行政部工作流程汇总

行政部工作流程

第一、行政部人员主要职责：办公用品管理；名片的制作；火车票、机票的预订；印刷品的领用等其他相关的日常行政事务；协调本部

门与相关部门的沟通，为公司全体员工提供支持，与公司一起进

步，实现共赢共进。

第二、办公用品管理

a. 新员工报到当天，即可领取办公用品一套（；

b. 行政部将设立专人，对各个部门的办公用品领用做出统计，

每人每月不得超过30元预算。如有额外支出，或单件采购商

品超过150元，其本人需到行政部领取《购物申请单》，按单

据要求填写并由本部门经理签字后，由行政部请示公司领导

批准后，购买所需办公用品。

c. 与办公用品供应商保持紧密的合作关系，监督其服务质量及

商品品质，合理控制成本，为员工提供质优价廉的办公用

品。

d. 行政部人员月度结算统一结帐后，统计各部门采购费用，按

领用情况计入各部门行政费用，将无法计入的费用分摊到各

部门。

第三、名片的印刷

a.新员工报到当天，在行政部领取《名片印刷申请单》，将此单

填写完毕交于本部门经理审批，再将表格交于行政部为该员工制

作名片。

b.员工应在名片将要用完时提出印制名片申请，在行政部领取

《名片印刷申请单》，将此单填写完毕交于本部门经理审批，再

将表格交于行政部为该员工制作名片。

c.行政部将核对名片印刷厂商提供员工名片小样的各项内容，确

保无误后，通知厂商印刷名片，在名片印刷完成后，将名片送达

申请人。

d.行政人员统计于月底统计各部门订购数量，将费用划入各部门的行政费用中。

第四、电话使用说明

公司新员工入司时，公司技术部将为其调试电话设备，保证员工的正常联络需求。

a.公司总机：

公司传真：

b.电话使用说明：

使用公司电话拨外线时，请先拨9再加上外线号码，如拨打国内长途可到行政部领取IP电话卡。内线电话查询，可致电****或*询问前台文秘。内线同话，可直接拨打对方分机号。

当需要把当前电话转给第三方时，可按一下“R”键，再拨打第三方的电话号码，听到第三方电话为通话音，即可挂机。

代接电话：当您的同事不在座位上而又有电话打入的时候，可按**+分机号码。

行政部前台与人力资源部沟通，定期发布最新的《华泰通公司通讯录》供公司员工查阅。

第五、礼品的领用

公司礼品、印刷品由行政部统一制作及发放。

员工领取带有公司标志礼品时，需到前台领取《礼品申请单》，逐项填写。注明领用人、用途、领用时间、数量、部门经理签字审批等各项，后由行政人员发放。

第六、用车申请

员工在行政人员处填写用车单，注明用车时间、地点，经行政主管签字后，行政人员合理安排，司机派车。

《用车申请单》不得后补，员工不得在无单据情况下，要求行政部派车。

公车按公司事务用车优先于部门事务用车的原则进行调度，行政人

员在车辆使用发生冲突的情况下，应及时采取措施与各申请人沟通、讨论解决问题。

第七、机票、火车票、酒店的预定。

公司员工出差，可持批准的《出差任务书》在行政部得到相应的支持，购买车票或飞机票或预订酒店。返回后，将《出差任务书》连同车票一并交回，履行报销手续。《出差任务书》应在行政部留存备底。前台或部门行政人员应代员工向票务中心咨询相关信息，并及时通报该员工，票送到后直接通知本人领取，票款先期支付费用由其本人先行向财务部借款交纳。

《出差任务书》应详细填写出差目的、工作任务、目的地、时间和期限等。未经批准擅自离开驻地或更改出差目的地的，公司将不承担其差旅费用。

员工出差所订车票，由行政部统一办理。

火车行程少于15小时的，非紧急事务必须乘坐火车或长途汽车。

火车行程多于15小时的，经过部门经理批准，可以乘坐飞机经济舱。

行政部将广泛收集酒店信息，择优预订，帮助公司和部门控制差旅成本。

第八、办公设施的维护。

公司内设传真机、打印机、复印机等多种办公设备，行政部将指定一家办公设备维修商签定保养协议，以保证机器正常使用，延长寿命。

新员工在不了解某办公设备的使用方法，应主动向行政人员咨询；发现办公设备出现故障时，应及时通知行政部予以维修，不要自行带电修理，以免出现危险。

第十、邮件寄送说明

员工要寄送市内快递，应到行政部前台领取快递单据，逐项填写并核对无误后，交行政部前台即可，前台负责联络快递公司，费用计入各部门。

员工要寄发到外省市邮件，要注明是平信、挂号、EMS，并填写相应表单，核对无误后交行政部前台即可，费用计入所在部门。

市内快递、外省市邮件由行政部人员以月为单位结算。

第十一、公司公章使用流程

各部门员工申请使用公司印章，需填写《公章使用申请单》，分别经申请员工直属上级领导、总经理签字许可。行政部方可允许其使用。

《公章使用申请单》由行政部负责留存。

第十二、通讯费管理

以公司名义支付的通讯费用，由行政部统计和审核，并进行监督和控制。

员工拨打市内电话应尽可能的使用公司电话，避免使用手机；员工拨打长途电话，应使用IP电话卡，尽可能不使用手机直接拨打长途电

话。

长期出差的员工，经总经理批准后，可酌情增加当月手机报销额度。

报销时限：在其费用所属2个月内办理报销手续。

无特殊原因逾期不办理报销手续的，公司不再承担费用。

发票管理：员工报销手机费须提供相应发票，随同报销单据办理相关手续。

公司支付通讯费用，由行政部统一收集发票并申请付款手续。

各办公室的通讯费用额，不能超过其本人的报销限额。如果超出该范围，行政部将有责任对通讯明细进行检查。

公司不承担所有个人购买的通讯器材支出。通讯费按公司制度规定运作，月底填单据后行政部审核，统一交公司领导审批。

第十三、行政部的其它工作

公司发布的各项流程和制度中，应由行政部负责的其他工作。

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助理的工作职责：