《商务礼仪》项目四 商务礼仪与专题活动礼仪

多边签约的签字文本应使用经各方协商确定的语言文字撰写。 待签文本应用大八开规格的高档白纸印刷并装订成册，再配以
高档材料的封皮，以示郑重。
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一、签字仪式的准备
安排好签字人员
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主签人
主签人是签字仪式上的主要 角色，可由各签约方参与谈判或 洽谈的主谈人担任，也可由各方 更高级别的领导人担任。需要注 意的是，双方主签人的身份应大 体相当。
一、会前准备
记者是新闻发布会的主宾。邀请哪些记者参加应 根据发布会的性质决定。
确定邀请记者的范围
如果是为了扩大单位的影响和知名度，可以多种类、多层 次地广邀记者参加；
如果只是在一定范围内进行宣传、解释，邀请新闻单位的 面则不宜过于宽泛。
邀请的记者名单确定后，要提前一周送请柬，发布会前一天可通过电话做适当的提醒。
谢谢。 ×××公司
×年×月×日
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一、开业典礼的筹备工作
接待服务
在接待贵宾时，须由本单位的主要负责人亲自出 面，主要负责来宾的迎送、引导、陪同、招待等。
搞好接待服务工作，可以使来宾感受到主人真挚 的尊重和敬意，会给来宾留下深刻的印象。
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一、开业典礼的筹备工作
场地布置
场地装饰
为了烘托出热烈、隆重、喜庆的气氛，可在现场悬挂“××商场开 业典礼”或“××公司隆重开业”的横幅，两侧布置一些来宾的贺 匾、花篮，会场周围还可张灯结彩，悬挂彩灯、气球等。
三、开业典礼的礼仪要求
宾客礼仪
准时参加开业典礼。 宾客可送些贺礼，如花篮、镜匾等。 见到主人应向其表示祝贺。 入座后应礼貌地与邻座打招呼，可通过自我介绍、互换名片等方式结识更多的朋友。 在典礼上致贺词时，一定要在规定的时间内结束，言语要简短精练，不要随意发挥，拖延时间，而且
要表现得沉着冷静、心平气和，注意文明用语。 在典礼过程中，宾客要根据典礼的进展情况，做一些礼节性的附和，如鼓掌、跟随参观、写留言等。 典礼结束后，宾客离开时应与主办方人员握手告别，并致谢意。
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一、剪彩的筹备工作
准备剪彩用具
红色缎带
新剪刀
白色薄纱手套
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一、剪彩的筹备工作
准备剪彩用具
托盘
红色地毯
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二、剪彩仪式的礼仪要求
剪彩者的着装礼仪
按照常规，剪彩者应着套装或职业制服出席剪彩仪式， 以给人留下稳健、干练的好印象；
助剪者则应穿款式、面料、色彩统一的旗袍，并配以 肉色连裤丝袜、黑色高跟皮鞋参加剪彩仪式。
资料准备 来宾签到簿、本单位的宣传材料、待客的饮料等应提前准备好。
仪器调试
对于仪式要用的音响、照明设备等也要事先认真检查、调试，以 确保开业典礼的顺利进行。需要注意的是，开业典礼的现场不能 妨碍交通，音响设备的调试以不制造噪声为宜。
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一、开业典礼的筹备工作
礼品准备
宣传性 价值性 实用性
即礼品应具有开业单位的鲜明特色。
签字场地通常应根据参加签字仪式的人员人数和合 同内容的重要程度来确定；
签字场地的选择应当由签约各方共同协商确定，任 何一方自行决定后再通知其他各方的行为都属于失 礼行为。
庄重严肃、宽敞明亮的专用的签字大厅； 客方所住的宾馆、饭店或主方的会客厅、洽谈室。
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一、签字仪式的准备
签字场地布置
布置签字厅的总原则是：庄重、整洁。 我国举行签字仪式时，一般在签字厅内设置一张长方形桌，作为签字桌，场地布置如下图所示：
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一、会前准备
选定新闻发布会的主持人和发言人
主持人 发言人
新闻发布会的主持人大都由主办单位的 公关 部部长、办公室主任 或 秘书长 担任。 仪表堂堂 反应灵活 善于把握大局 具有丰富的主持会议的经验等
新闻发言人一般由企业高级领导人来担任。 学识渊博 思维敏捷 能言善辩等
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一、会前准备
即礼品应具有纪念意义，能使受赠者对其倍加珍惜。
即礼品应具有实际使用价值，为受赠者带来生活或 工作上的便利。
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一、开业典礼的筹备工作
程序拟定
为使开业典礼顺利进行，在筹备之时，必须要认真拟定具体的程序，并选定好称职的仪式主持人。 拟定典礼程序应坚持以下两条原则：
时间宜短不宜长。一般来说，应以1个小时为宜。 程序宜少不宜多。
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一、签字仪式的准备
签字仪式礼仪 是指各方人员在举行签字仪 式时应遵守的礼仪程序和规范。
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一、签字仪式的准备
准备待签文本
在正式签署合同时，就应当拟定好合同的最终文本，并不要再 进行任何更改。
双边签约的签字文本应同时使用双方法定的官方语言文字撰写， 必要时还可以使用国际通行的第三方文字，如英文、法文。
托盘者
托盘者
托盘者
从右侧登场
捧花者
捧花者
捧花者
捧花者
捧花者
捧花者
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二、剪彩仪式的礼仪要求
剪彩的过程礼仪
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引导者走在剪彩者的左前方，引导其从仪式台右侧登场，在捧花者和托盘者之间站成一排，面向全体到场者。
若剪彩者不止一人，则众多剪彩者在登场时应自成一列行进，并使主剪者行进在前面。 当主持人向全体到场者介绍剪彩者时，被介绍者应面含微笑向全体到场者欠身或点头致意。
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二、签字仪式的基本程序
交换文本
各方签字人员起立，相互交换文本并握手致意。此时，全场出席人员应 热烈地鼓掌，以表祝贺。
举杯庆贺
签约各方的相关人员，尤其是各方主签人应接过一杯由礼宾小姐端上来 的香槟酒，与他方的主签人及相关人员一一碰杯并当场饮用，然后高举 （以齐于眼部为宜）酒杯示意，相互道贺。
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二、剪彩仪式的礼仪要求
剪彩者的位次礼仪
若剪彩者仅为一人，则剪彩者在指定之处面向全体到场者居中而立即可。
若剪彩者为多人，则举办单位应对剪彩者的位次进行排序。
主剪者（通常为身份地位最高的剪彩者）居中； 其他剪彩者则根据身份地位的高低，按照右侧尊于左侧（以仪式台面向全体到场者的视角
为基准）的原则在主剪者两侧由近及远地依次排开。 如果剪彩仪式无外宾参加，则按照我国“左侧尊于右侧”的传统做法来排列剪彩者的位次。
职职位
位较低 较者
客方随席人员
低
者
职职位
职职位
位 较较高者
主方随席人员
位 较较低者
高
低
者
者
客方助签人
客方主签人 主方主签人
主方助签人
合同文本
客方 国旗
合同文本 签
主方 国旗
字 桌
正
门
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二、签字仪式的基本程序
仪式开始
签约各方的全体出席人员进入签字厅，按照礼仪顺序在指定的座位入座。
签署文本
开始签字时，助签人应站在相应位置协助翻揭文本并指明签字之处。由 主签人在己方保存的文本上签字，然后由助签人员合上文本，在签字人 的身后相互交换文本，双方主签人员分别在对方保存的文本上签字。
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剪彩后，剪彩者将剪刀和手套放回托盘，并举手鼓掌。
之后，应依次与举办单位负责人握手道喜，并在引导者的引导下从右侧（以全体到场者面向仪 式台的视角为基准）退场。
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二、剪彩仪式的礼仪要求
剪彩的过程礼仪
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待剪彩者退场后，捧花者和托盘者方可列队从右侧（以全体到场 者面向仪式台的视角为基准）退场。
不论是剪彩者还是主剪者，在登场和退场时都应步履稳健、 神态自然、举止优雅，并保证现场井然有序。
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一、开业典礼的筹备工作
来宾邀请
邀请的人员
上级领导 社会名流 合作伙伴 媒体记者 社会公众 单位员工
邀请的方式
电话 传真 发邀请函，通常采取发邀请
函的方式以表明诚意与尊重。
邀请的时间 邀请工作应至少提前一周完成，以便被邀请者早做安排。
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一、开业典礼的筹备工作
邀请函的书写格式
××先生（女士）： 兹定于×月×日（星期×）×时在××处举行××开业典礼。敬请光临，
确定剪彩人员
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一、剪彩的筹备工作
确定剪彩人员
助剪者
即在剪彩仪式上为来宾和剪彩者提供服务的礼仪小姐。
迎宾者：负责在仪式现场迎送宾客。 引导者：负责在剪彩时带领剪彩者登场或退场。 拉彩者：负责在剪彩时展开或拉直红色缎带。 捧花者：负责在剪彩时手托花团。 托盘者：负责为剪彩者提供剪刀、手套等剪彩用品。
辅助材料的内容应简洁明了、重点突出。
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二、会议程序礼仪要求
会议签到
在新闻发布会的入口设立签到处，安排专人负责签到、分发材料、引入会场等接待工作。 接待人员要热情、大方、举止文雅。
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二、开业典礼的程序
迎宾 典礼开始
致贺词 致答谢词 揭幕或剪彩
参观 迎接首批顾客
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三、开业典礼的礼仪要求
主办方礼仪
在举行开业典礼之前，主办单位应该对本单位的全体员工 进行必要的礼仪教育，应严格遵守以下几点：
仪容要整洁 服饰要规范 准备要周到 要遵守时间 态度要友好 行为要自律
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助签人
助签人是指在签字仪式过程 中帮助主签人翻揭待签文本、指 明签字之处的人。
助签人必须了解签约各方的 谈判或洽谈过程，清楚待签文本 的整理、起草和制作情况，熟悉 助签业务。
陪同人员
出席签字仪式的陪同人员， 主要是参加谈判的全体人员，人 数以相等为宜。
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一、签字仪式的准备
选择签字场地
选择原则 选择范围
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一、剪彩的筹备工作
剪彩仪式 是指开业单位邀请专人使用剪刀 剪断被称为“彩”的红色缎带，以示开业 的庆祝活动。
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一、剪彩的筹备工作
剪彩者
通常由举办单位的上级领导、合作伙伴、社 会名流、员工代表或客户代表担任。
剪彩者可以是1人，也可以是数人， 但一般不多于5人。
必要时，将剪彩者集中在一起，告 知其有关的注意事项并稍加排练。
准备会议材料
发言稿
发言稿既要紧扣主题，又必须全面、准确、生动、真实。
回答提纲 预测记者可能提出的问题，并准备好答案，以确保发言人心中有数，必要时予以参考。
宣传提纲
主办单位可事先精心准备好一份以有关数据、图片、资料为主的宣传数据。 在宣传提纲上，通常应列出本单位名称及联系电话、传真号码。
辅助材料
可在新闻发布会的举办现场预备一些与会议主题有关的图片、实物、影像 等辅助资料，以增强发言人的讲话效果。
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二、签字仪式的基本程序
合影留念
合影位次的排列规则如下：按照以右为尊（以面向摄影师的视角为基准） 的原则，客方人员居于右侧，并按身份高低自左向右依次排列，主方人 员居于左侧，并按身份的高低自右向左依次排列。
退场
签字仪式结束后，主方应先请签约各方的最高领导人退场，然后请客方 人员退场，最后主方人员退场。整个仪式所用的时间以半小时为宜。
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一、会前准备
新闻发布会 又称为记者招待会，是政府、 企业、社会团体或个人把各类新闻机构记 者召集在一起，发布有关组织信息，并接 受记者提问的一种特殊形式的会议。
树立或维护组织形象 协调公共关系 引导舆论倾向
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一、会前准备
确定新闻发布会的主题就是要明确为什么举 行新闻发布会，想要达到何种目的。
确定新闻发布会的主题
发布会的主题应集中、单一，以做到有的放矢。具体来说，组织开业、扩建、
合并或者关闭，组织的首脑或高级管理人员发生变动，组织遭遇重大事故并遭到社 会的误解或批评，通常都是新闻发布会的常规主题。
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一、会前准备
通常认为，举行发布会的最佳时间是周二至周四 的上午10点至12点，或是下午的3点至5点左右。
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剪彩者到达既定的位置后，应向捧花者含笑致意。
此时，托盘者应前行一步，到达剪彩者的右后侧，以便为其递剪刀和手套。 当托盘者递上剪刀、手套时，剪彩者应向其道谢。
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二、剪彩仪式的礼仪要求
剪彩的过程礼仪
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待拉彩者和捧花者有所准备后，剪彩者即可集中精力，右手持剪刀，庄重地将红色缎带一刀剪断。
若有多人同时剪彩，则各剪彩者应留意其他剪彩者的动作，以使彼此的剪彩动作协调一致，从 而同时剪断红色缎带。
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一、开业典礼的筹备工作
开业典礼礼仪 是指在举办和参加开业典
礼的过程中所应遵守的礼仪规范。
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一、开业典礼的筹备工作
舆论宣传
在单位建筑物周围设置醒目的条幅、广告语、宣传画等 进行宣传；
向公众散发广告单页进行宣传； 利用报纸、杂志及网络等媒介进行传播； 运用广播、电视等媒体进行传播。
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二、剪彩仪式的礼仪要求
剪彩的过程礼仪
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主持人宣布剪彩后，助剪的捧花者和托盘者应立即率先登场。
登场时，通常应排成一行从仪式台的右侧（以全体到场者面向仪式台的视角为基准）进 场。
登场后，捧花者均双手捧1朵花团站成一排面向全体到场者，托盘者则站在捧花者身后约 1m处，并自成一行。
约1m
托盘者
托盘者
选择新闻发布会举行的时间
避开节日与假日 避开本地的重大政治事件和社会事件 避免与新闻宣传报道的重点“撞车”
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一、会前准备
发布会的地点一般可在本单位或较有名气的宾馆、 会议厅等举行。
确定新闻发布会举行的地点
交通是否方便 采访条件是否优越 扩音、录音、录像设备是否完好 座位是否够用等
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