管理信息系统的概念

第一章信息和信息系统

第一节信息与信息系统

1．信息的重要性

管理工作的成败在于正确的决策。决策的正确程度取决于信息的质量。

当今企业的生存环境是：开放的国际市场和全球经济—---企业要有全球运作的能力和获取世界经济市场信息的能力；网络经济：网络商店、网上营销、电子商务。Internet 将整个世界互连在一起，Intranet 使企业的各部门能协调运作，提高企业运作的高效率。extranet使企业与其上下游供应链结合起来，使得供应链上有关企业达到合作和共赢的目的。知识经济时代的来临—---世界已经从农业经济、工业经济转换成知识经济时代；美国知识和信息业的产值占国民总产值的75%，从事知识与信息工作的工作人员占总劳力的70%。信息及信息技术已经成为企业以及企业管理的关键性、战略性的资源。

信息的及时沟通，使企业的组织结构层次减少，企业有关部门或团队之间的协作更广泛，企业的运转更加灵活。

2．信息与信息系统

信息是关于客观事实的可通信的知识。信息是经由对数据的处理而得到。数据是记录

下来的可以被鉴别的符号。数据经过处理后形式上仍然是数据。经过解释后成为信息。

信息系统是为在组织中实施控制和支持决策，将一组用于收集、处理、存储、传播信息的部件组织而成的相关联的整体。信息系统的目标是配合企业的目标，对企业运作中部或外部的数据进行收集、和加工，输出组织所需信息。

系统的活动是输入来自企业部和环境的数据，数据经过科学合理的处理后，输出并传递给需要信息的人；反馈是必须的，输出的信息一旦不符合要求或者偏离预定的标准，将必要的信息传递到输入端，调整系统的输入。

企业的信息系统涉及到企业的各个部门的业务、计算机的软、硬件资源、信息存储和计算机通信技术，企业运作的数据，企业的规章制度，和企业中的各级人员。信息系统应该以人为主。

信息系统应该是组织中的一个重要组成部分。信息系统在企业的环境中运行。企业的客户、供应商、政府、股东以及同行竞争者都会对信息系统产生影响。

第二节管理信息及其特性

管理信息是反映与控制管理活动有关的经过加工的数据。在企业的生产管理、劳动管理、设备管理、物资管理和资金管理等过程中，伴随着材料、半成品、产品以及资金的流动，附着在领料单、定单、提货单、和发货票上的信息流也随之产生。信息流是物资、资金流动的表现和描述，是企业掌握、指挥、控制生产过程的重要的软资源。

管理信息的特性：事实性：信息的中心价值是事实。假信息要绝对杜绝；时效性；不完全性；价值性；等级性：由于管理层是分等级的。处在不同等级的管理人员有不同的职责，做不同类型的决策，需要不同等级的信息：

战略级---高层管理人员

战术级---中层管理人员

作业级---基层管理者

第三节管理信息系统的概念，类型与发展趋势

管理信息系统是一个由人和计算机组成的进行信息收集、传输、加工、存储、维护和使

用的系统。它能实测国民经济部门的各种运行情况，能利用过去的数据预测未来，能从全局出发辅助决策，容能够利用信息控制国民经济部门和企业的活动，从而帮助实现规划的目标。

按组织层次分类：战略层；战术管理层；知识层；作业层。

按系统信息系统的类型分类：ESS、（DSS、MIS）、（KWS、OAS）、TPS。

按职能分类：销售与市场、生产与制造、财务与会计、人力资源管理等子系统。

下面从销售与市场、生产与制造、财务与会计、人力资源管理等几个方面介绍各系统的主要功能：

ESS：5年销售趋势预测；5年规划；5年预算与利润计划；人力资源规划。

DSS：销售渠道；生产进度；成本管理；价格/效益分析；合同。

MIS：销售管理；库存管理；销售预算分析；资产投入分析；人员分配。

KWS：工程工作站；图形工作站；管理工作站。

OAS：文字处理；图形存储；电子日程安排。

TPS：定单记录与处理；机器控制，材料调拨；现金管理；工资、帐目、出纳；工

资发放、培训、档案。

管理信息系统的发展趋势为特网，外特网和因特网。

第四节管理信息系统的结构

管理信息系统的概念结构是由企业的各个职能子系统组成：如生产、市场营销、财务、人力资源、供应和经理办公室等。见图。同时，每个子系统由于涉及到业务处理、管理控制和战略控制而被划分成四层：业务处理层；知识层；管理层和战略层。更详细一些，每个职能子系统都有自己的应用程序和专用的数据文件。此外，系统中还有公用的应用程序、数据库、数据库管理系统和模型库供企业多个职能部门共享。

金字塔型的组织结构形象地说明了不同层次的信息量差别很大。业务处理层信息处理量最大，战略层最少。使用的信息来源和使用的频度差别也很大。

管理信息系统的物理结构按其应用功能区分。（或按其程序模块分）如果各个职能部门完全有自己单独的应用程序，则管理信息系统的概念结构和物理结构一致。实际情况往往有出入。有时几个部门的处理功能合成一个子程序。如物资入库处理和入库财务记帐处理合成为一个应用子程序。

下面介绍一个制造业的MRPII的系统示意图：物资

成品

其中：

设计与生产数据管理子系统：产品数据收集、建立和维护材料定额表、图纸技术说明、零件目录、辅助设计制造等。

定货服务子系统：接受订单、登记和分析合同、回答能否供应、监督合同的执行、提供合同执行的信息。

预测子系统：主要预测产品、市场的需求。

主生产计划子系统：预测和接受合同任务，计算产品总量、设备符合和模拟计划执行。

库存管理子系统：登记出入库量、计算安全库存和订货提前期、决定订货量并订货。

制造活动计划子系统：制定作业计划、在制品管理、控制生产提前期、制定生产能力计划。工作命令子系统：下达工作命令、发出外购零件清单、为车间生产分配材料和零件等。

工厂监控子系统：接受车间反馈数据、调整生产计划以减少停工、等工时间、制定出勤报表、及时发送材料、车间工作命令管理、生产报告、工资计算等。

车间维护子系统：自动安排维修计划、报告维修活动、发出维修命令、计算维修费用。

采购供应子系统：采购、进货以及质量检查。

材料需求计划子系统：根据物品体积、重量、易损性等决定存放地点，提高仓库利用率、

零部件配套、自动化仓储管理。

成本与会计子系统：成本计划、成本核算、资金预算、财务管理。

需要建立部网络的企业，在进行信息系统结构规划时还要考虑：

●是微机连网还是建立中央主机系统的网络？

●企业的业务数据和系统功能是集中在公司总部还是分散在各个分支机构的远程站点？

●网络通信线路是租用专用线路还是使用公用通信设施等。

第五节信息系统与企业管理的变革

管理信息系统在现代企业中发挥越来越重要的作用，已经受到了管理层更多的重视。

1．由于网络化的信息系统使企业可以及时获取关于市场、客户、产品生产和服务的信息，企业层次化的组织结构变得扁平、分散、灵活。

2．企业的战略规划、生产过程与管理信息系统之间的关系正在逐步加强。企业的远程规划的实现也越来越依赖企业信息系统所能达到的能力；

3．信息系统在企业中的应用规模日见增加，几乎覆盖了企业的整个组织的全部业务。由于信息技术的发展使计算机容易操作，结果组织中人人使用计算机访问企业的数据，这导致组织的管理模式和操作规程的改变。企业规程、生产过程对MIS的依赖程度日益增加。

4．信息系统应用的复杂性增加。信息部门的责任和权利也随之增加。一些企业信息部门的CIO已经上升为公司的副总经理。

5．信息系统运行要求企业领导、技术人员和管理人员密切协作，要求管理人员要懂一些关于计算机的知识，以及信息系统如何应用于本企业，最重要的是知道如何找出企业存在的问题和寻求解决方案。

第六节信息系统提出的挑战

如何构建适合本企业的信息系统？首先要丛以下几个方面考虑：

了解自身需求；了解系统需求；选择信息技术；评价成本/效益比；系统的控制及安全措施。一旦计算机出了故障，造成的损失也是巨大的。

1.重新设计企业的组织结构和生产、产品、交付、服务的新模式，使企业的经营能适应环境的变化。

2.企业的目标确立以后，如何用信息系统支持企业的总体目标。

3.做好企业的系统规划和信息系统开发的预算，要从信息系统的投入中获取回报。

4.信息技术发展实在太快，加强预测，不采用过时的技术。

5.重视安全，加强控制，注意黑客攻击的预防、部漏洞的堵塞、安全技术的应用。

第二章信息系统支持企业的计划与控制

企业的管理职能：

计划：为组织和下属机构确定目标，拟订为达此目标的行动方案，指定计划。

组织：确定管理层次、建立各级组织机构、配备人员、规定职责和权限、明确各部门关系。

领导（协调）：指引和影响个人和组织实现目标。在组织部门之间进行协调。

控制：对管理业务进行计量和纠正，确保管理目标得以按计划实现。

第一节企业的计划工作

1、计划工作：

计划是对未来作出的安排和部署。计划是组织的行动纲领，也是执行结果的评价标准。

为作好计划，需要对历史数据和期望进行科学分析；对未来进行预测，甚至进行假设；要拟订众多的备选方案，进行多方案比较，选定较好的方案。

确定目标是计划的首要任务。目标是对要达到的结果的定性或定量描述。目标要明确，切忌抽象、含糊。确定目标要有全面观点，结合长远利益和短期利益，通盘考虑。

按照期限，计划可分为长期计划、年度计划和作业计划。

由于计划方案中个别数据的变化都可能引起其他许多相关数据的变化，因而编制计划往往需要大量的计算。使用计算机信息系统，可提高计划编制工作效率，也使计划建立在更加科学的基础上。

2、支持计划的定量方法

统计方法、预测方法、计划模型法、线性规划法。

第二节信息系统支持企业的计划

不同类型的计划要采用不同形式的计算机辅助方法。在作业层次上的计划的特点是要进行重复计算，因而和偶尔进行一次的企业战略计划相比，更需要计算机信息系统的支持。

1、支持计划用数据库：

（1）各种定额数据库：

定额是计划的基础是企业在一定技术条件下，对人力、物力和财力的消耗和占用应该达到的标准。定额数据是编制计划的依据，是进行经济核算的基础，是按劳分配的标准，定额数据应放在数据库中，妥善保存、方便取用。

定额数据库的种类大致有：劳动定额、设备利用定额、物资消耗、资金利用、各个车间生产能力定额、管理费用定额等，因不同的企业而异。

（2）计划指标数据库：

计划指标指的是在计划中规定的，用数字表示的企业在生产经营活动中各方面的预期目标。各项经济指标的集合组成了计划指标体系。它们是计划信息的重要容。两大类指标体系

是：数量指标体系和质量指标体系。例如：生产指标、劳动指标、物资指标、财务成本指标等。

(3)计划表格制作程序模型库:

信息系统种的报表模型库中，有一系列的报表生成应用程序。根据用户的要求，调用适当的报表生成程序，从相应的数据库中读取数据，自动生成计划表格，并将计划表格保存在计划表格数据库中。

2、支持预测

预测是研究未来并对未来状况作出估计的专门技术，计划则是对未来作出部署和安排。计划必须建立在预测的基础上。预测的方法很多，仅介绍一种对时间序列数据求其变化趋势的指数平滑方法。所谓时间序列就是按时间顺序记录下来的一组数据。例如某企业1997年1月—12月的利润数据如下：51．3，35．7，27．9，32．2，48．2，…….

指数平滑的公式：S(1)t= aX t+(1-a)S(1)t-1

S(1)t：时间序列在T时期的指数平滑值

X t：时间序列在T时期的实测值

S t-1(1)：时间序列在T-1时期的指数平滑值

A：系数，设为0.1

第二期的指数平滑值=(0.1)(35.7)+(1-0.1)(51.3)=49.7

第三期的指数平滑值=(0.1)(27.9)+(1-0.1)(49.7)=47.6

第二期的指数平滑值=(0.1)(32.2)+(1-0.1)(47.6)=46.0

…

第十二期的指数平滑值=…

于是,第十二期的指数平滑值即为1998年月份的预测值。

信息系统中有对应的应用程序完成这一功能。

3、支持计划编制中的反复运算

例如企业的利润计划模型：

销售额=输入变量

销售成本=0.40*销售额

边际收入=销售额-销售成本

经营费用=输入变量

税前利润=边际收入-经营费用

税金=0.48*税前利润

纯利润=税前利润-税金

其中经营费用的计算方法如下：

销售费用=0.1*销售额

广告费用=0.05*销售额

利息=0.10*长期借款平均额+0.12*短期借款平均额

坏帐费用=0.01*期初应收款余额

管理费用=输入变量

经营费用=销售费用+广告费用+利息+坏帐费用+管理费用

使用信息系统中的应用程序，可以很方便地反复计算，观察每一个变量对整体计划的影响。还能回答“如果……那麽”的问题。

4、支持计划优化

案例：某印染厂生产两种产品，X1和X2，单位千米。该厂有三种设备：

A设备在计划期的生产能力为：24千米

B设备在计划期的生产能力为：16千米

C设备在计划期的生产能力为：12千米

按工艺规程，产品X1，X2所需的设备情况如下表：

于是得到目标函数：Z =1 * X1 + 2 *X2 要求利润最大。

约束条件：X1 + X2 〈= 24

X2〈= 16

X1〈= 12

X1 〉=0

X2〉=0

图解法：(用类似Excel等软件中的线性规划模型求解,可以很容易解决此类问题.)

案例2 :生产计划的编制

以下两表分别为某印染厂编制的优化说闲话计划和坯布库存表

*表示为确定的必须生产的产品，产量也事先确定。

由表可见，2011坯布供应不上，或者迅速补充库存，或者将22037号产品的产量降低为941。88千米。

第三节管理控制的概念

管理控制的基本任务是对特定的管理任务进行监督、计算，发现实际执行情况和计划的偏差，采取措施加以纠正，确保计划和目标的实现。

●反馈控制：反馈控制的关键在于：制定计划和控制的定量化的标准；指定合理的纠

偏措施；将实际执行的绩効和计划或标准像比较,当实际结果的偏离超出规定的围

时,全面、及时、准确的反馈信息，以采取对策。

●前馈控制：前馈控制没有反馈回路，是对运行过程的输入进行控制，在输出结果出

现以前，确定输出是否符合要求。若认为不能符合规定的输出要求，改变输入过

程。其关键在于：精确预测系统的输出结果，掌握输入变量对预期结果的影响。

一、管理控制的层次

控制是管理的重要容。在企业管理中，最主要的控制容有：质量；库存；生产进度；成本；财务预算；人员素质与行为控制等。

信息系统可以从以下三个管理层次上提供支持：

1．支持作业控制：作业控制是确保作业的有效实施。库存、进度、财务控制。

2．支持管理层的控制：监督计划的实施、随时掌握生产情况及问题，提供可能的解决方案。

使用统计、预测、计划模型和线性规划等方法以及信息报告系统。

3．支持战略计划和控制：战略计划是企业的长期战略目标。计划编制需要广泛的企业外部的很难确切把握的信息。信息系统对这方面的支持比较困难。新近发展的数据仓库、数据集市和数据挖掘技术等。这将对战略信息系统、总裁信息系统产生重大的影响。

这类信息系统包括：企业的历史数据、未来经济形式、资源的预测、购买和收集竞争对手的有关数据、各种市场动向的分析，还要加入高层主管的主观判断和经验。

二、信息系统对管理控制的支持

1．生产控制（MRP软件）

生产控制信息系统的模块包括：

作业分配模块：根据生产计划将生产作业分配给作业工人

作业评价模块：根据作业的情况和生产计划、工时统计产生当日产量报表和生产计划完成情况报表。

作业调度模块：根据生产计划和完成情况的比较报表，调整生产计划，重新分配作业。

2．工程项目管理（PERT软件）

根据各项作业的先后顺序，画出网络图。分析各项作业在整个项目中的地位，、确定过夜的时间参数。找出关键路径和关键作业。再生产计划和作业调度中，选择最有的计划方案和调度方案。