档案管理的基本日常管理

档案管理的基本日常管理

一、档案资料的整理、分类、编号、保管、利用；

一）、整理

档案的整理，档案整理工作，简单的说就是对零散的或者是需要整理的档案进行分类，排列编目，使之系统化，为了管理需要和日后查找方便，逐步条理化，这就是档案的整理工作。

档案整理工作的步骤：

(1)、区分全宗

对我们来说就是区分是哪个公司或者是哪个部门所归档来的文件等

(2)、全宗内档案的分类

把全部的档案，按照来源、时间、内容等方面的联系，进行分类、排列。

(3)初步立卷

立卷就是组卷的意思

(4)卷内文件的整理编目

把卷内文件排列顺序确定下来以后，编写页号，填写卷内目录。

(5)类内案卷初步排列

同一类的案卷的排列。

(6)案卷的加工整理

主要做备考表、填写案卷封面等其他项目

(7)案卷调整与编号

确定每一盒档案排列顺序后，逐卷编上案卷号。

(8)编写案卷目录

将每一个案卷的标题、保管期限、卷内文件起止时间和页数等逐项登记，形成为一册。

卷内文件排列先后顺序后依次填写的序号，

2责任者

对档案内容进行或负责任的团体和个人，也就是文件的署名者

3文号

文件制发机关的发文字号

4题名

也就是文件的标题，一般照实抄录。

5日期

就是文件形成时间

6页号

一卷档案内排列好的文件，逐面依次编写。

7保管期限

根据保管期限表填写，一般短期、长期、永久，长期一般存放10-15年

短期为1-10年。

8备注

如果前面没有写到的又比较重要的特征，就可以写在备注里面。

二）、档案的分类与编号，

1、档案的分原则；是要以重庆力帆实业（集团）有限公司的全部档案为以象，结合档案内容及其形成特征，保持档的有机联系，便于科学管理与开发利用。简单地说档案的分类就是把全部的档案，按照来源、时间、内容等方面的联系，进行分类排列。、

2、档案的分类与设置

2．1 档案有一级分类与二级分类，这里主要讲一下一级分类

档案的一级分类主要分为：党群工作类、行政工作类、经营管一类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工类等10个大类。

部档案资料进行区分。

2．2分类过程中要按全宗内档案的实际状况和方便管理的现实需要出发

2．3分类方法及其分类结果应反应全部档案的客观现状，维护档案的历史本来面貌

2．4分类方法及其分类结果应具有逻辑性，以便于管理和实际操作。

3、档案的编号

3．1、公司档案分类编号主要采用纯编号划分，即档案分类类目代号全部采用阿拉伯数字，一、二、三级类目采用“十进位制”编号号，即各大类代号分别为0、1、2、3、4、5、6、7、8、9四级类目采用自然顺充号。

也就是说档案案卷内的编号全部使用简单明了的阿拉伯数字流水号编制，

三）、档案的保管与利用

档案的保管工作

1、档案保管的基本物质条件

档案库房的选址或存放档案地点

2、档案包装材料---卷皮

3、档案的安全检查包括对库藏档案的检查和对借阅后归还的检查。

档案的利用工作

1、利用工作的意义

(1)档案利用工作体现档案工作的根本目的

(2)档案利用工作是衡量档案部门成绩大小的主要标志

(3)档案利用工作是对档案与档案工作最有效的宣传。

2、如何才能做好利用工作

(1)明确服务方向，坚定服务思想

(2)要熟悉自己的档案资料，了解客观需要，

(3)研究利用工作的特点和规律

(4)正确处理利用和保密的关系

(5)正确处理利用工作与基础工作的关系。

前面介绍纸质版本档案资料的管理下面就说电子档案的基本管理的方法

电子档案

电子档案即公司各类数据材料以光盘、录像等各种载体保存的档案

三方面：载体的物理保护、信息安全维护与电子档案的利用

一、载体的物理保护

1、严格控制温湿度：保存电子档案的库房湿度为15℃-25 ℃，相对湿度控制在40%-60%.最佳环境温度为18 ℃,相对湿度为40%。

2、净化外部环境：减少空气中的灰尘含量及有害气体，并保护良好

的通风性：防止强光照射，特别是紫外线的直接照射，适时清除所用设备上的积尘。

3、防磁防震：电子文件在保存和使用时，一定要远离磁场，磁性载体与磁源之间距离不得少于76毫米。

4、正确排放与使用，减少机械损伤。

①载体应直接排放，避免挤压、折叠或弯曲

②严禁随意擦拭或清洗盘片，如有必要可用干净药绵蘸高纯度酒精擦洗裸露部门

③不可用笔在软盘保护套上直接

5、标记，如需标记可使用标签贴在封套上

④不能用手直接触摸光盘信息部位、读写窗口等

⑤使用过程中严格操作，避免因操作失误造成载体的信息的破坏。

6、定期进行检测和拷贝

二、信息的安全维护

①采用备份和镜像技术，防止文件信息的丢失。

②访问控制

③防治病毒

④安装补丁程序，用以弥补程序缺陷

(6)电子档案的利用

三、利用方法：

A.提供物质载体的拷贝

B.利用网络传输电子档案

C.通过计算机直接提供利用等。