商务邮件礼仪培训.

目录培训说明

发邮件的目的

邮件的构成

确认发送or抄送

忽略的称呼

画龙点睛的主题

正文撰写三原则

1 of

2 重要的正文

遗忘的附件

语言选择和编码

结尾署名

使用技巧

邮件处理五阶段

案例分析/总结

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培训说明 公司大部分决策信息都是

通过电子邮件传递发布。读

写邮件是我们了解公司动态

的必要途径，快速有效处理

邮件是我们工作必备的技能之一。

提 高 技 能

部分同事在撰写和处理邮件上存在各式各样的问题，出现一些商务邮件礼仪常识

错误。不仅未能充分利用电

子邮件协助我们开展工作，

反而影响任务推进进度。

发邮件的目的

（一）影响收件人的行为，告知或说服收件人实施某个行为。如：

1. 请张XX在3月2日完成XX专案导入。

2. 原定于今天下午三点的XX会议因XX原因延期举行。

（二）通知收件人，提供收件人所需的信息。例如：

1. 我将于2/1至2/5请假5天，工作暂由张XX代理。

2. 昨晚品质例会作出一些重要决定，我已总结如下。

（三）书面胜于口头，便于追溯，为今后工作争执提供证据，年终盘点时也可概括曾经每天都做了哪些工作。例如：

1. 这是你上次同意的XX事情，请继续跟进。

2. 这是我今年三月份的工作成绩。

邮件的构成

TO收件人CC抄送人BCC密送人

主题

称呼

正文

附件主要阅读这封邮件的人，需对邮件事项作出回应、处理。

需要知道这件事，没有义务作出响应。

收件人不知道你同时将邮件发送其他人（一般用于政府机关）了解邮件的第一信息，提纲挈领。

礼多人不怪，多用礼貌用语。

具体内容。

另外附带佐证资料、报告、图表等。

确认发送or抄送

1、收件人：事件负责人，主要阅读该邮件的人，需对邮件作出回应处理。

2、发给其他部门的同事的邮件，应抄送给本部门主管和对方部门主管。

3、除非必要，请勿抄送邮件给主管的上级，可由主管判断是否需要上报。

4、如不清楚是否要抄送给某一个相关者，应向自己的主管咨询。

5、不希望TO/CC看到的收件名单可以使用密送，原则上不建议使用。某些情况

下可以对下属使用BCC。

6、需要领导支持的，一定CC，一是体现对上司的尊重，二是出现偏差时领导能

及时指正你，三是自己做了哪些事情，也应该让领导知道。

忽略的称呼

1、在多个收件人的情况下可以称呼大家、各位、All等。

2、如果知晓对方职务，应按职务尊称对方，如"X总" "X经理"。

3、如果不知道职务，应按性别称呼对方，如"王先生" "李小姐"。

4、对于不熟悉的人、级别高于自己的人不宜直呼英文名字。

5、不要跟谁都叫“Dear…” 。

6、对下属可以称呼全名，对其它部门或平级以上的带职位称呼。

7、Email开头结尾最好要有问候语。

8、开头：“你好”“您好”“大家好”“各位好”“Hi”…

9、结尾：“祝您工作顺利”“Best Regards ”“谢谢”…

画龙点睛的主题

1、一定不要有空白标题，因为这是最失礼的

2、标题要简短、不冗长，不要让outlook 用…才能显示完你的标题

3、标题需反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的字眼，如“王先生收”

4、一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理

5、可适当用使用大写字母或特殊字符（如“* !”等）来突出标题，引起收件人 注意，但应适度，不要随便就用“紧急”之类的字眼

6、回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题，不要RE 、FW 一大串

7、需要下属了解或者处理某些事情的时候可以使用FW

8、有些事情你无法决定，或已超出你的权限，则需要FW 给领导，请求领导批示 给领导FW 注意不要只写个FYI （for your information ），FYI 的语势是平等的或者是从上到下的。

正文撰写三原则

技巧:你写信时愤怒么？请先存为草稿，一小时后重新打开再决定是否发出来

正文示例 原则：要事第一、结论在前、分析在后，使用收信人容易接受的口吻陈述内容。 大家现在可以

思考一下，此

封邮件它的优

点在哪里呢？ 许经理：

您好！

现邀请您参加2013年3月1日在公司1号会议室举行的

“第二季度销售指标确定会议”。

会议的具体安排如下： 会议前请您准备以下资料：

1.第一季度销售指标完成中碰到的难点；

2.第二季度销售二部的指标设定；

3.第二季度希望得到公司哪些方面的支持。

对于会议安排有任何疑问请随时联系XXX 。

谢谢！

重要的正文

1、Email正文应简明扼要的阐述事情；如果需表达的内容很多，则正文应只作

摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。

2、正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰表达，不出现让人晦

涩难懂的语句，不啰嗦。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件。3、根据收件人与自己的熟络程度、等级关系、性质（对内还是对外）等，

选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。

4、尊重对方，“请”、“谢谢”之类的语句要经常出现。

5、电子邮件有可能被转发给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。

6、如果一封邮件阅读时间需要超过10分钟，请带上相关资料Face To Face。