(行政文秘)论秘书的参谋作用

摘要 (2)第1章．绪论 (3)1.1参谋作用的界定 (3)1.2课题背景 (3)第2章．秘书参谋的需要具备的能力和素质 (4)2.1秘书发挥参谋作用需要良好的政治思想素养 (4)2.2秘书发挥参谋辅助作用需要丰富的知识积累 (5)2.3 衡量参谋作用发挥的评定标准──能力修养 (6)2.4 秘书发挥参谋辅助作用还需要健康的心理素质 (6)第3章．秘书参谋作用的发挥 (7)3.1秘书部门如何在秘书工作发挥参谋作用 (7)3.2秘书人员的参谋技巧 (9)3.3秘书人员发挥参谋作用时应注意的问题 (10)第4章．结论 (11)参考文献 (11)人们通常会认为秘书是一份负责抄写、收发文件、档案管理等与文字打交道的工作。

其实随着我国经济的发展，现代管理日趋复杂，各种社会关系变的多样化、复杂化，秘书工作越来越庞杂、新颖、高深。

制度化、专业化、现代化成为新世纪秘书职能发展的方向。

各级组织的领导无论才干和精力，都无法独胜其劳。

他们都必须依靠副职和秘书人员，为他们分担部分工作，处理日常事务。

秘书具有多种职能：参谋职能、综合协调职能、信访接待职能、信息调查职能、督促检查职能、公文处理职能、文书档案职能、行政管理职能等等。

但是，秘书的参谋职能是秘书工作的首要职能，参谋职能能够完善领导的思想，辅助领导取舍，同时对领导工作有提醒作用。

秘书的参谋职能的发挥可以从信息收集，领会领导意图，把握参谋时机和追踪参谋效果等方面加以把握。

关键词：秘书秘书职能参谋职能辅助把握论秘书的参谋作用第1章绪论辅助领导正确决策，起好参谋助手的作用，是秘书部门为领导服务的重要方面。

改革开放以来，各级领导十分重视秘书工作，强调要充分发挥秘书部门的参谋作用。

本文将从秘书部门参谋作用的界定入手，分析得出秘书人员需要具备高能力和高素质。

1.1参谋作用的界定1.秘书部门的参谋作用体现在多方面，如为领导出主意，想办法，协助领导安排好一个时期的工作布局，做好信息调研和督查工作；积极主动地办文、办事，同各地各部门加强联系，协调力量，共同为领导机关、领导同志服务。

2.“参谋”是要科学的为决策者出谋划策。

重大的、带全局性的参谋活动，常常是运用许多社会科学与自然科学成果，运用信息论、控制论、系统论、运筹学，经过各系统工程组成的“技术科学”。

重大的参谋工程，需要多领域的专家共同完成。

3.秘书参谋作用通常不具有参谋的独立性。

它的基本参谋趋向是如何贯彻领导意图，完成领导决定的任务。

这同国外的某些智囊团，可以专同领导唱“对台戏”不同。

国外有的企业领导人，甚至要求其参谋部门必须专挑领导决策的漏洞，否则要参谋何用？这也是与我国秘书部门参谋的情况不相同的。

这是秘书部门的辅助性、从属性等性质决定的。

上述说明，秘书参谋作用是从领导者主观意图出发，力求符合客观实际的思维活动。

归纳起来，秘书部门的参谋作用是指联系收集加工各方面的信息，科学地为领导决策服务的“出谋献策”式的参谋作用，而不是“出谋划策”式的参谋作用。

然而作为一个为领导出谋献策的参谋人员，秘书人员需要具备很高的能力和素质。

1.2课题背景随着社会主义市场经济体制的建立和完善，秘书工作在适应体制转轨过程中，以积极态势快速跟进，特别是在思路、方式、手段等方面也迅速改变，秘书参谋辅助职能主要是围绕领导者的管理目标，决策思想，随时有效地为领导者进行决策管理提供准确全面的信息，即时针对领导者的咨询给予切实明确的回应，应需提出通过周密思索论证而形成的建议与方案，以及进行决策实施中的某些协调和督察辅助，乃至为领导拾遗补阙，提醒劝谏。

十分明显，秘书的实际参谋效应，主要取决于秘书人员参谋水平及能力。

而秘书参谋水平及能力，又同其自身的素质与修养相关。

本文集中通过对参谋作用的界定、秘书需要具备的能力和素质、秘书如何发挥参谋作用等方面的探讨和分析，从而得出秘书参谋作用的重要性，各级领导都应该十分重视秘书工作，要充分发挥秘书部门的参谋作用，大力加强和充分发挥参谋作用。

第2章秘书参谋的需要具备的能力和素质2.1秘书发挥参谋作用需要良好的政治思想素养1.要有正确鲜明的政治态度。

不管是国家机关、企事业单位秘书，还是民营企业、民非单位的秘书，其政治态度，首先表现为讲政治，要有实现共产主义理想的坚定信仰，一切工作必须以马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”的重要思想为指导，坚持科学的发展观，理解并贯彻党的“一个中心、两个基本点”的政治路线，确保鲜明正确的政治态度和立场，具有能够判明大是大非的政治敏锐性与鉴别力。

其次，必须努力学习、理解党和国家的大政方针，掌握本系统职能运行密切相关的政策条例、熟悉本系统内的具有指导意义的具体政策，规章制度。

同时还要学习掌握相应的法律、法规，保证自己在参谋辅助决策及决策管理过程中所必须具备的相当的政策水平和法治意识。

2.要有无私奉献的价值观念。

秘书工作的辅助性特征，决定了秘书人员参谋成果的潜隐性，同时，又决定了秘书参谋辅助工作被动辛劳、负重清苦，重压重负下重要的辛劳价值，与注定要无闻无显的价值形态形成明显反差。

正确理解这一反差，树立无私奉献的价值观念是秘书人员做好参谋辅助工作所必须具备的基本思想素质。

作为秘书人员应淡泊名利，不为名利所诱，不被世俗所惑，要耐得寂寞、安于清苦、一身正气、两袖清风、兢兢业业、任劳任怨，乐于默默奉献甘当无名英雄。

3.要有辩证创新的思维方式。

秘书参谋主要是从智力方面辅助领导者在认识客观世界，形成改造客观世界的决策、方略，并将其付诸实施。

因此，秘书人员须具备正确认识客观世界的基本观点和方法。

学习和掌握马克思主义的世界观及唯物辩证的思维认识方法论。

只有掌握并运用这种科学的世界观与思维认识方法，秘书人员才可能避免思想认识的主观性，片面性与机械性；才有可能在具体的参谋辅助活动中，坚持实事求是的思想路线，发扬积极开拓创新精神；才有可能加强全面深入的调查研究，把握新信息，接受新知识，发现新情况，获取真知灼见；才有可能向领导者反馈真、准、全的咨询信息，提供切实中肯、参考度高的参谋建议、方案及意见，真正忠实积极、力争主动地当好参谋助手。

4.要有崇高的职业道德。

秘书人员应忠于职守、严守机密、恪守信用、文明礼貌、廉洁奉公五条最基本的行为规范。

2.2 秘书发挥参谋辅助作用需要丰富的知识积累现代社会是信息“爆炸”的时代，是知识经济时代，知识智力的作用日趋重要。

秘书工作的综合性，要求秘书人员横向具有较宽广的知识面，秘书工作又有自己的专业特点，这又要求秘书人员纵向具有较深厚的专业知识，因此现代秘书人员，必须具有丰富渊博的文化知识，合理的知识结构以及获取新知识的能力。

1.需要广博的文化知识。

秘书人员的辅助性、综合性、机密性、服务性的职业特点，要求秘书人员必须具备广博的文化知识，成为知识相对渊博的杂家和通才。

广博的知识面主要包含相关的社会科学知识，相关的人文科学知识，相关的自然科学知识。

只有这样，秘书人员履行职责才会视野开阔，思维敏捷，有洞察力，才能掌握全面辅助领导者，随时协助其获取深入的智力辅助的线索或途径。

2.需要合理的知识结构。

秘书人员应当是通才与专才相结合的复合型人才，因而合理的知识结构就显得尤为重要。

秘书人员合理的知识结构应当是以秘书学、管理科学知识为核心的各种知识的合理构成和搭配，包括基础知识、专业知识、行业知识以社会生活实践知识。

具体来说，秘书人员合理的知识结构应当是：一是扎实的马克思主义理论修养；二是娴熟的专业知识；三是丰富的人文科学知识和自然科学知识；四是深厚的社会生活知识；五是秘书人员还应当关注现实社会的发展，关注世界科学技术的进步，了解当代最新的发明创造，以及新方法、新思维、新理论，储备和应用新知识。

3.需要获取新知识的能力。

对于秘书人员来说，丰富的文化知识与合理的知识结构，都十分重要，但更为重要的是要有获取知识的能力。

因为受主客观条件的限制，秘书人员所掌握的知识毕竟是有限的，其丰富程度也是相对的，在科学技术迅猛发展的今天，秘书人员要应履行近身综合参谋辅助本职的需要，注重继续学习、学会学习，自觉挤时间向书本学习、向领导学习、向群众学习、向实际学习，在参谋辅助的实践之中不断学习、总结、积累和提高。

2.3 衡量参谋作用发挥的评定标准──能力修养秘书工作的复杂性、多样性和秘书活动的丰富性、广泛性，需要秘书人员具有多方面的能力，比如是：写作能力、口头表达能力、听知能力、阅读概括能力、社交活动能力、协调能力、观察分析能力、应变能力、预测能力和使用办公自动化设备的能力等等。

主要可以表现为：1.简明精当的表述能力。

秘书参谋辅助的最基本的工具和手段就是文字材料、口头语言以及以公文撰拟为主的文字工作，以口头表述为主的语言沟通活动，这是秘书当好参谋助手的基本能力和看家本领之一。

秘书的文字表述集中在公文的撰拟方面，要力求篇幅简短，在内容充实的前提下，有话则长，无话则短，意尽言止；要崇尚文笔扎实，力求朴素自然，庄重平易，精当得体；要保证内容明晓，坚持一文一事表述集中；观点与结论鲜明，一针见血，具有说明力；要确保行文通畅，一目了然。

2.精明干练的行为能力。

精明干练是秘书人员在参谋辅助活动中通常应有的一种业务行为的能力体现，在实际工秘书人员要能思维敏锐、机灵周到、耳聪目明，善于调动自己的知识才能，运用自己日常积累的工作经验去观察、思索、把握、处理本职工作，及时准确接收理解领导者的活动意图，敏锐迅捷抓住事物的关键和实质，迅速周密形成切中领导意向与实际情况的参谋辅助意见；要能立足系统大局，时时追随领导者职能视野，胸怀全局、胸中有数、有备有方，适应领导者的辅助需要，一示即明，一拨即动，暗示亦明，未拨亦动，精明干练地为领导者进行科学决策、实施决策管理提供参谋辅助服务。

3.娴熟的动手操作能力。

随着网络时代的出现，办公自动化设备的利用率越来越高，网上办公，网上谈判，网上交易等，凡是办公室拥有的器械、设备，如电话机、录音机、扩音机、照相机、录像机、复印机、打字机、传真机、碎纸机、网络通讯设备等，秘书人员都应学会使用，甚至是汽车驾驶。

尽管部门内可能有专门的操作人员，但秘书人员如具有使用动手能力，可以备工作上的不时之需。

2.4 秘书发挥参谋辅助作用还需要健康的心理素质秘书人员要适应并做好参谋辅助工作，必须要有一个健康、良好的个性心理素养，弘毅不折的坚强意志，自知、自制的承受能力，沉着稳健的行为气质，戒慎恐惧的职能心态。

第3章秘书参谋作用的发挥3.1 秘书部门如何在秘书工作发挥参谋作用1.要站在决策者的角度想问题。

思考问题应和领导站在同一高度，围绕领导工作的主旋律发挥参谋作用。

秘书工作的性质和特点，决定了秘书部门参谋的内容十分广泛，涉及到秘书职责范围内与领导活动事务相关的一切领域。

从大的方面分，主要有两个方面：与领导决策活动有关的参谋内容；与领导日常事务有关的参谋内容。