公证卷宗要求及检查问题处理技巧

• 5）、询问笔录内容每页均要求被 接谈人签名确认。不会签名的需捺 指印。
五、公证文书发送回执
• 1）、收件人要求为公证申请人或 谈话笔录中指定的收件人，收件人 要求签名，签署领件时间，时间要 求填写公元纪年。自行制作的制式 发送回执，要求收件人（收件单 位），公证数份数，公证事项等内 容填写完整，收件人要签名并签署 时间（公元纪年）。
公证卷宗要求及检查问题处理 技巧
一、受理环节。
• 1、受理范围,卷内材料要求不能显示 出超越公证法所规定的受理范围。
1）、符合《公证法》第十条规定的 受理范围；申请人与申请公证的事项有利 害关系；申请人之间对申请的公证事项无 争议。
2）、符合公证受理的执业区域。 符合《公证法》第二十五条、《公 证程序规则》第十三条的规定和省 厅核准的执业区域。
• （7）公证员接待当事人的告知书、 询问笔录等；
• （8）其他有关材料；
• （9）公证文书发送回执(需收件人 签名,签署时间应用公元纪年)；
• （10）证物袋；（应由公证人员交卷 前密封，并在证物袋表面写明实物证 据的名称、数量、单位、公证卷宗流 程号、公证书编号、公证员签名、封 存日期等，证物袋要求粘贴在A4的白 纸上。如是附在公证书之内的证物， 不参照此条，请将证物袋依照出具的 正本公证书原样附在公证书正文之列）
好公证卷宗的整理工作，符合立卷要 求，依照排序办法排好顺序，及时向 制证室档案管理人员进行移交卷宗。
• 2）、档案室接收人员应该根据 公证卷宗逐卷双方当面在信诚 系统中做电子接收，并打印卷 宗接收记录，一式两份，接收 人员及公证员双方签名确认， 各执一份备查。
• 3）、接收过程中及档案接收后， 档案工作人员要对移交的档案严格 检查，凡不符合立卷规定要求的， 遗漏卷内文书材料、实物证据和收 费发票及电子卷宗扫描不完整等， 一律退还给立卷人重新补充整理。 档案工作人员应打印《退还卷宗明 细表》注销相应的已退还卷宗。公 证员收到已退还卷宗应签名确认。
• 3）、询问笔录要求根据申请公证 的类别酌情制作，告知内容完备。 如存在可以共同接谈的情况，要写 明回答人是谁。在办证要求中，要 求单独分开制作询问笔录的情况， 必须遵守，分开制作询问笔录。
• 4）、有授权他人代领公证书的， 要求在询问笔录中是明确表述，代 领遗嘱公证书的，尽量提醒当事人 不要授权由遗嘱受益人来代领公证 书。
八、卷宗电子接收、上架并打 印卷宗封面、流程表
• 1）、由档案室卷宗接收人员，在 信诚系统中做电子卷宗上架并打印 卷宗封面，流程表。
九、卷宗装订
• 1）装订人员调整卷内卷宗封面、流程表、缴费通 知单的装卷顺序，并加放备考表及卷宗封底。要 求卷宗封面、卷内目录、备考表等尺寸规格应当 符合A4规格。
9、卷宗排架
• 1）由档案室人员根据卷宗规律及要求按大小依次排架。 • 二OO九年之前的公证档案，每年按公证分类的不同按公
证书的编号依次排架。 • 二OO九年之后的档案，按保管期限的不同分别分为永久
外证、永久内证；长期外证、长期内证；短期外证、短期 内证六大类按流水号大小依次排架，（原按办证类别的国 内经济、国内民事公证统汇入各期限的内证，涉外民事、 涉外经济、涉港、澳、台的公证统汇入各期限的外证，按 档案存放期限统一分类管理）。 • 二O一一年起，新增加一类遗嘱卷宗单独排卷，其它卷宗 排列方式同第33条规定。
• 4）、确实无法补齐材料的，承办 公证员应在该卷宗备考表注明原因， 并经所在部门负责人书面批准后附 卷存查。重新整理后再移交的卷宗 按上述第2点办理。
• 5）、卷宗归档后，如该卷宗有补 充材料的，应按立卷要求做好整理、 装订工作，并在该补充材料的卷宗 备考表中备注说明。
• 6）、公证卷宗附有实物证据的，承办公证 员应以每一卷宗号为基本单位填写〈〈公证 档案实物证据移交表〉〉一式两份，该表须 与实物证据一同移交，实物证据不能与公证 卷宗分开移交。实物证据移交之前，由公证 员对实物证据外包装（实物证据外包装尺寸 控制在30cm*40cm*70cm范围之内）进行封 存，并在外包装上注明实物证据的名称、数 量、单位、公证书编号、公证员签名、封存 日期、当事人资料等内容。档案员须按《公 证档案实物证据移交表》所载信息认真检查 实物证据，确认无误后，与承办公证员在 《公证档案实物证据移交表》上共同签名， 承办公证员执一份，另一份随卷归档。
3）、不会签名的当事人需用指纹 卡收集当事人的十指指纹，并注明 各指名称，放入证明材料中一起归 档。
4）、公证员要根据办证的实际情 况，剔除卷内的重份材料及不必要 归档的其它材料。
四、询问笔录
• 1）、询问笔录要求制作完整，有问有 答，不可出现有问无答的情况。
• 2）、有特殊要求需两人办证的，询问 笔录参加办证的两个承办人员在询问 笔录中要有反应并且由两人在笔录页 右下角处共同签名。多页询问笔录制 作的，要求每页询问笔录均有两个承 办人的签名确认。
上架卷宗具体改错的办法：
• 1、公证书内待证材料有误的，公证词不发 生变化的，发出的公证书替换后，直接交一 份正确的材料回档案室换档，信诚系统内不 用做操作。
• 2、公证书证词或公证书译文要改错的，需 发送改错申请（目前为口头通知档案室）， 由档案室将卷宗状态从上架发回改错状态， 公证员在系统内进行改正后，公证员要替换 当事人持有的错误公证书。并且要把正确的 公证文书多用白纸打印一份交回档案室更换 档案，档案室接到更换材料后，会将卷宗的 电子状态重新调回上架状态。
• 3）、要用有利于档案保管和利用 的方法装订卷宗。装订部位应在卷 宗左侧，穿孔装订时，装订穿孔应 在距左边线1至2公分范围内。装订 孔要注意避免破坏材料上的文字， 装订部位过窄的，要用纸张加衬边。 卷宗一般使用棉线绳装订，三眼订 牢。线绳要打成活结，在活结处贴 上封签，并在骑缝线上加盖立卷人 名章。
2）、在满足上述要求的条件下，每个卷宗号 的卷宗页数根据我处的档案盒厚度要求， 卷内材料总页数不得超过500页，超过500 页的应分卷装订（分卷装订由装订室处 理）。
4、申请表的填写
• 1）、申请人及其代理人的基本情况信 息采集应当完整，包括姓名、性别、 身份证编号、现住址、联系电话等内 容。
• 2）、由单位申请办理公证的，应把单 位名称、住所、法定代表人、联系电 话；代理人姓名、性别、住址（或单 位/职务）、被代理人、联系电话详细 登记入相应位置。
• 2）、卷内材料要求A4规格。 • 小于A4规格的，是复印件的在保持复印内容清晰
无误的前提下，利用A4复印纸进行二次复印；或 利用A4规格纸张加底衬托；是当事人提供的或调 查所得的原件，需用A4规格纸张加底衬托（已装 订成本、双面均有内容的除外），不得使用废旧 纸张衬托 ； • 大于A4要折叠成A4规格；衬托、折叠时要预留装 订位置。
• 3）、申请表中申请公证的事项及公证书 用途栏中内容填写齐全、公证事项名称不用 简称，并与公证书所列名称一致。
• 4）发证时间，要求按实选取，但不得早于 公证受理时间。
• 5）申请表要求申请人或代理人签名。申请 人以签名为原则，不能签名才盖章、捺指印， 但需在卷宗笔录中说明不能签名的原因。如 捺指印，需注明是哪个手指指纹。遗嘱公证 及涉房类公证应当留取十个手指指纹卡附卷。
• 6）申请表上要求填写申请日期，并用公元 纪年表示。
• 注意：
• 1）遗嘱及证据保全等特定办证事 项，有二人办证要求的，申请表 （含系统打印）应当由公证员和公 证员助理二人在材料右下角亲笔签 名确认。
• 2）、外点办证，使用自行制作的 制式申请表的，要求按表单空格填 写完整。申请表及谈话笔录不允许 制作在同一张表单上。
（2）公证书正文（要求与出具的公证书正本 内容形式一致，含当事人申请证明的文书材 料，其中：遗嘱、合同、委托书等需要原件； 学历、成绩等复印件材料要求不加盖影印件 与原件相符章，以利于今后补副本之用；涉 外公证一般需要有公证书译文。根据卷宗目 录的要求，公证书有译文的，先从小到大依 次排列所有的中文公证书，再从小到大依次 排列所有的公证书译文，即排列完所有的公 证书中文再开始依次排列公证书译文）；
• 2）、如有费用减免，需在信诚程序中走正常的费 用减免程序，由领导审批后，按交费通知单显示 最终金额收取（可全部减免，审批后金额显示为 零，如部分申请减免，费用按减免后显示的金额 实际收费）。公证收费缴款书存根要求用胶水粘 于交费通知单的下方空白处。
三、材料收集
• 1）、由公证员根据当事人所申请的公 证事项，按办证要求收集所需材料。
• （11）备考表（主要填写卷内文书材 料的必要说明以及卷宗的其它备注信 息、立卷人姓名、检查人由档案人员 盖章，立卷时间由档案人员填写）；
七、交档
• 1）、公证员应按照 • ①一般公证事项在发证之日起一个半
月内、 • 招投标公证在发证之日起三个月内； • ②流程号生成半年内，即在信诚受理
之日起半年（2011年1月1日起）； • 将公证事项的全部文书材料按规定做
• （3）公证申请表；（公证员需将 表内内容填写完整，由申请人签字 确认,签署时间应用公元纪年）
• （4）受理回执Fra Baidu bibliotek；（公证员应要 求申请人签名确认）
• （5）证明材料
• （A）当事人的身份证明；
• （B）当事人提供的其它有关证明材料； （复印件应根据实际取得情况分别做 盖章处理）
• （6）公证处审查、调查所取得的 证明材料及现场记录等(如调查记 录、放弃继承权声明书、现场工作 记录等) ；
六、卷宗整理
• 1）公证书送达完毕，由发证人员 将卷宗内部分材料归还给承办公证 员，由承办公证员根据我处的卷宗 整理交档规范自行整理卷宗，并负 责卷宗的质量审核，移送档案。
• 2）排序要求（根据公证员手上的 现有材料，及档案室效率要求，制 定公证员移交档案室的排序要求）：
（1）交费通知单（需粘贴收费缴费单存根）。
• 2）没有相联关系的当事人和公证事项 必须按照一证一卷、一卷一号的原则 分别立卷，不得并卷；
• 3）跨年度的公证，在受理年立卷。
3、流程号的设立
1）、首先要求每个受理号项下受理的公证书， 必须遵循按年度，公证大类分别受理。如 果同一个当事人为同一目的而办的数项公 证，可合并为一卷设立为一个流程号。其 它情况不得在一个流程号中集中受理，必 须遵循一证一卷，一卷一号的原则，单独 设立流程号。
10、卷宗改错。
• 公证文书有改错的，卷宗未移送归档的由 承办人自行剔除错误的文书，已经归档上 架后的公证文书改错的，需由承办公证员 将改错申请报档案管理人员备案，经主管 部门批准后并视情况调取实物卷宗，改错 后的文书需在十日内将相关材料移送至档 案管理人员，由档案管理人员对档案进行 必要调整，并按上述规定要求装订后补充 归档，并视情况由档案管理人员在备考表 中进行必要记载。
5、受理回执单
• 1）、受理回执单要求由申请人 （代理人）本人签名。不会签名的 需捺指印。
• 2）、特殊公证事项，如遗嘱、证 据保全等需两人办证的，要求两个 承办人员在受理回执单右下角共同 签名确认。
二、交费。
• 1）、所有公证均需按标准收费，制作交费通知单， 交费通知单要求由收款员收款后并加盖收费章予 以确认，收款员开具的公证收费缴款书存根票面 总金额要求于交费通知单金额一致。公证收费缴 款书存根要求用胶水粘于交费通知单的下方空白 处。
• 3）、公证员应当告知当事人申请 公证事项的法律意义和可能产生的 法律后果，告知其在办理过程中的 权利、义务。告知内容应当记录归 档，告知内容参照市公协下发的有 关文件。
2、卷宗的立卷要求
• 公证文书材料应分种类，按年度分别 立卷。其中：
• 1）、同一当事人为同一目的而办的数 项公证，可合并为一卷。
• 2）卷内材料要求在信诚系统内必须全 部扫描。扫描材料要求，正确选取当 事人，及扫描事项，按类别逐一进行 扫描，每张材料的页面内容要求扫描 完整，保证电子卷宗材料收集质量及 完整。
3）、实物卷宗中收集的卷内材料要求：
是复印件的，（1）用原件由我处工作 人员或承办公证员直接复印的，需加 盖复印人员的“影印件与原件相符章” 存卷。（2）由当事人直接提供的复印 件，并经承办公证员做原件核实存档 的，需加盖“影印件材料提供章”， 复印件提供人需在提交人位置签名并 签署时间予以确认。