如何进行高效会议沟通

如何进行高效会议沟通

会议沟通的类型主要包括：共识型、传达型和讨论型三类。

要点提示

会议沟通的主要类型：

①共识型；

②传达型；

③讨论型。

1.会议沟通的五大要素

会议沟通主要包括五大要素：

议题要和参与开会的人有关

若参与开会的人觉得议题和自身没有关连或者探讨的议题不懂，又或者在自身责权范围以外，则会议将很难使其他员工获得参与感。

选定适当的出席人员

开会要能决定事情，要能产生开会后的影响力，因此出席会议的人，必须对议题有决定权，并且在职务上有权利与义务执行会议的决定。

具备专业的会议主持人

主持人是会议进行的灵魂人物，因此，主持人要能引导发言，控制会场秩序，管理时间、管制发言人不偏离主题、归纳出出席开会人的发言要点、做出结论，主持人能成功地扮演好上述角色，会议才能成功进行。

会前要有充分的准备

会前需要制作会议准备检查表，例如会议主持人自我检查表，包括会议准备时的检查点（准备工作是否到位）、导入议题时的检查点（是否恰当地导入议题）、进行讨论时的检查点（是否有人跑题、超时，是否会争吵、相互指责或者离题万里等）、导出结论时的检查点（引导大家共同地导入结论）。

参与开会人的态度

参与开会人员的态度可以通过以下方面体现：

第一，准时参加开会；

第二，会前要对讨论的议题做充分的准备；

第三，尊重别人的发言权；

第四，要注意倾听别人的意见；

第五，期望会议能得到最好的结论。

2.议题达成的四个阶段

在开会时，常常会而不议，议而不决，决而不行，行而没果，这些都是无效的会议。

通常来说，一个会议得出恰当明确的结论主要包括四个步骤：

导入议题

进入议题讨论前，以准备的资讯说明研讨议题的目的及重要性，让开会的人员都感到这个议题对自己有切身的影响，从而愿意全心投入议题的讨论。

充分发言

主持人要尽量引导大家的意见，包括指名发问、交替发问和以全体人员为对象发问。

获得一致的结论

在会议中，要去掉大家无能力做到的想法，删除离题的意见，并对剩下的可行性意见，让参会人员评估每个意见的优劣点，最后评估选出的意见是否能达到议题的目的。

确定责任人

确定责任人就是对每个结论确定负责实施的对象。对会议的每项结论要清楚地注明由谁负责，什么日期完成，何时何人检查等。

3.做好会议追踪工作

在会议过程中，需要记录会议纪要，会后根据会议纪要进行必要的追踪，确定会议行动追踪表，并将会议决议事项的实施和出席会议人员签名表等记录表归档保存。

三、如何与上级沟通

1.执行过程中的沟通

与上级沟通时，不能用问答题方式，少用判断题方式，要使用选择题方式。

执行前的充分准备

对于提出的方案，在执行前要对上级做全面的汇报，包括方案目标、计划方案、完成期限、衡量评估标准和需要的资源、权力、政策等。需要注意的是，要将辅助资料准备齐全。

执行中及时反馈与回复

方案在执行过程中，要及时恰当地向上级反馈进展情况，设置检查点，要注意准备好几个问题：项目是否在按计划执行；如果项目不是按计划执行，其原因是什么；项目执行过程中该如何调整；下一步可能出现的问题与准备的措施；需要上级提供哪些支援等。需要注意的是，向上级表达观点时要简洁明了，用词要准确且谨慎。

2.与上级沟通的要点

与上级领导沟通时，要充分注意以下要点：

第一，准确理解上级的意思和真实意图；

第二，主动询问不理解、不明确之处；

第三，用自己的语言复述上级讲过的话；

第四，随手记录，抓住重点，明确目标；

第五，把笼统的事项分成几个步骤或小块；

第六，要针对上级的性格类型进行沟通。

3.与上级沟通的原则

与上级沟通时，注意遵循一定的原则：

第一，多问选择题，少问判断题，不要问问答题；

第二，有问必答，清晰、明确、具体、书面；

第三，接受批评，不推卸、不辩解，敢于承担责任；

第四，调整好心态，无怨言地接受任务，服从执行和劝戒建议；

第五，主动积极地帮助上级解决困难，完成绩效。

需要注意的是，下级接受指令时，与其不情不愿，不如满心欢喜、愉快地接受任务。

4.与上级沟通时的具体注意事项

在与上级沟通时应该注意具体问题，主要包括以下方面。

事前的准备工作

在与上级沟通前，要做好充分的准备工作：

第一，整理好要谈的话题，切不可流于贫乏；

第二，当问题有多个时，应事先归纳、整理；

第三，搜集掌握既知的事实，归纳事实间的相关性；

第四，针对问题提出多个解决方案，即使是不太高明的方案也可以，因为上司或许能够根据此方案想出奇妙的办法。

审视公司和上级的要求

对于公司和上级的要求要全面审视，主要包括：

第一，正确理解公司的经营理念、企业文化等概念性内容；

第二，深入了解经营策略、年度计划等真正含义；

第三，真正了解上级的想法，以拟定自身的方针；

第四，站在上级、公司角度主动、积极地自动补位；

第五，好下属应当是善解人意及好意见的提供者；

第六，好好听取和理解上级的暗示和真实意图。

选择适当的沟通时机

与上级沟通时，要把握好时机：

第一，选择上级比较空闲方便时；

第二，避免上级面有倦色之时；

第三，事前将内容浓缩成简报。

与上级意见相反时

在沟通中，与上级意见相反时，要站在公司的立场、战略上，多角度思考问题，同时注意以下方面：

第一，问明理由，仔细周全思考，认真努力理解；

第二，若有疑问或不同意见，应及时与上级讨论；

第三，提出的书面报告包括背景、结果预测、解决方案；

第四，讨论后应该服从上级的决定；

第五，解决问题以后，提出书面报告。

5.建立上下级的沟通系统

在企业中，要建立起上下级的沟通系统，建立跟上级的畅通的沟通渠道、恰当的沟通方式和模式，以及上下级定期的沟通机制。

作为上级领导希望了解下面各部门之间的工作进度和工作状态。如果上级领导跳过自己，突然造访基层部门，可能会给上级留下不好的印象，从而为自己带来麻烦，所以应该主动积极地提前与上级领导进行必要的沟通。往往事前的沟通称为请示，事后的沟通称为解释，一般解释都显得苍白无力，因此事前的沟通非常重要。

【案例】

与不同类型领导沟通的策略

力量型领导

问题：领导为典型的力量型，为人比较霸道，经常在下级还没有把问题说清楚时就打断，并武断地给下级一个并不能解决问题的答案。执行，会带来严重后果；

不执行，会得罪上级。

解决措施：应该首先做好执行准备，然后写出书面报告，汇报目前的形势，可能发生的后果和补救方案，再找一个合适的机会，与领导进行沟通，领导看后会认

真考量，最后进行服从和执行，按照领导要求和既定方针进行，千万不能阳奉阴违，

自以为是，自作主张。

外行领导内行

问题：某上级是个专业上的外行，在一次上级下达任务时，下级从专业角度做了一份完美的方案，却被上级否决，那么该怎么办呢？有下面五个选择：A 阐述

方案的专业优点，说服上级接受；B 完全顺从上级的意思，具体的听他安排；C 修