复习课件高效会议管理技巧1.ppt

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二、会议准备的作用与方法
会议准备的1H5W
❖ H——How 怎么样开会 ❖ W——Why 为什么开会 ❖ W——What 开什么样的会 ❖ W——When 何时开会 ❖ W——Who 谁来参加会 ❖ W——Where 在哪儿开会
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四、主持人如何做会前准备
会前准备的内容
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三、高效会议的八大特征
❖ 1、只有必要时才召集
❖ 2、经过好好筹备过
❖ 3、拟定和分发了议程表
❖ 4、严格遵守了时间
❖ 5、一切都是按部就班
❖ 6、请了最有经验的人出席
❖ 7、结束时做了评论和总结
❖ 8、记录了决定、建议和负责人
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四、会议规范
（一）种类
❖ 1、时间安排方面的规范 ❖ 2、固定的会议流程规范 ❖ 3、会议本身要遵守的规则
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三、如何掌握议事进度
掌握议事进度的方式
❖ 1、语言方式 ❖ 2、非语言方式
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四、如何达成会议决策
❖ 4、达成协议、解决问题
❖ 5、决策和资源共享
❖ 6、开发创意
❖ 7、激励员工的士气
❖ 8、巩固经理人地位
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三、会议的种类
（一）按会议人数分：
❖ 1、一对一会议 ❖ 2、团体会议
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三、会议的种类
（二）按会议方式分：
❖ 1、面对面会议 ❖ 2、电话会议 ❖ 3、视频会议
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❖ 一、如何做开场白 ❖ 二、如何分配发言时间 ❖ 三、如何掌握议事进度 ❖ 四、如何达成会议决策
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一、如何做开场白
开场白是会议开始之前3至5分钟的谈话，系统而简洁， 并有明确宗旨的一段讲话。
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一、如何做开场白
开场白的程序
❖ 1、概括会议进行的程序 ❖ 2、提供跟讨论有关的资讯 ❖ 3、规范会议的议程 ❖ 4、指定会议记录者 ❖ 5、征求对议程设计的意见
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五、会议的成本
❖ 1、会议的时间成本：
=参加会议的人数*（与会者的准备时间+与会者的旅行时间+ 会议时间）+会议秘书工作时间+会议服务人员工作时间
公司表彰大会的时间成本约为：
600*（0.25+ 0.25+2 ）+20+20=3=1540小时
❖ 2、直接的会议成本
❖ 3、效率损失的费用
❖ 1、设定沟通目标 ❖ 2、制定行动计划 ❖ 3、如何应对争执 ❖ 4、进行SWOT分析
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四、主持人如何做会前准备
SWOT分析
❖ S——Strength优势 ❖ W——Weakness劣势 ❖ O——Opportunity机会 ❖ T——Threat威胁
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第四讲 成功会议的五种策略
会议的费用成本=会议时间成本*单位时间费用
公司劳动竞赛表彰会会议成本=1540*8=12320
中高层研讨培训会的会议成本=220*20=4400
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第二讲、会议效率不高的原因 及解决方案
❖一、会议效率不高的原因 ❖二、如何进行预防性管理 ❖三、高效会议的八大特征 ❖四、会议规范
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一、会议效率不高的原因
❖ 1、时间安排得不合适
❖ 2、地点安排得不妥当
❖ 3、开会对象选择不对
❖ 4、主持人影响力不够
❖ 5、参会者的技能不够
❖ 6、准备工作不够充分
❖ 7、目的和结果不明确
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二、如何进行预防性管理
❖ 1、会议时间安排要合适 ❖ 2、会议地点安排要得当 ❖ 3、开会的对象要选择对 ❖ 4、主持人要有影响力 ❖ 5、参会者要有听的技能 ❖ 6、要充分做好准备工作 ❖ 7、明确开会原因和目的
高效会议管理技巧
主讲：潘国宏
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通过学习本课程，你将能够：
❖1、了解 会议的目的、种类和体系 ❖2、了解 会议效率低的原因及对策 ❖3、掌握 有效为会议做准备的要领 ❖4、掌握 会议中的沟通和反馈技巧 ❖5、掌握 会议主持人的会议管理技巧 ❖6、学会 提高会议效率和质量的技巧
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第三讲 开会前的准备工作
❖ 一、如何判断是否需要开会 ❖ 二、会议准备的作用和方法 ❖ 三、会议准备的内容 ❖ 四、主持人如何做会前准备
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一、如何判断是否需要开会
不需要开会的情况
❖ 1、已经按惯例开过的会议 ❖ 2、没有要讨论的特别事情 ❖ 3、还有比开会更好的方法 ❖ 4、预算出的会议成本太大 ❖ 5、决策者已经决定的事情
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四、会议规范
（二）遵守的规则
❖ 1、参会者要将工作安排交给会议主席 ❖ 2、超过1小时的会议要有书面的通知 ❖ 3、所有参会者都要准备发言的心态 ❖ 4、会议要准时开始、准时结束 ❖ 5、负责人对决议能否达成负直接责任
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四、会议规范
（二）遵守的规则
❖ 6、在会上要维护别人的尊严 ❖ 7、要有人提出不同的意见 ❖ 8、会后要能拿到书面的记录 ❖ 9、参会者要履行反馈职责 ❖ 10、要请第三方监控会议质量
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第一讲、当今会议面面观
❖一、会议的意义 ❖二、会议的目的 ❖三、会议的种类 ❖四、会议的频率 ❖五、会议成本的计算
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一、会议的意义
❖1、是一个集思广益的渠道 ❖2、显示组织或部门的存在 ❖3、是重要的群体沟通方式
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二、会议的目的
❖ 1、开展有效的沟通
❖ 2、资讯传达
❖ 3、监督员工的工作进展
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三、会议的种类
（三）按会议目的分：
❖ 1、固定的部门会议 ❖ 2、临时处理突发事件的会议 ❖ 3、宣布人事安排和政策的会议 ❖ 4、当众表扬或批评别人的会议 ❖ 5、集思广益的会议
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四、会议的频率
❖ 1、固定部门会议至少每月一次 ❖ 2、全体的会议建议每半年一次 ❖ 3、处理突发事件会议避免频繁 ❖ 4、一对一的会议要以随时举行
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一、如何判断是否需要开会
一定要开会的情况
❖ 1、把信息同时传递给很多人 ❖ 2、需要别人参与以集思广益 ❖ 3、需要听取各部门工作汇报 ❖ 4、需要当众表扬或批评时 ❖ 5、给小组或部门分配任务时
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二、会议准备的作用与方法
会议准备的作用
❖ 1、可选择最适当讨论方式 ❖ 2、使参会者有讨论的方向 ❖ 3、事先告知参会者做好准备 ❖ 4、节省会议时间与减少冲突