文件、图书、档案管理制度

文件、图书、档案管理制度

为规范公司文件、图书及档案的管理，加强其对公司的实用性和有效性，特制定本制度。

一、资料的类别与形式

公司资料包括以下各类别的书面文字形式、磁卡和电脑存储形式。

1、公司法律文件：营业执照、企业代码、税务登记、商标、验资报告等；

2、公司管理制度：公司管理制度、各部门管理制度、文本和流程等；

3、公司各部门相关资料；

4、公司图书、杂志和报刊：由公司统一购买、发放；

5、公司宣传资料：展页等。

二、文件、图书及档案管理

1、公司营业执照、企业代码及税务登记证等由财务部相关人员管理。

2、公司管理制度、各部门管理制度、文本和流程等由行政人事部负责管理。

3、行政人事部、质管部、经营部、采购部、财务部、市场部、技术部、售后部、销售部、哈尔滨工厂及青岛工厂各部门内部资料由各部门自行管理。

4、公司人员招聘、人事结构、录用考核文件、保险计划及《劳动合同》、人员档案和基本档案等由行政人事部负责管理。

5、公司日常工作相关文件如培训记录、会议纪要、公司发文等由行政人事部管理。

6、公司图书、杂志和报刊由公司统一购买，购买后行政人事部登记并编码后发放到各部门，由各部门自行管理。

7、公司宣传资料，如展页等有行政人事部管理，如要领取需登记签字。

三、文件及档案查阅

1、文件及档案只限相关人员查阅。

2、文件及档案在查阅期间，如要复印或借出需登记确认并按时归还。

3、文件及档案借阅要爱护，保持整洁，注意安全和保密，严禁擅自翻印、转借或遗失。

四、图书借阅

1、图书的借阅要登记确认并按时归还。

2、在借阅期间要爱护，保持整洁，不得转借或遗失。

五、文件、图书及档案的销毁

对于无用的文件、图书和档案的销毁，需列出具体明细，有常务副总批准，方可实行。

六、对文件、图书及档案管理的要求

1、要求各部门有专人对文件、图书及档案进行管理。

2、要求文件及时立卷归档，收集齐全，分类清楚，组卷合理，编目正确，装订整齐，查询方便。

3、图书、资料要妥善保管。各种图书、资料要分门别类登记编号，以便查阅。

4、对外一般不出借。人员调离时，要主动催（归）还所借图书、资料。