从智囊看古人如何做好秘书服务参谋工作

从《智囊》一书看秘书如何协助领导做好参谋工作(2007-09-02 16:58:14)

标签：职场/励志

“国之废兴，在于政事；政事得失，由乎辅佐”。这说明自古时候起人们就十分重视“辅佐”的工作，在我国古代史上，帝王将相身边的官员、谋士，以得体的方法、过人的智慧巧妙地阻止其主子错误决策实施的事例很多，虽然这些事例都发生在封建时代，与现在的情况有所不同，但对从于从事秘书工作的同志，仍能从中获得某些有益的启示和借鉴。笔者现从明代冯梦龙著的《智囊》一书探讨秘书如何在日常工作中协助领导，发挥其应有的参谋功能。

新时期秘书工作要求秘书人员从偏重办文办事转变为既办文办事又出谋献策，以保持自身独立性。因此，秘书人员为领导当参谋，向领导提出参谋意见，已成为秘书工作不可或缺的一部分，发挥进谏艺术，把握进谏方法在一定程度上影响领导的决策。作为“谋士”，理应想人之未想，思人之未思，做到透过现象看本质，透过表面看主流，透过个别看一般，掌握和思考大量常人所未有的信息和情况。要用宽广的眼光看世界，用战略的思维观全局，用敏锐的嗅觉找规律，在抓住事物的主要矛盾和矛盾的主要方面中强化参谋的深度。在参谋过程中，要自有主见而不人云亦云，要有超常的预见性和准确的判断力，善于见一斑而窥全豹，见表象而思深层，见苗头而把方向，从一般现象思考深层次的问题，从表面行为思考深层次的矛盾。要培养超常的逻辑思维能力，用预测、推理、分析、判断等多种形式为领导决策提供可行性和优选方案。

秘书参谋决策要谋而有方、谋而有力，方可谋而有威、谋而有为。学会“出点子”---能参善谋。能参善谋是秘书的必备素质，作为秘书，提出合理建议，拿出正确意见，是职责所系。秘书是领导的“智囊”、领导的“高参”，仅仅满足于领导让干啥就干啥是不够的，不能算胜任本职。还必须学会出谋划策，拿出“金点子”。秘书要时刻胸怀全局，善于观察全局，分析谋划全局，站立点要高，思路眼界要开阔，做到能出大主意，能出好主意。《智囊》一书中有许多谋士甚至是一般的侍从在日常辅佐主子时所展露出的参谋才华。现在笔者就从以下精选的例子中，来简略谈谈在秘书辅助领导的工作中，如何更好地发挥参谋职能。

一、擅用预测导向法。

所谓预测导向法，就是通过筹谋工作的多种结果，提出有远见、有价值的建议，促使领导向正确的方向下决心①。《智囊》上智中说到真正的智慧其实是没有固定规律的，要灵活地深入复杂情况里，洞见常人看不见的问题核心，察知常人不能知的长远发展。《智囊》中有一唐朝人王叔文以棋艺服侍太子，东宫的属官在一起谈论政事，谈到宫内设立市场的弊病。太子说：“寡人正想去劝谏父皇。”众人都赞成，只有王叔文不说话。太子单独留下王叔文问其原因，他回答说：“太子的职务只在服侍陛下用餐与问安，不应该谈论职权以外的事。陛下在位已经很久了，如果怀疑太子收买人心，您

要怎么解释？”太子大惊，于是哭着说：“没有你的提示，寡人怎么会知道这种事。”如果太子没有王叔文及时、正确的引导，则会将自己置于危险的境地。再如，《智囊》中有一吕端也有过人的参谋才能，宋朝时李继迁在边境上犯乱。保安军上奏朝廷说，捕获到李继迁的母亲，宋太宗想杀了她。吕端打听到皇上想在保安军北门外将李母处斩后，随即入宫对太宗说：“从前项羽想烹煮太公，刘邦还扬言想分尝一杯羹呢！做大事的人不会顾忌亲人，更何况李继迁那种叛逆之人。陛下今日杀了他母亲，明日就能擒到李继迁吗？如果不能，只不过是出出气罢了，这样结下仇怨，只会更坚定他叛逆的决心。”最后，吕端建议太宗将李母安置在延州，派人好好服侍，招李继迁来，若他不立即投降，也可以牵系他的心。同时将李母的生死权掌握在手。之后，李继迁的母亲最终死在延州，而李继迁死后，其子竟然对宋纳款称降。同是归顺，明朝有俺答的纳款进贡；同是叛逆，明朝有奴儿干的叛变。因此，古时谋士的建议对于主子，乃至整个国家，都有不可估量的巨大作用。从中，我们也可以看到当代秘书的预测性建议，从某种意义上讲，在决策过程中起着一种战略导向作用，如果预测失误，以此为依据进行决策，就会使事业蒙受重大损失。而预测建议的水平越高，决策的科学化水平也越高，也就能给事业带来兴旺发达。秘书在预测活动中，要特别慎重，没有八成把握不要狂言。在预测之前，要注意收集各有关方面的信息、资料、数据，尽可能详尽地对历史的、现实的状态和发展趋势进行分析，对未来可能发生的变化做出比较可靠的描绘，并针对未来的状况，提出相应的对策，争取把失误减少到最低限度。

二、参谋职能应以“提醒警策”为手段。

秘书作为“参谋”，就要以“提醒警策”为手段，敢为领导出谋划策、拾遗补缺，充分发挥“耳目”作用。《智囊》一书有一侍郎藏图的故事，讲的是明英宗天顺年间，宫廷中爱好宝玩成风。一宦官为皇帝出主意说：“宣德年间，朝廷派员出使西洋，得珍宝奇玩无数。”于是，皇上命人到兵部查找当年下西洋的航海图，准备再次派员寻宝。兵部侍郎刘大夏知道此事后，悄悄地将航海图藏了起来。兵部尚书项忠命手下人找图，查了半天查不到。项忠大发雷霆，命人再找。刘大夏笑着对尚书说：“当年下西洋，耗资几十万，军民死亡数以万计，这是当时的弊政，即使那图还在，尚且应该销毁，以除掉病根，为什么还要追究它的有无呢？”尚书项忠一听，面色严峻地说，“难得刘公如此通达国家事体”，并一再给刘侍郎作揖致谢。刘大夏在关键时刻及时地阻止了国难的发生。秘书作为领导的“参谋”，必须从大处入手、从全局着眼，置身于全局范围内进行系统思考和全面谋划。要发挥好“耳目”作用，不仅要了解企业、社会方方面面的信息，更要善于透过现象看本质，去粗取精，去伪存真，把最正确、最新的信息反馈给领导。这些信息或提醒领导注意某种倾向、解决某一问题，或启发、警策领导规避某些失误，促使领导不断矫正工作的运行轨迹②。

三、秘书要学会善谋、合理劝谏。

要实现当高参、设大谋、服好务的目标，秘书工作者必须讲究参谋的方式方法，努力做到谋得有度，谋得有为，谋得有效。要讲究谋的方法，在适当的时间、适当的场合、适当的时机进言献策，使领

导听得进，做得了，下得台。秘书必须做到善谋，任何工作都有一个方式方法问题，参谋服务也是一大学问、一大艺术。处在辅助和从属地位的秘书工作者，并没有“随心所欲”的自由度和主动权，必须有所为有所不为。在《智囊》中有一机智的侍从，韩魏公韩琦有一次请客喝酒，路上遇见一个军妓，手中拿着一枝漂亮的杏花，便信口道：“髻上杏花真有幸。”那军妓应声而对：“枝头梅子岂无媒？”酒席散后，韩公微醉，命侍从将那个军妓唤来。侍从出门后，韩公马上就懊悔了，呼唤侍从，侍从还在门口。韩公问：“你没有去吗？”侍从答：“我猜想相公一定会后悔，所以没有去”。韩公重奖了侍从。该侍从是跟随韩魏公多年，了解韩公的人，因此他明白韩公是怎样的人，从而成功地为韩公提前做了正确地决定。因此可以看出，参谋人员了解和掌握决策者的特点和特长是很有必要的。不同的领导具有不同的个性、习惯和思维方式，这些都有可能决定性地影响秘书建议的成败。“只有了解他的人生哲学、处世态度、个性、兴趣、工作方式、生活习惯、交际等，才能与其配合工作，以减少因彼此间不了解而产生的打扰。④”因此，下属要做到“百战不殆”，首先要做到“知己知彼”，不仅要学会“胸有良方”，还要学会“对症下药，’。韩非子就曾提出，部属不能随便向上司进言。下属在进言之前，应首先对其领导有一个基本的了解，并对他在某特定问题上的看法有一基本的估计和掌握，只有这样，才不会碰钉子、吃大亏。

《智囊》一书中的张承业，后唐庄宗要钱用于赌博及赏赐伶人，张承业控制府库，不肯给。庄宗要不到钱，就留在酒库里喝酒，喝醉了，让自己的儿子李继岌为张承业跳舞，跳完了，张承业拿出以宝玉装饰的衣带和马匹赠送李继岌，庄宗指着钱对张承业说：“李继岌的小名缺钱用，给他一点钱嘛，宝带和马有什么用？”张承业谢罪道：“国家的钱不是微臣所能据为已有的。”庄宗又用言语来伤他，张承业很生气地说：“微臣是个老宦官，不必为我的子孙着想，只是先王叮嘱一定要为国雪耻，所以珍惜这些钱是为了助陛下完成霸业而已。如果陛下想用，何必问臣，财尽兵散，难道只是微臣受害吗？”说完就拉着庄宗的衣服哭泣，庄宗那次只好作罢。张承业用光明正大的理由，让庄宗无可奈何却又不得不接受他的主张。“说理是进谏的基本功夫。理性逼人指的是针对参谋对象的思想、行为倾向进行逻辑说理，陈明利害得失，在理性上造成一种别无选择的态势，把参谋对象‘逼入’与参谋目的相应的选择之中去，从而达到劝谏目的。③”用理性逼人法劝谏，是将所谏之理与领导认识过程特别是思维活动碰撞，这样容易使人冷静，全面而深刻地思考问题。因此，采用理性逼人法劝谏往往比其他劝谏形式产生的效果要深沉持久，它的关键在于说理针对性强、逻辑严密，进谏者一定要把握准领导的思想状态、心理状态及面临的行为选择，加强说理的针对性。

在为领导当参谋、做助手的过程中，秘书要经常思考工作重点是什么，领导想要谋什么，能为领导做什么。春秋时齐内乱，公子纠逃避到鲁国，公子小白投奔莒。不久齐人杀国君无知。为争取王位，公子纠与公子小白，都想抢先回到齐国，半途两国相遇，鲍叔牙为公子小白驾车，管仲用箭射中公子小白腰带上的环扣。管仲见小白僵卧车上，以为小白已死，便对公子纠说：“请公子安心，小白已经死了。”这时鲍叔牙与公子小白却快马疾行回到齐国，所以小白才登上王位，成为齐君。鲍叔牙能将计就计，要公子小白中箭后僵卧不动，才取得入齐的先机。当代秘书也要把握谋的时机，有