档案资料管理办法

档案资料管理办法

第一条为了规范公司档案资料归档、借阅、保管、保密的管理工作，作到档案资料的齐全、完整、准确、科学、系统、唯一、安全，使其充分有效利用，结合公司实际特制定本办法。

第二条综合管理部负责做好各类档案资料(除财务档案资料)的归档、借阅、保管、保密、鉴定、利用和销毁等工作。

第三条各部门作好相关档案资料的形成、积累、整理、编制、保管工作，待一阶段工作结束，档案资料按要求及时完成归档。财务档案由财务部按照有关财务管理制度等要求进行资料归档。

第三条归档的工作流程；

1、归档范围

（1）公文档案：公司在开展党政管理工作中形成的具有价值的文件资料（包括召开的各类会议原始记录、公司领导讲话、工作报告、纪要、决定、发布的通知、通报、机构调整、人事任免、奖惩、公司的规章制度、公司对内、外往来的文件、请示、报告、会谈纪要、宣传报道、安全、资质证照等。）（2）专业、项目管理档案：项目从立项到实施全过程形成的资料按程序文件相关规定执行。

（3）财务档案

（4）劳资人事档案：包括人力资源规划、招聘、劳动组织、劳动合同管理、劳动工资、劳动保险、技术职称、核心人才管理、职工培训等工作形成的具有价值的文件资料。

（5）各类合同及分建（供）方档案

2、归档流程

（1）实行集中管理制度。一般由各部门内勤员按文件材料的自然形成时间，加以系统整理组卷，编排页号或件号，进行统一装订、系统排列，建立目录清单，按照归档时间要求，填写档案资料移交记录，办理签字移交手续，

交付综合管理部集中管理。（财务档案由财务部门专人专管）

（2）综合管理部档案管理人员要对归档的文件材料进行鉴定，按归档范围建立归档资料专柜，档案标题要简明准确，归档资料要按照自然形成、保持历史联系的原则进行统一编号、排列，按盒分类存放。

（3）所有归档资料按盒进行资料条目编号，资料盒内要有目录清单，内外必须相符。

（4）综合管理部归档的档案要建立档案目录，便于查询。要确定档案的保管期限。

3、归档时间

（1）项目档案在项目完成对外交工验收后一周内完成归档。

（2）合同及分建（供）方档案在合同签订两日内完成归档。

（3）公文档案，劳资人事档案等应于次年元月底完成归档。

（4）归档的文件材料应质地优良，书绘工整，声像清晰。符合有关规范和标准的要求。

（5）归档资料包括纸质、电子、照(胶)片、录像(录音)带等各种载体形式。

4、保密、保管要求

（1）文档管理相关人员严格贯彻执行党和国家的保密政策和保密制度，要养成良好的保密习惯，维护档案资料的安全和完整，文件处理过程中尚未公布的事情一律不得泄漏内容。

（2）归档的文件资料按有关规定划分密级，绝密档案应单独保管。不准私自或在无保密保障的情况下收发、传递、复制、使用、存放、销毁属于秘密的文件资料。

（3）对归档资料应经常进行调整和检查，注重防火、防霉、防蛀，保证归档资料的准确性、及时性、安全性。

5、档案资料的补充修改、销毁

（1）档案资料的补充修改，由各部门所属档案责任人提出补充修改报告，经主管领导批准后，可以进行修改。

（2）销毁档案必须执行保密规定，提出销毁报告，造出销毁清册，经主管领导审查，报公司总经理审批。并指定专人销毁和监毁，销毁人和监毁人要在销毁清单上签字。

6、档案的开放或利用

（1）档案属下列情况之一者不宜开放：

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涉及专利或核心技术秘密的；

涉及个人隐私的；

档案形成部门规定限制利用的。

（2）外单位人员因工作需要需持有单位合法证明，在说明利用档案的目的和范围后，经综合管理部部长批准，可查阅、利用属开放范围的档案。涉及密级档案须经公司总经理批准。

（3）凡本单位职工因工作需要，在遵循保密基础的原则上，办理档案借阅手续。

借阅密级档案须经公司总经理批准后，限于在档案室查阅。要按期归还所借文件资料，不能按期归还，需继续使用时，必须办理续借手续。

（4）未经公司总经理授权或主管领导批准，任何组织或个人无权公布档案。（5）任何人不得擅自复制，因公务所需而复印文档资料，需经综合管理部部长同意。

（6）翻阅档案时应爱护，不准在档案上随意批划，作标记，严禁在档案资料上私自修改。借阅文档资料一律不得遗失或转借他人，要保持文档资料的清洁完整，严禁污垢、涂改、折角、拆毁和剪裁。