浅析公证证明材料的收集与审查

浅析公证证明材料的收集与审查
发表时间：2019-07-03T16:38:19.953Z 来源：《基层建设》2019年第10期作者：俞子森
[导读] 摘要：公证是实体与程序相统一，即要重视实体审查，又要严格按办证程序。

福建省龙岩市闽西公证处
摘要：公证是实体与程序相统一，即要重视实体审查，又要严格按办证程序。

公证证明材料的收集与审查是实体与程序相结合的集中体现，是公证程序的核心环节，是保证公证质量、提升公信力的重要手段，达到真实、合法的目的，实现预防纠纷的功能。

笔者在办证、审批以及处理公证案件复查、投诉过程中，深感公证证明材料的收集与审查在公证证明活动中的重要性。

最为深刻的是在处理一件死亡公证核查案件时，因为办理公证案件的公证处和公证员不同，在收集与审查证明材料时把握的程度也不同，最终导致产生了不同的公证结果。

笔者将通过分析此案件，提出粗浅见解，以期抛砖引玉。

关键词：证明材料；证据；证据规则；立法
一、问题的提出
公证是公证机构根据自然人、法人或者其他组织的申请，依照法定的程序对民事法律行为、有法律意义的事实和文书的真实性、合法性予以证明的活动。

死亡，对于自然人而言，是一项重要的法律事实，它直接导致自然人主体消灭，婚姻关系解除以及继承开始等诸多法律后果，具有重要的法律意义。

在公证实践中，死亡事实常见于死亡公证、出生公证、亲属关系公证、继承公证等，其中死亡公证是直接以死亡事实为证明对象的证明活动，是普通的公证事项。

即使如此，笔者曾发现在同一执业区域内不同公证处就同一死者出具了不同死亡时间的两份死亡公证书。

死者家属为了在台湾地区申领一笔补助款，需要办理一份死亡公证书。

死者家属委托其弟弟在A公证处（以下简称A处）申办一份死亡公证书，提供了死者的户口簿、疾病证明书、托老院出具的死亡证明书、户口注销证明，用以证明死者的死亡事实。

时隔五个月之久，死者家属亲自来到B公证处（以下简称B处）申办一份死亡公证书，提供了死者的户口簿、托老院出具的死亡证明书、火化证、户口注销证明，同样用以证明死者的死亡事实。

从当事人向A、B两处提供的证明材料上看，应该都足以证明死者的死亡事实。

但，怎么会出现两种不同结果呢。

经复查得知，死者提供给A处的死亡证明书、户口注销证明所记载的死亡时间不一致，A处及承办公证员认为派出所是出具因死亡户口注销证明的职权部门，所出具的户口注销证明具有权威性、可靠性，理应优先适用。

因而，采信户口注销证明，确认户口注销证明所记载的死亡时间为死者的死亡时间。

当事人提供给B处的户口注销证明后经核查确认为内容真实而非证明出具机构出具的虚假证明，为确认死者死亡事实的真实性， B处在出证前，派员前往派出所对户口注销证明的真实性进行核实，派出所民警经辨认确认为该所出具。

B处因此认为当事人提供死者的户口簿、死亡证明书、火化证、户口注销证明足以证明死者的死亡事实，且户口簿、死亡证明书、火化证、户口注销证明所记载的死者死亡时间是一致，能互相印证，符合出证条件，审批准予出证。

最终复查结果是A处撤销了其出具的死亡公证书。

为此，我们该如何收集和审查当事人提供的证明材料呢？当事人提供的证明材料何为真实，何为合法，何为充分呢？
二、公证证明材料的收集与审查现状
收集和审查证明材料是公证程序的重要环节。

公证法、公证程序规则明确规定了收集和审查证明材料的方式、方法、途径，同时规定了证明材料的证明标准，即真实、合法、充分。

但证明材料何为真实，何为合法，何为充分？证明公证事项的证明材料何为真实、合法、充分？公证员收集和审查证明材料的程度和标准是什么？纵观公证法、公证程序规则以及其它办证规则，均没有具体明确、可操作性的规定。

如此，容易造成公证员自由裁量权的滥用，从而出现审查“过严”或“过松”两个极端。

一项公证事项能不能办，怎么办，办到什么程度，全凭公证员的良知、学识、经验、习惯等而定。

本案就客观全面反映出当前公证员收集和审查证明材料的思维与状态。

（一）收集和审查证明材料思维多元
笔者认为，目前公证员收集和审查证明材料的思维主要存在着三种思维。

一是自由心证思维，二是民事裁判思维，三是刑事裁判思维。

在公证实践中，大多数公证员比较推崇自由心证思维和民事裁判思维。

源于公证证明事项属于民商事法律范畴，且公证活动与民事裁判有着千丝万缕的联系。

所谓公证自由心证思维是指公证员凭借自己的知识、经验及专业技巧，通过自己的良心，独立地、理性地形成内心确信，对当事人提供证明材料的真伪判断、取舍、证据证明力的强弱以及证据反映事实的认定，作出自由评判的属性、能力和过程。

①这种思维方式长期存在于大部分公证员的脑海里。

有的公证员甚至认为，目前我国实行的是无限制的公证员“自由心证”证据认定制度。

理由是，我国公证法和公证程序规则要求公证员必须审查当事人申请公证的事实和文书的真实、合法，但是如何审核认定没有做出具体规定，公证协会对不同的公证事项审核证据认定标准没有具体规定。

由于没有具体审核认定标准，导致了公证员在办理公证过程对于收集证据材料的采用、采信认定存在主观随意性，凭借自身的办证习惯、知识、经验、传统公证操作模式进行采证。

②
所谓民事裁判性思维是指公证员应用民事证据规则审查处理当事人提供的证明材料的属性、能力和过程。

我国民事诉讼证据规则明确民事诉讼活动实行“谁主张谁举证”的原则，任何一方无法举证证明自己的主张就必须承担举证不能的败诉结果。

适用“高度盖然性”的优势证据规则，一方当事人所主张事实的证据和另一方当事人否认该事实的证据相比较而言具有优势,事实真实的可能性大于不真实的可能性，存在的可能性大于不存在的可能性，法院就可以依据优势证据认定事实。

自2002年4月1日《民事诉讼证据规则》实施以来，此思维越来越为公证员所接受。

所谓刑事裁判思维是指公证员适用刑事证据规则审查处理当事人提供的证明材料的属性、能力和过程。

刑事诉讼实行“排除合理怀疑”的证明标准，法官在综合全部证据进行推理时，必须达到排除其他一切合理推理、假设、可能的标准时方能认定案件有关事实。

由此可见，刑事诉讼对证据证明标准的要求比民事诉讼要高很多。

应用此思维办理公证事项，效率低、成本高，因而不被大多数公证员所接受。

以上三种思维，反映出公证员对证明材料要求及审查程度的不同。

自由心证对证明材料要求及审查程度比较低，刑事裁判思维对证明材料要求及审查程度最高，民事裁判思维介于两者之间。

（二）收集和审查证明材料标准不一
当前，公证员收集和审查证明材料标准不一致。

处与处之间不同，同一处不同公证员不同，同一公证员前后时间不同。

有的差异很大。

笔者认为，主要原因有，一是混淆材料、证明材料、证据、公证证据的概念、内涵。

二是把握不准材料、证明材料、证据、公证证据的证明力。

公证法、公证程序规则对当事人提供的证明材料有多种表述，如材料、证明材料、证据等，实务界有表述为公证证据。

但都没
有对材料、证明材料、证据、公证证据的概念、内涵、外延、效力进行明确的界定。

三是对公证证明标准理解不同。

公证证明标准是证明材料的真实、合法、充分。

但如何做到真实、合法、充分，各公证机构、公证员也不甚相同。

1、何为真实
真实根据认识程度，可分为客观真实与法律真实两种。

“客观真实”这个词是从大陆法系的“实质真实”演化而来的，是指在诉讼中司法工作人员运用证据所认定的案件事实符合案件发生的客观真实情况，也就是我们通常所说的查明（判明）案件事实真相，是主观符合客观的真实。

“法律真实”是指司法工作人员运用证据认定的案件事实达到了法律所规定的视为真实的标准。

法律真实也可称为主观真实或推定真实。

③到底是客观真实是真实，还是法律真实是真实呢？法律界，包括理论界，存在着两种观点。

公证业界也有两种观点，一种观点是客观真实才是真实，另一种观点是法律真实是真实。

如有公证员认为，公证实践中的“真实”应当是法律真实而不能理解为客观真实。

④笔者赞同“客观真实”论。

本案，经核查，死者的真实死亡时间为托老院出具的死亡证明书上记载的死亡时间，该死亡时间为客观真实，而派出所出具的户口注销证明记载的死亡时间为法律真实。

在办证过程中，公证员会经常遇到类似情形，户口簿记载的出生日期或地点与出生证记载的出生日期或地点不一致，在两者不一致情况下，要尊重事实，以出生证记载的出生日期或地点为依据。

有关死亡时间或死亡地点在户口簿和死亡证明也常有出入，当然也应尊重事实。

在实际操作比较多的是，户籍部门是根据医院的出生证或死亡证明在户口簿上记载出生时间、地点或死亡时间、地点，但有的出生不是发生在医院，如在家里、在火车上、飞机上、轮船上等。

死亡也是如此，死亡原因多种，死亡地点也随之不同，因而出具死亡证明的部门也不同。

有法医出具的法医鉴定、尸检报告、交警部门出具交通事故责任认定书、养老院出具的死亡证明、村居委会出具的死亡证明等。

通常情况下，最先介入并判断、确认死者死亡时间的部门或单位出具的死亡较为可信。

当然，在实践中还有一种特殊情况，就是法院依法宣告死亡，法院作出宣告死亡判决之日为死亡时间，这个死亡时间就只是”法律真实”，在这种情况下，因为无从去探寻“客观真实”，只能从宣告死亡这一制度设计的目的出发，来认定“法律真实”。

2、何为合法
所谓合法，证明材料符合客观事实，证明材料来源及取得符合法律规定。

本案，死者家属提供给A处的户口注销证明属合法但不真实的证明材料，而提供给B处的户口注销证明属不合法但真实的证明材料。

A处的户口注销证明上的死亡时间与真实死亡时间是不一致的，导致这个不一致的原因是什么，通常户口注销证明依据的恰恰是死亡证明，如果因为派出所的疏忽而导致死亡时间写错了，那这份户口注销证明的效力如何？真实而不合法的证明材料与合法而不真实的证明材料又如何取舍呢？
3、何为充分
所谓充分，是指据以定案的证据均已查证属实，案件事实均有必要的证据予以证明，证据之间、证据与案件事实之间的矛盾得到合理排除。

充分不是数量的简单相加，数量多不一定充分，还要从质量上把握，即从证据的证明力和证明效力上下功夫。

证明材料之间能相互印证，排除合理怀疑。

证明材料应真实、合法、充分，才能作为出证的依据。

而真实、合法、充分三者是辨证统一的，不能分割的。

真实是基础，合法是保障，充分是保证，三者缺一不可。

只有收集和审查证明材料达到了真实、合法、充分，公证事项经得起历史的考验，否则，就如同埋了一颗定时炸弹，说不准什么时候会引爆。

本案的发生既是偶然又是必然的。

如果死者家属向A处重新申请，如果海基会审查不那么严格，就不会出现上述情形，如此而言，这算是偶然事件，就不足为奇了。

但，死者死亡事实不单用于死亡公证事项，还有可能用于继承等，谁又能避免不会出现此类事件呢。

三、启示与建议
（一）确立公证证明材料收集与审查思维模式对比我国三大诉讼法，对于证据的收集与审查，由于调整对象不同而有所区别。

刑事诉讼实行法定主义，遵循疑罪从无、从轻原则，人民法院认定犯罪嫌疑人有罪的证据标准是证据确实、充分。

行政诉讼实行法定主义，遵循举证责任倒置原则，作出的具体行政行为的部门对作出的具体行政行为负有举证责任。

人民法院根据作出的具体行政行为的部门提供的证据材料，对经过庭审质证的证据和无需质证的证据进行逐一审查和对全部证据综合审查，遵循法官职业道德，运用逻辑推理和生活经验，进行全面、客观和公正地分析判断，确定证据材料与案件事实之间的证明关系，排除不具有关联性的证据材料，准确认定案件事实。

民事诉讼实行任意主义，遵循谁主张谁举证原则，人民法院依照法定程序，全面、客观地审核证据，依据法律的规定，遵循法官职业道德，运用逻辑推理和日常生活经验，对证据有无证明力和证明力大小独立进行判断。

公证作为预防纠纷的重要职能，司法审判是司法公正的最后一道防线，承担着定分止争的职能，这就决定着公证证明材料的收集与审查不能完全依照审判模式。

但公证证据效力、公证强制执行效力、公证成立要件效力最终需得到司法裁判审查确认，公证机构对于证明材料的收集与审查无法摆脱裁判模式的影响。

目前公证机构对于证明材料的收集与审查没有统一的模式，如上所述，主要存在着自由心证、民事审判、刑事审判等三种模式。

笔者认为，公证应立足公证职能及特点，吸收三大诉讼法的各自优点，建立具有公证特色的证明材料收集与审查思维模式。

笔者主张以任意主义为主、法定主义为辅作为公证证明材料收集与审查思维模式。

任意主义，即当事人主义，谁主张谁举证，当事人提供真实、合法、充分的证明材料证明公证事项。

法定主义，即职权主义，在当事人穷尽举证办法还是无法证明公证事项时，公证机构依法依职权主动进行调查取证。

最后，公证机构根据当事人提供的证明材料和自行收集的证明材料进行综合比较判断，形成最终公证结论。

也许有人会认为，目前，公证法、公证程序规则不是已确定这种模式吗？首先要求当事人提供真实、合法、充分的证明材料，公证机构对于有疑义的证明材料进行核实。

笔者认为，核实与调查有着本质的区别。

核实具有被动性。

公证事项主要是单方性，缺乏对抗性，不像诉讼具有对抗性，诉讼各方针对证明材料的真实、合法、有效进行质证，根据证据规则，判断出当事人提供的证明材料效力，因而，公证需要核实环节，来拟补不足。

而调查具有主动性，属于公证机构的职权，公证机构有权向相关部门、个人进行调查取证，相关部门、个人应以配合，不得以任何理由干扰、阻碍。

笔者认为，目前公证法、公证程序规则有关核实的规定，可能有助于减轻公证员的法律责任，但对于查明公证事实，预防纠纷将大打折扣。

（二）建立统一的公证证据规则笔者认为，目前，公证员收集与审查证明材料，不管采取主动调查方式还是被动核实方式，建立统一的公证证据规则刻不容缓。

1、从公证性质角度看，公证机构是国家证明机关，具有准司法性质，作出证明事项具有较高的证明力。

公证法、公证程序规则、各办证规则均有明确、具体的规定，保证公证机构作出的公证事项具有较高证明力。

但对于证明材料的收集与审查的规定非常松散，因而，建立统一的公证证据规则，有利于统一公证机构及公证员收集与审查证明材料的模式，避免公证机构及公证员收集与审查证明材料随意性，提高公证质量及社会公信力。

2、从公证处职能看，公证机构是预防纠纷，保障当事人的合法权益。

如何做到预防纠纷，就要求公证机构作出的公证书不能有误，不能产生二次纠纷，需要有可操作性的证据规则来指引。

3、从公证员角度看，公证员是收集与审查证明材料的具体实施者，公证法、公证程序规则明确规定了公证员故意、重大过失造成当事人损失的，应承担赔偿责任。

2013年6月6日实施的《最高人民院关于审理涉及公证活动相关民事案件的若干规定》，对公证机构及公证员的过错作出明确的规定，其中第五款规定，公证机构在公证过程中未尽到充分的审查、核实义务，致使公证书错误或者不真实的。

⑤未尽到充分的审查、核实义务如何界定，公证法、公证程序规则、各办证规则均没有明确规定，公证机构及公证员只有摸着石头过河，使得公证员承担着无限的法律责任。

使得公证机构陷于两难境地，做公证与不做公证，目前均没有可靠的制度保障。

做公证，做到什么程度，才能经得起时间的考验，经得起司法最终审查。

不做公证，公证机构又靠什么生存，公证员靠什么生存，甚至还会受到不作为的效能告诫的风险。

因此，制定统一的公证证据规则，对保障公证机构、公证员的合法权益是十分必要而又紧迫的。

（三）公证证据规则主要内容
笔者认为，制定统一的公证证据规则并不是一项很大的工程。

最高院早已制定、出台、实施的民事证据规则、行政证据规则，积累了丰富的理论与实践经验，值得学习借鉴，同时，公证业界在长期的实践与摸索中，也积累了许多好的经验与做法。

多年以前，中国公证协会曾经出过一个公证证据采信规则的征求意见稿，但至今未见正式稿的出台。

建议司法部或中国公证协会结合公证职能与特点，制定出一部统一的、可操作性的公证证据规则。

笔者认为，公证证据规则及其主要内容，完全可以参照民事证据规则的体例及内容，结合公证自身的特点，加以完善即可。

盘锦市人民政府于2003年10月23日根据行政复议法、行政诉讼法，参照行政诉讼证据规则的体例与内容，制定出台了盘锦市行政复议证据规则。

⑥此做法，值得公证业界学习与借鉴。

注释：
①李峻松.自由心证与公证员对证据的自由裁量. 发布日期：2013年05月23日.
②李峻松.公证证据审核认定规则的完善.发布日期：2012年10月11日.
③陈光中.诉讼法的客观真实与法律真实.检察日报.２０００年７月１３日.
④袁野袁强.意思表示真实在公证实践中的应用.中国公证.2014年第7期.
⑤参见《最高人民院关于审理涉及公证活动相关民事案件的若干规定》.法制日报. ２０14年6月6日.
⑥参见盘锦市人民政府于2003年10月23日出台《盘锦市行政复议证据规则》.
参考文献：
1、司法部律师公证工作指导司编.中华人民共和国公证法讲话.中国青年出版社.2005年11月北京第1版.
2、司法部中国公证协会编.公证程序规则释义.法律出版社.2006年7月第1版.。