第二章 公文格式规范

第二章公文格式规范第一节公文的文面格式公文的文面格式，指公文正式文本的印制规格样式。

它有极强的程式性、规范性，这既有利于公文的处理，也有利于公文的写作。

为提高公文写作和处理的质量和效率，必须注重公文文面格式的规范化。

一、公文文面格式的类型1.公文式文面格式即公文格式。

这也是公文中使用最多的文面格式。

机关、单位、团体往来的正式公文，通常采用了公文格式这种文面格式。

这种文面格式由《条例》和《办法》以及《中华人民共和国国家标准行政机关公文格式》作出了统一规定，显得正规、庄重、严肃、规范。

2.专业规范文本式文面格式这是指行政职能机关和管理部门，在职能管理工作中所制发的一些专用公文规范文本形式。

在不同的领域、部门、行业、专业，各类规范文本的文面格式都有所不同，如司法文书与税务文书、专利文书、商标文书，其规范文本格式迥异。

但在同一专业、行业、领域中的规范文本，其文面格式则是一样的，如经济合同规范文本，在全国各地都通用。

这类文面格式规范、简明，填写、处理和使用都比较方便。

规范文本将有关内容分项列出，设计好项目名称和应填写的内容，编制成表格文书。

各项目之后留下足够空白，让使用单位和个人按规定填写。

填写好经审查无误后，要按规定分别盖上单位公章。

法人代表（法定代表人）、代理人或经办人、或者承担相应权利义务的自然人（个人）也要签名盖章。

有时，有关各方（如必需的中介方、担保方、委托方、主管方）也要盖章联署。

有的还要经有关方面公证、签证并签字盖章。

有些需经职能主管部门批准方能生效的规范文本，甚至连文书处理过程中的有关程序如审查、批准意见和审批签字盖章都一并在同一文本上反映出来。

这种经有关各方都签字盖章后制作的一式若干份规范文本，具有同等法定效力，受到法律保护，是特殊的正本形式。

而虽已填上相关内容，却并未经有关各方签字盖章的规范文本，则不具备法定效力，一律视为草稿。

3.一般文章文面形式有些公文如工作研究、会议讲话稿、调查报告、总结、经济活动分析等等，也常采用一般文章的文面形式单独印发。

这种文面形式灵活、简便，但却不够规范。

这也就是通常说的“白头文件”文面形式。

二、规范的公文文面格式的作用1．保证公文的完整、正确、庄重，‘是公文权威性、＿有效性的具体表现形式。

如公文的红色版头，可区别于其他应用文，形式上更显庄重、严肃；加盖发文机关印章，是公文生效的重要标志。

2.可以为公文的撰写、处理与运用提供方便，也为公文的立卷归档提供方便，有利于提高办文效率，进而提高工作效率和质量。

3.可以为办公自动化奠定基础。

公文格式的规范化、标准化，是采用计算机技术和其他先进设备来处理公文的前提和要求。

没有公文格式的规范化，是难于实现公文处理的现代化的。

三、公文文面格式的特点公文文面格式具有规范性和确定性的特点。

按照《条例》、《办法》和《公文格式》国家标准的规定，公文的组成部分是确定的，不能随意更换增删；公文的文面格式是有统一规定的，各级机关、单位、团体都必须按确定的、规范的格式撰制、印发公文。

只有一这样，才一有利于提高公文处理和公文写作的质量和效率。

第二节公文格式公文格式内容包括：公文组成部分（要素）的排列顺序和标识规则、纸张规格尺寸、印刷要求等。

（现行公文通用格式见下页图示。

）一、公文各组成部分（要素）及其标识规则（一）眉首（文头部分）包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等要素（组成部分）。

位于公文首页上端。

这部分用一条与版心等宽的通栏红一色细实横线与主体部分隔开，以使文面美观、醒目。

党的机关的文件，其间隔横线正中常有一颗实体五角红星。

1．份数序号《条例》作“份号”。

党的机关的秘密文件、行政机关的机密和绝密文件均应标明份数序号。

份数序号一般用两位阿拉伯数码，置于版心左上角顶格第一行。

2.秘密等级和保密期限秘密等级即“密级”，公文的涉密程度标志。

分别用“绝密”、“机密”、“秘密”表示。

公文标识密级，其作用是表明文件涉及国家秘密的程度与保密要求，唤起受文者警觉，提示其分别采取不同的措施，维护国家安全和利益。

公文如需标识密级，顶格标识在版心（文头）左上角（《公文格式》规定标识在右L角，而右上角要用于盖收文章和立卷时写页码号，因此不便再标识密级等）份号之下一行位置，两字之间空1字。

如需同时标识保密期限的，在密级之后标识“★”号，然后标识保密期限。

3.紧急程度《条例》中作“缓急时限”，表明对公文送达和办理的时间要求的标志。

分别用“特急”、“急件”表示；党的机关公文用“特急”、“加急”表示。

其作用是维护公文时效，避免延误。

若是紧急电报，则标明“特提”、“特急”、“加急”或“平急”。

紧急程度标注在版心（文头）左上角密级下面一行，单独使用则标注在版心（文头）左上角第一行位置。

4.发文机关标识俗称“公文名称”，即《条例》所指版头。

一般由发文机关（单位）全称或规范简称加“文件”组成（俗称大版头），居中排一行。

确有必要，也可在发文机关（单位）名称后面加一个圆括号（），括号内标标注发文的文种（俗称中版头）；或者只列发文机关（单位）名称（俗称小版头）。

政府机关公文发文机关标识通常有两种形式：一是《XXX人民政府文件》，俗称为“文件版头”。

二是《XXX人民政府》，俗称为“函件版头”。

企事业单位可比照使用。

联合行文并列儿个发文机关（单位），但应将主办机关（单位）排列在前。

党政联合行文，一般使用党委机关的公文名称。

如联合行文机关（单位）过多，必须保证公文首页显示正文。

在民族自治地方，公文名称可并用自治民族文字和汉字，将自治民族文字排列在前。

政府机关的上行文，发文机关标识上边缘之上，要留出55毫米的空白作“领导批示域”，供上级机关领导批示文件用。

5.发文字号发出文件的代号，由发文机关（单位）代字、年份、序号构成。

其作用在于为检索和引用公文提供专指性较强的代号，为管理和统计公文提供依据。

一件公文只有一个发文字号，几个机关（单位）联合发文，只标明主办机关（单位）发文字号。

机关（单位）代字（以下简称机关代字）要简洁，一般在两、三个字以内；专指性要强，在一个市、县范围内不能有重复的机关代字；不能将机关代字分列在年份两边。

年份（《条例》作“发文年度”）用阿拉伯数字写全，如写为“1999 ", " 2006 "之类。

年份置于六角括号〔〕中，不能再标示为方括号［］和圆括号（）。

年份位于机关代字与序号之间。

序号（发文顺序号）每年从1号开始，按先后顺序编到当年最后一份文件为止。

序号不编虚位，不用“0”占空位，（即1不编为001），序号前也不写“第”，以显简明。

不同类型的行文，发文字号的位置是不同的。

平行文、下行文发文字号位于公文名称下面居中排一行。

＿上行文发文字号居左空1字。

发文字号之下4毫米处印一条与版心等宽的红色反线（稍粗的线）。

（发文字号只要不贴反线即可。

）函件式公文的发文字号位于武文线下1行版心右边缘顶格标识。

6.签发人指代表机关核准并签发公文的领导人。

＿上报党政领导机关的公文，要由本机关（单位）的主要负责人签发，并在公文上注明签发人。

签发人位于发文字号同一行右侧，居右空1字。

如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4毫米。

（二）主体部分排列在文头的横隔线之下下空2行。

包括标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关、印章、成文时间和附注。

1标题公文式标题由发文机关、事由和文种三部分构成。

标题应力求简明、扼要、醒目。

为了阅文和管理的方便，公文标题一般要求完整，不能省略发文机关和事由，这样使标题更庄重，也便于一下级引用。

发文机关名称应写全称或者规范化简称。

标题中除法规、规章和管理规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

（党的机关公文则要加书名号。

）标题位于公文首页横隔红线空两行之下，居中排一行或多行，与正文间隔一行。

分行书写时要做到词意完整，排列匀称、美观，人名、地名、词或词组不能拆开分置两行，以免产生歧义。

多行书写时，可排列成上小下大的宝塔形、梯形、菱形或等长形。

2．主送机关（单位）也称为主送对象、受文对象。

要写明对所收公文负实际办理或答复责任的机关、单位或团体的全称、规范简称或统称。

写明主要受文者的作用，是概括表明公文的空间效力范围，明确对文件办理、答复负法定责任的机关、单位、团体。

因此，主送对象力求明确、具体地写出。

第一，上行文尤其是请示，一般只写一个主送机关（单位），不得多头主送；受双重领导的机关单位向＿［级请小，如需同时报送另一个上级机关（单位），可使用抄送的方式。

第二，普发性的一「行文主送对象可使用泛称，如“各市、州、县人民政府，省政府各部门”之类。

除特殊情况外，一般不宜使用“各有关单位”之类不明确的模糊称呼。

第三，除领导I司志有专门交代者外，所有上报文件都应主送机关而不宜主送领导个人。

第四，主送机关位于标题之下、正文之前，从左至右顶格标识，回行时仍顶格。

如主送对象稍多时，应按其性质、级别和有关规定或惯例依次排列，中间用顿号分隔，最后用冒号。

第五，公开发布的周知性公文如公告、通告、公报以及法规、规章、管理规章等，可不写主送对象。

决定、决议、会议纪要等文种通常也不在正文前写明主送对象，而可在抄送栏内抄送机关的上方，标明“主送”或者“分送”的机关单位。

如主送机关单位过多而使公文首页不能显示正文时，也可将主送机关移至抄送栏内，这时其标注方法与抄送栏规定相同。

3．正文指公文的内容。

这是公文信息的主体部分。

其结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第一层为“1.”，第四层为“（1）”。

正文中，人名、地名、数字、引文要准确。

引用公文应当先引标题，后引发文字号。

引用外文应当注明中文含义。

日期应当写明具体的年、月、日。

文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。

公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

应当使用国家法定计一量单位。

4.附件及附件说明附件指附属于公文正件的其他公文、图表或材料。

其自身本来是一个相对独立的实体，一旦被一件正式公文规定为附件后．即成为该公文的一个组成部分，如无专门说明，其效用与正件相同。

不是每件公文都有附件，只有内容需要，而又不便写入正文的材料，才用附件反映。

附件的作用是：使止文内容具体化、完整化；为受文者正确理解和执行公文提供依据材料或参考材料；被正件确认其作用与效力。

公文若有附件的，须在正文后空一行提行空两格标写“附件”，冒号后再分别标明附件标题、份数，后面不加标点符号。

有几个附件时，还应用阿拉伯数码标出序号，每件一行。