会议PPT

会后对会场进行清理，资料、展架等物品的回收。
旅游组：
1.旅游组要提前拿到事业部提供的旅游人员名单，并按 照区域和旅游线路进行分车统计，并制作分车安排表。
2.与旅行社提前沟通上车地点。
在签到时，根据分车安排表，告知地办带队旅游时的车 号及上车地点。同时在签到时，统计各地办进景点参观的具
体人数，将统计人数提前告知旅行社，以便旅行社购买门票。
LOGO
会议接待流程
严 蕾

第一篇 会议前
一、前 期 准 备
活 动 时 间
会 议 规 模 参 会 人 数 酒 店 要 求 其他接待要求
二、前期考察
如事业部有考察要求，接待科需配合事业部、供给部 共同进行会前考察；出差人员需按公司要求正常办理 出差及借款审批程序。
（二）请贵公司根据以上情况及要求策划会议方案并给予投标分项详细报价（投 ThemeGallery is a Design Digital 报酒店为“A酒店”、“B 酒店”）；
（三）报价内容：会场费、设备租赁、节目演出、住宿餐饮、广告制作、服务费、 developed by Guild Design Inc. 接送站等会议过程中可能会产生的费用，越详细越好！
4. 提前准备好签到所需物品：签到表（专家签到表、地办 签到表）、纸、笔、便签、文件袋）； 5. 提前与酒店协商：由客人持签到组负责人签字确认的便 签房号在前台出示身份证领取相应的房卡； 6. 客人到达前，提前在酒店前台统计入住房号，将所有房 号登记在纸上，并标明房间情况（标间、大床房、套房、 净房、脏房）。 7 .接送站组在接到客人时通知签到组做准备；
签到组
接送站组
旅游组
餐饮组
会场组
物料组
1. 提前问事业部要专家名单、及要求入住的特殊房型，统
计后与旅行社联系预留酒店房间，预留时多留几间房备用。
（注意公司领导用房中时候有套房）。 2. 每天随时统计人数变换及房间数量变化做好登记并及时通
知旅行社房间数量的变动情况。
3. 房间一般分为专家用房、公司领导用房，以及工作人员 和地办陪同人员用房三部分（工作人员及地办陪同人员有 可能与客人不在同一酒店入住）。
通知中标旅行社预订酒店房间并准备合同，隔天再通
知未中标旅行社。
七、合同的签订
对旅行社所报合同的价格进行核对（合同价格与签字版 比价表价格一致）， 价格无误后根据合同签订流程进行合同的签订。
八、付款
合同签订后，给事业部提供合同复印件，以便事业部做活动
预算，由事业部负责付款相关事宜。
第二篇 会议中
会议分组
环境：
考察酒店周边情况，是否有适合会务人员用餐的餐厅，交通是否
便利，有没有银行或自动取款机，自然环境如何，以及酒店周边有没 有复印店及物料制作的店铺等，了解当地有名小吃夜市大型商场等。
旅行社：
考察3-4家旅行社，看旅行社的规模、营业执照是否齐全，了解接 待能力及成功接待案例。
【注意】在考察期间不要带有公司LOGO的东西，不要轻易泄露
注意：签到表多复印一份，一份交事业部，一份自己
留存，做好详细记录，方便自己查询和退房时用。会议中， 每天的用房数量及房间分配情况必须清晰记录，并要求各 小组组长签字确认。
接送站组
1. 提前向事业部要接送信息，并按照到达地点（机场/火
车/汽车），及到达时间顺序统计接送站信息表，表中要
求标明接送车辆信息（车辆信息与旅行社提前沟通）。 2. 提前与司机或导游沟通好接站细节，并提前到达接站地
课桌式/剧院式/U形桌/圆桌式/鱼骨式分别能容纳多少人。
餐厅：
中餐厅还是西餐厅，位于酒店几层，最多能容纳多少人同时就餐 ，自助餐情况，及早餐容纳量；
酒店：
在酒店考察时，留存酒店的简介和经理的联系方式，了解酒店所 标门市价。如果酒店有提供矿泉水，可带回酒店矿泉水标签样签供公 司设计用。 在考察期间必须要多考察几家酒店，以备某一酒店房间不够时备 用，同时在酒店附近留心考察工作人员需要入住的普通酒店或快捷酒 店。
点。
3. 接站方式：分固定时间发车，或是按时间按人数分车型 接送，根据会议实际情况确定接站方式。
注意：如有办事处电话告知你接送站人数有变动时，请告知办事处
联系事业部负责人，接待科人员只与事业部负责人对接，所以信息必
须以事业部提供的信息为准。
餐饮 组
1.提前与旅行社联系拿到菜单，
审核菜单及菜品；
2.接站当天根据签到人数及到 站时间统计用餐人数，给旅
行社报用餐保底人数（保少
不保多，浮动人数按50人左 右来报）。
3. 自助餐凭签到组发放的餐
劵进行就餐，核帐时，以餐 厅收到的餐劵数量为准。
4.如有晚宴安排，所有人员进行提前分桌。主桌人员必须 有具体名单，其他人员为10人一桌，分桌时尽量将同一地 区人员分在一桌，若无法安排在一起，遵循以下桌号排列 顺序：
8. 签到时与地办带队确定客人性别、人数及要求入住房间的 数量，写好房号便签由签到组负责人签字确认后（同时在签到 表上标明房号，并在留存的房号统计单上将已分配过的房号进 行标记，如有单住房间要求标明“单男单女”或“拼男拼 女”），由地办带队持房号便签及专家身份证，在酒店前台领 取房卡； 9. 各办事处根据实到人数，在签到组领取会议资料、物品及 餐劵，并由地办签字确认。 10. 签到时告知地办陪同签到地点，地办安排好专家入住后， 前往会务房办理地办陪同签到及缴费手续（如有专家家属入住， 签到组需在签到后电话告知地办签到处人员向地办收取家属费 用）。地办陪同持签到组签字后的房号便签或收款收据（提前 与会务陪同酒店协商入住方式）前往会务陪同酒店前台办理入 住。
针对本次会议进行会议总结， 详细记录会议的具体情况。
LOGO

注意：
在整个活动当中，出现任何合同外项目，必须由接待科 人员第一时间告知供给部，由供给部来审核价格，并在会后 签订补充协议，否则产生额外费用部分不予核销。
第三篇
会后
会
后
补充协议的签订
对会议期间产生的合同外项目 进行补充协议的签订
核 帐
根据合同对账单的单价进行核对 账单数量由事业部签字确认。
会议总结
Content & Contents mall
请贵公司于×年×月×日前报我公司××处，谢谢配合！
邮箱：× × 联系人：× × 电话：× × 步长制药 ×年×月×日
四、比价、谈价、核价
整理比价资 料，由领导签 字确定中标旅 行社
整理报价 资料制作 比价表
组织谈价
约定谈价 时间，并预 约会议室
六、通知中标旅行社
1. 了解当地所有星级酒店（包括酒店新旧程度、地理
位置等）、了解当地旅行社情况；
2.考察内容 房间：
新旧程度，床的大小、床间距，窗外环境，洗手间设施，五星级 酒店浴缸配置，电视新旧程度，淋浴，写字台，水果等配备情况，及
房间含早情况；
会议室：
会场的层高距离，顶灯，舞台大小，舞台背景尺寸，会场中间 是否有柱子，LED背景墙，投影，腰幕，是否能免费提供茶歇或纸笔 水、音响设备等。晚宴是否与会场在一个地方，了解会场摆放会议桌：
公司名称，工作身份以及此次会议的规模和时间。
三、整理信息
1.根据考察情况选出2家适
合此次会议的酒店； 2.通过对旅行社的现场考 察情况，初步甄选三家旅 行社；
3.确定备选旅行社：
我公司于×年×月在××地召开会议，拟使用会议酒店为：“A酒店”、“B酒店” （一）会议基本情况及要求如下： 1.参会人数：××-××人（人数区间）； 2.会议安排：会期×天，第一天„；第二天„；第三天„； 3.需要接送站参会代表约××人，需要旅游代表约××人； 4.会议室使用方式及要求：使用时间、全厅还是半厅；
1号桌 2号桌 3号桌
6号桌 5号桌 4号桌
7号桌 8号桌 9号桌依次类推
物料组：
会议开始前，清点核对会议所需服装，礼品，胸卡，餐
劵、车卡，会议资料等是否齐全。
会场组：
在会议开始前，协助会场组组长进行会场的布置，包 括：会议资料、纸笔、水、展架、桌签、台花、会场背景 板的安装摆放。
会议开始后，需对参会人员进行会场的引导入座。
11. 签到过程中，随时留意剩余房间数量与未签到人数， 若房间不够或是剩余房间过多立刻联系旅行社订房或退房； 12. 每天晚上统计入住房间的数量，并与前台进行核对， 并通知酒店第二天的叫早时间（包括退房房间叫早时间）。 13. 退房时，拿着房号名单在前台统计退房房号，如产生 损失，查清房号对应的地区和办事处，与带队经理沟通赔 偿情况，如地办有异议，联系事业部相关负责人协助沟通。 活动结束当天下午2:00前要求催促所有地办办理完退房手 续。