关于加强及时沟通有效沟通的管理规定的解释(20090629)

关于加强及时沟通有效沟通的管理规定的解释

——东宏何伏（2009年6月29日）

一个管理人员所需要的三个最基本的技能依次是：沟通的技巧、管理的技巧和团队合作的技巧。这个就像我们小学学的1＋1＝2一样，是一个管理人员所需要具备的入门的基本课程。

沟通能力从来没有像现在这样成为个人成功的必要条件！一个人成功的因素75％靠沟通，25％靠天才和能力。对公司内部而言，人们越来越强调建立学习型的企业，越来越强调团队合作精神，因此有效的公司内部沟通交流是成功的关键；对公司外部而言，为了实现企业之间的强强联合与优势互补，人们需要掌握谈判与合作等沟通技巧；对公司自身而言，为了更好地在现有政策条件允许下，实现公司的发展并服务于社会，也需要处理好企业与政府、企业与公众、企业与媒体等各方面的关系。这些都离不开熟练掌握和应用管理沟通的原理和技巧。对个人而言，建立良好的管理沟通意识，逐渐养成在任何沟通场合下都能够有意识地运用管理沟通的理论和技巧进行有效沟通的习惯，达到事半功倍的效果，显然也是十分重要的。因此公司强制要求大家必须学习沟通技巧和主动积极进行有效沟通，将使您在工作、生活中游刃有余，取得良好的沟通结果和预期效果。

第一条为加强公司的各项经营管理工作，构建信息传递和沟通平台，及时沟通各单位或部门在运营过程中遇到的问题，及时安排、部署和了解各项工作各节点进展和完成情况，及时解决出现的矛盾和问题，保证各项工作顺利开展并准时完成，特制定本制度。

第二条信息沟通和沟通管理是经营管理过程中实现科学决策的重要途径，是有效进行信息传递、协调全方位工作的重要手段。

第三条信息沟通和沟通管理力求改进作风，简明扼要，缩短时间，提高质量，确定在保证正常的工作、生活、经营管理前提下组织实施。

第四条经营管理过程中各项沟通的要素和要求：

1、沟通一定要有一个明确的目标。

只有大家有了明确的目标才叫沟通。如果大家来了但没有目标，那么不是沟通，是什么呢？是闲聊天。而我们以前常常没有区分出闲聊天和沟通的差异，经常有同事或部门负责人都会过来说：某某，咱们出去随便沟通沟通。随便沟通沟通，本身就是一对矛盾。沟通就要有一个明确的目标，这是沟通最重要的前提。所以，我们理解了这个内容之后，我们在和别人沟通的时候，见面的第一句话应该说：“这次我找你的目的是——”。沟通时说的第一句话要说出你要达到的目的，这是非常重要的，也是你的沟通技巧在行为上的一个表现。

2、达成共同的协议

沟通结束以后一定要形成一个双方或者多方都共同承认的一个协议，只有形成了这个协议才叫做完成了一次沟通。如果没有达成为协议，那么这次不能称之为沟通。沟通是否结束的标志就是：是否达成了一个协议。在实际的工作过程中，我们常见到大家一起沟通过了，但是最后没有形成一个明确的协议，大家就各自去工作了。由于对沟通的内容理解不同，又没有达成协议，最终造成了工作效率的低下，双方又增添了很多矛盾。在我们明确了沟通的第二个要素的时候，我们应该知道，在我们和别人沟通结束的时候，我们一定要用这样的话来总结：非常感谢你，通过刚才交流我们现在达成了这样的协议，你看是这样的一个协议吗？这是沟通技巧的一个非常重要的体现，就是在沟通结束的时候一定要有人来做总结，这是一个非常良好的沟通行为。

你可以观察一下你的同事，他们在沟通结束后是否有这样的结束语？如果有这样的结

束语，那么，标志着是一个良好的沟通技巧。

3、沟通信息、思想和情感

沟通的内容不仅仅是信息还包括着更加重要的思想和情感。那么信息、思想和情感哪一个更容易沟通呢？是信息。

例如：今天几点钟起床？现在是几点了？几点钟开会？往前走多少米？

这样的信息是非常容易沟通的。而思想和情感是不太容易沟通的。在我们工作的过程中，很多障碍使思想和情感无法得到一个很好的沟通。事实上我们在沟通过程中，传递更多的是彼此之间的思想，而信息的内容并不是主要的内容。

4、沟通的双向性

我们在工作和生活的过程中，常把单向的通知当成了沟通。你在与别人沟通的过程中是否是一方说而另一方听，这样的效果非常不好，换句话说，只有双向的才叫做沟通，任何单向的都不叫沟通。因此沟通的另外一个非常重要的特征是：沟通一定是一个双向的过程。

5、要使沟通有个良好的结果，必须具备沟通三原则。

（1）谈论行为不谈论个性：也就是对事不对人的原则。在实际中，你会发现有些专业人士在沟通的时候遵循了这个原则，就事论事地和你沟通，显的有一丝冷淡。但是，这恰恰就是专业沟通的表现，时间久了你就会发现，这样的人往往沟通能力很强。

（2）要明确沟通：你说的话一定要非常明确，让对方有个准确的唯一的理解。

（3）积极聆听：聆听的目的是为了理解而不是评论，积极进行倾听回应、提示问题、重复内容、归纳总结、表达感受。

6、有效沟通的基本步骤：

步骤一：事先准备

步骤二：确认需求

步骤三：阐述观点

步骤四：处理异议

步骤五：达成协议

步骤六：共同实现

7、沟通失败的原因主要有：

（1）缺乏信息或知识

（2）没有说明重要性

（3）只注重了表达，没有注重倾听

（4）没有完全理解对方的话，以至询问不当

（5）时间不够

（6）不良情绪

（7）没有注重反馈

（8）没有理解他人的需求

（9）职位的差距、文化的差距也会造成很多沟通的失败

8、各层级逐级沟通，产生沟通结果的时限：

营销部门的时限：

科长与经理沟通的时限是24H，

经理与总监沟通的时限24H，

总监与中心经理沟通的时限10H，

中心经理与总经理沟通的时限5H，

中心经理与董事长沟通的时限3H。

内部支持部门的时限：

统一实行四小时复命制：所有的沟通传达，必须在四小时内得到回复和沟通结果。

第五条所有沟通的全体人员要提前做好沟通前的准备工作，包括沟通议题、需准备的沟通资料、议程和日程安排等，根据沟通计划表，制定出沟通计划。

第六条沟通的规则和要求。时间就是金钱，效率就是生命，所有沟通都应在最短的时间内完成沟通议程，尽量进行及时有效的沟通，参与人员必须严格遵守规则，提高沟通质量，确保沟通效果。凡是违背以上要求，因为拖延、懈怠给公司造成损失的，视程度轻重不同，实行对等赔偿。如果恶意拒绝沟通，给公司造成重大损失的，公司依照有关规定进行处罚，甚至追究其法律责任。

第七条为了更好地把《及时沟通管理规定》宣贯好、落实好、执行到位，特提供此解释供大家参照学习和运用。

2009年6月29日

附录A：加强公司内部沟通交流的具体办法：

1）及时公布公司政策、通知。

2）为员工提供咨询服务。

3）积极组织各类推广企业文化的活动。

4）加强管理人员的培训。

5）及时反馈和处理员工的投诉或建议电话、邮件。

6）开展丰富多彩的员工文化、体育和娱乐活动。

7）加强对公司内部网站、OA系统、RTX（及时通讯）、ERP系统等的管理。

8）及时表彰优秀员工。

9）定期组织沟通会，听取员工意见。

10）加强与外地营销分公司的联系（V2视频会议的定期使用）。

11）切实做好员工辞职、离职时的面谈。

12）办好内部期刊和内部新闻的报道。

13）定期计划和组织员工调查。

14）加强与员工家属的联系。

15）定期组织员工与公司高层的见面畅谈会。

16）加强与外部供货商的联系和业务协作单位的联系。

17）适时组织公司级大会。