理有用的资料
物业管理档案的建立与管理[1]
归档
v 归档——指按照资料本身的内在规律进行科学地分类与保存， 可按每一建筑分类，也可按系统项目分类
• 设备设施清 • 绿化苗木清 • 租金费用清 • 使用情况清 • 维修更新清
物业管理档案的建立与管理[1]
使用
v 检索——计算机网络技术 v 审批——按档案的不同密级由相关
负责人批准后方可借阅 v 手续——借阅手续的办理（借、还
登记；检查完好程度；借阅时间规 定等）
物业管理档案的建立与管理[1]
v 一个有序的资料库是一个完整的树形图 v 归档要及时，分类要合理 v 档案的分类方法有很多：年度分类法、组织机构分类法、
问题分类法、作者分类法、地区分类法、文件名称分类法 等；一般采用两种以上的分类方法结合使用
物业管理档案的建立与管理[1]
三、物业档案的管理
物业管理档案的建立与管理[1]
1、什么是物业档案的管理？
产权范围及比例进行备案登记
物业管理档案的建立与管理[1]
为什么要进行产权备案？
为准确界定每个产权人拥有产权的范围和比例，维护其 合法权益，应建立产权备案制度
物业管理就是使产权人的权利得到保障，并承担应承担 的义务
物业中的公共设施和房屋公共部位，是多个产权人共有 财产，其维修养护费用应由共有人按产权比例分担
物业的使用和维修养护情况 •不限于此……
物业管理档案的建立与管理[1]
业主档案——基本资料部分示例
房号 业主姓名 家庭电话 工作单位 联系地址 家庭成员 车辆资料 特殊要求
姓名 车牌号码 服务时间
户型 证件号码 移动电话
称谓 厂牌型号 民族习惯
性别 车身颜色
信仰
建筑面积 国籍/户籍 办公电话
职务 邮政编码
物业管理档案的建立与 管理
2020/11/22
物业管理档案的建立与管理[1]
一、用户档案的建立
物业管理档案的建立与管理[1]
1、产权备案
什么是产权备案？ 为什么要进行产权备案？ 产权备案与权属登记的区别？
物业管理档案的建立与管理[1]
什么是产权备案？
v 答： v 由物业管理公司对每个产权人拥有的房地产
在业主入伙，进行二次装修阶段收集业主、用户资料 在日常管理中建立和收集房屋维修档案、设备运行档案、投诉与回访
记录等以及其他相关资料，并将档案的收集形成制度化 通过政府主管部门获取的相关信息
物业管理档案的建立与管理[1]
5、资料的整理和分类
资料整理要求 根据工作的内容整理和分类 根据文件、档案连贯性整理和分类
按时间顺序来收集
1. 设计规划阶段信息 2. 施工及验收阶段信息 3. 委托管理阶段信息 4. 招商阶段信息 5. 用户入户信息 6. 日常管理信息
物业管理档案的建立与管理[1]
按物业管理参与者的各方面来收集
在物业接管移交与开发商及设计单位、施工单位积极合作，力争全面、 准确地收集到工程建设产权及工程技术资料等原始资料
✓ 产权备案：是物业管理中十分重要的一个管理环节，是实施 物业管理前必须做且要做好的一项工作
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2、建立业主档案
业主档案包括哪些内容？ 业主档案的分类
物业管理档案的建立与管理[1]
业主档案包括哪些内容？
业主姓名、年龄等 家庭成员情况 工作单位 联系电话、联系地址 收缴管理费情况
二、物业档案的建立
物业管理档案的建立与管理[1]
1、什么是物业档案资料？
v 答：指人们在物业的开发和管理活动中形成 的，作为原始记录保存起来以备查考的文字、 图象、声音以及其他各种方式和载体的文件
物业管理档案的建立与管理[1]
2、建立动态的物业档案资料管理机制
v 由于物业档案资料管理具有动态性，因此必须建立 动态管理机制
物业管理档案的建立与管理[1]
按文件、档案连贯性分类
v 实际工作中，文件资料、档案一般不作严格 区分，另外归档时可照顾到从文件到档案的 连贯性，进行分类（见表2-2-1）
物业管理档案的建立与管理[1]
表2-2-1
• 产权与工程技术资料 • 住（用）户档案 • 装修档案 • 维修资料 • 治安交通管理资料 • 设备设施管理资料
物业管理档案的建立与管理[1]
2、档案的建立的四个环节
•4、使用•1、收集
•物业 档案建
立
•3、归档•2、整理
物业管理档案的建立与管理[1]
收集
v 收集——是将分散在单位各内部工作机构的有保存 价值的文件资料向单位档案室或负责管理档案的人 员移交、集中的工作
v 收集的关键是尽可能完整
物业管理档案的建立与管理[1]
v 形式——在物业管理中可采用原始资料与计算机档案管理双 轨制，以确保储存方式的多元化
v 尽可能将资料转化为计算机磁盘储存以便于查找 v 录象带、录音带、照片、表格、图片等多种形式保存，使抽
象的档案资料具体化、形象化
物业管理档案的建立与管理[1]
归档管理
v 对业主和企业利益影响较大的档案应加以保存 v 档案管理人员应编制统一的档案分类说明书及档案
物业管理档案的建立与管理[1]
3rew
演讲完毕，谢谢听讲!
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物业管理档案的建立与管理[1]
•收集资料
•分类存档
•建立管理、使用制度
•用户档案的建立
物业管理档案的建立与管理[1]
人名索引
◆人名索引是揭示档案中所涉及的任务并指明其档案出处的检 索工具
◆人名索引一般由人名和档案两部分组成 ◆借助人名索引可以查到记载某一人物的材料 ◆人名索引一般按姓氏笔画、汉语拼音字母顺序等方法排列
物业管理档案的建立与管理[1]
物业管理档案的建立与管理[1]
资料整理要求：
v 收集到原始资料后，统一由档案 管理人员集中整理。剔除作废和 无效的记录，然后按类别进行装 订并整理成册，做到条理清晰、 分类合理、便于检索
物业管理档案的建立与管理[1]
根据工作的内容整理和分类
v 办公室——上级文件、内部发文、计划总结…… v 工程部——工程图纸、设备档案、承包合同…… v 服务部——租赁合同、顾客投诉、业主档案…… v 财务部——各类帐册、发票存根、预算报告…… v 保安部——巡查记录、紧急事件、车辆档案……
v 答：指物业公司在物业管理管理活动中，对 物业的原始记录进行收集、整理、鉴定、保 管、统计、利用，为物业管理提供客观依据 和参考资料
物业管理档案的建立与管理[1]
档案管理的注意事项
强调原始记录的重要性 数据准确、资料详实 不错不漏、帐实相符 妥善保管、查阅方便 保证档案资料的完整、准确、新鲜、安全
户籍 授权驾驶
忌讳
工作单位 出入证号 来访登记
管理费/月 民族
图文传真 电子信箱 入伙日期
职务 车位号 宠物登记
联系电话 其他 其他
物业管理档案的建立与管理[1]
业主档案的分类
组团按柜
每栋按位
每单元按盒
每户按册
物业管理档案的建立与管理[1]
用户档案的建立
✓ 是通过收集、分类存档和建立管理、使用制 度完成的
（包括消防）
• 绿化清洁资料 • 社会文化资料 • 员工管理资料 • 业主反馈 • 行政文件资料 • 业主管理委员会
资料
物业管理档案的建立与管理[1]
建立标准化的图、档、卡、册、表
图——指在实地查丈的基础上，对照1:500房地产分幅平面图，根据 管理需要绘制的各类房屋平面图
档——指在管理活动过程中形成的各种文字资料，由于其数量大、种 类多，因此成为物业档案的主要成分
销毁
v 根据档案的保存期限和性质，定期对 过期或作废的文档进行剔除和销毁，Biblioteka Baidu防止档案的堆积和混淆
v 经主管领导批准方可销毁 v 建立已销毁文档清单备查
物业管理档案的建立与管理[1]
•注意保密
3、计算机在物业管理中的应用
• 编辑、处理、打印、保管各种文书和资料 • 制作资料与相关制度 • 存储各项基础资料 • 存储其他相关资料（质量记录） • 存储发生过的各类事故经过及处理结果 • 为咨询决策提供服务 • 建立网络，沟通信息，实现信息、设备共享
v 凡是管理程序的各个环节，有关人员都要进行及时 性、经常性、完备性的动态记录
物业管理档案的建立与管理[1]
3、物业档案资料的两个作用
• 凭证作用 • 参考作用
物业管理档案的建立与管理[1]
4、资料的收集
档案室 资料收集的两种方式
物业管理档案的建立与管理[1]
档案室专人负责
物业管理企业应设立专门的档案室，由专人负责管理 在资料收集时应保证内容丰富及渠道广泛 收集来源按不同的标准有不同的分类 按时间顺序来收集 按物业管理参与者的各方面来收集
卡——指根据管理工作需要而制作的目录卡、保养卡等，特点：内容 浓缩、检索方便
册——指为了提高管理效率而建立的房屋建筑设备手册、房屋使用手 册、业主手册等
表——指根据管理工作需要而设立的各类表格
物业管理档案的建立与管理[1]
进行科学的合理的分类存档
v 分类存档——按照档案资料本身内在的规律进行科学的划 分
物业管理档案的建立与管理[1]
产权备案和权属登记的区别？
✓ 权属登记：是政府行政部门（深圳市规划与国土资源局）的 行业管理，包括土地使用权的出让、房地产开发、房地产转 让、房地产租赁，以及房地产抵押等等，目的是为了保护产 权人的权益，促进房地产市场公开化，规范房地产市场行为， 加强房地产行业的管理
总目录，并按部门内容、部门、年度、保存期及保 密程度的分类顺序进行组卷，逐一编号、登记造册、 编制目录、分柜保存 v 为保证档案的安全与完善，档案室应随时保持干燥、 通风、清洁、注意防盗、防火、防虫、防鼠、防潮
物业管理档案的建立与管理[1]
归档作用——“十清”
• 物业来源清 • 物业数量清 • 物业质量清 • 物业价值清 • 结构类型清
完整的档案收集体现在三个方面
• 从规划设计到工程竣工 • 从地下到楼顶 • 从主体到配套的技术资料
物业管理档案的建立与管理[1]
整理
v 整理的重点是去伪存真 v 留下物业管理有用的资料
物业管理档案的建立与管理[1]
归档
v 归档——指按照资料本身的内在规律进行科学地分类与保存， 可按每一建筑分类，也可按系统项目分类
• 设备设施清 • 绿化苗木清 • 租金费用清 • 使用情况清 • 维修更新清
物业管理档案的建立与管理[1]
使用
v 检索——计算机网络技术 v 审批——按档案的不同密级由相关
负责人批准后方可借阅 v 手续——借阅手续的办理（借、还
登记；检查完好程度；借阅时间规 定等）
物业管理档案的建立与管理[1]
v 一个有序的资料库是一个完整的树形图 v 归档要及时，分类要合理 v 档案的分类方法有很多：年度分类法、组织机构分类法、
问题分类法、作者分类法、地区分类法、文件名称分类法 等；一般采用两种以上的分类方法结合使用
物业管理档案的建立与管理[1]
三、物业档案的管理
物业管理档案的建立与管理[1]
1、什么是物业档案的管理？
产权范围及比例进行备案登记
物业管理档案的建立与管理[1]
为什么要进行产权备案？
为准确界定每个产权人拥有产权的范围和比例，维护其 合法权益，应建立产权备案制度
物业管理就是使产权人的权利得到保障，并承担应承担 的义务
物业中的公共设施和房屋公共部位，是多个产权人共有 财产，其维修养护费用应由共有人按产权比例分担
物业的使用和维修养护情况 •不限于此……
物业管理档案的建立与管理[1]
业主档案——基本资料部分示例
房号 业主姓名 家庭电话 工作单位 联系地址 家庭成员 车辆资料 特殊要求
姓名 车牌号码 服务时间
户型 证件号码 移动电话
称谓 厂牌型号 民族习惯
性别 车身颜色
信仰
建筑面积 国籍/户籍 办公电话
职务 邮政编码
物业管理档案的建立与 管理
2020/11/22
物业管理档案的建立与管理[1]
一、用户档案的建立
物业管理档案的建立与管理[1]
1、产权备案
什么是产权备案？ 为什么要进行产权备案？ 产权备案与权属登记的区别？
物业管理档案的建立与管理[1]
什么是产权备案？
v 答： v 由物业管理公司对每个产权人拥有的房地产
在业主入伙，进行二次装修阶段收集业主、用户资料 在日常管理中建立和收集房屋维修档案、设备运行档案、投诉与回访
记录等以及其他相关资料，并将档案的收集形成制度化 通过政府主管部门获取的相关信息
物业管理档案的建立与管理[1]
5、资料的整理和分类
资料整理要求 根据工作的内容整理和分类 根据文件、档案连贯性整理和分类