档案管理重点

第一章

1.档案实体管理：档案实体管理是指针对处于实体状态的档案（广义上来说，包括档案及其复制品）所进行的一系列管理工作。（根据事物现实存在的状态及情况对其实施管理。）

2.档案：档案是社会组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的具有清晰、确定的原始记录作用的原始信息。档案的构成，一般地讲有两个部分，即载体与内容。

3.档案实体管理的原则：来源原则；全宗原则；有机联系原则；保管和利用方便原则。

4.来源原则：来源原则就是把同一机构、组织或者个人形成的档案作为一个整体加以管理的原则。第二章

1.档案保管期限表：是用表册形式列举档案的来源、内容和形式并指明其保管期限的一种指导性文件。

2.档案价值：档案价值是指档案这一客体对从事社会实践活动的主体所具有的凭证和情报作用，而表现出的有用性及有用程度。

3.档案价值的鉴定工作：就是档案馆（室）按照一定的原则、标准、和方法，判定档案的价值，确定档案保管期限的一项工作。简单的说，就是判定档案的价值、决定档案存毁（生死存亡）的工作。

4.影响档案价值的因素：其中的主体是指从事社会实践活动，以各种方式和手段认识改造世界的人（个体、团体、人类、社会），客体则是主体进行的社会实践活动所指向和把握的客观对象。承载知识、信息的档案——客体，也只有与主体的需要发生关系才能产生或表现出价值。主、客体之间是一种满足与被满足、需求与被需求的关系。档案的价值不是由单方面决定，而是相互作用的产物，即取决于档案客体的属性和主体的需要这两方面的统一，二者缺一不可。

5.鉴定档案价值的原则：

必须从国家和人民的整体利益出发，分析主体和主体本身的需要，用全面的、历史的、发展的、效益的观点，判定档案的价值。

1.从国家和人民的整体利益出发去衡量档案的价值。

2.分析主体和主体本身的需要。

3.全面的观点。

4.历史的观点。

5.发展的观点。

6.效益的观点

6.论述档案价值鉴定的标准：

一、档案属性标准

（一）档案的来源标准1.分析文件的价值，应站在本机关的角度。

2.分析文件的价值，应看立档单位在社会上的地位和作用。

3.在本机关制发的文件中，具体的撰写者，制发机构也对档案价值产生影响。（二）档案的内容标准1.看文件内容的重要性。2.看文件内容的独特性。

3.看文件内容的真实性。4看.文件内容的综合性或集中性。

（三）档案形成的时间与时效标准1.文件形成时间。2.档案的时效性。

（四）档案的形式特征标准1.文件的名称。2.文件的文本。3.文件的外形特点。

二、社会需求标准1.社会需求方向。2.社会需求面（广泛性）。3.社会需求时间。

三、相对价值标准1.相关档案的保存状况。2.保管条件和费用。

第三章

1.归档：是办理完毕的文件经系统整理归档案室保存的过程。

2.归档制度：主要包括归档范围；归档时间；归档案卷（或保管单位）的质量要求；归档手续等内容

3.简述优化档案馆藏的原则：完整性原则；系统性原则；实践性原则；价值性原则；特色性原则。第四章

1.全宗：全宗是一个国家机构、社会组织、个人形成的具有有机联系的档案整体，是档案馆档案的第一层分类、管理单位。

2.全宗卷：是档案馆（室）在整理某一全宗过程中形成的、能够说明该全宗历史情况的各种文件材料所组成的专门案卷。

3.档案汇集：用人为方法将不知其所属、全宗残缺不全的文件，按照一定特点集中起来的混合体。

4.全宗汇集：若干个立档单位形成的、可以区分全宗但数量很少的、具有某些相同特征和联系的档案构成的全宗。

5.组织全宗立档单位的构成条件：

A：1.可以独立行使职权，并能以自己的名义对外行文。

2.设有会计单位或独立的核算单位，自己可以编造预算或财务计划。

3.设有管理人事的机构或个人，并有一定的人事任免权。

6.简述复式分类法及其适用范围：

A：1.年度—组织机构分类法：立档单位内部机构分工明确，比较稳定，且具有一定数量的文件。多用于现行机关全宗。

2.组织机构—年度分类法：立档单位内部组织机构分工明确，基本稳定，且具有一定数量的文件。多用于历史档案和撤销机关档案。

3.年度—问题分类法：立档单位内部组织机构分工不明确，变动频繁，或文件已混淆。多用于现行机关全宗。

4问题—年度分类法：多用于历史档案和撤销机关档案全宗。

7.试比较传统的立卷方法与以件为单位的方法：

采用传统的立卷方法的时代背景及其合理性：手工检索，保密和安全。

A：传统立卷方法的优点：1.保持了文件之间的有机联系，使之排列有序；

2.便于对档案实体的管理；

3.使单份文件不易散失、磨损。

传统立卷方法的缺点:1.主观随意性大，案卷质量难以保证

2.不适应计算机管理的需要

3.对档案的利用、开放、保密、鉴定和销毁工作也有影响

B：新方法的优势：1.简化了工作程序，避免了人为因素造成组卷的主观随意性；

2.管理程序设计简单，能够快速、准确地进行文件级检索；

3.能够适应随办随归、文档一体化管理的需要。

新方法的不足之处：1.保管单位大幅度增加，整理、清点、统计时工作量加大；

2.单份文件的磨损问题比原来突出；

3.档案有机联系的特点将淡化。

第七章

1.档案信息资源开发：档案信息资源开发，就是档案部门根据社会需要采用专业方法和现代化技术，发掘、采集、加工、存储、传输所收藏档案中的有用信息，方便利用者利用，以实现档案的价值和作用。

2.档案信息资源开发面临的主要障碍和应采取的措施：

A：一、当前档案信息资源开发面临的主要障碍。

（一）社会环境方面1.封闭落后的传统观念的束缚。2.全民族文化素质还不够高。

3.受经济发展水平的制约。

（二）档案部门自身方面1.档案人员观念上的障碍。2.工作上的障碍。

（三）用户方面的障碍1.社会档案意识淡薄。2.受利用者获取信息习惯的限制。

3.用户获取档案信息能力的制约。

二、档案信息资源开发应采取的措施。

（一）创新观念1.发展观念。2.被动服务与主动服务并举观念。3.社会观念（或称开放观念）。

4.文化观念。

5.信息共享观念。

（二）做好宣传，改善环境

（三）优化丰富馆（室）藏和健全档案信息开发机构，确立资源与人员的保障体系

（四）充分利用现代化技术

（五）以市场为导向，以创造名牌产品为目标

（六）走特色开发之路

第九章

1.档案编研工作：是档案工作人员以馆（室）藏档案为基础所进行的编辑、研究、输出档案信息，主动向社会各方面提供科学、系统的档案信息服务的一项工作，是档案信息资源开发的重要组成部分。