规范表单填写培训报告

c)当表单需要装订时，要预留好装订位置，避免因装订时打孔导致填写的信息受损
d)打印表单时，要预调好打印格式，确保打印出的表单上的表格框线条要完整清晰
e)打印表单时，要确保打印机保养完好，不会因卡纸导致表单起皱，或因漏黑粉导
致表单脏污
PE department
f)为确保填表人员了解该如何正确填写表单，表单应在下方尽可能注明详细的填写 参照要求
×（悬挂不美观）
×（框线不清晰）
×（卡纸表单起皱）
√
Thank You !
January 4, 2014
×（涂改）
×（乱画）
×（破损）
√
PE department
6、其他特殊要求说明 a)所有表单如需黏贴，悬挂，必须保持美观整洁 b)当表单需要使用透明塑料套固定在机器设备或墙壁等上面展示时，塑封套背面如 需贴双面胶或磁性贴的，则双面胶或磁性贴要呈现“＝”字型，以A4纸为例如 需横向黏贴，则在长方形的两长边沿边缘平行贴“＝’字型的双面胶或磁性贴
PE department
过程要求：
1、字体颜色
a）在正常填写表单时（含签名）仅允许使用黑色签字笔或黑色圆珠笔。
b）在凸显异常时仅允许使用蓝色签字笔或蓝色圆珠笔。
×(使用3种不同颜色笔)
√
PE department
2、日期格式
a)表单上设置好的日期栏必须填写日期，不可空置。
b)表单上未明确设置日期栏时，在签名后须填写日期。
日期统一格式：年-月-日。年份要写完整。例如：2013年11月3日应写为： 2013.11.03。
×(年份不完整）
√
PE department
3、签名、字符、符号的格式
a)表单需要签名时，主管级及主管以下级员工须以正楷格式填写中文全称，易于辨识。 b)表单内填写的文字，数字，字母等，须工整易于辨识。 c)表单需填写符号（“√”“×”）时，必须按照表单的备注规定要求填写，符号必须工整规 不可擅自填写和创造非规定的符号。且必须填写在栏目居中处，不能超出表单格式框线。
适用范围：
所有使用的点检，保养、检验记录以及报表表单。
PE department
职责：
1、 质量部制定质量记录管理程序，监督各部门记录管理状态，以保证质量活动的 可追溯性。 2、 各部门文档管理员负责监督各职能部门的质量记录的使用、传递、归档和保管。 3 、各部门负责人负责确定并策划本部门质量记录的产生、收集、使用与保管；审核 质量记录的真实性、审核质量记录的有效性和完整性。 4、 记录人员应保证记录的真实性、准确性和规 范性，并及时按规定程序传递。 5、 文档员负责质量记录的归集、分类、编目、保管，对采用计算机贮存的记录应予 备份。
Company Name D.5
表单规范填写
目录
目的 适用范围 职责 过程要求
PE department
PE department
目的：
1、规范质量记录的标识、收集、编目、借阅、归档、存贮和处理。 2、确保质量记录的有效性和完整性。 3、提供产品质量可追溯性，以证实产品与规定要求的符合性以及质 量体系运行的有效性。
×（小数点位数）
×（自创符号）
×（不居中）
×（单位不一致）
PE department
5、清洁、干净
a)表单已填好的信息不许涂改。确认笔误需要修正时，不许乱涂乱画，仅需在原信息 信息上用蓝色笔划“—”，然后在旁边用蓝色笔填写正确信息并签名 c)表单整体要保持清洁，干净，边缘不能破损，表单正面与背面空白不能乱涂乱画 d)表单集在一起需要设置封面时，封面要整洁，干净，信息规范清楚
×（潦草）
×（不是全称）
×（超出框线）
√
PE department
4、实测数据的填写
a)填写实测数据时要按表单备注要求精准到相应的小数点。 b)填写实测数据时要按表单备注要求确认是否需要填写数值单位。 c)实测数据超出规定的上下限时，需要按要求在指定位置注明原因及处理措施和时间。 d)实测判定结论要按表单备注填写，不可随意填写“√”， “×”,“ok”、 “/”等。 e)实测数据必须填写在栏目居中处，必须工整规范易于辨认，不能超出表单格式框线