关于档案归档存在的问题及措施

关于档案归档存在的问题及措施

档案是资料的汇总，在我国的各行各业中几乎都有档案的管理岗位，档案的类型可以有很多种，例如人事档案、工程档案、医疗档案等等。这些都是档案管理的内容，而在实际生活中，档案管理也对企业以及个人都是十分重要的。档案管理工作要求工作人员必须认真负责且专业，但是依照我國目前国情而言，我国的档案管理问题仍然有很多，主要表现在档案归档工作中，工作量大、没有标准以及利用率等都是归档环节中出现的主要问题，都需要有关管理人员加以重视并解决。为此，本文做如下分析。

标签：档案归档；管理；措施

档案管理关乎着企业的发展建设以及人们的切实利益，在人们的法律、住房等问题上还能提供有效证明，是现代社会发展所需的基本资料，因此，档案管理工作就很重要，尤其是在档案的归档环节中，更要加强制度化以及专业化。但是目前我国的档案归档工作仍然还是会有很多问题，尤其以制度、管理体系问题最为突出，这就需要有关管理人员在重视档案管理的同时还要积极的采取一些措施，建立一个专业化的档案归档系统，并且能够进行机制上的创新，在档案的管理人才方面也要进行综合考量，这样才有利于档案归档工作的具体落实。

一、档案归档管理中的问题

归档管理是档案管理的重要环节，具有工作复杂、任务重等特点，但从实际情况来看，档案管理存在很多问题，影响档案归档管理的工作质量，造成档案管理工作陷入杂乱无章的境况。

（一）工作任务重，管理复杂性强

档案归档管理工作任务重，档案种类多、复杂性强的现状，导致管理工作往往“捉襟见肘”，工作全面而有效落实。首先，工作量大，加班加点的工作现状，削弱了档案管理人员的工作积极性，面对繁重的工作任务，往往出现工作滞后等问题；其次，档案种类多，且复杂性强，往往要求“专人、专项”管理；再次，归档管理工作的重要性认识不到位，档案归档中档案“丢失”重建等问题的出现，极大的影响档案管理整体工作。

（二）工作责任意识淡薄，专业素质有待提高

在实际的工作中，档案管理是门学问也是值得思索的地方。近几年在档案归档管理上出现了不少问题，其中之一就是有关档案工作人员的问题。这些工作人员普遍存在对于档案工作的责任感缺乏，没有相应的职业素养。在实际工作中，往往不能仔细认真的进行资料的审阅和归档，导致资料有所损失等问题，这就使得档案资料的归档延迟或者资料失真等情况出现。另外，档案没有及时的进行归档也会出现其他的问题，工作人员如果因为懒惰，专业素质不强就不及时进行归

档工作，导致资料长时间积压，不仅极大程度上会使得资料丢失，对于档案资料的利用也是问题，再次翻阅还要浪费时间，这就导致管理上出现了严重的问题，而这一切都是管理人员的疏忽造成的。主要原因就是管理人员在档案归档工作中没有责任感和耐心，并且对档案资源的，利用率不重视，以及企业内部缺乏有关这方面的考核制度，缺少外部因素的制约，使得工作人员出现懒散的状态，不能很好的进行工作。

（三）档案利用率低，归档管理“粗糙”

档案归档效率低，归档速度慢等问题，是降低档案服务质量的重要方面。首先，档案归档“粗糙”，造成档案失真、内容缺失等问题的发生；其次，档案利用率低。档案归档为工作而工作，而缺乏档案的有效利用。由于缺乏归档管理与利用之间的有效衔接，以至于一些珍贵档案资料年久失修，或是流失；再次，档案归档管理工作缺乏重视，从档案归档到档案利用，缺乏切实有效的工作投入，工作都是为了完成任务，而不是为了提高档案利用率，弱化了档案的价值。

二、提高档案归档管理建设的应对措施

档案归档管理的科学化建设，是提高归档管理工作质量与效率的重要基础。归档管理中存在的不足与问题，要求归档管理工作一是要建立完善的绩效考核机制；二是要细化归档管理，提高归档管理效率；三是落实人才队伍建设。因此，具体而言，提高档案归档管理建设，应切实做好以下几点工作：

（一）完善绩效考核机制，提高档案利用率

档案归档管理的特殊性，要求建立完善的绩效考核机制，提高工作人员的积极性。首先，建立“绩效”+“奖惩”的考核奖机制，对工作人员进行考核。明确工作岗位职责，在职责明确、分工清楚的工作状态下，确保归档管理工作有效落实；其次，提高档案利用率。一方面，要提高档案归档管理效率，提高归档速度，确保内容的完整性；另一方面，要提高归档的精细化，确保内容的真实性。

（二）细化归档管理，提高归档管理效率

归档管理的及时性，是确保档案归档管理的重要基础。在档案归档管理中，一是要对“粗糙”的归档口径进行改善，细化归档管理。从提高归档效率，到提高档案服务，坚持工作及时到位，确保档案内容的完整性，归档的及时性；二是强化档案归档后的管理工作，一些珍贵档案资料要注重维修管理，提高档案的实际价值；三是重视档案归档管理的资金投入，从设备购置，到人员配置，都应最大程度满足，提高档案归档管理效率，实现现代信息化建设。

（三）推进人才队伍建设，管理工作专业化

档案归档管理的专业化建设，依托于专业化的人才队伍建设。目前，管理工作存在专业人才缺乏、工作效率低、创新性发展缓慢等问题。为此，首先，立足

工作需求，科学调整人员编制，最大程度地保障档案归档管理工作的有效落实；其次，加强对工作人员的教育培训，通过专I知识培训，提高工作人员的专业能力；再次，立足工作需求，培养档案人员的职业素养，保持严谨、认真的工作态度，耐心、细心、用心的敬业精神，确保档案及时、完整归档，提高归档质量。

（四）建立电子归档文件制度

开展电子文件归档也要以人为本，形成一支队伍，承担此项工作。由于大多数计算机与信息管理人员对档案工作较为陌生，不像原纸质文件的归档人员，经过多年实践，已形成相对稳定的骨干队伍，有较好的工作基础，所以，依靠原纸质档案立卷工作骨干，以各单位计算机与信息管理同为主体，重新建立归档工作队伍更为现实。

专业档案部门通过网络、计算机、图文扫描、光盘存储等先进技术手段对各个单位产生的电子文件信息进行集中统一的管理，并保管、存储符合电子文件形成部门要求的电子档案，电子文件形成部门以定期或不定期的方式，把日常产生的电子文件档案信息，以标准化的格式通过网络传递给档案部门，由档案部门进行分类、整理、编目，分别存储在档案部门主服务器相应的存储空间里，在必要时档案信息还可以脱机存储到其它更安全的介质上，并做多个备份，避免自然因素损坏和非法访问。档案部门为信息存储单位提供信息查询功能，并进行用户确认，使得档案资料能够保证真实，不影响资料的查阅。

三、结语

随着社会的发展，各个企业管理环节中都必不可少的会有档案管理的工作，档案管理也的确是很重要的工作。它是一个企业或是一个国家发展的关键，看起来毫不起眼，但是具有极深的影响和复杂性。因此，档案管理工作就显得至关重要，在档案管理过程中，以归档环节的为例，不足之处还有很多，这就要求企业和国家有关方面建立起基本的制度和机制，形成一个优化的管理体系，能够使得资源进行重组，进而优化结构，保证档案资料能够具有真实性等，进而提高档案资源的利用率，从而提高我国的档案归档工作的实效率，以促进企业和国家的发展。

参考文献：

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