印鉴管理办法

印鉴管理办法

为加强公司印鉴管理，维护公司合法权益，保障经营活动的正常开展，根据公司实际情况，制定本办法。

一、印鉴管理范围

公司印鉴包括公司公章、合同专用章、投标专用章、发票专用章、财务专用章、法定代表人章、部门章等按照规定刻制的印鉴。

二、印鉴的刻制、启用

公司（部门）设立、名称变更、业务需要或原印章磨损变形需刻制印章的，须填制[印鉴刻印\废止\更换申请单]（见附件1），经法定代表人批准，由企管部负责刻制。企管部指定的印鉴刻制经办人员须携带公司介绍信、主管部门批复和印章草图到具有合法资格的刻印社办理。镌刻完成后，企管部于刻印申请单上建立印模式样，并同印鉴送申请部门签收并启用，申请部门签收后的[印鉴刻印\废止\更换申请单]正本由企管部归集保存。

三、印鉴的废止、销毁和移交

因部门名称发生变化、原印鉴磨损变形及其他原因需废止使用的印鉴，使用部门应填制[印鉴封存\销毁申请单]（见附件4），经部门负责人审核，公司法定代表人批准后，统一交公司企管部封存保管。除特殊工作需要外，企管部将废止印鉴保存三年，三年后由企管部提出印鉴销毁书面报告，经公司法定代表人审批后按规定销毁（将作废印章截角），完成后销毁人、监销人应在[印鉴封存\销毁申请单]上签名并记录完成日，正本由企管部归集保存。

印鉴移交一般采取封存旧印章，另刻新印章的办法，以便分清责任。

四、印鉴的保管

1.印鉴保管责任人

公司的公章由企管部指定专人负责管理；合同专用章由企管部指定专人负责管理；发票专用章、财务专用章、法定代表人

章由法定代表人书面授权，财务部指定专人负责管理；部门章由各部门负责人或授权由专门人员保管。

印鉴管理人员为印鉴管理责任人，印鉴管理部门负责人为第二责任人。印鉴管理人员因工作调动或辞职离岗等原因变动时，要办理书面印鉴移交手续，分清职责。印鉴管理人员应书面承诺在保管印鉴期间遵守有关规定，如有违反愿承担相应的责任。印鉴管理责任人应与公司法定代表人签订印鉴管理使用责任书（见附件2）。

2.印鉴的存放

公司公章、合同专用章必须存放在保险箱内，随用随取，保证安全。部门章、业务专用章及其他印鉴必须存放在加锁的地方。

公司财务专用章、法定代表人章、发票专用章在工作时间均由专人保管，若该保管人临时离开，经财务部负责人同意后，委托本部门另一人保管；若该保管人因出差、病假等其他事由离岗应经财务负责人同意并办理书面移交手续后，委托本部门另一人保管。但任何一人不得同时保管财务专用章和法定代表人章。用完印或保管人暂时离开时，以及下班后财务专用章、法定代表人章、发票专用章必须及时存放在保险箱内，且财务专用章和法定代表人章不得存放于同一保险箱内，存放不同印章的不同保险箱的钥匙也不得由同一人保管。

印鉴在受到遗失、损毁、被盗等情况时，印鉴管理人应迅速向企管部报告，企管部应立即向公司法定代表人、总经理汇报，并采取补救措施，需报警立案侦查的应及时报案，同时依法公告作废。

五、公司印鉴使用基本规则

1.部门印章的使用应制订用印审批管理办法，在公司规定的范围内经部门负责人审批后盖章。使用时要填写部门用印审批单或建立用印审批台账。

2.公司印鉴禁止带离公司使用。如确有特殊情况需要外带的，须经法定代表人审批同意，借用人应出具借条，承诺严格遵守印鉴管理有关规定，并严格按授权范围用印，使用完毕后及时办理归还手续，

印鉴管理人员应对用印情况及归还的印鉴进行仔细检查。公司公章带离公司使用的，应由公司印鉴管理人员携带保管。

六、印鉴使用管理的基本要求

印鉴管理人员用印时，应审核用印审批单（见附件3）和需要用印的资料，确认符合规定要求后亲自用印，盖出的印章要压字、端正、清晰、美观、位置适当。未按规定办理用印审批手续或使用印章与落款名称不一致的，不得用印。禁止在空白介绍信、空白合同、白纸上等不符合用印规定的地方用印。重要的材料要归档或复印留存备查，用印审批单和材料复印件保存期五年。

七、印鉴管理人员的基本要求

1.印鉴管理人员要以高度的责任心，认真履行职责，严格执行有关规定。

2.在使用印章时，要做到印在人在，人走印收，防止被他人盗用。

3.印鉴保管人员不得随意私自使用公章，不得擅自让他人代管、代盖公章。

4.注意做好防火、防盗等保管工作，公司印鉴应存放在专门保险柜中，不得随意乱放。

5.印鉴管理人员未履行职责，违反本办法有关规定，造成公司损失的，除给予行政处分外，还应承担相应的经济和法律责任。

八、公章使用审批办法及权限

1.凡需加盖公章的，用印部门须详细填写公司统一印制的用印审批单，逐项填写用印时间、内容、份数、经办人和用印部门，按规定办理审批手续，用印审批手续需由两人以上签字。审批人已在原件签字同意的，应在审批单上注明，并复印留存审批材料。因审批人外出而急需用印时，可由经办人与审批人电话联系，讲清情况，并经印鉴保管责任人电话征求审批人同意，由经办人在审批单上注明审批人同意的意见后，可先用印后补办审批手续。涉及到资金的，应根据资金的审批权限办理有关审批手续。用印审批单一事一单，审批联

办理审批手续后交印鉴管理人凭单盖章，并整理成册，存档备查。存根联由用印部门留存备查。

2.出差或联系工作需开具介绍信的，一般人员由本部门负责人签字；中层干部须经分管副总经理或总经理签字；公司班子成员由法定代表人签字。

3.以公司名义发的文件、公函、电报、资料、传真等由企管部审核，由总经理或总经理委托的分管副总经理签发，但属于法定文书的须由法定代表人签发。

4.每月定期报送的财务报表、税务报表由法定代表人和财务部负责人签字后加盖公章。临时上报的有关报表按公司规定办理。

5.公司办理银行借款、贷款、承兑汇票，由财务部负责人签字报总经理及法定代表人审批同意后方可加盖公章；公司为成员企业提供各种借款担保的，在公司董事会、股东会会议通过之后方可加盖公章。

6.申请开立账户和撤销账户、签订劳动合同、办理公司相关资质证书、其他授权委托书需法定代表人审批。

7.股东会决议由股东单位法定代表人审批。

8.以公司名义对外支付佣金，明佣总金额在1万元以内由分管副总经理审批；明佣总金额超过1万元的，由总经理审批；如有经济纠纷或有逾期欠款的客户，任何佣金支付，都必须在用印审批单上注明并报总经理审批。

9.邀请外商的省外经贸厅签证通知审批单由分管副总经理审批，特殊和重要的由总经理审批。

10.办理加工贸易手册、海关自理报关备案申请书、每月退税证明、不符点核销、参加交易会申请及资格审查复核表、报关、商检、提货等空白委托书由分管副总经理审批。如涉及重大风险的应报总经理审批（下同）。

11.办理商品进出口配额、进出口许可证、进口开证申请由分管副总经理审批。进口商品减免开证保证金申请由财务部负责