终端物料管理制度(1)

1 目的

满足终端建设需求，规范物料、品尝品管理，促进终端销售，特制定本制度。

2 范围

本制度规定了终端物料的申请、制作、发放、保管、库存盘点等流程，适用于铁岭春天药业有限公司物料管理。

3 管理内容

3.1 物料分类：

3.1.1 宣传类：指用于宣传、客情维护的物料。

3.1.2 产品类：指用于终端活动、消费者品尝试吃（非卖品）及客情维护的产品，不可用于买赠活动。

3.1.3 各类物料明细见《终端物料明细表》，未包含的物料，需总经理审批后增加。

3.2 物料申请：

说明：

--使用阿胶、鹿茸产品做礼品时，需到总裁审批。

--申请黄明胶超出市场部测算的两个月用量、其它产品申请金额5000元以上的，需到销售区总经理/部门领导审批后执行；

--申请保健品产品需到保健品部总经理审批；

--实施两级管理的OTC代表处，物料申请人为助理销售经理。

3.2.2 申请流程：

在BPM我的流程—销售管理流程—终端物料管理流程下各子流程，具体

3.2.3 申请要求及费用列支：

--未按时申请或超出费用额度申请的，不予执行。

--春节、中秋节节日拜访，区域负责经理统一在节前15个工作日提报需求、汇总后报副总经理/总经理审批，计入终端活动费用；其他日常拜访、用于客情维护（公关）的产品，计入各区域公关费。

--文化之旅使用公司产品，按照以上流程申请、申请人自提产品，计入部门文化之旅费用，不按流程审批领用的，财务一律不予核销费用。

3.3 物料制作、购置：

分为公司统一制作和部门/代表处自行制作、购置，物料的设计及打样均应符合《东阿阿胶品牌视觉形象视觉应用管理制度》要求。

3.3.1 公司统一制作：

3.3.1.1 初次制作：市场部产品经理明确物料制作要求及物料属性（日常物料或短期使用物料）、提供初次制作需求数量，按照流程报批后向市场一线人员传达：流程如下：

产品经理（申请）--市场部总监（审批）--销售服务专员（申请物料代码、同时将需求数量录入系统）--高级采购经理（分配采购任务）--比价专员（比价）--质量管理专员（抽检）--危险品库采购保管员（入库）

3.3.1.2 重复制作：销售服务专员每年1月15日前提报物料年度预计需求数量至采购部部长，每月汇总各代表处实际需求量，在ORACLE系统下达制作计划，同时向采购部部长、采购专员邮件传递。

3.3.1.3 物料异常信息反馈：销售服务专员负责收集市场人员反馈的物料异常信息，并在收到异常信息反馈后1个工作日内邮件反馈至招标办、采购部。

3.3.2 部门/代表处自行制作、购置：按照流程报批后制作，流程如下：

申请人（申请）—审批人（审批）—产品经理（审核内容）—品牌管理专员（审核品牌形象）—财务专员（审核费用）—销售服务专员(备案)；

除海外销售部外，其它部门/代表处制作、购置总费用超出1万元的，需由招标办出具采购指导价，在指导价范围内制作、购置，否则财务专员不予核销费用。

3.4 物料发运及接收

3.4.1 物料发运

公司库直发：在库存满足的前提下，销售服务专员自接收申请之日起3个工作日内安排发运，特殊情况及时反馈信息。

第三方直发：在库存满足的前提下，采购专员跟踪第三方，自收到销售服务专员汇总的订单后3个工作日内安排物料发运；库存不能满足的，采购专员1

个工作日内邮件告知申请人及销售服务专员，同时跟踪第三方待库存满足时第一时间安排发运。

3.4.2 物料接收

申请人在收到物料后第一时间核对物料规格、数量与申请是否一致，核实无误后在回执单上填写收货日期并签字，同时在流程中进行收货确认，否则承担相关责任；

如实际收到物料与申请不符或存在破损情况，公司发货的需第一时间邮件告知销售服务专员、第三方发货的第一时间邮件告知采购专员/销售服务专员，并在收货流程中说明、在回执单上注明实收情况。

使用流程申请的物料，财务专员根据申请人流程中确认的数量记账，第三方直接发货的，由采购专员将申请人接收确认明细传递至财务专员作为记账凭证。

3.5 物料领用/使用及核销

3.5.1 台账管理：申请人按照战略财务部制定的统一表格建立物料管理台账，并及时、准确登记《物料进销存台账》。

3.5.2 产品类物料

3.5.2.1 使用管理：使用时需在费控系统提报费用申请单，经审批后方可开展活动；未经审批预先使用的，一律不予核销。

3.5.2.2 核销管理：申请人在费控中填写“产品核销报销单（不产生凭证）”，填写实际使用数量和库存单价（总挂账金额/总挂账数量），并精准填写需核销的物资名称。

3.5.2.3 核销手续要求：用于终端活动、营业员培训、消费者品尝试吃、客情拜访等，核销时提供参会人员签到表、带有日期的活动照片；用于抽奖奖品使用的，需在活动方案中明确奖项及数量，同时提供发放奖品的照片；用于客情拜访的，需提供拜访人员明细，包括拜访人员姓名、电话、工作单位等信息。

3.6 物料保管及盘点

3.6.1 物料保管：申请人对所辖物料进行管理，做到物料分类存放、完整、采取防盗、防火、防潮措施，避免出现破损、变质等现象，确保物料均在保质期、有效期内且账账、账实相符，物料仓库严禁存放账外物料和产品。

3.6.2 物料盘点

3.6.2.1 日常盘点：以所辖区域物料负责人为主，账实不符时第一时间查找原因并落实处理结果；

3.6.2.2 月度盘点：

--OTC：每月15日前，由代表处经理组织经营会计及销售经理/助理销售经理，对所辖物料进行库存盘点，填写盘点记录、由盘点人员共同签字确认，并将盘点结果上报至销售财务专员。

--其它部门：每月15日前，由申请人对所辖物料进行库存盘点，填写盘点记录，并将盘点结果上报至直接上级、财务专员。

注：海外销售部不作3.5及3.6要求。

4 监督与考核

4.1 申请人为申请物料的直接责任人，对申请物料的使用合规性、安全性承担责任；申请人直接上级为物料的第一责任人，对物料进行综合管理，并对物料管理质量负责。