岗位说明书的编写方法

❖你刚才介绍了这个岗位的主要工作 包括……，还有其他需要补充的吗？
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岗位分析 - 收集资料
在访谈时应注意避免以下提问方式：
准
收
分
备
集
析
工
资
资
作
料
料
• 诱导性问题 • 连珠炮式问题 • 偏见式陈述 • 多选式问题
❖问题举例： ❖ 我觉得你不喜欢督导你的员工，是吧？ ❖ 你的日常工作是哪些，你每周要接触多少客户
，下多少个订单，有没有权限审批费用？ ❖ 仓保员常常没什么事干 ❖ 你是每周，每月还是每两月与客户见面吗？
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岗位分析 - 分析资料
分析资料:
准
收
分
备
集
析
工
资
资
作
料
料
对获得的资料进行汇总、整理、分类、总结，并进行必要的判断，从而得出对岗位的全面、准确和 有条理性的认识。
分析资料
岗位名称分析 岗位名称标准化，以便于了解工作性质和内容
• 根据提问内容和时机可以分为：
• 探究式：对同一个问题进行追问，以获得全面、透彻的了解 • 连接式：对一个问题上下游的、或有关联的其他问题进行追
问 • 澄清式：对有疑问的问题进行复述以确认自己准确地理解了
被访者想表达的意思 • 总结式：在被访人基本完成陈述后，总结其陈述内容，予以
确认并追问是否有遗漏
准
收
分
备
集
析
工
资
资
作
料
料
澄清
结束面谈 反馈
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岗位分析 - 收集资料
在访谈时可以采取以下提问方法
• 根据要求方式的不同可以分为：
• 提问式：提出问题要求回答 • 陈述式：直接要求被访人就某一方面问题进行陈述
• 根据提问问题的性质可以分为：
• 开放式：对回答内容完全不限制，给被访者自由发挥的空间 • 封闭式：回答通常是“是”或“否”，或者其他给定的选项
收
分
备
集
析
工
资
资
作
料
料
直接观察
工作实践
集体面谈
主要 方法
个别面谈
调查问卷
员工日记 /记录
从现有岗位入手，可以采用的方法
岗位A
岗位B 岗位C
职责清单 分发信件 打字 维修打印机 …
方法2：从现岗位入手……
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岗位分析 - 收集资料
如何从现岗位收集资料 工作实践法
观察法
准
收
分
备
集
岗位描述的书面结果是岗位说明书
• 岗位描述是在岗位分析的基础上，把整理好的岗位分析资料按规定的文件形式 表达出来，形成岗位说明书的过程。 • 从岗位资料收集到分析，从岗位分析到编写岗位说明书的过程是由繁杂到简洁、 从简洁再到精确的过程。
• 岗位描述的流程如下：
确定岗位
逐项进行
小组
说明书
职责描述
讨论
的格式
准
收
分
备
集
析
工
资
资
作
料
料
问题举例：
❖ 在什么样的情况下你需要去获得上 级的批准？
❖ 请告诉我……
❖ 你的日常工作主要包括哪些内容？ ❖ 你是否负有人员管理职责？
❖ 在组织用户活动中具体包括那几个 环节？
❖在完成了用户小站现场安装后，还 需要做什么后续工作吗？
❖你的意思是你只有权审批300元以下 的费用报销单，是吗？
访谈法
• 通过岗位分析人员与任职人员面对面的谈话来收集信息资料， 包括单独面谈和团体面谈。
• 此法较适于行政管理、专业技术等难以从外部直接观察到的岗 位。
• 此法需要岗位分析人员掌握较好的面谈技巧。
员工日记/记录
• 根据岗位任职者按时间顺序记录的工作内容和过程，经过归纳 提炼，取得所需工作信息。
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FACTORS
关键成功要素
我们公司存在的目的 和长期目标是什么？
什么样的战略(如产品/服 务的选择、目标消费者、 市场定位等)引导我们走 向愿景？
顺利地实施战略需要 什么样的核心能力、 流程和体系？
岗位分析及岗位说明书能够把组织实现战略的 职责 落实到具体组织成员，确保组织正常运转，支持组 织目标的实现。
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岗位说明书的编写方法
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内容提要
➢一、岗位分析与岗位说明书的意义与作用 ➢二、岗位分析流程和方法 ➢三、岗位说明书编写流程和方法 ➢四、本项目岗位分析与岗位说明书编写工作介绍
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岗位分析与岗位说明书的含义
岗位分析： 岗位信息的收集、分析 及综合，以便确认岗位 整体概况，对其作出正 确、详尽的描述。
岗位
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岗位分析流程
岗位分析流程比较简单，但工作繁琐，工作量也较大，工作时需要耐心和细心。
准备 工作
收集 资料
分析 资料
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岗位分析 - 准备工作
准
收
分
备
集
析
工
资
资
作
料
料
1、建立岗位分析项目小组
建立岗位分析小组，分配进行分析活动的责任和权限，明确分析活动的 流程、方法及安排，以保证分析活动的协调和顺利完成。分析人员应具有 一定的经验，同时要保证他们进行活动的独立性。
• 这种方法取得的信息比较广泛、客观、正确，但要求观察者有 足够的实际操作经验且使用结构性问题清单。
• 这种方法不适宜于循环周期长的工作和主要为脑力的工作；得 不到有关任职资格要求的信息
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岗位分析 - 收集资料
如何从现岗位收集资料
问卷法
准
收
分
备
集
析
工
资
资
作
料
料
• 通过结构化问卷来收集并整理信息的方法，具体包括：问卷调 查表法、核对法。该类方法要求公司有较好的人力资源管理基 础。 • 问卷调查表法即根据职务分析的目的、内容等编写结构性 问卷调查表， 由岗位任职者填写后回收整理， 提取出岗位 信息。 •核对法是根据事先拟定的工作清单对实际工作活动的情况 进行核对，从而获得有关工作信息的方法。
职责清单 分发信件 打字 维修打印机 …
岗位A
岗位B 岗位C
准
收
分
备
集
析
工
资
资
作
料
料
方法1：从组织、流程入手。。。
我们需要收集到组织设计、业务流程 及管理流程等资料，如下一页的例子：
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岗位分析 - 收集资料
准
收
分
备
集
析
工
资
资
Hale Waihona Puke Baidu
作
料
料
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岗位分析 - 收集资料
准
反馈和 确认
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岗位描述 - 岗位说明书的格式
用于记录对该岗位主要岗 位职责的逐项描述
确定岗
逐项进
小组
反馈和
位说明
行
讨论
确认
书的格
职责描
式
述
岗位说明书格式因不同岗位分析 目的而不同，可繁可简
例： 根据公司人力资源发展战 略及需要，研究与制订具有竞 争力的人力资源策略，优化人 力资源的配置，合理使用人才 ，组织实施人力资源管理的日 常工作，为公司各项工作的正 常运转提供人力资源方面的保 障
怎样的组织结构设计? 怎样的业务流程及管 理流程能使我们实施 战略？
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岗位分析与岗位说明书的意义：奠定人力资源管理体系的基础
在人力资源管理系统中，岗位分析和岗位评估是最基础的工作，提供了建立其他各人力 资源子系统的平台。只有把这项工作做扎实，其他各项工作才有依据。
人力资源战略
岗位 员工 员工 薪酬 绩效 职业生 长期 评估 招聘 培训 福利 管理 涯规划 激励
能力 岗位继 人员 模型 任计划 规划
岗位分析
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内容提要
➢一、岗位分析与岗位说明书的意义与作用 ➢二、岗位分析流程和方法 ➢三、岗位说明书编写流程和方法 ➢四、本项目岗位分析与岗位说明书编写工作介绍
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岗位分析三条基本原则
针对“岗位”，而非针对”人“ 着重那些那些「应该」做的工作,而非「目前正在 」做的 分析岗位的职责，而非岗位的明细
任该岗位的人员所必需的能力和个人素质）
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岗位分析 - 收集资料
职责清单 分发信件 打字 维修打印机 …
岗位A
岗位B 岗位C
准 备 工 作
职责清单 分发信件 打字 维修打印机 …
收
分
集
析
资
资
料
料
方法1：从组织、流程入手……
方法2：从现岗位入手……
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岗位分析 - 收集资料
2）对于专业性比较强的岗位：我们一方面通过问卷调查岗位信息，另一方面，通过与任职者 本人及其直接上级的访谈，确认岗位的具体信息。
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岗位分析 - 收集资料
面谈准备
准
收
分
备
集
析
工
资
资
作
料
料
面谈开头
工作面谈步骤
获得应答
澄清
结束面谈
反馈
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岗位分析 - 收集资料
•明确规定面谈目标 •事先准备有关资料 •让面谈者做好准备
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岗位分析 - 收集资料
准
收
分
备
集
析
工
资
资

收集资料是岗位分析工作中最重要的一环。需要收集的资料作包括岗料位名称料 、
工作内容及职责、工作环境、任职资格等。收集的资料应该能够回答下列问题：
➢ 岗位基本信息：如岗位名称、职衔等是什么？ ➢ 上下级汇报情况？ ➢ 岗位存在的基本目的是什么？存在的意义是什么？ ➢ 为达到这一目的，该岗位的主要职责？（什么，怎样，为什么？） ➢ 什么是该岗位独有的职责？（这个问题使分析者能够从更宏观的角度看待该岗位） ➢ 什么是该岗位最关键（必不可少）的职责和负责的核心领域？（这个问题能帮分析者搞清楚公司对该岗位的核心
•时间约定 •地点安排-不受干扰之处
准
收
分
备
集
析
工
资
资
作
料
料
面谈准备
•解释面谈的目的 •告诉对方你要记一些笔记 •获得对该工作的总体认知
•采用较友好的方式 •营造一个较为宽松的环境 •去除偏见 •保持目光接触
面谈开头
•工作分析面谈是一种事实挖掘的面谈，切记其目的是获得事实 而非观点或偏见 •要引导整个面谈过程 •把对方带回主题 •让对方有时间思考
2、了解企业战略、组织、流程
岗位分析及岗位说明书的编写源于企业战略、业务流程、管理流程及组 织设计，最终把实施战略的责任分解落实到员工个人。因此，参与岗位分 析的人员需要对它们有很好的理解。
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岗位分析 - 准备工作
准
收
分
备
集
析
工
资
资
作
料
料
3、选择被分析部门及岗位:
为了保证分析结果，应选择有代表性、典型性的部门及岗位。在进行收集
定位是什么） ➢ 该岗位任职者需要负责并被考核的具体工作成果是什么？ ➢ 该岗位的工作如何与组织的其它工作协调？ ➢ 组织的内部和外部需要有哪些接触？（怎样，为什么，何时） ➢ 怎样把工作分配给该岗位员工，如何检查和审批工作？ ➢ 有怎样的决策权？ ➢ 该岗位工作的其它特点：如出差，非社交时间，灵活性要求，特殊的工作环境？ ➢ 要获得所期望的工作成果，该岗位任职人员需要有什么行为、技能、知识和经验？（这个问题帮分析者找出能胜
之前，应与有关这一工作的员工介绍岗位分析意义、目的及过程，希望他们
提供怎样的配合。
4、选择信息来源:
信息来源有：组织设计、业务流程说明书、管理流程等书面文件，岗位任 职者、管理监督者、内外部客户、岗位分析人员等的反馈，《相似工作分析 汇编》、《职业名称辞典》等参考资料。在收集整理信息时应注意：
不同来源的信息差别 应从不同角度收集，不要有事先抱有偏见 应结合实际，不可照抄照搬
获得应答
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岗位分析 - 收集资料
•使用提问和倾听技巧 •及时澄清任何不清楚的方面
•核查一下是否已获得了所有的信息 •询问对方是否还有话说 •总结关键信息并告知下一步行动 •感谢对方所投入的时间和努力
•趁你还比较记得细节时写出岗位说明书 •如果有什么还不够清楚再去询问 •向该岗位任职人员或其上级领导反馈 •讨论和修改
岗位说明书： 整理岗位分析结果的工作描述的书面文件，包 括：工作基本信息、岗位设置目的、主要职责、工 作环境等，以及任职资格要求（如技能、学历、 训练、经验、体能等）
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岗位分析与岗位说明书的意义：落实组织职责，支持实现组织目标
VISION 愿景
STRATEGY 战略
CRITICALSUCCESS
工作职责分析 工作内容、工作职责、工作关系
工作环境分析 物理环境、安全与健康环境、社会环境
任职资格分析 知识、技能、经验、体能
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内容提要
➢一、岗位分析与岗位说明书的意义与作用 ➢二、岗位分析流程和方法 ➢三、岗位说明书编写流程和方法 ➢四、本项目岗位分析与岗位说明书编写工作介绍
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问卷调查表法和核对法的样本
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岗位分析 - 收集资料
准
收
分
备
集
析
工
资
资
作
料
料
在这次岗位分析工作中，我们将综合运用调查问卷法和访谈法，具体做法如下： 1）对于通用性岗位，我们主要采用访谈法，我们通过与任职者进行个别访谈，挖掘更
多的事实依据，以确认岗位分析所需相关材料是否完整、客观、准确
析
工
资
资
作
料
料
• 工作实践是指岗位分析人员实际从事该项工作，在工作过程中 掌握有关工作的第一手资料。
• 采用这种方法可以了解工作的实际任务以及在体力、环境、社 会方面的要求。
• 这种方法适用于短期内可以掌握的工作，但是对那些需要进行 大量训练才能掌握或有危险工作，不适宜采用此法。
• 职务分析者通过对特定对象的观察，把有关工作各部分的内容 、原因、方法、程序、目的等信息记录下来，最后把取得的职 务信息归纳整理为适合的文字资料。