档案员培训归档文件整理细则
《归档文件整理规则》讲稿
《归档文件整理规则》讲稿虽然大家此次培训是学习重点建设项目档案管理的有关知识，但我们在实际工作中也经常要涉及文书档案的整理，因此考虑整体上的内容协调，我们今天下午就一起来学习国家档案局近年颁布的《归档文件整理规则》。
2000年12月6日，国家档案局发布了中华人民共和国行业标准《归档文件整理规则》（以下简称《规则》），并从2001年1月1日起在全国推荐施行。
《规则》是在借鉴传统立卷方法合理因素的基础上，以“简化整理，深化检索”为宗旨，对原有的档案整理方法—“立卷”进行了改革，推行文件级管理，大幅度简化了整理中的手工操作。
大家都知道，传统的“立卷”方法繁琐、复杂，主观随意性较大，很难把握案卷质量，使得立卷归档工作成为档案工作人员一项沉重的工作负担。
因此，《规则》颁布实施以来深受广大档案工作人员的欢迎。
我省于2001年起开始开展《规则》试点工作，在试点工作的基础上于2002年9月2日颁布了《贵州省〈归档文件整理规则〉实施细则》（以下简称《实施细则》），全面开始推广《规则》。
下面我们将一起从十个方面来学习《规则》及《实施细则》，希望能对各位的工作有所帮助和提高。
一、适用范围《规则》适用范围限定为“我国各级机关、团体和其他社会组织”。
企事业单位作为“其他社会组织”的一部分，其文书档案整理工作同样可参照标准执行。
《细则》中明确规定适用于贵州省各级机关、团体、企业、事业单位和其他社会组织。
国家档案局2003年2月《关于企业执行〈科学技术档案案卷构成一般要求〉和〈归档文件整理规则〉的意见》中明确指出档案管理现代化水平较高，实现计算机检索和档案信息网上查询的企业，可参照执行《规则》，否则暂缓执行标准。
对于机关、团体和其他社会组织执行《规则》，国家虽然没有在这方面做出具体的规定，但我们省局在推行《规则》时，也在此方面做出了具体的要求。
因为如果没有计算机检索的辅助，就贸然地采用《规则》整理文书档案，将会降低档案的查全率、查准率及检索速度，特别是随着时间的增加，档案会越来越多，这种负面影响就会更加突出。
培训档案管理制度
培训档案管理制度培训档案管理制度1每个学校或单位对于档案的管理都有着自己的一套实行办法,以下是辽宁省档案人员的培训档案管理办法,仅供参考。
第一章总则第一条为了使档案人员的教育培训工作规范化、制度化,保证教育培训的质量,提高档案人员的素质,推进我省档案事业的发展,根据《中华人民共和国档案法》第二章第九条和《辽宁省档案条例》第二章第十一条的规定,结合我省档案教育培训工作实际,制定本办法。
第二条本办法适用于我省行政区域内的国家机关、社会团体、企事业单位、其他组织及个人。
法律、行政另有规定的除外。
第三条本办法所称档案人员教育培训,指的是由市(地级市)以上档案行政管理部门或由省直各业务主管部门经与省档案行政管理部门协商进行的、档案人员参加的各种形式的档案专业知识的教学组织与管理工作。
第四条本办法所称档案专业兼职教师,是指在省内各级档案局(馆)及机关、企业、事业档案部门中,在完成本职工作任务的同时,能够胜任档案专业培训教学任务的在职人员。
第五条本办法所称档案专业教育培训证书,是指由市级以上档案行政管理部门颁发的,证明持证人参加了档案专业培训、成绩合格的有效凭证。
第六条国家机关、社会团体、企业、事业单位和其他组织的领导,应支持和保证本单位的档案人员参加培训,以提高专业素质,适应档案工作的要求。
第二章档案人员教育培训的分类及内容第七条档案人员教育培训可以分为岗位资格培训、继续教育培训和专题培训。
岗位资格培训指新从事档案专业工作人员的档案专业基础理论、技能的学习和训练。
根据工作岗位的不同,岗位资格培训可以分为档案工作领导岗位资格培训和档案管理岗位资格培训。
继续教育培训是指已取得档案专业技术职务人员的知识更新补充、拓宽深化和能力提高的培训。
根据专业职务的层次不同,继续教育培训可以分高、中级和初级专业技术职务培训。
专题培训指根据档案业务工作的需要,就某一内容进行的学习、训练等。
第八条从事档案专业工作的人员在调人档案专业岗位前或当年内,应参加市以上档案行政管理部门举办的档案人员岗位培训班的学习;市、县(区)档案部门新到任的领导应参加省级档案教育培训机构举办的领导干部培训班的学习;具有专业技术职务的同志,在任职期间应参加市级以上档案行政管理部门举办的继续教育培训班的学习。
归档文件整理细则
归档文件整理细则一、目的为统一档案归档整理标准，做到文件收集齐全，分类合理，规范编号，同时便于保管和利用，特制订本细则。
二、适用范围适用于中南置地集团各中心（部门）、战区（项目）公司及各专业公司的档案管理工作。
三、术语定义1、归档文件立档单位在其职能活动中形成的应作为实体（电子）档案保存的各种文件材料。
2、件：归档文件的整理单位。
一般以每份文件为一件，原件与附件为一件(如附件数量较多不易装订可各为一件)；报表、名册、图册等一册(本)为一件；来文与复文、请示与批复同一年度的为一件，不同年度的可分开成件(但必须标识存放的关联位置)；没有批复的重要请示可视为一件；营销项目续销类文件一户材料为一件。
3、全宗号为方便档案管理工作，本规则中指的全宗号仅为给立档单位编制的一个代号，不同于城建档案馆针对入库档案所给的全宗号，战区的档案以全宗号进行区分；公司对各级公司设立了统一的全宗代码（详见附件三），不得随意修改。
4、分类号分类号是以字母、数字形式标识档案内容和特征，使之有序排列的一种编码，是档号的重要组成部分。
5、项目代码项目即取得某一地块土地使用权后进行开发建设的一个工程项目（含合作项目），为此项目编制的代码即为项目代码。
6、案卷号同一分类下的文件按形成时间依次装入档案盒中，一盒即为一个案卷（法律诉讼文件应按照相关性进行组卷）；案卷按照有序排列所形成的顺序号，即为案卷号。
7、件号件号即案卷内文件顺序号，反映文件在该卷的位置，第一卷内的文件件号从1 开始编写，之后的文件件号按顺序编写。
8、档号档案编号，简称档号，是以字符形式赋予文件实体的一组代码，通常用于反映文件排列顺序。
本细则中档号主要由全宗号、分类号、卷号、件号等通过特定方式排列组合而成。
1、采用“事件”分类法，即按照档案的具体内容进行分类，根据公司档案产生情况，初步分为七大类：、文书档案、运营档案、营销档案、声像档案、实物档案、人事档案、账务档案，采用英文字母作为类目代码。
人事档案管理制度及细则
第一章总则第一条为了加强和规范人事档案管理工作，确保人事档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，特制定本制度及细则。
第二条本制度及细则适用于本单位所有员工的人事档案管理。
第三条人事档案管理工作应当遵循以下原则：1. 完整性原则：人事档案应当全面、准确地反映员工的个人情况和变动情况。
2. 准确性原则：人事档案内容应当真实、准确，不得伪造、篡改。
3. 安全性原则：人事档案应当采取有效措施，确保档案实体和电子档案的安全。
4. 保密性原则：人事档案涉及员工个人隐私，应当严格保密。
5. 利用性原则：人事档案应当方便查询和利用，提高工作效率。
第二章档案管理组织与职责第四条成立人事档案管理领导小组，负责人事档案管理工作的统筹规划、组织实施和监督检查。
第五条人事档案管理领导小组职责：1. 制定人事档案管理制度及细则；2. 组织实施人事档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作；3. 指导、监督各部门人事档案管理工作；4. 处理人事档案管理中的重大问题。
第六条人事档案管理员职责：1. 负责人事档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作；2. 负责人事档案的检索、查询和借阅工作；3. 负责人事档案的安全保密工作；4. 负责档案管理系统的维护和更新；5. 完成人事档案管理领导小组交办的其他工作。
第三章档案收集与整理第七条人事档案收集范围：1. 员工的身份证、学历证书、资格证书等个人证件；2. 员工的劳动合同、岗位说明书、绩效考核材料等劳动关系材料；3. 员工的职务、职称、工资、福利待遇等变动材料；4. 员工的奖惩、培训、调动等人事变动材料；5. 其他与员工个人相关的重要材料。
第八条人事档案整理要求：1. 按照档案分类和编号规则进行整理；2. 按照时间顺序排列，确保档案的连续性；3. 档案材料应当整齐、规范，便于查阅；4. 档案袋、文件夹等应当清晰标注档案名称、编号、日期等信息。
档案管理办法细则
档案管理办法细则第一章总则第一条为了规范档案管理工作，保障档案的安全、完整和便捷使用，提高机关档案工作效率，根据《中华人民共和国档案法》等有关法律、法规，制定本《档案管理办法细则》。
第二条本细则适用于各级机关的档案管理工作。
第三条档案管理应当坚持依法管理、分类管理、综合管理、科学管理的原则。
第二章档案的分类和归档第四条档案按照机关性质、功能、时效等因素，进行分类存放。
第五条档案分为以下几类：机关文件、会议纪要、办公通知、工作报告、调研报告、规章制度、重要决策文件等。
第六条档案应当按照规定的格式整理、装订，并标明档案编号和归档日期。
第七条归档后的档案应当密封妥善保存，防止丢失、损坏和篡改。
第三章档案的管理权限第八条机关应当设立档案管理部门，负责档案的管理和维护工作。
第九条档案管理部门应当具备相应的人员和设备，并定期进行档案管理培训，提高工作效率和质量。
第十条档案管理部门应当制定和实施档案管理制度，明确各个环节的责任和权限。
第四章档案的借阅和利用第十一条机关工作人员有查阅和利用档案的权利，但需按照相应程序申请和办理手续。
第十二条档案的借阅和利用应当遵循保密原则，不得泄露涉密信息。
第十三条机关工作人员申请借阅档案，应当填写借阅申请表，并经过主管部门审核批准。
第十四条档案借阅期限一般不超过30天，逾期需重新申请。
第五章档案的移交和销毁第十五条档案移交需提前进行准备工作，包括整理、清点、编制移交清单等。
第十六条档案移交时应当制作移交登记表，并由双方共同签字确认。
第十七条档案移交时应当填写移交清单，详细列明移交文件的名称、数量和日期。
第十八条档案移交后，移交方应当从系统中删除相应记录并备案。
第十九条档案销毁需经过合法程序，包括审核、审批、公告等环节。
第六章档案安全管理第二十条档案管理部门应当加强档案安全意识的培养和宣传，组织开展安全保密活动。
第二十一条档案室应当配备安全设施，包括摄像监控系统、门禁系统等，确保档案的安全。
档案员培训
目 录
01
02
03
04
培 训 目 的
文 件 登 记 、 文 件 积 累
重 点 要 求
招 标 文 件 收 集 要 求
01
培训目的
1、为有效统计和分析集团及所属公司各种文件材料的流转状态，确定 文件处理程序、归档管理工作节点和归档职责提供良好的数据基础。
2、为培养集团员工形成良好的文件管理习惯，确保文件材料的齐全、 完整，避免重要文件材料的遗失，奠定文件材料归档工作的基础制定本 细则。
招标文件收集
1.项目前期的调研、商洽、会议纪要、资金预算文件等； 2.招标阶段文件：招标审批文件、招标公告/投标邀请函、招标文件（投标人须知、 评标办法、合同条款与格式、工程量清单、图纸、技术要求、投标文件格式）等；
3.投标阶段文件：投标文件（商务标、技术标）、投标函、法定代表人授权书、投 标一览表、投标报价、施工组织设计、投标保证金缴纳证明、资质文件、投标单位 入围审批表等；
否
自行保存或异动时 移交
结束
收文登记
（一）序号： 部门在年度内收到文件的流水号，以自然数递增，当转为下一年度时，重 新计数。 （二）文号：文件形成时的编号,如合同编号、公文字号、单据编号、图纸编号。 （三）来文单位：收到文件的发送公司（部门）的完整名称。 （四）文件题名：文件的标题，如关于某某事项的通知，不用录书名号。标题内容不完整的要进行补写，补写的内容写在[]方括号内。电子文件 要带后缀名，如关于某某事项的通知.doc 。
名称： 年度： 姓名： 编号： 密级：
某某旗滨公司 文件积累□袋□盒
XXXX部门
示例
感谢观看
文件积累、文件登记
文件材料积累：是指各工作岗位任职人员针对自身岗位形成和处理的各类文 件材料所开展的规范化留存，此项工作既是各岗位日常工作的内容，也是保 证文件材料高质量归档的基础。 文件登记：是指处理事务时对收发的文件所进行的记录活动，此项工作既是 各部门、员工日常工作内容，也是文件、档案数据统计分析工作的基础。
档案管理人员培训PPT归档文件整理
在实际操作中就注 意：
组件时注意批复在前， 请示在后；正文在前， 附件在后；正本在前， 定稿在后；重要规范 性文件的历次修改稿 依次排列在定稿之后； 非诉讼案件材料的结 论、决定、判决性文 件材料在前，依据性 材料在后。这里所说 的“为一件”就是实 体装订在一起，编目 时也应视为一条条目， 但不允许将同一事由 的若干文件作为其中 一份主要文件的附件 装订在一起，这样容 易引起检索混乱，难 以查找。
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四、归档文件整理方法
目前，我国推行的归档文件整理方法有两 种。即改革后的文件级整理方法和传统的案卷 级整理方法。
文件级整理方法，就是将归档文件以“件” 为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、 装盒，使之有序化的过程。
件的定义：件是指归档文件的整理单位。
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归档文件整理方法
分类
装订 排列编号来自装盒22二、区分归档范围
实际操作中应注意：
●判断所收集的文件材料是否归档。 1、对照《机关文件材料归档和不归档的范围》，
将所收集的文件材料分为归档和不归档两部分。 属归档范围的文件材料转入下一流程；不属归 档范围的剔除。 2、注意：
应归档的：主要是本单位形成的文件材 料，反映本单位主要工作职能活动的， 有查考、保存价值的文件材料。
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二、区分归档范围
一方面《规则》强调“本机关”的主体性，有效地从整体上防止文凭材料过于重复 ；另一方面仍然将“主要职能活动和基本历史面貌”作为判断归档范围的基本标准 。
（一）归档文件材料的范围 凡是反映本机关工作活动、具有查考利用价值的文件
材料均属归档范围。 1、反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对
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如何突出机关文件材料归档范围的特色
在实际工作中，坚持“以我为主”的鉴定原则，来划分归档范围和确定保管期 限，均以文件是否反映本单位的历史面貌和主要职能活动为首要标准。这样做 ，不仅能突出立档单位档案内容特色，保持立档单位档案的有机联系，而且可 以显著减少全宗之间的重复、馆际之间的重复。
档案员培训—归档文件整理细则
档案员培训—归档文件整理细则随着数字化时代的到来，大量的文件和资料被数字化保存，但对于一些历史资料，尤其是政府机关的各类文件，纸质档案还是必不可少的。
虽然目前许多机关单位的档案管理工作都开展数字化管理，但是文书档案的纸质保存仍然需要档案管理员的细心呵护。
一份整洁、规范的档案可举证明，是一家单位公信力的表征。
本文将就档案员的培训和归档文件的整理细则进行探讨和介绍。
以政府机关为例，档案员因岗位职责而必须掌握文件整理、装订、存储等工作，协助政府机关完成各项工作。
如果档案员不能正确的处理档案，处理不当，就会带来不良的后果。
正是因此，归档文件变得至关重要。
在这方面，档案员需要具备几点必要素质，以保证归档文件整洁、规范、易于管理。
在档案归档的过程中，有些文件的归档等级非常重要，因此需要放到防火防盗的柜子中保管。
一些重要文件，档案员要记录下借阅单位的名称、证件号码等基本信息。
通过这样的方式，保障了政府机关信息安全，同时也便于快速查找查询特定文件。
为防止不必要的纠纷，档案员应该按照文件属性添加标记，以示警示。
例如，如果传达文件的送达方式是通过快递邮寄的方式，档案员应该加贴“交接无误”、“邮递收件人”等标签，方便日后查询和查找。
归档文件最为重要的任务之一是保管，对于重要文件，必须防盗、防火、防潮、防虫。
在存储上，档案员需要根据文件类型，文件保管要求，以及存储空间的大小等综合因素，选择存储方式。
例如，对于文件容量较小的excel标签和word文档，深度保管的方式一般选择网盘、U盘、光盘等电子介质。
对于容量比较大的照片、录像、声音等文件，档案员需要选择物理介质，如硬盘、DVD等，对这些文件进行专门的分类归档，以保证存储安全。
档案文件归档之后的查询是巩固文件管理体系的重要环节。
档案员需要确保文件的完整性和正确性，对于查询提交的信息，档案员须认真核对，提供准确的结果。
为了让文件管理体系更好地适应工作发展的需求，档案员还需要不断优化归档规程；定期检查和更新规章制度，以及检查整个归档过程中的过程性和实质性问题。
档案员培训归档文件整理细则
档案员培训归档文件整理细则一、培训背景在现代企业管理中，档案管理是一个非常重要的环节，它直接关系到企业信息的整合、传递和保护。
为了提高档案员的专业素质和工作效率，有必要进行档案员培训，特别是文件整理方面的培训，以确保档案文件的高效管理和使用。
二、培训目的•提高档案员整理文件的方法和技巧•规范档案文件的归档方式•保证档案文件的存储和检索效率三、培训内容1. 文件整理方法在进行文件整理时，档案员需要掌握以下方法：- 分类整理：根据文件的性质、用途、时效性等因素进行分类整理。
- 标签标记：使用标签、标记或编号等方式对文件进行标识，便于识别和检索。
- 整理归档：将文件按照一定的顺序和规则进行整理归档，确保档案文件的有序存放。
2. 档案文件归档规范为了使档案文件更易于管理和检索，需要遵循以下归档规范：- 按照主题分类：将文件按照不同的主题或类别进行分类存放，使文件更易于查找。
- 时间顺序归档：按照文件产生的时间顺序进行归档，确保文件的时效性和完整性。
- 统一命名规范：对文件名称进行规范化命名，避免混淆和重复。
3. 存储和检索方法档案员在文件整理过程中需要注意以下存储和检索方法： - 合理存放：根据文件的特点和需求选择合适的存储方式和设备，确保文件的安全和完整。
- 制定检索标准：建立档案文件的检索标准和索引，便于快速准确地查找所需文件。
四、培训方法为了提高培训效果，可以采取以下培训方法： - 理论教学：通过讲解档案管理的基本知识和文件整理的方法，使档案员了解档案管理的重要性和方法技巧。
- 实践操作：安排实际的档案文件整理任务，让档案员亲自操作，掌握文件整理的实际技能。
- 案例分析：结合实际案例进行讨论和分析，帮助档案员理解文件整理的难点和解决方法。
五、培训效果评估为了评估培训效果，可以通过以下方式进行评估：- 考试测试：组织培训考试，测试档案员对文件整理的掌握程度。
- 实际操作评估：观察档案员在实际工作中的文件整理过程，评估其操作技能和效率。
行政部档案管理制度细则
一、总则为加强行政部档案管理，确保档案资料的安全、完整、准确和高效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本细则。
二、档案管理范围1. 行政部内部产生的各类文件、资料、报表、合同、凭证等。
2. 行政部与其他部门、外部单位之间往来的文件、资料。
3. 行政部形成的各类会议记录、活动记录、总结报告等。
4. 其他需要归档的资料。
三、档案管理机构及职责1. 行政部设立档案管理员，负责档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。
2. 档案管理员职责：（1）负责档案的收集、整理、归档工作，确保档案资料齐全、完整。
（2）负责档案的保管，确保档案资料安全、防止丢失、损坏。
（3）负责档案的利用，为各部门提供档案查询服务。
（4）负责档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序处理过期档案。
（5）负责档案管理制度的宣传、培训和执行。
四、档案管理流程1. 档案收集：档案管理员对各类文件、资料进行收集，确保收集范围全面、完整。
2. 档案整理：档案管理员对收集到的文件、资料进行分类、编号、归档，确保档案整理规范、有序。
3. 档案归档：档案管理员按照档案类别、时间顺序将整理好的档案归档，确保档案存放有序、便于查找。
4. 档案保管：档案管理员对档案进行妥善保管，定期检查档案存放环境，确保档案安全。
5. 档案利用：档案管理员为各部门提供档案查询服务，确保档案利用高效、便捷。
五、档案保密1. 档案管理员应严格遵守国家档案保密法律法规，对档案内容进行保密。
2. 档案查阅、借阅人员应遵守保密规定，不得泄露档案内容。
六、档案鉴定与销毁1. 档案鉴定：档案管理员定期对档案进行鉴定，根据档案的保存价值、保存期限等因素，确定档案的保存或销毁。
2. 档案销毁：档案销毁应按照规定程序进行，确保档案销毁安全、无遗漏。
七、档案管理培训与考核1. 行政部定期对档案管理员进行档案管理培训，提高档案管理水平。
2. 行政部对档案管理员进行考核，考核内容包括档案收集、整理、归档、保管、利用等方面。
《档案培训方案》
《档案培训方案》根据省委办公厅要求，为了统一规范局属各单位报送文件格式，加强档案管理，认真做好文件收发、公文写作和归档整理工作，拟提出文书档案工作培训方案如下：一、培训对象、范围局属各单位主管文件收发、整理、归档的工作人员和秘书工作人员。
二、培训时间、方式按照在实践中学习的原则，每两月从局属单位根据工作安排情况抽调1-2名从事文秘档案工作的同志，到局办公室跟班学习，抽调的学习人员，参与机文收发、公文写作、材料归档等工作。
三、培训内容（一）公文收发及新版机文格式根据gb/t9704—xx《党政机文格式》国家标准规范文件版式：1、公文收发、办理的日常程序与要求。
2、新版党政机文格式的规定标准。
（二）公文书写基本公文文种的格式要求，报送方式及书写。
（三）文件材料的收集归档根据国家档案局第8号令、9号令、10号令等党和国家新出台的档案规章、标准：1、文件材料收集归档范围、时间与要求。
2、文书档案的整理流程与方法，案卷目录、归档目录的编制方法与要求。
3、档案库房和装具的基本要求及八防措施，档案室的日常保管。
四、培训要求1、各单位要充分认识此次培训的重要性，合理安排工作，确保干部培训。
2、参加培训人员要全心投入，认真踏实，严格要求自己，借此培训提高文书及档案管理工作的业务知识和能力，3、档案整理标准加强文档管理工作，特别是各干休所房屋改造正在进行，涉及到基建档案的收集整理工作。
第二篇：档案培训内容精品文字阅读使人快乐，成长需要时间档案培训内容一、文件归档的鉴定一是鉴定归档文件是否有保存价值，就是用来确定归档文件的整理范围。
二是确定文件归档后保管期限的长短。
文件类范围：1、本公司制定的法规政策性文件材料。
2、本公司召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料。
3、本公司职能活动中形成的重要业务文件材料。
4、本公司关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等。
5、本公司机构演变、人事任免等文件材料。
公司档案整理细则
公司档案整理细则一、档案整理目的和原则1.目的：确保公司档案的有序、安全、高效管理，便于查询和使用。
2.原则：a.有计划性：制定具体的整理计划和时间表，逐步整理各个部门的档案。
b.一致性：统一归类和命名档案，便于管理和检索。
c.完整性：档案内容应完整、准确，涵盖公司运营的各个方面。
d.保密性：保护档案中的重要信息，防止公开披露和泄露。
二、档案整理步骤1.筹备工作：a.确定整理的范围和内容，包括纸质和电子档案。
b.设立档案整理小组，确定负责人和组员，制定协作计划。
c.准备整理所需的工具和设备，如文件夹、文件柜、电脑等。
2.前期准备：a.对公司各个部门进行调研，了解各部门的档案情况，获取档案目录和索引。
b.制定档案整理方案，包括整理的顺序、流程和时间表。
3.档案整理：a.档案分类：将档案按照相关性和主题进行分类，制定适当的分类标准。
b.档案命名：为每个档案分配唯一的标识符，如编号或名称，便于管理和检索。
c.分级管理：对档案进行分类，按重要性和保管期限划分等级，制定相应的管理措施。
d.文件归档：将档案按照分类和命名规则整理归档，确保档案有序、易查找。
e.档案装订：为纸质档案提供合适的装订材料，如文件夹、文件盒等，保护档案安全完整。
4.档案保管：a.档案存放：将整理好的档案放入指定的保管地点，如档案室、档案柜等，确保安全。
b.档案标注：在档案上标注索引信息，如分类、命名、保管期限等，方便管理和查询。
c.档案借阅：建立借阅制度，规范档案的借阅和归还流程，及时更新借阅记录。
5.档案更新：a.定期检查：定期对档案进行检查，确保档案的完整性和准确性，进行必要的修整。
b.档案更新：将新产生的重要文件按照规定的分类和命名规则整理归档。
c.档案销毁：对于过期和不再需要的档案，按照规定的销毁程序进行处理，保护公司信息安全。
三、档案整理的注意事项1.保密措施：对重要或敏感信息的档案要加强管理和控制，确保安全没有泄露风险。
《之二、归档文件整理规则》
甘肃省档案干部培训系列讲座之二〈〈归档文件整理规则》讲座主讲赵海林二OO五年五月第一讲〈〈归档文件整理规则》的出台背景编制原则和我省的实施情况一、《归档文件整理规则》的出台背景〈〈归档文件整理规则》（以下简称〈〈规则》）是中华人民共和国行业标准，代号为DA/T22-2000 。
由国家档案局于2000年12 月6日颁布，并自2001年1月1日起正式实施，这是我国机关档案工作改革的一项重大举措。
《规则》在充分调研国内外归档文件整理方法的基础上，适应档案管理现代化的需要，提出了完全不同于以往“立卷”方法的“文件级”整理方法，它是新形势下实现归档文件整理规范化、档案管理科学化的一项重要标准。
我国以往采用“立卷”作为归档文件整理的方法，以“案卷”作为文书档案的基本保管单位。
这种方法50年代自苏联学习而来，沿用了近半个世纪。
在手工模式下进行档案管理和检索，“立卷”不失为一种好的文件整理方式，为实现手工检索目的，提高手工检索效率提供了便利。
但是，这种方法也有许多不足，比如：方法繁琐复杂，新手学习掌握难度大；立卷中人为因素影响大，案卷质量不好把握评价；等等。
这些问题必然在实际工作中经常地、反复地表现出来，于是理论界和广大实际工作者便不断地提出和尝试立卷改革。
与此同时，档案管理现代化的加速，也向原来的文件整理方法提出了挑战，推动了文件整理方法改革的深化。
计算机技术越来越多地应用于档案管理，其高效、快捷、灵活的检索、编辑功能，为归档文件整理改革提供了技术条件和前进方向。
我们知道，对文件进行整理的目的，就是要方便查阅利用，而计算机强大的随机多途径自由检索编辑功能，可使这一目的轻松实现。
科学技术的进步既为文件整理改革提供了条件，又对原来的整理方法提出了改革的要求。
在这种形势下，简化归档文件整理方法，适应档案管理现代化需要，提高机关档案工作效率，便成了广大档案工作者的共同呼声和机关档案工作改革的迫切需要。
《规则》的出台，是国家档案行政管理定传统做法，也不是照搬国外模式，而是在遵循归档文件整理工作基本规律的基础上，对传统做法和国外经验的综合、扬弃、继承和发展。
《北京市实施归档文件整理规则细则》
北京市档案局关于印发《北京市实施〈归档文件整理规则〉细则》的通知（京档发〔2010〕5号2010年3月25日）各区、县档案局，市属各部、委、办、局、总公司（集团）、高等院校、人民团体档案部门：国家档案局2000年发布《归档文件整理规则》。
我局于2001年制发了《北京市归档文件整理标准（试行）》，近期根据多年工作实践，对原标准进行了修订，现印发给你们，请参照执行。
修订后的《北京市实施〈归档文件整理规则〉细则》保留了原标准的主要内容，在归档文件的分类与排列、档案装具等方面进行了一些细化；适应相关规定，将文书档案保管期限调整为永久、定期，请有关单位在执行中加以注意，如有问题，请及时与我局联系。
北京市实施《归档文件整理规则》细则(2010 年3 月25 日修订）1.范围本细则规定了作为文书档案保存的归档文件整理原则和方法。
本细则适用于机关、团体、企业、事业单位和其他社会组织。
2.定义2.1归档文件各立档单位在职能活动中直接形成的、办理完毕、具有保存价值的纸质文件材料。
2.2件归档文件的基本整理单位。
一般以每份文件的不同稿本合为一件，包括文件正本、定稿、附件、被转发文、复制件、有领导重要批示或有处理结果的公文审批单等相关文件。
来文与复文可为一件。
报表、名册、图册、同种简报与期刊一册（本）为一件。
2.3归档文件整理将归档文件以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
3.整理原则遵循文件形成规律，保持归档文件之间有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
4.质量要求归档文件应齐全完整并按件装订。
归档文件及整理所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
5.整理方法与要求5.1装订：归档文件装订时应使用符合档案保护要求的装订材料。
文件页数较多时可采取线绳装订。
5.2分类：归档文件一般可采用年度、机构、问题、保管期限等特征进行分类，并结合使用。
一个立档单位内的归档文件一般只采用一种分类方法。
辽宁省归档文件整理实施细则(试行)沈阳大学档案馆
辽宁省归档文件整理实施细则(试行)沈阳大学档案馆范本一：一、总则1.1 目的本实施细则旨在规范辽宁省归档文件的整理工作，提高档案管理的效率和质量。
1.2 适用范围本实施细则适用于辽宁省内各单位的归档文件整理工作。
二、职责2.1 辽宁省归档文件整理工作的主管部门是沈阳大学档案馆，负责协调、指导、监督辽宁省内各单位的归档文件整理工作。
2.2 各单位应设立归档文件整理工作组，负责本单位归档文件的整理和归档工作。
三、工作流程3.1 文件收集3.1.1 各单位按照规定的归档文件分类标准进行文件收集，并进行登记。
3.1.2 文件收集工作应定期进行，确保及时收集并准确记录每个文件。
3.2 文件分类3.2.1 收集到的文件按照文件分类标准进行分类，准确标注文件的名称和归档时间。
3.2.2 各单位应编制文件分类目录，对每个分类的文件进行统计和管理。
3.3 文件整理3.3.1 文件整理工作应由专业人员进行，确保整理的准确性和规范性。
3.3.2 文件整理包括文件的整齐摆放、文件夹的整理和文件的编号等内容。
四、文件归档4.1 文件归档前应进行文件质量检查，确保文件的完整性和准确性。
4.2 文件归档时应按照统一的归档标准进行，确保文件的易查性和安全性。
4.3 归档文件的存储位置应有明确的标识，方便文件检索。
附件：1. 归档文件分类标准表2. 文件整理工作流程图法律名词及注释：1. 归档：将文件进行分类整理，并按照统一的标准进行存储的工作。
2. 文件质量检查：对归档文件进行检查，确保文件的完整性和准确性。
3. 归档标准：归档文件的整理、摆放和存储的规范和准则。
--------------------------------------------------------------范本二：一、总则1.1 目的本实施细则旨在规范辽宁省归档文件的整理工作，提高档案管理的效率和质量。
1.2 适用范围本实施细则适用于辽宁省内各单位的归档文件整理工作。
广州市执行《归档文件整理规则》实施细则-
广州市执行《归档文件整理规则》实施细则正文：---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 广州市执行《归档文件整理规则》实施细则（广州市档案局2002年2月27日发布）1、序言1.1为适应档案管理现代化的需要，加强我市各单位文书档案的规范管理，促进我市文书档案整理改革的顺利进行，根据《归档文件整理规则》（DA／T22--2000）和《广东省文件材料归档方法改革方案》，制定本实施细则。
1.2归档文件整理实施的前提是要应用计算机和优秀档案管理软件管理档案。
市直属单位必须使用广东省档案局《关于增加推广优秀档案管理软件的通知》（粤档发【2001】18号）文件推广的软件。
我市首选l996年省档案局发文推广的《DARMS文件档案资料综合管理系统》。
2、范围归档文件整理实施细则的实施范围，包括全市各级机关、企业、事业单位和其他社会组织的文书档案的整理工作。
3、定义3.1归档文件立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、具有保存价值的、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
3.2归档文件整理将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
3.3件归档文件的整理单位。
一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，会议记录、会议纪要、刊物等成套性材料一次（期）为一件，来文与复文（请示与批复、函与复函）视具体情况为一件或两件，即当年有批复的，与请示并为一件；否则，当年请示作一件。
次年有批复的，批复作一件，但要在请示、批复归档文件目录备注栏中分别注明。
档案归档范围及整理规范实施细则
档案归档范围及整理规范实施细则第一条为强化公司档案建设和管理工作，进一步明确档案归档范围及整理规范，特制定本实施细则。
第二条档案归档范围详见《公司管理类档案规档范围及保管期限表》。
第三条档案整理原则（一）归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，分不同价值，便于保管和利用。
（二）归档文件应齐全完整，无缺页和破损；已破损的文件予以修整，字迹模糊或易褪变的文件应予以复制，过大的文件应折叠。
（三）归档文件所用的书写材料、纸张、装订材料应具有耐用性和耐腐蚀性。
（四）归档文件应为原件，因故无原件应保存具有凭证作用的复印件，并写明原件的存处。
（五）归档文件一般一式一份，重要的、利用频繁的和有专门需要的可以适当增加份数。
（六）归档文件应按保管期限要求去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。
（七）归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理协调统一。
第四条档案整理细则（一）组件1.件的构成归档文件一般以每份文件为一件。
- 1 -（1）正文、附件为一件。
（2）来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件。
（3）有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。
（4）会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件。
（5）正文正本与定稿（包括章程、制度等重要文件的历次修改稿）为一件。
（6）报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）。
（7）转发文与被转发文一件。
（8）简报、周报等材料一期为一件。
（9）原件与复印件为一件。
（10）正本与翻译本为一件。
（11）中文本与外文本为一件。
2.件内文件排序（1）正文在前、附件在后。
（2）正本在前，定稿在后。
（3）有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后。
（4）来文与复文作一件时，复文在前，来文在后。
（5）正文在前，发文稿纸和定稿在后。
（6）转发文在前，被转发文在后。
（7）原件在前，复印件在后。
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档案员培训班讲义第一讲：归档文件整理规则一、概述：《归档案文件整理规则》是经全国档案工作标准化技术委员会第八次年会审查通过，正式批准为国家档案局推荐性行业标准。
《归档文件整理规则》规定了以“件”为单位整理归档文件的方法。
因此，实行了几十年的案卷级整理方法，完成了它的历史使命。
归档文件的整理单位由“卷”改为“件”，档案界称为“文书立卷改革”。
下面，我们来了解一下几个基本定义：二、基本定义：1、归档文件：立档单位在其职能活动中形成的，办理完毕的，应当作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
同学们要注意，这个定义是由三个要素组成：（1）本单位职能活动中形成的；（2）已办理完毕的；（3）应当作为文书档案保存的。
同时还要注意：是指纸质文件材料。
2、归档文件整理：将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
3、件：归档文件的整理单位。
一般以一份文件为一件。
但是还要注意几种情况：正本与定稿为一件；正文与附件为一件；原稿与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件；来文与复文可为一件。
这几种情况是由几份文件组成，也是作为一件对待。
三、整理原则：P1111、遵循文件的形成规律。
2、保持文件之间的有机联系。
3、区分不同价值。
4、便于保管利用。
四、质量要求：1、归档文件应齐全完整。
2、破损的文件应予以修整。
3、字迹模糊或易褪变的文件应予以复制。
4、书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
前面的内容我们只要作个大概的了解一下就行了。
下面，我们重点来学习“归档文件的整理方法”。
五、整理方法、步骤：整理方法、步骤我们分10步来讲。
1、分清文件材料的年度（在几个年度的文件材料一次整理的情况下才有的一步。
按照档案法的规定，档案是一年一整理，但是在实际工作当中，）。
2、清除不须归档的文件材料主要有以下四种情况：（1）上级机关文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄送件等（2）重份文件。
是指同一字号、内容的双份或多份文件。
（3）同级机关文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送件（如：局与局之间的不需贯彻执行、不需办理文件材料），。
（4）下级机关文件材料中，供参阅的简报、情况反映、抄报件。
3、装订（1）归档文件按件装订。
一般以每份文件为一件。
特殊情况按件的组合方法组合成一件。
（2）件的组合：把应当作为一件的几个材料装订在一起，编目时原则也只体现为一条条目。
有以下几种情况：正本与定稿为一件；正文与附件为一件；原稿与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件；来文与复文可为一件。
在具体做法上要注意以下几点：P113①文件正文与不同稿本。
文件的正本与定稿为一件，但定稿过厚不易装订的，也可单独作为一件；重要的文件（如法律、法规等）须保留历次修改稿的，其正本与历次稿各为一件。
②正文与附件。
附件作为正文的补充说明或参考材料，一般来说，正文与附件为一件；如果附件数量较多或者太厚不易装订时，也可各为一件。
③正文与文件处理单等。
文件处理单应当与文件作为一件，原件与复制件作为一件。
此处复制件是指由于制成材料、字迹材料等不利于档案保管的文件，以及使用中出现破损的文件，需复制后归档。
这类复制件应当与原件作为一件。
④批转、转发文件与被批转、转发文件。
批转、转发文件与被批转、转发文件是一份文件的不同部分，应当作为一件。
⑤报表、名册、图册等一般每册（本）内容都相对完整，具有独立的检索价值，因此应当按其本来的装订方式，一册（本）作为一件。
⑥来文与复文。
此处来文与复文包括请示与批复、报告与批示、问函与复函等。
此类文件可以作为一件，也可分别各作为一件，具体处理方式可以由单位视情况掌握。
（3）去除金属物：去除订书针、回型针等金属物。
（4）分件装订：可用线装、不锈钢夹子装订。
（当然还有一些其他的材料）。
我们一般采用线装比较好（在实践工作中，我们一般把薄“件”用缝纫机踩，厚“件”用“三孔一线”装订）。
4、加盖归档章（1）归档章设置项目：全宗号、年度、保管期限、件号（含室编件号和馆编件号）、机构（问题）选择项等。
归档章规格为：长45MM，宽16MM，分为均匀的6格。
式样如下：（实体的归档章为6个空格，刻章时可不把字刻出来。
）归档章样式：（2）加盖归档章的位置：归档章一般应当加盖在归档文件首页上端居中或居右的空白位置。
如果领导批示占用了上述位置，也可加盖在首页其他空白处，但以上端为宜。
5、归档文件的分类归档文件的分类，是指全宗内归档文件的实体分类，包括选择分类方法、制定分类方案、文件归类等工作。
下面，我们首先来了解一下几种分类方法：P114（1）按年度分类：就是根据形成和处理文件的年度对归档文件进行分类。
第份文件都有形成时间，有的文件还有针对时间，如“2008年度工作总结、2009年度工作计划”，这份文件既有形成（落款）年度，又有针对年度时，分年度时，就以文件的成文日期（落款或签发日期）确定所属年度。
所以，文书立卷改革取消了按针对年度归类的做法。
下面还有几种情况，按以下方式确定所属年度归档：①计划、规划、总结、预决算、统计报表以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按成文（落款）日期为准。
电报则以发出的日期，判定文件所属年度归档。
② 跨年度召开的会议，分类时统一归入会议闭幕年度整理归档（2008年12月29日召开，2009年1月3日结束的会议，材料放2009年归档）。
③ 查处案件中形成的文件材料，分类时统一归入办结年度归档（不管案子办了几年，哪怕办了10年长的时间，一律都统一归入办结年度归档）。
④ 几份文件作为一件时，分类时统一以装订在前面文件的年度进行归档。
⑤ 没有落款日期的文件材料，应当通过对照等手段考证文件的准确日期或推定近似日期，据以按年度归档。
⑥ 对在有专门年度中形成的文件材料，如教学年度，应当按照专门年度归档。
⑦ 临时性机构，存在时间长（2年以内），文件材料较少，形成的文件可以不分年，放在工作结束年度归档；如果每年文件数量较多，也可以分散在各个年度内归档。
（2）按机构分类：就是根据文书处理阶段形成和处理文件的的承办单位对归档文件进行分类。
原则上一个机构设置一个类，机构名称就是类名（如业务股、办公室、库房管理股等）。
各类的次序可按照立档单位机构序列表的规定或习惯上的顺序来排列。
采用机构分类法，原则上以发文机构的名称归入该机构的类中。
但是，下列4种情况的文件材料的处置方法是：①业务部门起草，以机关或办公厅（室）名义发文的，如果内容属该部门职责或业务范围，则应当归入负责起草文件的机构类中，否则归入负责发文的综合机构。
②由几个机构共同承办处理的文件一般归入主办机构。
③立档单位内设的临时机构，应和其他机构同样设类，形成的归档文件归入该类保存。
④立档单位职能机构下，又设机构的，一般按上一级职能机构进行分类；业务独立性强、职能重要的，也可选择职能机构下设机构进行分类（如“办公室下又设秘书科”）。
（3）按问题分类按问题分类，就是按照文件内容所说明的问题对归档文件分类。
采用按问题分类，只有在不适合按机构分类时，才采用。
不能同时采用机构分类法。
问题类别与类名，应当根据内部机构的职能来设置，不能按文种设“材料类”、“文件类”、“电报类”、“通知类”等。
而应当按具体职能设类，如“党群类”、“业务类“等。
（4）按保管期限分类按保管期限分类，就是根据国家档案局规定的文书档案保管期限对归档文件进行分类。
对在2006年以前形成的文书档案就按1987年12月4日国家档案局发布的《机关档案保管期限的规定》，把它分为永久、长期、短期；对2006年以后形成的文书档案则按国家档案局2006年12月18日颁发的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，把它分为永久和定期，定期又分为30年和10年。
（5）复式分类法我们整理归档文件时，不能单独采用任何一种分类方法，都必须由两种以上分类法组成一种复式分类方法进行整理归档文件。
下面介绍几种复式分类法：①年度—机构—保管期限分类法。
就是将归档文件按年度分类，每个年度下按机构分类，再在组织机构下面按保管期限分类。
此分类方案为：2007年：办公室……永久、30年、10年业务股……永久、30年、10年人事股……永久、30年、10年…………2008年：办公室……永久、30年、10年业务股……永久、30年、10年人事股……永久、30年、10年…………2009年：…………②保管期限—年度—机构分类法。
就是先将归档文件按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类，再在年度下面按机构分类。
此分类方案为：永久：2007年办公室业务股人事股……2008年办公室业务股人事股……2009年……30年：2007年办公室业务股人事股……2008年办公室业务股人事股……2009年……10年：2007年办公室业务股人事股……2008年办公室业务股人事股……2009年……③年度—问题—保管期限分类法就是先将归档案文件按年度分类，每个年度下按问题分类，再在问题下面按保管期限分类。
此分类方案为：2007年：党群类……永久、30年、10年业务类……永久、30年、10年行政类……永久、30年、10年2008年：党群类……永久、30年、10年业务类……永久、30年、10年行政类……永久、30年、10年2009年：…………④保管期限—年度—问题分类法就是将归档文件按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类，再在年度下面按问题分类。
此分类方案为：永久：2007年……党群类、业务类、行政类……2008年……党群类、业务类、行政类……2009年…………30年：2007年……党群类、业务类、行政类……2008年……党群类、业务类、行政类……2009年…………10年：2007年……党群类、业务类、行政类……2008年……党群类、业务类、行政类……2009年…………除以上4种方法外，我向大家推荐一种比较好或者说比较适合在座的各位各自单位归档文件归档的分类方法（因为你们所在的机关都是县级以下的机关）：⑤保管期限——年度分类法这种方法就是在保管期限下面，按年度分类。
这种方法适用于县、市（区）以下内部机构设置简单或每年形成文件材料数量少的机关。
操作起来简便易行。
此分类方案为：永久：2007年、2008年、2009年……30年：2007年、2008年、2009年……10年：2007年、2008年、2009年……这里要注意几点：本单位归档文件的分类方法应当保持相对稳定，使分类体系具有连续性，便于查找利用。
也就是说分类方法一旦确定，一般不要随便改变，确需要调整时，最好从一个新的阶段开始，不要将已归档的文件打乱重整。