采购业务内控流程(精)

四川东风四通车辆制造有限公司

采购内部控制流程

一、采购业务的定义

⏹定义:采购业务主要是由商品(泛指广义的商品,包括所有的外购辅助材

料、零配件、半成品、成品等商品、原材料、和固定资产三个部分的采购供应组成。它一般包括以下三个环节:

签订购货合同;

验收原材料或商品入库;

结算支付货款。

二、采购业务内部控制的基本要求

⏹采购工作中计划、订货、验收、结算等各个环节必须分工负责。对重大的

物资或设备采购事项要进行特别授权。

⏹采购人员除经过特别授权外不得擅自改变采购内容,只能按批准的品种、

规格、数量进行采购。

⏹除零星采购外,采购业务均需签订采购合同,采购合同必须报财务部一份。

⏹采购支付货款必须经过认真审查、核对合同后,方可付款结算。除小额采

购外,采购货款必须通过银行转账结算。

⏹采购的物资必须经过验收方可入库。采购过程中的损耗必须查明原因,经

过相关领导审核批准后方可处理。

⏹采购部应付供应商的货款明细必须定期与财务部核对并保持金额一致。三、采购业务内部控制流程

⏹采购前先填写“物资采购计划单”,办理申请手续。公司各部门所需要的材

料、商品和其他物质,或者仓库认为某种货物的储备量已达到最低储备限额而需要补充时,应当通过填写“采购计划单”的方式,申请购货。“申购单”

由负责这类支出预算的主管人员签字后,送交采购部门负责人审批,并授权采购人员办理购货手续。采用这种方式,能使每一次采购业务都有相应的依据,这对于提高采购的计划性,节约使用资金,分清各有关部门和个人的责任都有较好的作用。

✓“采购计划单”一般采用一式两份的方式,详细注明:申购部门、申购物资名称、规格、数量、到货日期及用途等内容,一并交采购部。采购部据此办理订货手续后,其中一份退回申购部门或人员,以示答复。

⏹采购时要签订“采购订货单”,规范采购业务。公司除零星物品的采购可随

时办理外,大量采购业务应尽可能签订采购合同并采用订货单制度,以保证采购业务规范化。“采购订货单”是采购部进行采购业务的一种业务执行凭证,也是购销双方应当共同遵守的一种契约,它不仅使采购业务在开始时就置于计划控制之下,而且便于在任何时候、任何环节下对整个采购业务进行查询。

✓“采购订货单”可根据实际情况,采用数张复写的方式,其中一张送交销货单位,请求发货;一张交仓管部门,作为核收物品时与到货票据核对的依据,即验收货物的依据;一张由采购部作为存根归档保存,以便对所有的订货与到货情况进行查对、分析。

⏹采购物资到达时应填写“入库单”,严格验收之后方可入库。采购部门购回

的各种原材料,都应及时送交仓库验收。验收人员应对照销货单位的发货票和购货订单等,对每一种货物的名称、规格、数量、质量等严格查验,在保证货、单相符的基础上填写“入库单”。

✓“入库单”是证明原材料或商品已经验收入库的会计凭证。“入库单”有仓库验收人员填制,取得采购人员的签字后,一张留存,登记仓库台帐或明细账;一张退给采购部门进行业务核算;一张送交财务部。严格的验收制度,有利于考核采购人员的工作质量,划清采购部人员与仓管人员之间的经济责任,确保物资入库的准确、安全。

⏹规范审查制度、严格审查采购业务的各种凭证。财务部门在正式记录采购

业务、支付货款之前,应对各有关部门送来的各种原始凭证,包括发货票、运费收据、入库单以及订货单等进行认真的审查、核对。审查的内容包括每一张凭证的购货数量、金额计算是否准确,各关联凭证之间是否内容一致、时间统一、责任明确、手续清楚等。如果审核中发现问题,应及时查明原因,分清责任,并合理解决,如有需要可以请公司领导出面协调解决。

会计人员在此基础之上编制付款凭证,由出纳支付货款,使财务核算与采购两种业务的内部控制统一起来。

⏹公司K3系统正式运行后,采购业务将启用计算机管理,所有的采购业务

流程都可以通过电脑进行,采购计划的填报、审批、下达、打单及相关查询等功能将会极大的方便采购管理。

⏹K3系统运行熟练后,系统的采购模块、仓存模块与财务存货核算模块可

以相互支持,共享数据,在确保原始料单填制和录入准确的前提下,财务的存货核算及成本核算将会十分便捷、准确,从而为公司领导及时提供更加准确的财务信息。

⏹公司各相关部门要严格执行以上采购业务内部控制要求及流程,公司财务

部和综合管理部对采购内部控制要求及流程的执行情况进行监督和考核。