岗位说明书的编写技巧

5.0 岗位说明书的编写技巧
5.4 编写注意事项
用语要清晰
使用的词语必须非常清晰，以保证使用该职位说明的人能正确理解所说
明的内容。
模糊不清或有各种理解的词语应避免使用。例如“进行”、“开展”、
“做好”、“处理”等动词没有具体指出工作的具体内容。对于“尽可 能多的、典型的、复杂的、困难的”一类的形容词，不同的人会有不同 的理解。如以下的概括性描述就很难体现出具体的工作事项： 抓好企业文化建设，营造积极向上、团结奋进的氛围，增强企业的 凝聚力和竞争力。 反映青年的要求和呼声，维护青年的合法权益 做好安全保卫工作 尽可能多地收集市场信息
岗 位 分 析
岗 位 说 明 书
过 程
结 果
2.0 岗位分析概述 岗位分析的注意事项
分析岗位而不是分析具体个人 澄清任职者与其主管的不同角色 防止分析对象夸大自己工作的重要性 任职者的参与——双方同意
工作分析过程中不要使用非法手段获取信息
工作分析内容应避免任何歧视性条款
3.0 工作分析的信息
5.3 动词的使用
其它角度的动词
思考行为：研究、分析、评估、发展、建议、倡议、参与、推荐、计划 直接行动：组织、实行、执行、指导、带领、控制、监管、采用、生产 、 参加、阐明、解释、提供、协助 上级行为：许可、批准、定义、确定、指导、确立、规划、监督、决定




管理行为：达到、评估、控制、协调、确保、鉴定、保持、监督
5.0 岗位说明书的编写技巧
5.4 编写注意事项
避免使用“负责+动词 ”
尽量避免使用“负责+动词”的表述方法
例如，“负责组织”，“负责编制”、“负责提出”一
类的表述就不规范，应当直接表述为“负责——”、“编
制—— ”、“提出——”。 如：组织公司年度经营管理会议 组织质量管理体系ISO9001的内部审核工作
专家行为：分析、协助、促使、联络、建议、推荐、支持、评估、评价 下级行为：检查、核对、收集、获得、提交、制作
5.0 岗位说明书的编写技巧
5.2 职责条目表达及方法技巧
5.2.3 动词的使用 － 其它角度
针对制度、方案、计划等文件：编制、制订、拟定、起草、审定、审核
、审查、转呈、转交、提交、呈报、下达、备案、存档、提出意见
5.3 动词的使用
常见动词
负责 制定 批准 审阅 准备 提出 建议 检查 开发
指导
评估 编制 实施 审定 监督 审批 指导 接待 走访 收集
确保 审核 制定 编写 承担 拟订 办理 草拟 计算 督促 起草 购买 检测 决定 建议 报告 安排 研究 建立 参与 确定 考查 总结 协助 统计
分析 设计 回答 汇总
5.0 岗位说明书的编写技巧
5.1 说明书及条目的整体规划：按工作流程（如果有）
例：
职责模块 入职培训 职 责 细 则 见证表单/文档 相关培训教材 培训签到表 编写新员工入职培训教材 组织新员工的入职培训
跟进、调查入职培训效果，制定改善方案
培训评估表
协助部门经理制定、修订劳动合同管理标准 劳动合同管理制度
5.0 岗位说明书的编写技巧
5.5任职资格撰写技巧 知识、技能、能力
•明确的证书要求
–如会计证、律师证、锅炉工上岗证、计算机等级证书等。 –如果没有这方面要求，则略去，不用写“无证书要求”。
•基本知识、素质方面的要求
–“应具备企业管理专业背景”、“应具备较强文字表达能力”、“要求具有高等数
学知识”、“要熟练掌握MS-Office系列软件的使用”、“具备较强的外语水平”等
岗位说明书的编写技巧
2.0 岗位分析概述
工作分析（又称岗位分析或职位分析）是指获取与职位有
关的详细信息的过程. 即了解一种职位并以一种格式把这 种信息描述出来，从而使其他人能了解这种职位的过程。
职位分析主要回答两大问题： 第一，“某一职位上的人应该做什么？”
第二，“什么样的人来做最适合？”
2.0 岗位分析概述

基本界定方法：专家判断法/统计方法/能力模型
有的国家有国家标准和职位能力常模 是对任职者的要求，不是针对现有人员的要求 发展阶段/地域 /行业/战略等不同的企业，对于同一类职位的任职资格条件 要求相去甚远，实事求是最为重要
存在雇佣的最低标准/出色胜任的任职资格标准两种标准，可采取适度偏高
加 加 加
5.0 岗位说明书的编写技巧
5.3 动词的使用
P和D的角度
指挥
编制 执行 建立
源自文库草拟
组织 实施
指导 落实
接待 收集
计算
5.0 岗位说明书的编写技巧
5.3 动词的使用
C的角度
检 检 测 查
监 控
监 督 督 导
5.0 岗位说明书的编写技巧
5.3 动词的使用
A的角度
解决
纠正
改良
改进
改善
5.0 岗位说明书的编写技巧
•能力方面
–“应具备较强的协调能力、处理人际关系的能力”、“应具备倾听敏感性，能捕捉 到谈话对象的内心变化”
5.0 岗位说明书的编写技巧
5.5任职资格撰写技巧
身体条件/体能要求 •无特殊要求 •久站 •久坐 •强壮 •视力 •身高1.75M以上 •精力高度集中 •“要求身体健康”其实就是“无特殊要求”。 明确的证书要求
3.1 需收集的信息 – 5W1H
What：该岗位具体做些什么
Why：该岗位的意义何在 Where：工作发生的地点或环境 When：工作时间的特性 Who：什么样资格的人才能承担该工作 How：他是如何履行该职责的
3.0 所需的信息及收集方式
3.1 需收集的信息
工作内容是什么？ 责任者是谁？ 工作职务及其工作环境条件等 工作时间规定 怎样操作及操作工具是什么？ 工作有哪些权限？ 为什么要这样做？ 任职资格要求，如教育、专业、技能要求是什么？ 与相关职务工
根据公司外协规定，生产能力及品质要求等制定外协 加工计划 分析物料需求量，并编制物料需求表 跟进采购进度，确认采购的交货期 计划跟进 跟进外协加工进度，确认外协加工交货期 检查生产进度，分析和预测生产计划的完成情况，并 及时向部门经理汇报 召开生产协调会，检讨生产计划，制订应对方案 计划调整 根据调度指示修订生产排期 跟进、检查有关生产排期决议的执行情况
修改后的表述
处理积压库存
同销售公司财务部指定人员一起定期盘点库存，确保 配合财务人员盘点库存，并出 “帐物卡一致性”。并出具《盘点表》 具《盘点表》 每半年主持一次生产系统管理制度的修订、将新修订 定期组织生产系统管理制度的 的管理制度下发 修订、并下发 制作生产计划表，并将生产计划表交计划部 接收分公司的《物资申请表》 同分公司相关人员沟通，了解分公司的确切需求 审核分公司的《物资申请表》 制作生产计划表，并交计划部
5.0 岗位说明书的编写技巧
5.4 编写注意事项
动词的搭配使用
以下动词可以和其他动词搭配使用
组织、协助、配合、参与， 例如，“组织制定”、“配合制定”、“参与
制定”。“负责”一词要慎用。
组织对现场情况的调查，协助解决生产过程存在的问题 参与制定年度综合计划
参与评审供应商
5.0 岗位说明书的编写技巧
针对信息、资料：调查、研究、整理、分析、归纳、总结、提供、汇报
、反馈、转达、通知、发布、维护管理 关于某项工作（上级）：主持、组织、指导、安排、协调、指示、监督 、管理、分配、控制、牵头负责、审批、审定、签发、批准、评估
5.0 岗位说明书的编写技巧
5.3 动词的使用
管理人员与非管理人员 对于管理人员，多用概括性词汇，如组织、领导、进行、审核、 考察、决定、指挥、指导、建立、批准等； 对于非管理人员，多为具体动作词汇，如：操作、倾倒、开动、 填制、计算、发放、检查、运送等。 最后一项可统一表达为“完成上级领导交办的其它任务”。
作人员的关系是什么？
目录
体系与定位
岗位分析概述
所需信息及收集方式 岗位分析步骤 岗位说明书编写技巧 岗位说明书的运用
5.0 岗位说明书的编写技巧
5.1 说明书及条目的整体规划：按职能分解及工作流程编写
先将部门职能按预先设计的岗位进行分解，形成各
岗位的职责模块
在职责模块下列出所有具体的工作，每一工作可以 遵循P、D、C、A的思路来编写 编写时注意动词的使用，如拟订不要写成制定、协 助不要写成负责 （详见后页）
5.0 岗位说明书的编写技巧
5.4基本信息撰写技巧 ◆职位名称：明确、具体，不能使用含糊、通称之名称
以下哪些名称是职位名称： 经理、库存控制员、文员、市场专员、培
训主管、秘书、工程师
◆岗位代号：（HRM非计算机化可免）
5.0 岗位说明书的编写技巧
5.5任职资格撰写技巧
任职资格/工作规范/应职要求/雇佣标准：岗位对人的要求 作用：职位价值评估、人员招募、培训开发的重要依据
5.0 岗位说明书的编写技巧
5.1 说明书及条目的整体规划：按PDCA循环
例：
职责模块 职 责 细 则 见证表单/文档
协助部门经理制定培训计划
组织相关人员编写培训课程、教材
《月度在职培训计划》
相关培训教材 《培训效果评估表》 《内部培训师档案》
在职培训
组织安排培训并跟进培训的实施 评估培训效果 建立公司内部培训讲师的档案
核对 抄写 传送 确认 提供
布置 调查 完成 巡查 预测 修改
保持 汇报 发放 验收 整理 保管 登记 签订
5.0 岗位说明书的编写技巧
5.3 动词的使用
权限角度
拟订
审核 修订 核对
审批 批准
发布 颁发 下达 转发
制定
5.0 岗位说明书的编写技巧
5.3 动词的使用
参与程度角度
承 办
不加
组 织
加
协 参 配 助 与 合
原则
职位说明书中的任职资格条件具有牵引和导向功能，学习型组织
5.0 岗位说明书的编写技巧
5.5任职资格撰写技巧
工作经验
同行业工作经验
如：物业管理行业工作2年以上
同职位工作经验：
如：从事财务经理岗位工作2年以上 其它特定公司的工作经验 如： 2年以上上市公司工作经验、1年以上外资企业工作经验等
5.0 岗位说明书的编写技巧
5.1 说明书及条目的整体规划：按PDCA循环
例：
职责模块
生产计划 编制
职
责
细
则
见证表单/文档
《生产计划表》
《外协加工计划表》 《物料需求表》 《进度跟踪表》 《进度跟踪表》 《进度跟踪表》 《生产协调会议记录》 《生产排期表》
根据销售计划和生产能力制定3个月滚动生产计划
5.2 职责条目表达及方法技巧
（主）谓宾表达方式
主语
主语隐含，在职责描述 中一般省略
谓语
如职责：编写项目/课 题计划书（任务书）
宾语
除一般省略主语外，有时 也加上“依据、按照、根 据”等词语表示“输入”
如职责：根据财务部 的报废通知销帐
5.0 岗位说明书的编写技巧
5.3 动词的使用
动词 ——
5.0 岗位说明书的编写技巧
劳动合 同管理
按照劳动合同管理标准办理员工劳动合同的 签定、条款变更、续签、终止、解除手续 劳动合同资料的存档管理 计算员工劳动合同补偿金 劳动合同台帐
5.0 岗位说明书的编写技巧
5.2 职责条目表达及方法技巧 过程方法
岗位说明书中的 “见证表单/文档 ”
输入
活动
过程方法
输出
5.0 岗位说明书的编写技巧
专业技能所必需的工作磨练
如： 2年以上财务或证券工作经验
更多为以上的结合:具有2年以上物业管理行业财务经理工作经验
5.0岗位说明书的编写技巧
5.5任职资格撰写技巧
培训经历
•主要指脱产培训或专门培训
–“党的基本知识、基本理论学习1个月以上。” –“企业管理知识培训2周以上。” –财务管理培训 –物业管理知识培训
5.4 编写注意事项 尽量以动词开头
原表述 修改后的表述
对分公司提交的《需求计划表》进行审核 审核分公司提交的《需求计划表》 客户分类标准的制定 制定客户分类标准 保留原表述（非及物动词一般不以动 词开头）
将各制造部退回的余料入库
5.0 岗位说明书的编写技巧
5.4 编写注意事项
用语要简洁
原表述
实施积压库存的处理
•如会计证、律师证、锅炉工上岗证、计算机等级证书等。 •如果没有这方面要求，则略去，不用写“无证书要求”。
5.0 岗位说明书的编写技巧
5.6其它注意事项
从事同一种职位的多个人可共用同一份职位说明书，而不用一人一份。 每个职位只需撰写一份职位说明书，如果工作职责70%以上发生重叠且没有10% 以上的显著不同，则可视为同一种职位； 工作列举必须具体明确，不要夸大或缩小； 在职位说明书中应当使用客观的描述性词汇，最好不要用过多的体现规范性要 求的形容词。 最终的职位说明书所描述的内容是该职位应当承担的责任，而不是某个人当前实 际承担的工作内容。 在职位说明书中不应包括任职者个人的优点或缺点等诸如此类的信息。