项目管理中心档案管理工作指引

项目管理中心档案管理工作指引

1 总则

1.1 为妥善保管项目管理中心管理过程中各类业务档案，特制定本指引。

1.2 项目管理中心各部门在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。

1.3 项目管理中心各部门应坚持收集、整理、保管各业务中相关文件材料。指定专(兼)职档案管理人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。

1.4 要建立健全平时归档制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专(兼)职档案管理人员集中统一保管。

1.5 严格遵守保密制度，档案资料非特殊批准，不允许外借。

1.6 建立查阅、借阅登记制度，公司专业管理人员调档查阅，必须由管理员统一进行登记。外单位人员查阅文档，必须出具公、检、法工作人员证件及协助调查通知书。

2 档案管理要求

2.1 归档的文件材料必须按项目、年度、业务类别立卷。档案管理人员应根据本部门的业务范围及工作任务，编写档案名称及目录。

2.2 文件承办人员应保证经办文件的系统完整(文件中的各种附件一律不准抽存)。

2.3 文件承办人员应及时将办理完毕或经领导批存的文件材料，收集齐全，加以整理，送交本部门档案管理人员归卷。

2.4 一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归档。会议文件由会议主办部门收集归档。

2.5 归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

2.6 在归档的文件材料中，应将每份文件的正文与附件、正稿与印件（或传真件）、请示与批复、多种文字形成的同一文件，分别存放在一起，不得分开。不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷。

2.7 档案管理人员应及时将已归档的文件材料，按照档案名称，放入文件卷夹内，并在目录中登记。

2.8 部门人员或档案管理人员工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

3 业务文件归档的范围（但不限于）：

3.1 计划部业务文件

■项目管理中心领导起草签发的文件；

■项目管理中心领导签发的会议纪要或其它与经营计划有关的会议纪要；

■集团发文（红头文件、通知、指示等）；

■计划部起草签发的文件；

■《项目经营策划书》及相关审批文件；

■《项目经营决策文件》；

■《项目经营目标管理责任书》；

■项目经营成果考核文件及相关审批文件；

■项目开发进度计划控制书及各专项进度计划；

■项目开发进度计划执行书及各专项进度计划；

■项目年度开发计划及相关审批文件；

■项目开发进度月度报表及相关计划分析报告；

■各项目的五证和房产证（传真备案）；

■项目公司上报其它与经营计划相关的文件及审批文件；

■除上述业务文件外，与集团相关部门往来的各类文件；

■在工作过程中，视业务内容可增加相关的文件归档类别。

3.2 营销部业务文件

■价格方案：各类审批、备案的价格文件；

■会议纪要：与营销业务相关的重要的会议材料；

■营销策划：营销策划活动方案、效果评估、媒体投放等营销策划类文件；■广告发布：广告发布招投标、直接委托业务、经济合同审批等文件；

■销售执行：处理销售过程中具体业务的文件；

■特例折扣：特例折扣审批表单，申请理由另行存放；

■规划设计：与规划设计相关的资料，如户型配比报告及批复等；

■宣传资料：宣传资料审批表、报样等；

■影音资料：录音、录像、广告宣传片（包括母带）、照片（含底片）等及文字说明；

■合同审批：各类销售合同；

■项目经营：与营销工作相关的项目经营方面的文件；

■集团各部室文件：除上述业务文件外，与集团相关部门往来的各类文件；■集团文件与通知：集团下发的各类文件或通知；

■部门文件：部门内部完成的相关报告或资料。

■其他：在工作过程中，视业务内容可增加相关的文件归档类别。

3.3 质量监管部业务文件

■开工报告：开工签发时各种审批文件；

■项目管理制度：质量管理制度及奖惩措施、监理管理制度（即针对监理管理的具体措施）、现场协调会制度、现场大检查制度、工程档案管理制度等；■质量计划：各阶段质量管理计划；

■重大施工方案技术措施及专家论证意见；

■影音资料：各类质量抽查、质量事故处理录音、录像、照片（含底片）等及文字说明；

■工程质量安全质量通报；

■其他：在工作过程中，视业务内容可增加相关的文件归档类别。