材料物资采购供应管理制度样本

全国性材料物资采购供应管理制度
恒地司管字【】第015号
第一章总则
一、全国性材料物资定义: 由集团统一招标、签订年度合同, 广州恒大材料设备有限公司( 以下简称材料公司) 或地区公司负责采购供应的材料物资。

二、材料公司及地区公司主要负责全国性材料物资采购供应工作。

三、地区公司工程技术部负责该地区全国性材料物资计划审核、申报工作。

四、集团管理中心负责全国性材料物资配送监督管理及地区公司材料计划审批工作。

五、地区公司预决算部负责施工单位所用全国性材料物资款核算工作。

六、集团财务中心、地区公司财务部负责全国性材料物资财务核算及款项代付代扣工作。

第二章全国性材料物资采购供应方式
一、材料公司统一采购供应施工单位的材料物资:
人造砂岩、外墙砖、仿石砖、仿古砖、涂料、水泥瓦( 含西瓦) 、卫浴五金、洁具( 含陶瓷、龙头) 、抛光砖( 含阳台砖) 、瓷片、开关面板插座、墙纸、吸顶灯( 含筒灯) 、园林灯具、水晶灯、厨柜、淋浴间隔、入户门、户内门、门锁五金、木地板、阳台栏杆、铁艺门及围墙栏杆、智能化产品( 含停车收费系统、监控系统、可视对讲系统) 、户内配电箱、弱电箱、电线电缆、给排水管及线管和管件、防水材料、给水阀门、钢塑复合管及管件、潜污泵、地弹簧、庭院园林元素( 含石材、雕塑、砂岩、灯具、地花、仿古砖) 。

二、材料公司统一采购供应地区公司的材料物资:
厨房电器、小型中央空调、对讲机、楼盘电瓶车、酒店会所设备( 含乒乓球桌及挡板、钢琴、桌球台、健身器材、休闲沙发按摩床及技师凳、电
视机、电脑) 、安全帽、保安设备、垃圾筒、园林休闲椅凳、广告伞( 含接待伞) 。

三、集团公司结同战略合作关系, 签订年度框架协议, 确定厂家、品牌、规格型号和价格, 由地区公司负责签订合同并采购供应的材料物资: 空调机组、风机盘管、发电机组、电梯、变频供水设备、铝合金门窗、室内铝合金飘窗台栏杆、公共区配电柜。

四、全国性材料物资增减的管理: 材料类别的增减由管理中心负责报董事局主席审批; 具体型号的增减由设计院负责报董事局主席审批。

第三章全国性材料物资样板管理
一、归档原始样板: 须由供货单位、材料公司、设计院、招投标中心四方签名或盖章确认, 仅封存一套于材料公司。

二、验收原始样板: 须由供货单位、材料公司、设计院、招投标中心四方签名或盖章确认, 由材料公司负责发放, 地区公司每个项目各1套( 由工程部签收) , 总工室1套, 材料公司驻地配送质检部各1套, 设计院1套, 供货单位1套。

三、验收原始样板可采用实物、实物小样、图片资料等形式。

四、所有材料物资样板须登记造册, 由使用部门自行管理。

第四章全国性材料物资采购供应合同的管理
一、全国性材料物资年度购销合同的签订
1、全国性材料物资由集团常务招投标小组招标定标, 材料公司负责签订年度合同。

2、年度材料物资的定标、合同须报董事局主席审批。

3、年度合同需签订补充协议的须报董事局主席审批。

二、三方协议及供货合同的签订
1、地区公司在签订施工合同时, 须列出该项目所需的全国性材料物资明细。

2、材料公司在签订供货合同时, 须列明产品代码和类别。

3、地区公司在签订施工合同时, 须同时签订三方协议及供货合同。

材料公司于每月10日前将未签订”三方协议和供货合同”施工单位的名单提交集团财务中心, 财务中心必须停止该单位的工程进度款, 直至其签订为止。

4、三方协议及供货合同由材料公司自行审批。

三、合同文本的管理: 档案中心、财务部存档合同原件各壹份。

第五章全国性材料物资计划管理
一、材料计划种类: 年度材料计划、月度材料计划、月度实际用料计划、临时用料计划。

二、计划模板的编制:
1、设计院、园林集团和材料公司共同下发《全国性材料物资使用手册》及《全国性材料物资统一标准表》, 并注明材料编码、品名、规格型号、使用位置。

2、材料公司下发全国性材料物资计划模板, 仅包含设计已选用的规格型号。

三、计划申报、审批流程:
1、年度材料计划: 地区公司工程技术部于每年12月15日前将下年度材料
计划提交管理
中心, 管理中心12月20日前完成审批并提交材料公司, 材料公司12月25日前汇总完提交供货单位( 仅为预算、不作结算) 。

2、月度材料计划: 地区公司工程技术部于每月15日前将后三个月材料计划提交管理中心, 管理中心于每月20日前完成审批并提交材料公司, 材料公司于每月25日前汇总完提交供货单位( 仅为预算、不作结算) 。

3、月度实际用料计划: 地区公司工程技术部于每月3日前须将下月实际用料计划提交管理中心, 管理中心于每月5日前完成审批并提交材料公司( 允许地区公司工程技术部于每月18日前再提交一次非成品类: 橱柜、淋浴间隔、铁艺类月度材料计划至管理中心, 管理中心于每月20日前完成审批并提交材料公司) , 同类材料每月限报一批次。

4、临时用料计划: 如有漏报、临时急用或需补报材料计划的, 地区公司工程技术部须将临时用料计划提交管理中心, 管理中心审批后提交材料公司, 临时用料计划每月不得超过3次, 超过3次的须经地区公司董事长审批; 各地区报送材料变更函件由管理中心审批后, 交材料公司; 各地区取消、推迟送货的函件由工程技术部直接报送材料公司, 同时抄送管理中心。

5、延期或重新修改的计划及临时用料计划, 列入材料公司的供货周期考核。

第六章全国性材料物资库存管理
一、各类材料物资原则上均须库存, 并建立台帐、定期盘点。

二、仓库及库存量的设置: 每个城市须设立仓库, 原则上按年度材料计划
的1%-3%; 各仓
库1000元/㎡标准备10套、元/㎡标准备5套样板房用量。

三、库存材料物资的补仓规定: 原则上材料物资出仓后须及时补仓。

第七章全国性材料物资验收管理
一、全国性材料物资分为工厂、仓库、现场验收。

二、验收管理: 材料公司负责制定材料验收标准。

1、验收要求
①对板: 供货单位必须提供有效质量检验报告和产品合格证书等相关质量证明文件, 同时根据验收原始样板进行验收, 不合格不得接收。

②点数: 核实供货单位所送材料名称、规格型号、数量, 按实收数量计数开单。

③抽检: 数量依据材料物资类别采取抽检10%或执行GB/T2828.1- 标准, 质量按各类材料物资国家验收规范和标准执行, 并由质检员填写材料物资现场检查记录表。

④开单: 验收合格的材料物资开具《进仓单》或《收货单》或《工地收货单》。

⑤核单: 保证《进仓单》与《订货清单》或《收货单》与《订货清单》或《工地收货单》与《送货通知》一致。

⑥传单: 各单据所有联必须由所有参与验收人员确认签名后传至各相关单位。

2、工厂验收
①根据需要可安排仓管员、质检员各1名前往验收。

②验收要点: 是否为该供货单位生产的; 是否符合产品规格、型号、数量及等级等要求。

3、仓库验收
供货单位送货到仓库后, 材料公司仓管、质检员各1名及供货单位代表共同按验收要求验收, 合格的由材料公司开具《进仓单》, 验收人员共同签名确认; 不合格不得接收。

4、现场验收
①从供货单位送货到施工现场的: 材料公司仓管、质检员各1名及供货单位代表按验收要求验收, 合格的由材料公司开具《材料公司收货单》, 验收人员共同签名确认; 不合格不得接收。

材料公司现场收货完毕后, 组织工程部项目经理及施工单位代表进行现场收货, 由材料公司开具《工地收货单》, 现场验收人员共同签名确认。

②仓配到施工现场的: 由材料公司先开具《材料公司收货单》, 并将材料发送至现场, 若无法及时配送, 地区公司可自行提取并办理费用签证。

货物至现场后由材料公司组织工程部项目经理及施工单位代表收货, 并开具《工地收货单》, 现场验收人员共同签名确认。

③材料物资到达现场4个小时前, 材料公司驻地配送质检部负责人通知工程部经理及管理中心现场负责人; 物资到施工现场后, 材料公司仓管员及质检员通知工程部项目经理及管理中心现场负责人; 工程部项目经理必须在30分钟内到达施工现场, 组织施工单位开始卸货, 要求8个小时内将材料物资卸完, 并完成《工地收货单》的签字确认工作; 否则, 材料公司将问题立即告知管理中心调度室。

④由于地区公司原因造成规定时间不能卸货, 材料公司有权自行组织卸货, 由此产生的一切费用由地区公司承担, 费用由地区公司财务部在其帐户中直接划扣给材料公司。

⑤材料公司、地区公司工程部共同负责全国性材料物资的品质验收, 如对
到货材料的品质有异议, 最终由地区公司董事长裁定。

5、地区公司负责采购的材料物资的验收管理参照上述规定执行。

三、退货管理:
1、已到工地的材料物资原则上一律不予退货。

2、验收有质量问题的材料, 由材料公司协调供货单位退货。

3、因设计变更造成全国性材料物资无法使用的处理原则:
①非供货单位特殊加工的材料, 必须退货, 退货产生的运费双方协商解决;
②确系特殊加工的材料由材料公司会同设计院研究能否适用其它项目, 如确实无法使用, 报设计院主管领导审批后, 材料公司必须将材料退回供货单位, 最多承担50%材料货款。

4、因计划填报错误造成无法使用的材料物资, 材料公司协调供应商退货。

如造成损失, 由责任公司承担费用。

第八章单据管理
一、单据类别:
1、《进仓单》一式五联: 存根( 结算部) 、供货单位、财务部、计划管理部、配送质检部。

2、《出仓单》一式四联: 存根( 结算部) 、财务部、计划管理部、配送质检部。

3、《材料公司收货单》一式五联: 存根( 结算部) 、供货单位、财务部、计划管理部、配送质检部。

4、《工地收货单》一式六联: 存根( 材料公司结算部) 、材料公司财务部、施工单位、地区公司财务部、地区公司预决算部、地区公司工程技术部/工程部。

二、单据印制: 由材料公司负责印制。

三、单据领用: 所有单据的领用必须造册登记备查。

四、单据使用:。