合同履行管理办法

项目类合同履行管理办法

1．目的

为提高集团有限公司（以下简称集团公司）合同风险控制能力，高效有序履行合同，降低合同风险，减少公司损失，依据《公司合同管理规定（试行）》，制定本办法。

2．适用范围

本规定适用于集团公司、各项目建设指挥部及各基地公司新建及改/扩建项目的物资采购、工程类采购、服务采购等各类经济往来业务的合同管理工作。

3．定义

3.1形式审核指审核资料签字、盖章、日期等是否齐全、合理、符合合同约定，及合同资料完整性。

3.2发起部门指负责起草合同、提交合同评审、负责合同签署的部门。

4．职责

4.1项目管理中心

4.1.1建立合同台账，定期对合同台账信息进行汇总，分析可能发生索赔的原因，会同各相关部门确定防范性对策，减少索赔发生。

4.1.2参与付款审核，对发起部门提交资料、具体付款进度、金额是否符合合同约定进行审查。

4.1.3 参与合同变更审核，具体规定详见《项目类合同评审管理办法（试行）》。

4.1.4参与合同最终结算审核，审核发起部门提交的资料，结算协议金额、草案内容是否符合合同约定。

4.1.5参与索赔/反索赔方案讨论，提出专业意见，协助项目建设指挥部与供应商进行协商。

4.1.6定期对项目类合同履行情况进行检查。

4.2项目建设指挥部

本文件为公司内部文件，仅限公司内部有相应权限员工查看，未经批准，不得向任何第三方提交。

4.2.1提交各类合同台账数据信息，并保证台账信息与合同约定的一致性。

4.2.2履行过程中，应及时与合同对方沟通解决，对双方来往文件（包括各类会议纪要、备忘录、协议等）均应以书面形式记录，并经对方签字或盖章确认，明确具体签字日期。所有资料均应留存原件并有序归档。合同不能继续履行的，第一时间报集团公司，提出相应解决方案及各类文件记录。

4.2.3需变更/解除合同时，应书面通知对方。对合同相对方要求变更或解除合同的，应审查对方的理由是否正当，造成经济损失的，向对方提出索赔要求，妥善留存合同变更协议、付款凭证、工程图纸等相关文件。提交变更/解除评审，集团公司评审同意后，签属变更/解除协议。

4.2.4定期提交各类台账、合同、记录等合同履行相关书面资料并进行说明，根据改进要求落实需改进项。

4.2.5提交合同最终结算申请，确保资料齐全，内容符合项目实际情况。

4.2.6组织索赔/反索赔协商、谈判。

4.3合同发起部门

协助项目建设指挥部对索赔/反索赔进行协商、谈判。

4.4财务管理部

4.4.1定期向项目管理中心提交合同款项支付信息。

4.4.2参与付款审核。

4.4.3参与变更协议评审。

4.4.4参与合同最终结算审核。

4.5法务

4.5.1参与变更审核，负责法律风险把控；

4.5.2参与合同最终结算协议审核；

4.5.3协助索赔、反索赔处理、争议协商处理，对可能涉诉项目提前介入，进行风险预警。

4.6其他相关部门

合同履行涉及其他相关部门的，相关部门应参与审核/讨论/确认，并提出专业意见。

5．工作流程

5.1合同数据分析

本文件为公司内部文件，仅限公司内部有相应权限员工查看，未经批准，不得向任何第三方提交。

5.1.1项目管理中心成本控制部制作各类合同台账表格格式，包括合同台账、付款台账等。合同发起部门负责提交合同签约数据，财务部负责提交合同付款数据，合同履行部门负责提交合同履行数据。

5.1.2项目管理中心成本控制部定期对合同台账数据进行分析，根据分析结果，组织各相关部门进行合同风险识别、评估。

5.2 合同履行监督检查

5.2.1项目管理中心定期对已签订合同的执行情况以及合同管理制度的落实、合同管理档案的建立与健全等进行监督检查，在计划检查5日前通知项目建设指挥部、基地公司。

5.2.2项目建设指挥部、基地公司根据要求提供相关台账、合同、相关支持性文件、各类执行记录等，并进行说明。

5.2.3检查完毕后向相关部门反馈检查结果，责任部门对存在的问题进行情况说明。

5.2.4根据检查结果及情况说明编制检查报告，反馈给责任部门书面确认。

5.2.5责任部门负责根据检查报告要求改进合同履行行为，整改完成后书面反馈给项目管理中心。

5.3变更审核流程

合同变更审核具体详见《合同评审管理规定（暂行）》合同变更审核。

6．要求

6.1发生合同变更、签证、索赔等影响合同价格、付款时，申请付款应根据合同变更、签证、索赔等进行调整。

6.2所有要求对方确认的正式通知必须有对方公司盖章或者明确授权人员签字确认，并体现签字/盖章日期。

7．其他

本制度自批准之日起生效，并由项目管理中心负责解释和修订。

引用文件

《项目合同管理制度（试行）》

本文件为公司内部文件，仅限公司内部有相应权限员工查看，未经批准，不得向任何第三方提交。

《集团财务审批授权体系（8.10）》

《工程预结算管理规定（试行）》

《现场签证管理规定（试行）》

《关于调整现场签证流程的通知》

《项目类合同评审管理办法（试行）》

本制度首次发布日期：年月日；

本办法由项目管理中心起草并解释；

本办法起草人：

版次：

本文件为公司内部文件，仅限公司内部有相应权限员工查看，未经批准，不得向任何第三方提交。