西北农林科技大学各部门归档文件整理指南
大学档案归档范围和保管期限表(详细版)
党委办公室档案材料归档范围和保管期限参照表（一）党群类（DQ11）（二）行政类（XZ）（三）声像类（SX）（四）实物类（SW）（五）电子文件类纪委办档案材料归档范围和保管期限参照表（一）党群类（DQ12）（二）行政类（XZ）（三）声像类(SX)（四）实物类（SW）（五）电子文件类组织部档案材料归档范围和保管期限参照表（一）党群类（DQ13）（二）行政类（XZ）（三）声像类(SX)（四）实物类（SW）（五）电子文件类宣传部档案材料归档范围和保管期限参照表（一）党群类（DQ14）（二）行政类（XZ）（三）声像类（SX）（四）实物类（SW）（五）电子文件类学生工作档案材料归档范围和保管期限参照表（一）党群类（DQ14）（二）行政类（XZ）（三）教学类（JX）（四）声像类（SX）（五）实物类（SW）（六）电子文件类六、统战/机关党委（一）党群类（DQ15）（二）行政类（XZ）（三）声像类(SX)（四）实物类（SW）（五）电子文件类校工会档案材料归档范围和保管期限参照表（一）党群类（DQ16）（二）行政类（XZ）（三）声像类(SX)（四）实物类（SW）（五）电子文件类校团委档案材料归档范围和保管期限参照表（一）党群类（DQ17）（二）行政类（XZ）（三）声像类(SX)（四）实物类(SW)（五）电子文件类校长办公室档案材料归档范围和保管期限参照表（一）党群类（DQ）（二）行政类（XZ11）（三）声像类(SX)（四）实物类(SW)（五）电子文件类校友工作办公室档案材料归档范围和保管期限参照表（一）党群类（DQ）（二）行政类（XZ11）（三）声像类(SX)（四）实物类(SW)（五）电子文件类人事处档案材料归档范围和保管期限参照表（一）党群类（DQ）（二）行政类（XZ12）（三）声像类(SX)（四）实物类(SW)（五）电子文件类审计处档案材料归档范围和保管期限参照表（一）党群类（DQ）（二）行政类（XZ13）（三）声像类(SX)（四）实物类(SW)（五）电子文件类武装部/保卫处档案材料归档范围和保管期限参照表（一）党群类（DQ）（二）行政类（XZ14）（三）声像类(SX)（四）实物类(SW)（五）电子文件类后勤处档案材料归档范围和保管期限参照表（一）党群类（DQ）（二）行政类（XZ15）（三）声像类(SX)（四）实物类(SW)（五）电子文件类校医院档案材料归档范围和保管期限参照表（一）党群类（DQ）（二）行政类（XZ15）（三）声像类(SX)（四）实物类(SW)（五）电子文件类图书馆档案材料归档范围和保管期限参照表（一）党群类（DQ）（二）行政类（XZ16）（三）声像类(SX)（四）实物类(SW)（五）电子文件类档案馆档案材料归档范围和保管期限参照表（一）党群类（DQ）（二）行政类（XZ16）（三）声像类(SX)（四）实物类(SW)离退休工作处档案材料归档范围和保管期限参照表（一）党群类（DQ）（二）行政类（XZ17）（三）声像类(SX)（四）实物类(SW)（五）电子文件类网络信息中心档案材料归档范围和保管期限参照表（一）党群类（DQ）（二）行政类（XZ18）（三）声像类(SX)（四）实物类(SW)教务处档案材料归档范围和保管期限参照表（一）党群类（DQ）（二）行政类(XZ)（三）教学类（JX）7．毕业生（JX17）8．教材（JX18）（四）科研类（KY）（五）声像类（SX）（六）实物类(SW)（七）电子文件类研究生院档案材料归档范围和保管期限参照表（一）党群类（DQ）（二）行政类（XZ）（三）教学类（JX）1.教学综合（JX11）2．学科与实验室建设（JX12）3．招生（JX13）4．学籍管理（JX14）5．课堂教学与教学实践（JX15）6．学位（JX16）7．毕业生（JX17）（四）科研类（KY）（五）声像类(SX)（六）实物类(SW)师资培训中心档案材料归档范围和保管期限参照表（一）党群类（DQ）（二）行政类(XZ)（三）教学类（JX）（四）声像类(SX)（五）实物类(SW)科学技术处档案材料归档范围和保管期限参照表（一）党群类（DQ）（二）行政类(XZ)（三）科研（KY）（四）声像类(SX)（五）实物类(SW)（六）电子文件类文科中心档案材料归档范围和保管期限参照表（一）党群类（DQ）（二）行政类(XZ)（三）科研（KY）1.综合（KY11）2.科研项目（KY12起始）(2)研究实验阶段。
归档文件的整理方法和步骤
归档文件的整理方法和步骤一、收集：1、翻箱倒柜，找出所有的文件材料。
2、走访、动员原任领导和办公室人员，移交其保存的文件材料。
3、收集的范围（1）本单位在工作、生产活动中形成的各种文件材料；（2）本单位未经收发文登记的管理性文件（俗称“帐外”文件），如各种会议记录、典型调查材料、重要函件往来、重要电话记录、外出人员参加工作会议带回来的文件和有关资料；（3）直属上级单位和其他单位针对本单位颁发的属于本单位主管业务并要执行的文件、下级单位呈报的与本单位职能活动有紧密联系的重要文件。
二、分年度：按文件制发的时间（落款时间）或文件内容针对的时间，把同一个年度的文件集中放在一起。
遇到没有标明时间的文件，要考证文件的时间。
遇到跨年度的计划，放在计划的第一年。
遇到跨年度的总结，放在总结的最后一年。
三、分级别：按来文或制发文件单位的级别，分别放好。
四、划分保管期限：1、永久：凡是反映单位主要职能活动和基本历史面貌，对本单位、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。
2、定期30年：凡是反映单位一般工作活动，在较长时间内对本单位工作有查考利用价值的文件材料列为定期30年保管。
3、定期10年：凡是在较短时间内对本单位有参考利用价值的文件材料列为定期10年保管。
五、装订文件，编写页码：每份文件单独装订，装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。
要把原来的订书钉取掉，换用不锈钢订书钉，遇很厚的文件，或簿册类的文件材料，可以用装订线采取“三孔一线”方法装订。
每份文件单独编写页码，有字的页面都要编页号，下面的编右下角，背面有字的编左下角，要用碳素墨水，不能用蓝墨水和圆珠笔，更不能用铅笔。
六、填盖档号章：在每份文件首页右上端的空白位置加盖档号章并填写相关内容。
档号应填写全宗号、年度、件号、保管期限。
高：8mm﹢8mm 宽：15mm﹢15mm﹢15㎜七、录入目录、打印目录、填写备考表：（一）录入目录1、顺序号：也就是同一年度、同一保管期限的文件份号，即件号。
归档文件整理流程和方法
归档文件整理流程和方法按照国家档案局行业标准《归档文件整理规则》（DA/T 22—2015）的规定，结合工作实际，我将归档文件整理工作总结为收集、组件、分类、排列、编页、编号、编目、装订、装盒、排架十步。
第一步：收集文件收集，即每年年初由档案员将上年度处理完毕的文件材料统一收集到档案室。
收集中应掌握的原则是：“以我为主，突出重点”，即重点收集反映本单位职能活动的文件材料和重大活动事件材料。
这部分文件材料分为对外发文和内部发文。
对外发文一般都有发文字号，这部分发文一定要收集齐全，另外根据省、市档案局的要求，必须实行二套制，也就是带底稿的文件收集一套（按保管期限划分），不带底稿的文件收集一套按字号排列（即二套也叫发文汇集）。
内部发文即未经登记编号的文件材料，主要包括：①本单位领导和有关部门负责人参加上级机关召开的会议带回的文件材料，尤其是本单位领导在会议上的讲话、发言及会议上印发本单位的典型材料；②上级机关批转、转发本单位的文件，以及本单位代上级机关拟稿并被采用的文件定稿和印本；③国家、省、市和上级机关领导视察、检查本单位或本系统工作时的指示、讲话、题词和声像等材料，以及本单位及其领导检查下级单位的工作、调查研究时形成的文字材料；④本单位召开的党代会、职代会、团代会、党组（党委、总支、支部）会、行政领导（如局长）办公会、工作会议、专业会议等各种会议形成的会议记录、纪要、简报、领导讲话等文件材料还有领导班子民主生活会报告；⑤本单位目标管理、文明建设、廉政建设、纪检监察、综合治理、计划生育等工作以及突发事件、重大活动中形成的文件材料；⑥本单位干部、职工定级、晋级、任免、调动、奖惩、考核、录聘、离退、职称评定等劳动人事方面的审批材料及本单位各级党组织在工作活动中形成的文件材料；⑦本单位领导干部个人重大事项情况报告、个人收入申报情况报告及领导班子及其成员的述职述廉报告；⑧本单位制定的规章制度、管理办法、规定、工作条例、岗位职责等材料，以及各种基础数字统计报表和分析材料；⑨本单位财产、档案交接凭证，以及本单位与外单位签订的各种合同、协议书等及政府部门在采购过程中所形成的与本单位有关的报告、标书、合同等；⑩本单位编印的简报、出版物（包括机构沿革、大事记、年鉴、组织史、志书等）定稿、样本，以及新闻媒体（包括报社、电台、电视台、杂志社等）报道、转载本单位工作活动的文章、图片、采播通知单等。
归档文件整理的方法步骤
归档文件整理的方法步骤归档文件整理的方法步骤可以简要地归纳为“十步走”，具体如下：第一步：收集应归档文件收集应归档文件，是档案工作的起点，其基本的要求就是“齐全完整”。
一般在每年第一季度完成上年度文件材料的收集归档任务，归档范围以是否反映本单位工作活动、具有查考利用价值为依据确定，具体如下：(一)应归档的上级机关的文件材料，（上级来文）主要有5个方面：1、上级组织召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料；2、上级组织颁发的属于本公司主管业务并要贯彻执行的法规性文件；3、上级领导检查视察本公司工作时的重要指示、讲话和题词；4、代上级组织草拟并被采用的文件最后草稿和印本；5、上级组织转发本公司的文件。
（二）应归档的本公司的文件材料，主要有23个方面：1、本公司党组（党委）、行政领导会议文件材料；2、本公司召开的工作会议、专题会议文件材料；3、本公司颁发的各种正式文件的签发稿、正式印件，重要文件的修改稿；4、本公司的请示与上级组织的批复、子公司的请示与本公司的批复；5、本公司及其内部职能部门形成的工作计划、总结、报告；6、反映本公司业务活动和科技管理的文件材料；7、本公司检查子公司工作和调查研究形成的重要文件材料；8、本公司总的统计报表和统计分析材料；9、本公司形成的纪律检查、行政监察和审计方面的文件材料；10、本公司党委、团委、工会、妇女和内部组织机构在工作活动中形成的重要文件材料；11、内容重要的群众信访材料和本公司处理信访事项的记录、摘要单、调查处理报告、领导批示、统计分析材料；12、本公司领导人在公务活动中形成的重要信件、电报、电话记录及从其他单位带回的与本公司有关的未经收发登记的文件材料；13、反映记载本公司房地产权益和有关纠纷处理的文件材料；14、本公司成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织简章、人员编制方面的文件材料；15、本公司制定的工作条例、章程、规章制度等文件材料；16、本公司及子公司的历史沿革、大事记、年鉴和反映本公司及子公司重要活动事件的剪报；17、本公司干部任免（包括上报和下批及备案）、调配、培训、专业技术职务评聘、党员团员干部职工名册和报表、干部职工录用、转正、定级、调资、辞职、退职、开除、退休、离休、复员、转业、评残、抚恤、死亡、奖惩及治安保卫的文件材料；18、本公司及子公司办理的干部职工转移工资、行政、党员、团员、工会组织关系的介绍信及存根；19、本公司财产、物资、档案等的交接凭证和清册；20、本公司编印的情况反映、简报等刊物定稿和正式印本及编辑出版物的定稿和样本；21、本公司与其他单位或个人签订的各种合同、协议；22、本公司与外国签订的条约、协定、合同、议定书、换文（正本、副本）和外事活动形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、记录、往来文件；23、各种普查工作形成的文件材料。
归档文件整理步骤与方法
归档文件整理步骤与方法随着科技的快速发展，电子文件的使用越来越广泛，但纸质文件的管理仍然是许多组织和个人必须面对的问题。
为了有效地管理和保护文件，归档文件整理是必不可少的工作。
下面将介绍归档文件整理的步骤与方法。
一、归档文件整理的步骤1. 策划与准备在进行归档文件整理之前，需要进行策划与准备工作。
确定整理的范围、目标和时间计划，并准备必要的工具和材料，如文件夹、标签、扫描仪等。
2. 分类与归纳将待整理的文件进行分类和归纳，按照一定的规则将文件分组，如按照文件类型、日期、项目等。
这样可以方便后续的整理和检索工作。
3. 清理与筛选对于已经分类的文件，需要进行清理与筛选。
删除无用的文件或重复的文件，保留有价值的文件，并进行标记和整理。
4. 整理与标记根据分类和归纳的结果，将文件进行整理和标记。
可以使用文件夹、文件柜等工具进行整理，使用标签或目录进行标记，方便后续的存储和检索。
5. 数字化与备份对于需要长期保留的文件，可以进行数字化处理和备份。
使用扫描仪将纸质文件转换为电子文件，存储在计算机或云端，以防止文件的丢失和损坏。
6. 存储与保护将整理好的文件进行存储和保护。
选择合适的存储介质和存储方式，如硬盘、光盘、云存储等。
同时，采取必要的安全措施，如设置密码、加密等，确保文件的安全性和隐私性。
7. 建立索引与检索为了方便文件的检索和使用，可以建立文件的索引和目录。
将文件按照一定的规则进行编号和分类，并记录在索引表或目录中，以便快速查找和定位文件。
8. 定期维护与更新归档文件整理不是一次性的工作，需要进行定期的维护和更新。
定期检查和整理文件，删除过期和无用的文件，同时更新索引和目录，保持文件的整洁和有序。
二、归档文件整理的方法1. 制定规则与标准在进行归档文件整理之前，制定一套规则和标准是非常重要的。
确定文件的分类和归纳规则，制定文件命名和编号的规范，统一文件的格式和布局等，可以提高整理效率和减少错误。
2. 利用技术工具在归档文件整理过程中，可以利用一些技术工具来提高效率。
西北农林科技大学研究生学位档案整理规范
西北农林科技大学研究生学位档案整理规范一、初步整理1．将准备归档的研究生学位材料按博士研究生、硕士研究生两类分开。
2．硕士研究生学位档案材料按培养研究生的不同类型分开按全日制专业学位硕士、在职攻读硕士学位、学术型硕士等三种研究生类别，将学位材料分别集中。
3．将每位研究生的学位材料集中放置于一个文件袋内或用大夹子夹在一起。
二、下载学位档案目录从档案馆网站（）下载《博士研究生学位档案目录》（附件1）、《全日制专业学位硕士研究生学位档案目录》（附件2）、《在职攻读硕士学位研究生学位档案目录》（附件3）、《学术型硕士研究生学位档案目录》（附件4）、《卷内备考表》（附件5）、《研究生学位档案封面》（附件6）。
需根据研究生的不同类型选用相应的学位档案目录。
三、案卷整理案卷是指档案的整理单位。
研究生学位材料要求以案卷为单位整理归档。
所有应归档材料按照研究生培养环节的先后时间顺序依次排列，即按照招生、培养、学位论文答辩、毕业与学位授予、其它等5个环节的先后顺序集中排列。
每位研究生的学位材料实行一人两册集中整理。
论文一般成本成册，附于案卷最后，并单独存放。
案卷整理步骤：（一）检查卷内文件是否符合归档要求归档材料整理的质量要求是：一是文件材料要齐全完整；二是装订前必须对不符合质量要求的归档文件材料进行必要的修整。
文件修补要最大限度地保护原貌为原则。
三是使用的书写材料、纸张、装订材料必须符合档案保护要求。
1．对照下载的学位档案目录，检查该份学位材料是否缺失某项材料（学位论文项除外）。
如果缺失，及时补充，无法补充时，请在学位档案目录中的备注栏内说明原因。
2．学位档案材料的相应位置必须粘贴照片，不能有空缺。
照片是研究生本人各种表格材料中的重要组成部分，应该齐全完整。
照片在粘贴过程中有的使用双面胶或者固体胶，档案保存时间长，会自然脱落。
因此要求用高粘度合成胶水粘贴严实、平整牢固。
3．学位档案材料中有关栏目必须有相应签字及单位盖章。
归档文件整理步骤与方法
归档文件整理步骤与方法在如今信息爆炸的时代，我们每天都会面对大量的文件和数据，如何有效地整理和管理这些文件变得尤为重要。
归档文件整理是一种常见的管理方法，它可以帮助我们将文件按照一定的规则和顺序整理起来，以便于查找和使用。
下面将介绍归档文件整理的步骤与方法。
一、确定归档文件的范围和目标在进行归档文件整理之前，首先需要确定归档的范围和目标。
归档的范围可以是某个特定的项目、某个时间段的文件或者某个部门的文件等。
而归档的目标可以是减少文件的数量、提高文件的可访问性、节省存储空间等。
明确了归档文件的范围和目标，才能有针对性地进行整理。
二、制定文件整理的规则和标准在进行归档文件整理之前，需要事先制定一些整理的规则和标准。
这些规则和标准可以包括文件的分类方式、文件的命名规则、文件的存储位置等。
例如，可以按照文件的类型将其分为文档、图片、音频、视频等，然后再根据具体的内容进行进一步的分类。
文件的命名规则可以采用有意义的名称，方便查找和识别。
文件的存储位置可以按照年份、月份、项目等进行划分，以便于管理和检索。
三、整理文件并进行标记在进行归档文件整理时，首先需要对文件进行整理和分类。
可以根据文件的类型和内容，将其放入相应的文件夹或者标签中。
在整理文件的过程中，可以使用不同的颜色或者标签来标记文件的重要程度或者紧急程度，以便于后续的管理和使用。
四、建立文件索引和目录为了方便文件的查找和使用，建立文件索引和目录是必不可少的。
可以根据文件的分类和命名规则，建立相应的索引和目录。
索引可以按照字母顺序进行排列，目录可以按照层级关系进行划分。
在建立文件索引和目录时，可以使用电子表格或者文本编辑软件，将文件的名称、路径等信息记录下来，以便于查找和管理。
五、定期维护和更新文件归档文件整理并不是一次性的工作，而是需要定期进行维护和更新的。
定期检查文件的整理和分类是否符合规则和标准，及时进行调整和更新。
同时，及时删除一些不再需要的文件，以节省存储空间。
西北农林科技大学南大之星档案管理系统操作手册
西北农林科技大学“南大之星”档案管理系统操作手册1.系统登陆由于南大之星档案管理系统是B/S架构的系统，客户端只要通过浏览器就可以登录档案系统。
在浏览器的地址输入框中输入档案系统的IP地址 http://219.245.196.87，或进入档案馆网站主页，点击图标进入。
在浏览器的选择上建议使用最新的浏览器IE11.0。
登陆系统的界面如下图。
在此处输入登录的账号密码即可登录档案系统，如果点击登陆之后浏览器没有反应，看是不是有安全软件阻止档案系统登陆的弹出窗口，或者在浏览器设置里添加“兼容性视图设置”。
具体操作方法如（或者左上角有缩微版浏览器标记，点开放大即可。
）允许。
添加兼容性设置 打开顺序：IE 设置—工具-兼容性视图设置—添加—关闭，如下图顺序按照提示在兼容性视图设置中输入档案系统的地址点击添加，关闭页面。
2.录入档案目录及修改进入创建好的部门档案表有两种方式，展开“部门临时档案”点击所要打开的档案表名称或者最后的“打开”按钮进入档案表，点击添加案卷或者添加文件开始录入档案目录。
案卷是根据文件的来源、时间、内容和外形上的异同点和联系组成的，包括案卷封面、卷内文件目录、卷内文件、卷内备考表等几部分。
录信息，在兼职档案员使用过程中一般很少用到添加案卷。
d点击添加文件后会弹出下图所示的添加页面，兼职档案员需要录入的信息都已经用红色框标注出来。
录入完以上信息点击下边的“添加”按钮，系统会有弹出窗口提示录入成功，该页面会自动跳转到你需要录入的第二份文件录入页面，上次所有的录入信息原样保留文件件号会自动加1。
（1）一级目录：由年度组成，例如：2018。
（2）二级目录：按各门类档案代码编号填写。
（3）三级目录：依据需要而定。
（4）全宗号：8。
（5）实体分类号：由年度-一级类目代码二级类目代码或三级类目代码组成2018-XZ11、2018-JX11等，代码要求为大写字母。
（6）保管期限：下拉菜单选择永久、长期、短期。
归档文件整理流程和方法
归档文件整理流程和方法按照国家档案局行业标准《归档文件整理规则》(DA/T 22-2015)的规定,结合工作实际,我将归档文件整理工作总结为收集、组件、分类、排列、编页、编号、编目、装订、装盒、排架十步。
第一步：收集文件收集，即每年年初由档案员将上年度处理完毕的文件材料统一收集到档案室.收集中应掌握的原则是：“以我为主,突出重点"，即重点收集反映本单位职能活动的文件材料和重大活动事件材料.这部分文件材料分为对外发文和内部发文。
对外发文一般都有发文字号，这部分发文一定要收集齐全，另外根据省、市档案局的要求，必须实行二套制，也就是带底稿的文件收集一套（按保管期限划分），不带底稿的文件收集一套按字号排列（即二套也叫发文汇集）.内部发文即未经登记编号的文件材料，主要包括：①本单位领导和有关部门负责人参加上级机关召开的会议带回的文件材料，尤其是本单位领导在会议上的讲话、发言及会议上印发本单位的典型材料；②上级机关批转、转发本单位的文件，以及本单位代上级机关拟稿并被采用的文件定稿和印本；③国家、省、市和上级机关领导视察、检查本单位或本系统工作时的指示、讲话、题词和声像等材料,以及本单位及其领导检查下级单位的工作、调查研究时形成的文字材料;④本单位召开的党代会、职代会、团代会、党组(党委、总支、支部）会、行政领导（如局长）办公会、工作会议、专业会议等各种会议形成的会议记录、纪要、简报、领导讲话等文件材料还有领导班子民主生活会报告;⑤本单位目标管理、文明建设、廉政建设、纪检监察、综合治理、计划生育等工作以及突发事件、重大活动中形成的文件材料；⑥本单位干部、职工定级、晋级、任免、调动、奖惩、考核、录聘、离退、职称评定等劳动人事方面的审批材料及本单位各级党组织在工作活动中形成的文件材料;⑦本单位领导干部个人重大事项情况报告、个人收入申报情况报告及领导班子及其成员的述职述廉报告；⑧本单位制定的规章制度、管理办法、规定、工作条例、岗位职责等材料,以及各种基础数字统计报表和分析材料；⑨本单位财产、档案交接凭证，以及本单位与外单位签订的各种合同、协议书等及政府部门在采购过程中所形成的与本单位有关的报告、标书、合同等；⑩本单位编印的简报、出版物（包括机构沿革、大事记、年鉴、组织史、志书等)定稿、样本,以及新闻媒体（包括报社、电台、电视台、杂志社等)报道、转载本单位工作活动的文章、图片、采播通知单等。
归档文件整理流程
归档文件整理流程归档文件整理流程2010-06-06 10：01归档文件整理工作基本步骤：对归档文件进行整理→分类→排列→编号→编目→装盒第一步：归档文件的整理1、归档文件的整理单位以"件"为整理单位，一般为一份文件为一件。
特例：正本与定稿、正文与附件、请示与批复、原件与复制件、转发文与被转发文、来文与复文为一件，报表、名册、图册等一册(本)为一件，实体上装订在一起，编目时只体现为一条条目2、文件修整破损文件进行修裱(修补、托裱)对字迹模糊或易退变的文件进行复制(字迹材料要选用耐久的墨、墨汁，或较耐久的蓝黑墨水、印泥等，不能选用纯蓝墨水、红墨水、圆珠笔油、铅笔等材料)去掉文件上易腐蚀的金属物(材料以铁、铝等化学性质的活泼的金属为主的订书钉、曲别针、大头针等)超大纸张进行折叠(尽量减少折叠次数，折痕尽量位于文件、图表字迹之外，文件页数多时，宜单页折叠)3、文件装订左上角装订，左、上侧对齐；左侧装订，左、下侧对齐装订要求：材质符合档案保护要求：装订用品对归档文件无害，不影响档案的保存寿命。
装订方式能较好地维护文件的原貌装订方法简便易行，尽量降低成本。
装订方式：线装：最利于档案保护的一种装订方式变形材料：金属制品(不锈钢夹、燕尾夹)和塑料制品粘接式：胶水或浆糊粘贴无酸纸封套装订前排序：正本在前、定稿在后正文在前、附件在后原件在前、复制件在后转发文在前、被转发文在后复文在前、来文在后汉文本在前、少数民族文本在后中文本在前，外文本在后文件处理单在前、正本在后第二步：归档文件分类归档文件的分类，是指全宗内归档文件的实体分类，即将归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有机体系的过程。
分类包括：选择分类方法、制定分类方案、文件归类等内容。
1、选择分类方法年度分类法：根据形成和处理文件的年度对归档文件进行分类。
一份文件有多个时间特征，包括成文日期、签发日期、批准日期、会议通过日期、公布日期、收发文日期等，一般以文件签发日期(即落款日期)为准，对于跨年度的计划、规划、总结、统计报表、法规性文件等均以签发日期为准，如：1995年形成的《1996-2000工作计划》，归入1995年，2000年形成的《1999年工作总结》，归入2000年。
兼职档案员工作手册
兼职档案员工作手册档案馆二〇一六年三月目录一、西北农林科技大学档案归档范围与保管期限表1、党委校长办公室 (1)2、纪检委（纪检检察室） (4)3、党委组织部 (6)4、党委宣传部 (8)5、统战部 (9)6、工会 (10)7、团委 (11)8、机关党委 (12)9、党校 (13)10、人事处、人才办 (14)11、审计处 (16)12、保卫处（保卫部、人武部） (17)13、博览园 (18)14、后勤管理处 (19)15、档案馆 (20)16、图书馆 (21)17、离退休工作处 (22)18、场站管理中心 (23)19、政策研究室（高等教育研究所） (24)20、校友会、教育发展基金会 (25)21、国际合作与交流处、国际学院 (26)22、学生工作处（学工部） (28)23、研究生院 (29)24、教务处 (30)25、就业指导中心 (32)26、成人教育学院 (33)27、体育部 (34)28、科学技术发展研究院 (35)29、科技推广处 (38)30、计划财务处 (39)31、资产经营公司 (41)32、出版社 (43)33、基建规划处 (44)34、国有资产管理处 (49)35、各学院（系） (51)二、西北农林科技大学归档部门档案代码编号 (53)三、西北农林科技大学档案工作归档要求 (54)四、西北农林科技大学归档文件整理规则 (56)五、西北农林科技大学“南大之星”档案管理系统操作指南 (60)六、西北农林科技大学档案工作岗位责任制 (72)西北农林科技大学档案归档范围与保管期限表归档部门：党委校长办公室西北农林科技大学档案归档范围与保管期限表归档部门：纪委、监察西北农林科技大学档案归档范围与保管期限表归档部门：党委组织部西北农林科技大学档案归档范围与保管期限表归档部门：党委宣传部西北农林科技大学档案归档范围与保管期限表归档部门：党委统战部西北农林科技大学档案归档范围与保管期限表归档部门：工会西北农林科技大学档案归档范围与保管期限表归档部门：团委西北农林科技大学档案归档范围与保管期限表归档部门：机关党委西北农林科技大学档案归档范围与保管期限表归档部门：党校西北农林科技大学档案归档范围与保管期限表归档部门：人事处、人才办西北农林科技大学档案归档范围与保管期限表归档部门：审计处西北农林科技大学档案归档范围与保管期限表归档部门：保卫处（保卫部、人武部）西北农林科技大学档案归档范围与保管期限表归档部门：农博园西北农林科技大学档案归档范围与保管期限表归档部门：后勤管理处西北农林科技大学档案归档范围与保管期限表归档部门：档案馆西北农林科技大学档案归档范围与保管期限表归档部门：图书馆西北农林科技大学档案归档范围与保管期限表归档部门：离退休工作处西北农林科技大学档案归档范围与保管期限表归档部门：场站管理中心西北农林科技大学档案归档范围与保管期限表归档部门：高等教育研究所（政研室）西北农林科技大学档案归档范围与保管期限表归档部门：校友会西北农林科技大学档案归档范围与保管期限表归档部门：国际合作与交流处、国际学院西北农林科技大学档案归档范围与保管期限表归档部门：学生处（学工部）西北农林科技大学档案归档范围与保管期限表归档部门：研究生院西北农林科技大学档案归档范围与保管期限表归档部门：教务处西北农林科技大学档案归档范围与保管期限表归档部门：就业指导中心西北农林科技大学档案归档范围与保管期限表归档部门：成人教育学院西北农林科技大学档案归档范围与保管期限表归档部门：体育部西北农林科技大学档案归档范围与保管期限表归档部门：科研院西北农林科技大学档案归档范围与保管期限表归档部门：科技推广处西北农林科技大学档案归档范围与保管期限表归档部门：计划财务处西北农林科技大学档案归档范围与保管期限表归档部门：资产经营公司西北农林科技大学档案归档范围与保管期限表归档部门：出版社西北农林科技大学档案归档范围与保管期限表归档部门：基建处。
兼职档案员工作手册
兼职档案员工作手册档案馆二〇一七年三月目录一、西北农林科技大学档案归档范围与保管期限表1、党委校长办公室 (5)2、纪检委（纪检检察室） (8)3、党委组织部 (10)4、党委宣传部 (12)5、统战部 (13)6、工会 (14)7、团委 (15)8、机关党委 (16)9、党校 (17)10、人事处、人才办 (18)11、审计处 (20)12、保卫处（保卫部、人武部） (21)13、农博园 (22)14、后勤管理处 (23)15、档案馆 (24)16、图书馆 (25)17、离退休工作处 (26)18、场站管理中心 (27)19、政研室（高等教育研究所） (28)20、校友会、教育发展基金会 (29)21、国际合作与交流处、国际学院 (30)22、学生工作处（学工部） (32)23、研究生院 (33)24、教务处 (34)25、就业指导中心 (36)26、成人教育学院 (37)27、体育部 (38)28、科学技术发展研究院 (39)29、科技推广处 (42)30、计划财务处 (43)31、资产经营公司 (45)32、出版社 (47)33、基建规划处 (48)34、国有资产管理处 (52)35、各学院（系） (54)二、西北农林科技大学档案归档部门档案代码编号 (56)三、西北农林科技大学文件材料立卷方法和质量要求 (57)四、西北农林科技大学归档文件整理规则 (59)五、西北农林科技大学“南大之星”档案管理系统操作手册 (62)六、西北农林科技大学研究生学位档案整理规范 (75)七、西北农林科技大学本科生学籍档案管理规范 (87)八、西北农林科技大学档案移交归档制度 (92)九、西北农林科技大学档案馆综合档案利用办法 (103)西北农林科技大学档案归档范围与保管期限表归档部门：党委校长办公室西北农林科技大学档案归档范围与保管期限表归档部门：纪委、监察西北农林科技大学档案归档范围与保管期限表归档部门：党委组织部归档部门：党委宣传部归档部门：党委统战部归档部门：工会归档部门：团委归档部门：机关党委归档部门：党校归档部门：人事处、人才办注：XZ12-11 人事处 XZ12-12 人才办西北农林科技大学档案归档范围与保管期限表归档部门：审计处归档部门：保卫处（保卫部、人武部）归档部门：农博园归档部门：后勤管理处归档部门：档案馆归档部门：图书馆归档部门：离退休工作处归档部门：场站管理中心归档部门：高等教育研究所（政研室）归档部门：校友会、教育发展基金会归档部门：国际合作与交流处、国际学院归档部门：学生工作处（学工部）归档部门：研究生院归档部门：教务处归档部门：就业指导中心归档部门：成人教育学院归档部门：体育部归档部门：科学技术发展研究院归档部门：科技推广处归档部门：计划财务处西北农林科技大学档案归档范围与保管期限表归档部门：资产经营公司西北农林科技大学档案归档范围与保管期限表归档部门：出版社注：CB12 校报《西北农林科技大学校报》由宣传部归档。
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西北农林科技大学各部门归档文件整理指南
第一章概念
第一条归档文件是指校内各单位在其职能活动中形成的、办理完毕、有保存价值的，应作为文书档案保存的各种文件材料，包括纸质和电子文件材料。
一般包括本单位发文、收文、报表、名册、图表、介绍信存根、会议记录、会议纪要、领导讲话、工作简报、工作报告、计划和总结等。
第二条“件”是归档文件的整理单位。
第二章整理的一般要求
第三条组件
1.一般以一份文件为一件；
2.文件的正文（附件）、发文稿纸、定稿合为一件；
3.原件与复印件合为一件；
4.转发文与被转发文合为一件；
5.正本与翻译本为一件；
6.中文本与外文本为一件；
7.报表、名册、图册、介绍信存根等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）；
8.简报、周报等材料一期为一件；
9.会议纪要、会议记录一般一次会议为一件。
会议记录一年一本的，一本为一件；
10．来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可合为一件；
11.文件处理单与相关文件合为一件；
12.报告、总结、计划、会议材料、重要活动材料等，按其事由一事一件或多件。
第四条件内文件排序
1.发文：正本在前，发文稿纸和定稿在后。
如果只有一份附件，应附在正本后；
2.转发文在前，被转发文在后；
3.原件在前，复制件在后；
4.中文本在前，外文本在后；
5.来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后；
6.收文：文件处理单在前，收文在后。
第五条编写页码
1.每一件文件分别用铅笔编写页码，正面编在右下角，背面有文字图表的编在左下角；
2.如果一件文件的页数超过200页（A4单面），超过100页（A3单面），将此件分成两件或多件，每件单独编页。
第六条件与件之间的排序方法
1．一般按照文件成文日期先后顺序排列（成文日期一般为文件落款日期）。
同一日期的归档文件按照文件发文字号大小依次排列。
有年无月可归入年末，有月无日文件可归入月末。
2．会议文件、统计报表等成套性文件材料应按照重要程度集中排列。
第七条其他注意事项
1.缺张少页或附件等不齐全应设法补齐，有破损应予修整；
2.字迹模糊或易褪变应恢复或复制，重要的传真件必须复制；
3.装订边太窄应适当加宽，纸张大于A4标准按A4标准进行折叠或裁切，纸张小于16开标准按A4标准进行背贴；
4.整理时注意剔除多余重份文件和不必要的复制件；
5.归档文件材料的装订。
在保证文件材料完整、安全的情况下装订。
采用不锈钢针装订，在距左侧边沿1.2厘米、距上下边沿7厘米处装订；
6.原装订成册的刊物、书籍、会议记录、介绍信存根、报表、名册等，可以保持原貌，不再拆开重新装订；
7.附件是成册或超厚（超过200页），可独立成件。
第三章进入档案管理系统录入目录
第八条录入注意事项
1.同一年度、同一类别录入一个档案表；
2.责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者，可使用规范简称；
3.文号：填写文件的发文字号，包括代字、年度和文件发出的顺序编号，不能省略，没有文号的，不用标识；
4.题名：照录文件标题，不得省略或变更。
无标题、标题不规范、或标题不能反映文件主要内容，应全部或部分自拟标题，自拟内容需加方括号“[ ]”；
5.日期：填写文件的形成时间，一般以落款为准，以8位阿拉伯数字标注年、月、日，如2001年5月2日，2001年11月8日，分别标注为和；
6.页数：填写每份文件的总页数，总页数以每份文件的最后一个页号为准；
7.备注：注释文件需说明的情况；
8.录入时，须将文件的电子版全文上传。
第九条录入流程。
参见《西北农林科技大学南大之星档案管理系统应用指南》。
第四章归档
第十条打印移交目录。
目录空白处单位主管领导、归档整理人签字，并加盖单位公章；
第十一条将归档文件材料按照移交目录先后顺序放置；
第十二条在档案馆主页-下载中心下载“备考表”。
归档材料有需说明的，可加以说明。
如无说明，只需在“归档整理人”处签名，并填写归档日期。
第十三条与档案馆联系移交档案。
经管理人员检查验收合格后，双方履行签字手续，办理正式移交。
第十四条凡不符合档案整理规范要求的，档案馆有权拒绝接收。
限期改正后归档。
联系电话：
联系人：康云霞孟飞马国胜杨恒
档案馆
2019年3月5日。