公司文件管理制度07060

公司文件管理制度

1 目的

为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制度化，对公司的文件的格式、编制、编号、审批、发布、归档等文件管理的工作流程和作业标准作出明确规定，实现公司文件管理的规范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和适应性。结合公司实际工作情况，特制定本制度。

2 适用范围

适用于公司各类文件的起草、审查、审批、发布、执行、修改、废止和备案

3 定义

3.1 文件：公司文件是在公司管理过程中形成的具有执行效力和规范体式的文书，是公司各项工作开展和进行相关活动的重要依据和工具。

3.2 受控文件：需要对文件的分发、更改、回收进行控制。随时保持最新有效版本的文件。

3.3 非受控文件：不受更改/修订的控制，其封面或正文页面无“受控”标识，文件更改/修订后不必通知文件持有人。

3.4 外来文件：指来源于公司之外的与公司各项工作开展和进行相关活动有关的文件(法律、法规、标准、行业规范、客户要求等）。

4 职责

4.1 公司人事行政部是公司文件管理的归口部门，负责文件管理制度的制定、修订的起草及制度的宣贯、发放、废止工作，并负责在全公司范围内对制度执行的指导及监督。

4.2 各部门产生的内部使用的文件由部门负责人或者指定人员负责文件的收录、发放、归档、废止的管理。

4.3 文件编制、审批、发布的权责

4.3.1 各部门负责制定部门职责范围内的制度文件。

4.3.2 管理者代表负责组织相关部门和人员负责组织制定公司体系文件、程序文件、管理文件。

注：各部门(牧场或业务)代号

a 程序文件产生的记录 JL-CX-XX/XX

程序文件代号 记录代号

b 公司管理文件产生的记录 JL-GL-XX/XX

公司管理文件代号 记录代号

c 作业文件产生的记录 JL-ZY/B-XX/XX

作业文件代号/部门（单位或业务）代号 记录代号

程序文件顺序号/记录顺序号

管理文件顺序号/记录顺作业文件顺序号/记录顺

（6）外来文件由接口部门自行制定编号规则。

（7）公司采购、销售合同编号依《合同管理制度》的规定执行。

6.2 文件的标识与控制

文件分受控与非受控两种,在管理体系运行的有关场所应用的文件及提供给审核机构的

文件为受控文件,以编号为受控标识；如因其他目的提供给客户的文件为非受控文件，不作标识；

长期有效的文件予以编号和标识，控制其发放，回收作废失效版本；

一次性或短时间有效的文件过期自然失效，以其标题、日期作为标识，不必跟踪回收其过期版本。对管理体系有重要作用的一次性文件（管理评审报告、内部审核报告）：发放时填写《文件发放登记表》，但不跟踪回收。

7 文件编制、审核、批准和发布

7.1 体系文件的编写和审批

7.1.1质量体系的质量方针和质量目标，由管理者代表组织编制，各部门提出方针和目标草案，由人事行政部负责收集、整理草案的编制，报管理者代表审核、总经理批准。

7.1.2质量管理手册由管理者代表负责编写，由总经理批准。

7.1.3程序文件由质量管理部组织各部门编写、各部门负责人审核，管理者代表批准。

7.2行政文件与管理性文件的编制与审批

（1）公司级行政性文件：公司组织机构设置、人事任免涉及公司经营管理、技术、生产、薪资福利、奖惩等重要决定的通知/通告，由人事行政部负责编制。

（2）公司级管理性文件：如人力资源管理制度、技术文件管理制度、财务管理制度，由各部门依本制度4.3条负责编制。

（3）各部门行政性文件：各部门因部门管理及工作开展所需求发布的通知/通告，由相关职能部门负责编制。

（4）公司及各部门所有行政性文件审核由人事行政部填写《公司内部业务便签》，部门负责人审核，常务副总批准、审阅和签发。

（5）公司及各部门所有管理性文件的审核由人事行政部填写《文件审阅签发单》，部门负责人审核，常务副总批准、审阅和签发。

7.3文件归档、发放、保管

7.3.1 文件归档

（1）经审批后的文件，人事行政部负责填写“文件/记录目录”，并且将电子档和纸张文件同时归档。

（2）各部门收到的文件由部门负责人或指定人员保管。各部门的“文件/记录目录”应定期予以更新，并将复印件交人事行政部编制/更新公司《受控文件清单》。

7.3.2 文件发放

公司受控文件、记录由人事行政部负责按以下范围发放：

（1）管理手册、程序文件和公司管理文件下发至各部门(牧场)；

（2）作业文件、记录下发至牧场使用文件的相关部门(班组)；

（3）各个部门(牧场)都要使用相应文件、记录的有效版本，人事行政部及时收回作废文件；行政办公室拟定《文件发放登记表》按上述规定范围发放文件,并注明发放数量，填写发放编号，并由领用者签名。

（4）文件接收部门应指定人员接收文件，收文者要在“文件发放登记表”中签名。

7.3.3 文件保管与借阅

（1）文件保管：所有经批准发布的文件皆应登记编目并归档保存于文件的归口部门，文件持有者使用有效版本，并确保文件清晰易于识别。

a、质量手册、程序文件、行政文件正本、管理文件存放在人事行政部。

b、技术文件正本按文件归口存放于文件产生的技术部门。

c、外来文件正本依文件分类存放于档案室及相应的文件接收部门。

（2）各部门需要借阅文件时可向文件归口部门办理借阅手续，各部门文件管理人员应建立“文件借阅登记表”，管理文件的借出和归还。

（3）存放与硬盘和软盘的文件应有备份，并作出版本标识，采用密码进行保护，限定查阅及使用范围，由授权使用的人员进行操作。

（4）文件的持有者若跨部门调动或离职，应办理文件交接、归还手续。

7.4文件的更改与回收作废

7.4.1文件更改

（1）当文件不适应需要更改时，由文件归口部门提出，并实施具体更改工作，文件更改必须符合统一性、协调性，必要时相关的文件应进行同步更改。