集团公司会议服务工作流程及标准

会议服务

集团公司会议服务工作流程及标准

1. 会前准备

1.1 预定会场，根据参会人数及会议级别预定会议室。

1.2 布置会场

1.2.1 打开门窗通风，更新空气。

1.2.2 待室内空气清新后关好门窗，打开空调。空调温度调至26度，

之后随参会人员的要求上下调整空调温度。

1.2.3 桌、椅摆放整齐，保证足量。

1.2.4 连接电脑，调试投影仪，备好激光笔，确认有无网络连接，如

没有网络连接，应提前做好会中需要网络连接时的应急准备。

1.2.5 摆放纸巾、烟灰缸、杂物筐、矿泉水及各种饮料。饮料有可乐、

加多宝、椰汁及王老吉等，饮料吸管应提前插在拉环上（可以

上网找一些插吸管方法的视频学习）。矿泉水及各种饮料应放

在会议室角落办公桌较为明显的位置上，摆放整齐，方便参会

人员自取饮用。

1.2.6 摆放稿纸、中性笔、铅笔和本次会议的《会议议程》。其他办

公文具如计算器、尺子、图纸、橡皮、回形针、订书机、订书

钉、白板笔、白板擦等放在会议室角落的办公桌上备用。

1.2.7 采购人员需在会议开始前30分钟，备好当日所用的水果和糕点，

并送到会议现场供会议服务人员提前准备。采购时应尽量选购

易剥、小块、易食的水果和糕点。水果可以选购香蕉、小橘子、

圣女果、红提等；糕点可以选购曲奇、小桃酥、小面包等（水

果糕点各选购三种即可）。

1.2.8 会议服务人员应在会议开始前将水果洗净装篮，擦干滴水，摆

放在会议桌上，要求摆放美观；另外，盛放糕点时应在篮子里

铺放纸巾，糕点摆放要美观。

2. 会中服务

2.1 参会人员到齐后，询问各位参会人员需要饮茶还是咖啡，做好记录，

然后开始准备茶水、咖啡，及时送入会场。上茶和咖啡时要轻拿轻放，

并随身带一条小毛巾，擦拭滴水。

2.2 会议期间每隔15-20分钟进入会场巡视服务，及时换茶、换咖啡，同时

收回空茶杯、空咖啡杯及垃圾等。根据矿泉水及饮料的使用情况及时

补充。

2.3 10点钟左右可以送上一些糕点。

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会议服务

2.4 如有会议中场到外间吸烟的客人，应及时送上烟灰缸，或在休息大厅

的桌子上备好烟灰缸，会前应该准备足够数量的打火机备用。

2.5 会议中场休息时，应进入会场进行简单的清理工作，如收茶杯、收咖

啡杯、收垃圾、补充矿泉水及各种饮料等。

2.6 如参会人员临时出现复印、打印等需要，根据文件缓急情况，尽快为

客人打印、复印，做好装订，及时送入会议室。

2.7 会后就餐

2.7.1 会后如需外出就餐，会议服务人员应提前联系司机，安排车辆

在外随时待命接送客人。

2.7.2 如需在会议室用餐，会议服务人员应清点用餐人数，提前安排

订餐。如条件允许，可以借用其他会议室组建一个临时餐厅，

摆好桌椅，铺好报纸并放好矿泉水及各种饮料，将餐点、饮料、

餐具、吸管等统一摆放在一张桌子上，采用自助方式用餐更加

人性化。

2.8 客人用餐期间，会议服务人员应进入会议室，简单清理会场，收茶杯、

收咖啡杯、收垃圾、补充矿泉水及各种饮料等。

2.9 用餐结束时，应及时送上牙签；会议开始后，尽快清理临时餐厅，恢

复原状。

2.10 下午4点钟左右可以再送上一些糕点。

3. 会后服务

3.1 会议结束前应提前联系司机，安排车辆接送参会人员。

3.2 收好投影仪、电脑等贵重设备后清理会场，恢复原状。

3.3 关好电灯、空调、电源，锁好门窗，方可离开。

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