云文档管理解决方案

云平台特点
在任意位置、任何 时刻、不限终端使 用云平台，无需特
定场所办公
支持二次开发， 可以与企业内部
系统对接
移动 办公
二次 开发
支持Offcie文档的 全文检索，让企业 文档发挥更大作用
全文 检索
即时 共享
随时随地可以把数据分 享给同伴
多级 备份
云数据中心对数据提 供多级备份，保证数 据的绝对安全。
其他
通知 日历 调查 统计报表
基础层
存储
文档 元数据 版本历史 回收站
安全性
标准安全性控制 强安全性控制 权限模版
平台层
分布式云服务器
流程
图形化设计工具 流程引擎 监控工具 扩展接口
管理
站点管理 备份/恢复 审计日志
分布式云存储 虚拟化平台
搜索
索引/搜索 任务调度
可扩展性
对象模型 Web Services 事件机制
企1、知业识知文档识管分理 类
是组织内部电子文档的主要存放地,通过系统提供的层级分类功能,管理和沉淀知识资源,支 持对显性知道的获取、归类、+搜索、提取、控制等，可以促进知识的共享。 分类管理：提供多种知识分类的自定义，可以从业务（研、产、销、行政等）、知识类型 （制度、经验）、部门等维度定义不同的分类，并支持任意层级的设置； 知识审批：可以设定某一类下的文档的审判流程； 知识安全：支持模块级、目录级、文档级的权限控制及文档附件的下载、打印、拷贝权限 的控制，系统能自动计算每篇文章的访问认数和访问人员名单。
文档密级与人员级别对应：不同级别人员 只能制作、操作对应级别或低级别的文档
文档权限集中式管理，授权文档可分布存 放，也可强制上传集中存放
系统管理权、文档管理权和日志管理权 “三权分立“，实现内部管理安全
轻松集成微软AD 域身份认证方式 日志审计和统计分析 主动防御，主动授权加密 灵活控制，权限授予与撤销随时调整 安全性高．可扩展性和兼容性强
云文档管理解决方案
大纲
• 1、云文档平台 • 2、文档安全管理---RMS • 3、文档管理的发展方向---知识管理
1、SharePoint云文档
• 云文档平台介绍 • 云文档平台功能特点及架构 • 云文档平台的发展
云平台介绍
数据中心
SharePoint云文档平台 即时共享、安全存取 协同工作、不限平台
认证服务
云平台的优势 应用集成 深度集成企业应用，为业务用户提供一个统一视图，而不仅仅是一个链接
流程集成 深度集成企业核心流程，如HR,ERP, CRM等流程，支持主流的流程标准
数据集成 提供企业关键KPI的展示
协作应用 结合web2.0技术提供基于上下文的协作，充分利用现有企业各种资源，比如内容，人
2.文档作者授予文档使用者使 用权限
①
③
④
3.文档使用者下载文档
AD server 4.文档使用者打开文档RMS客 户端应用程序验证用户合法性 和该用户的使用授权
②
用户
文档使用者
Windows RMS Workflow
RMS+云文档平台整合
云文档的发展方向---知识管理
• 早期的知识管理其实就是文档管理，目前来看知识管理的核心依 然是文档管理，但是从展现模式上已经比传统的文档管理有了很 大不同。
2、企业知识社区型知识管理
是基于鼓励员工主动参与的思想、借鉴互联网技术实现，主要是融和互联网的百科词条 wiki、问答、经验总结、blog、论坛帖子等Web 2.0应用机制构成企业社区帮助企业加强协 作、充分挖掘和分享显性和隐性知识，从而推动知识管理应用的深入。
3、员工成长导向性知识
为让员工更快了解公司/组织文化，理解业务的流程；对HR、行政、IT等业务流程进行梳理； 建立业务模块的知识地图
IRM 有助于以下情况：
阻止已授权人把受限制内容转发、 复制、 修改、 打印、 发送传 真，或剪切和粘贴内容等未授权使用。
对发送到任何地方的内容进行限制。
有助于实施公司按控制策略使用和分发公司内外的内容。
IRM 不能防止以下情况： 内容被恶意程序如特洛伊木马，键盘记录器和某些类型的间谍软
制定推广策略
• 领导重视 • 积分兑现有吸引力的奖品 • 重点推广几个部门
奖励兑现
• 定期兑现并公示 • 兑现后积分重置
知识管理机制
• 每个板块专人管理 • 管理员制定推广策略 • 管理部门支持并执行推广策略
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感谢聆听 批评指导
无限 扩容
企业本身不需要更多 存储设备，可以在云 里无限扩容而无需担 心硬件问题。
云文档平台功能特点
文档 收藏
版本 管理
分类 管理
文档签入 签出
云文档 平台
细粒度权 限管理
文档 审计
日志 管理
全文 检索
分类 检索
细分权限：只读、打印、修改、再授权、 文档打开时间等多种权限选择
授权方式灵活：可对用户、用户组和群组 授权
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知识管理-组成
论坛
博客
经验ຫໍສະໝຸດ Baidu结
社区/团 队空间
文档中心 专家问答
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知识的生命周期
知识库管理的生命
周期覆盖知识的采
集、创建、加工、
存储、发布以及检
索、分析、等等， 并随之技术发展和 业务创新，将不断
创建 加工
捕获 累积
演化
评估
衡量
运用 创新
转移 传递
知识管理-管理手段
积分管理
• 发帖积分、推荐积分 • 各板块负责人审批
应用层
文档存储
文件夹分类 树状浏览 多级历史版本 多维分类 回收站
云文档功能架构
文档创建
文档模版 智能文档 XML元数据
文档检索
全文检索 属性检索 元数据管理
文档协作
多人文档在线编辑 Web讨论 版本控制 文档流程 签入签出 更新通知
多客户端共享
文档安全
分库管理 文件/文件夹级授权 限制打印/复制 文档有效时间 电子签章
员，应用，数据，应用及流程
平台性 提供一个完整的技术平台以支撑后续企业业务的发展，应对各种应用场景，比如应用整
合，知识管理，企业社区，协作平台
开放性 遵从主流技术标准，可以与其他系统无缝对接
高扩展性 后台数据扩展，应用扩展，界面扩展，系统扩展等
高性能 能够应对大容量数据，高并发要求
最新技术的融合 顺应当前web2.0以及社交化技术的发展潮流
保护文档安全---RMS概述
信息权限管理 (IRM) 允许个人指定对数字信息， 如文档、 电子表格和窗体的访问权限。 这有助于防 止未经授权的人员对敏感信息的打印、 转发，或复 制。使用 IRM限制文档权限后, 无论文档在哪里都会 受到访问和使用的限制，因为访问文档的权限是存 储在文档的文件中的。
件删除，被盗，或捕获和传输。 内容被因为操作计算机病毒丢失或损坏。 受限制内容从已授权人的屏幕上被手动复制或重新录入 受限制内容从已授权人的屏幕上被拍照。 限制内容被第三方屏幕捕获程序复制。
RMS+云文档整合系统结构
Database
用户
文档拥有者
RMS server
MOSS Server
1.文档作者在MOSS服务器上 传文档