个案社会工作档案管理研究

个案社会工作档案管理研究

作者：林建强

来源：《西部论丛》2019年第35期

摘要：个案社会工作是社会工作的基本方法，在社会工作服务中发挥着重要作用，对在服务过程中形成的各种档案资料进行科学的管理，具有重要的理论与实践意义。文章以民办社会工作服务机构中个案社会工作档案为例，分析了档案管理的必要性，陈述了个案工作档案管理方法，以促进民办社会工作服务机构档案管理规范化，提高社会工作服务水平。

关键词：社会工作服务机构;个案社会工作;档案管理

近年来，随着我国社会工作的快速发展，民办社会工作服务机构数量增多，在服务过程中形成大量的个案社会工作档案，包括文字、图表、音像等形式的历史记录，如何使这些档案资料既能做到安全保密又能合理利用，对档案进行科学的管理成为社会工作研究的重要课题。

一、个案社会工作档案管理的必要性

个案社会工作是指运用专业的知识、方法和技巧，通过一连串的专业工作过程，帮助遇到困难的个人或家庭发掘和运用自身及周围的资源，改善个人与社会環境之间的适应状况。从接案到预估，直至结案的过程中，形成的服务协议、服务对象问题的有关材料、服务计划、会谈记录、结案报告等资料是个案工作档案的重要组成部分，将这些档案资料进行规范管理，对个案社会工作服务质量提升，乃至进行社会工作研究具有重要意义。

（一）成为社会工作者跟进个案服务的依据

个案工作是一对一的专业性服务，社会工作者需要针对不同服务对象制定不同的服务方案，个案工作不是一蹴而就的，而是螺旋式上升的过程，社工需要根据服务对象的具体问题对其进行多次干预，并在结案后根据实际情况进行追踪服务。收集整理与案主问题相关的资料形成规范的档案，有助于社工对个案工作各阶段的情况进行专业的分析和评估，成为了解服务现状、开展下阶段工作的重要依据。

（二）总结工作经验、改善工作技巧、提升服务水平

个案工作档案记录了服务对象的问题、可利用资源、获得的服务与改变状况，以及社工在服务过程中运用的专业知识、方法与技巧。一方面，通过个案服务档案可以帮助服务对象对问题的解决过程有一个比较清楚的认识，肯定自己解决问题的能力，巩固其已有的改变，增强服务对象面对未来的信心;另一方面，社工可以从自己服务的案例中总结工作经验、改进工作方法、提升服务水平。

（三）验证社会工作方法的有效性

社会工作者通过对个案工作档案进行技术处理，在一定范围内分享，从督导及其他同事处获得意见与建议，通过分享验证，获得肯定，提升专业认同;通过修改和完善社会工作服务方案，提高行动的有效性，使社工少走弯路，提高服务效能和工作质量。

（四）维护服务对象、社工及机构的合法权益

个案工作档案是在服务过程中产生的真实记录，能让服务对象知道介入工作取得的进展，让他们参与检查问题是否已经解决、需求是否得到满足、介入策略和双方协议的行动是否已经有效地付诸实施、目标是否已经实现;能让机构了解资源的使用情况和效益，成为改进服务，提升效能的依据;当双方服务出现纠纷时，机构及相关部门可以利用个案工作档案作为裁决的依据，维护各方合法权益。

二、个案工作档案的管理存在的问题及对策

目前，我国社会工作档案管理尚未纳入法定档案范围，在管理中存在机构缺乏立卷归档意识、档案管理力量薄弱、设施落后、相关制度不规范等问题，加之个案工作档案形成的数量大，种类多，更加大了档案管理的难度。为进一步规范个案档案管理，发挥其应有作用，建议从以下方面加强管理。

（一）明确管理机构及人员

管理个案工作档案，必须明确的管理机构及人员。地方档案管理部门是档案管理工作的领导部门和指导机构，负责对辖区内各职能部门、社会团体、社会服务机构、国有企事业单位的档案管理进行业务上的指导。社会服务机构中个案工作档案可由专人保管，或由负责个案的社会工作者自己保管，明确管理机构及其人员有利于档案的保密与合理利用。

（二）建立健全管理制度

建立健全档案的管理制度是做好个案工作档案管理的前提。为了档案管理的科学性、规范化，社会工作服务机构必须制定相关的管理制度，其中包括档案的收集、整理、保管、鉴定、利用与销毁等内容的相关制度。

（三）规范档案管理办法

个案服务档案不论是由专人管理还由社工个人管理，机构都应做好档案管理人员培训工作，档案管理人员的素质关系到档案的安全完整及其价值的发挥。档案管理人员应深刻理解职业道德的内涵，从收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编码和利用等方面做好档案的管理工作。

1.个案工作档案的收集与记录。社工在进行资料的记录前，应当按照社工伦理申明资料记录的必要性与档案资料的保密原则。资料的记录应遵循科学、客观的原则，事实求是地记录与服务对象问题相关的内容，注意归档材料的整体性、逻辑性和及时性。

2.个案工作档案的分类整理。按照社会工作服务的领域，可将个案工作档案分为社会福利、社会救助、社区建设、优抚安置、司法矫正等类别;按服务人群可将档案分为儿童、青少年、老年人、妇女、残疾人等类型，档案管理人员要根据档案内容划分好档案的保管期限和保密等级，科学整理档案资料。

3.个案工作档案的保管。做好个案工作档案的保管工作，有利于保证档案的安全性和有效利用。档案管理人员应根据档案的制成材料和记载内容的机密程度，采取相应的科学存放和安全防护措施，除保存纸质档案外，还可建立电子档案，维护档案的完整与安全。

4.个案工作档案的利用。档案管理的最终目的是为了便于利用，社工机构应规定相关人员的利用权限。服务对象或第三方申请查阅档案资料，应符合社会工作伦理及相关的规章制度，经服务对象或其监护人及机构负责人同意，档案管理者可按程序将档案信息提供给其他机构或专业人员，并且要明确对方也要做好保密工作;社工在不违背专业伦理的情况下，利用个案工作档案撰写案例、提交工作报告与总结、进行科研、写作等利用工作时，应该对个案工作档案进行技术处理，在充分发挥档案效用的同时保护服务对象隐私，维护其合法权益。

5.档案的销毁。对于超出保管期限，经鉴定无保存价值的个案工作档案可依据规定进行销毁。档案管理人员、社工督导和相关社工可共同对超出保管期限的档案进行鉴定，提出存毁意见并报机构负责人批准后实施。社工服务机构应按相关规定，由两名以上工作人员到指定地点共同执行销毁任务，并制定销毁清单。

个案社会工作档案管理，需各方协同，共同参与，适应现代化、信息化发展的要求，按照档案管理制度规范治档，提高档案管理水平，促进社会工作健康发展。

参考文献

[1] 翟进，张曙.个案社会工作[M].社会科学文献出版社.2001.6.

[2] 杨红.档案管理[M].上海社会科学文献出版社.2003.17.