公文处理系统简要操作说明
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公文处理系统简要操作说明
公文处理系统简要操作说明
1. 首页
用户通过浏览器地址栏输入本单位公文处理系统网址进入登录页面(如图1-1 ),输入正确的用户名和口令,便可以进入本系统(如图1-2)。
图1-1登录页面
图1-2系统页面
2功能模块
1.1首页主要页面显示“最新通知”、“待办事宜”、“信息刊物”、“文稿
交流”四个常用功能模块。
1.2主要功能菜单有:公文办理、通知管理、文稿交流、活动安排*、系统配置、
综合信息链接。
2. 公文办理
公文办理是本系统的核心业务模块,主要是对日常公文的办理。
2.1 待办公文
待办公文是当前用户需要处理的文件列表。按照文件类型分为外来公文、各单位报文、制发公文三个标签。
2.1.1 待办公文页面显示
图2-1 待办公文
2.1.2 操作简述
·切换三个标签查看每种类型的待办文件。-
·输入相关查询信息,点击【查询】查看符合条件的待办文件。
2.1.3 待办文件页面显示
图2-2 待办文件
2.1.4 操作简述
·打印文件处理标签:可以打印改文件处理标签。
·完成处理:填写相关意见或附加意见文件,完成此步骤的处理。
·不签名退回:不留任何痕迹,文件自动退回上一步。
2.2 已办公文
已办公文指已经办理完成的文件,用户可以查看它的所有处理步骤。按照文件类型分为外来公文、各单位报文、制发公文三个标签。
2.2.1 页面显示
图2-3 已办公文
2.2.2 操作简述
·切换三个标签查看每种类型的待办文件。
·点击【查看】可以查看文件的详细内容。
2.3 公司来文
公司来文是由公司起草,公司发文中心发给该用户的所有文件。
2.3.1 页面显示
图2-4 公司来文列表
2.3.2 操作简述
·双击可以查看公司来文的详细内容。
·输入相关查询信息,点击【查询】查看符合条件的文件。
·选中某一文件,点击【转入本单位】将该文档转入本单位系统(指有Lotus 二级系统的单位)。
2.4 单位来文
单位来文是由各单位发给该用户的文件,用户有权接受和拒绝。
2.4.1 页面显示
图2-5 单位来文
2.4.2 操作简述
·输入相关查询信息,点击【查询】查看符合条件的单位来文。
·选中某一文件,点击【查看】可以查看单位来文的详细信息。
·选中某一文件,点击【接收】可以接收单位来文。
·选中某一文件,点击【拒收】可以拒绝该单位来文。
·选中某一文件,点击【转入本单位】可以将该文档转入本单位系统。
2.5 公司发文
是制发文件的起始步骤。
2.5.1 页面显示
图2-6 公文起草
2.5.2 操作简述
·输入秘密等级。
·选择发文机关。
·填写文件标题。
·填写主送、抄送、主题词。
·填写承办部门。
·填写拟稿人。
·填写拟稿人、电话、校对人。
·附加文件。
·点击【保存】可以保存该文件,下次继续拟稿。
·点击【完成处理】完成拟稿,文件进入下一处理步骤。
2.5.3 拟稿列表页面显示
图2-7 拟稿列表
2.5.4 操作简述
·输入相关查询信息,点击【查询】查看符合条件的拟稿文件步骤。·选中某一文件步骤,点击【查看】可以查看该步骤的详细信息。
2.5.5 被退回拟稿文件页面显示
图2-8 被退回拟稿文件
2.5.6 操作简述
·输入相关查询信息,点击【查询】查看符合条件的退回拟稿文件步骤。·选中某一文件步骤,点击【查看】可以查看该步骤的详细信息。
2.5.7 已发文档列表页面显示
图2-9 已发文档列表
2.5.8 操作简述
·输入相关查询信息,点击【查询】查看符合条件的已发文档。·选中某一文档,点击【修改】可以查看改文档的详细信息。·选中某一文档,点击【补发】可以补发该文档。
2.6 单位发文
按业务类型划分为:新建、发文列表、被退回的发文。
新建:新建需要分发的文件。
发文列表:该用户所有分发的文件列表。
被退回的发文:所有被退回的单位发文列表。
2.6.1 点击单位发文页面显示
图2-10 文件退回
2.6.2 操作简述
·输入发文标题。
·选择用户群组。
·附加分发的文件
·点击【保存】按钮。
2.6.3 发文列表页面显示
图2-11 发文列表
2.6.4 操作简述
·输入相关查询信息,点击【查询】查看符合条件的单位发文。
·选中某一文件,点击【查看】可以查看单位发文的详细信息。
·选中某一文件,点击【修改】可以接收单位发文。
·选中某一文件,点击【删除所选记录】可以删除该单位发文。
2.6.5 被退回的发文页面显示
图2-12 被退回的文件
2.6.6 操作简述
·输入相关查询信息,点击【查询】查看符合条件的被退回的发文。
·选中某一文件,点击【查看】可以查看被退回的发文的详细信息。
2.7 文件上报
按业务类型划分为:新建上报文件、上报文件、退回报文
新建上报文件:是各单位报文的起始步骤。
上报文件:该用户所有上报文件的处理步骤列表。
退回报文:被退回的所有文件信息,退回文件标明退回原因,退回文件只可以查询,如果需要将退回文件修改从新上报需要通过“新建上报文件”重新上报。
2.7.1 新建上报文件页面显示