行政管理制度

公司行政管理制度

第一章总则

为对公司行政事务进行高效有序的管理，理顺公司内部工作流程，使各项管理标准化、制度化，增强员工综合素质，加强公司凝聚力，使公司发展成为具有强竞争力的现代化企业，配合公司进行的质量管理工作，特制定行政管理制度。

第二章收、发文件管理

一、目的

为加强公司文件管理，使之规范化、制度化，根据有关规定，结合本公司实际，特制定本规定。

二、发文的处理

1、拟稿：按照各部门“谁主管，谁拟办”的原则。稿件需填写公司统一的发文稿纸作面页，按规定要求拟稿。

2、核稿：由部门经理初核，在面页上签名并签署日期；送行政办公室审核，从公文规格、内容上把关。

3、签发：以公司名义对外的发文，由公司总经理签发。

4、编号：由综合部统一登记、编号、计算份数等。

5、打印：拟办部门打印完毕，拟稿人校对并在页面上签名。

6、盖章：由部门到行政办公室办理有关盖章手续。

7、下发文件。

三、收文的处理

1、拟办：公司收文由行政部填写《收文登记表》和《收文处理单》，拟写处理意见以供领导参考。

2、交办：根据公司领导的批示传递到承办部门。紧急公文，文书人员应提出办理时限，加强督促催办。

3、办结：经办理的文件要注明办理结果和日期，然后存档。

第三章印信管理规定

一、目的

公司印章是公司对内对外行使权力的标志，也是公司名称的法律体现，因此，必须对印章进行规范化、合理化的严格管理，以保证公司各项业务的正常运作。

二、印信的种类

A.正式(行政)印章，是按照政府规定，由主管部门批准刻制的代表公司权

力的印章。如：公司公章。

B.专用章，为方便工作专门刻制的用于某种特定用途的印章，如：合同专

用章、财务专用章、业务部门专用章等。

C.法人名章，是以公司法人代表名字刻制的用于公务的印章。

D.信件,是公司介绍信及各类证件。如：营业执照（正、副本）、税务登

记证（正、副本）等。

三、印信的管理规定

1、印章制定专人负责保管及使用，保管印章的地方(桌、柜等)要牢固加锁，印章使用后要及时收存。

2、财务专用章由财务部经理负责保管，向银行备案的印章，应由财务部经理、会计人员分别保管。

3、印章要注意保养，防止碰撞，还要及时清洗，以保持印迹清晰。

4、一般情况下不得将印章携出公司外使用，如确实因工作所需，则应由使用人填写《用印申请表》，经总经理批准，两人以上同行，相互监督，并办理借用手续，如期归还。

5、公司一般不允许开具空白介绍信、证明，因业务需要开具介绍信的须由总经理批准加盖公章。

四、印章的使用

1、使用任何种类的印章，应由使用人填写《用印申请表》，并由部门经理―总经理审核签字。

2、用印前印章管理人员须认真审核，明确了解用印的内容和目的，确认符合用印的手续后，方可盖章。

3、对需要留存的材料，盖印后应留存一份立卷归档。

4、以公司名义行文，未经公司领导签发，不得盖章。

5、不得在空白凭证、便笺上盖章。

6、各印章管理人员如出差，应把印章移交有关人员，并办理有关交接手续。

第四章安全保密制度

一、目的

为保守公司秘密、维护公司权益，特制定本制度。公司秘密是指关系公司权利和声誉，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。公司全体职员都有保守公司秘密的义务。

二、保密范围

1、尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策。

2、公司内部掌握的合同、协议、意见书及可行性报告、重要会议记录、录像等。

3、财务预、决策报告及各类财务报表、统计报表。

4、尚未进入市场或尚未公开的各类信息资料。

5、其他经公司确定应当保密的事项，包括关系公司权益、重大决策中的秘密事项。

6、人事档案，未公开的人事决策。

三、保密级别

公司秘密的级别分绝密、机密、秘密三种。

1、绝密是指最重要的公司秘密，泄露会使公司的权益遭受到特别严重的损害。直接影响公司在经营发展中的权益和利益的重要决策文件资料为绝密级。

2、机密是指重要的公司秘密，泄露会使公司权益遭受到严重的损害。公司的规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、公司经营情况为机密级。

3、秘密指是一般的公司秘密，泄露会使公司的权益遭受到损害。公司人事档案、合同、协议、职员工资、尚未进入市场或尚未公开的各类信息为秘密级。

四、保密措施

1、涉及公司秘密的文件、资料和其他物品的制作、收发、传递、使用、复印、摘抄、保存和销毁，由总经理委托专人执行；采用电脑技术存取、处理、传递的公司秘密，由电脑负责人保密上锁。

2、绝密文件非公司总经理批准，不得复制和摘抄。

3、文件的收发、传递、传真和外出携带，由指定人员办理并采取必要的安全措施。

4、绝密文件应在设备完善的保险装置中保存。

5、在对外交往与合作中需要提供公司秘密事项的，应当事先经公司总经理批准。

6、不准在私人交往和通信中泄露公司秘密，不准在公共场所谈论公司秘密。

7、公司工作人员如发现公司秘密已经泄露或者可能泄露时，应当立即采取补救措施，并及时报告总经理办公室，以便立即作出处理。

五、泄密处罚

凡泄露公司秘密者，必须接受公司相应的处罚：

1、给公司造成经济损失者，必须接受一定比例的赔款。

2、给公司声誉造成不良影响者，视具体情况给予警告或辞退处理。

第五章办公设备、设施管理规定

一、目的

为保证在公司区域内以及公司各部门的办公设备及设施能正常工作，保证日常工作的顺利进行，特制定本规定，本规定适用于公司及各部门的办公设备及设施。

二、办公设备、设施管理办法

1、办公设备实行“定岗、定位、定人”管理，行政办公室在采购办公设备或调拨库存办公设备给使用部门后，应填制《固定资产领用通知书》，使用人及使用部门经理签字后，其对该办公设备的安全承担责任。如发现有人为损坏情况时，视情况给予使用人相应处罚。

2、办公设备的购置由各部门报计划，经行政办公室审核，总经理批准后，交采购部门统一购买。

3、办公人员应经常对办公设备进行检查，防止损坏和丢失；对故意破坏办公设备的行为，员工有权制止。

4、办公设备、设施一年至少盘点两次，时间定在6月和12月进行。

5、员工离职时，应把所使用的各种物资交回行政办公室。如发现丢失或损坏，将追究使用人赔偿责任。

三、具体办公设备、设施使用规定

1、复印机使用管理规定

（1）为防止复印机出现故障，延长复印机的寿命，除行政办公室人员外，其他人员不得擅自开机操作。

（2）各部门复印文件和资料应经本部门负责人的批准；对公司重要文件进行复印时，经总经理批准后方可复印。

2、计算机使用管理规定