英文Memo备忘录写作指南及范例【优质PPT】
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Memo
Memo
Definition: 也称公务便条，公司、团体内部各部门 之间最普通的书面交流方式。
Format: • 由标题和正文两部分组成。 • 标题：收文人、发文人、发文日期、主题 Note: • 备忘录的开头和正文之间一般要用线条隔开，或
空两格。
• 正文部分通常不需称呼、Sincerely yours等结束 语，说明具体内容即可。文字要求明白易懂，不 必太正式，但也不能过于口语化。
questions occur, please consult the Administrative
Office.
Example 2:
• Memo • To: All clerks • From: Henry (Director of Administrative
Office, Bank of Construction) • Date: April 20, 2011 • Subject: Office Hour Adjustment
Example 2:
•
假设你是建设银行办公室主任Henry, 请你给银行全体员
工写一则备忘录，时间是2011年4月20，通知银行办公时间的
调整情况：从五月一日起，银行本部上午上班时间不变，下午
改为2：00到6：00。各储蓄所营业时间仍然为8：00到5：00
。望各自遵照执行，如有新的情况，及时与办公室联系。
• 内容：本部门已制定2006年第三季度的销售计划。 将于2006年6月19日下午1：00在本公司会议室开会 ，讨论这一计划。并希望各部门经理前来参加。如不
能到会，请提前告知本部门秘书。
• It is hoped that managers of all the departments will come to the meeting. If anyone cannot attend it, please notify the secretary of the Sales Department in advance.
•
After May 1, the office hours the bank will be
adjusted as follows. At bank headquarters, in the
morning, office hour remain the same. In the
afternoon, office hours are from 2:00 to 6:00. The
比较：How to write a Note
Format: • To: • Time: • Message:
• From:
Example:
• 按电话留言的格式和要求，以秘书Helena的名义 ，给Mr.White写一封电话留言，内容包括：
• 来电人：Honeywell公司的Mr. Johnson • 来电时间：2011年1月18日上午10时 • 事由：明天要出差去北京，因此原定于后天上午的约
会只能取消，等出差回来后再约见面时间。
• To: Mr. White • Time: 10 a.m., January 18, 2011 • Message：Mr. Johnson of Honeywell will leave
for Beijing on business tomorrow. He has to cancel his appointment with you on the morning of January 18. he will contact you for another appointment when he is back • From: Helena (secretary)
• From: John Green ( The Sales Manager )
• Date: June 16th, 2006
• Subject: Discussion on the sales plan of the 3rd quarter in 2006
• 内容：本部门已制定2006年第三季度的销售计划。 将于2006年6月19日下午1：00在本公司会议室开会 ，讨论这一计划。并希望各部门经理前来参加。如不
Example1: 2006年6月B级实考题:
• 假如你是销售部经理John Green, 请以John Green的名义按 照下面的格式和内容给本公司其他各部门经理写一个内部通知
• 主题：讨论2006年度第三季度销售计划。
• 通告时间：2006年6月16日
•
Memo
• To: Managers of all the departments
能到会，请提前告知本部门秘书。
• Our department has made the sales plan of the 3rd quarter in 2006. To discuss the plan, a meeting will be held in the Conference Room of our corporation at 1:00 p.m on June 19th, 2006.
mails from and to overseas companies and enterprises. • Solve it ASAP
请以教务处的名义给学院全体师生发一份内 部通知
时间：2013.4.24
主题：五一劳动节放假安排
正文：为了庆祝五一国际劳动节，我院将于 2013.4.29到5.1放假三天。2013.4.29和 2013.4.30的课调至2013.4.27和2013.4.28 补上。
business hours of every savings office remain the
same, that is, from 8:00 a.m. to 5:00 p.m. All clerks
are expected to observe the new time table. If any
• 正文之后无需写祝福语。
How to write a Memo
Memo
To: From: fullHale Waihona Puke Baiduname+position Date: Subject:名词结构
<Body>
Key to the exercise
• I’d like to remind you • To deal with/ handle the increasing daily
Memo
Definition: 也称公务便条，公司、团体内部各部门 之间最普通的书面交流方式。
Format: • 由标题和正文两部分组成。 • 标题：收文人、发文人、发文日期、主题 Note: • 备忘录的开头和正文之间一般要用线条隔开，或
空两格。
• 正文部分通常不需称呼、Sincerely yours等结束 语，说明具体内容即可。文字要求明白易懂，不 必太正式，但也不能过于口语化。
questions occur, please consult the Administrative
Office.
Example 2:
• Memo • To: All clerks • From: Henry (Director of Administrative
Office, Bank of Construction) • Date: April 20, 2011 • Subject: Office Hour Adjustment
Example 2:
•
假设你是建设银行办公室主任Henry, 请你给银行全体员
工写一则备忘录，时间是2011年4月20，通知银行办公时间的
调整情况：从五月一日起，银行本部上午上班时间不变，下午
改为2：00到6：00。各储蓄所营业时间仍然为8：00到5：00
。望各自遵照执行，如有新的情况，及时与办公室联系。
• 内容：本部门已制定2006年第三季度的销售计划。 将于2006年6月19日下午1：00在本公司会议室开会 ，讨论这一计划。并希望各部门经理前来参加。如不
能到会，请提前告知本部门秘书。
• It is hoped that managers of all the departments will come to the meeting. If anyone cannot attend it, please notify the secretary of the Sales Department in advance.
•
After May 1, the office hours the bank will be
adjusted as follows. At bank headquarters, in the
morning, office hour remain the same. In the
afternoon, office hours are from 2:00 to 6:00. The
比较：How to write a Note
Format: • To: • Time: • Message:
• From:
Example:
• 按电话留言的格式和要求，以秘书Helena的名义 ，给Mr.White写一封电话留言，内容包括：
• 来电人：Honeywell公司的Mr. Johnson • 来电时间：2011年1月18日上午10时 • 事由：明天要出差去北京，因此原定于后天上午的约
会只能取消，等出差回来后再约见面时间。
• To: Mr. White • Time: 10 a.m., January 18, 2011 • Message：Mr. Johnson of Honeywell will leave
for Beijing on business tomorrow. He has to cancel his appointment with you on the morning of January 18. he will contact you for another appointment when he is back • From: Helena (secretary)
• From: John Green ( The Sales Manager )
• Date: June 16th, 2006
• Subject: Discussion on the sales plan of the 3rd quarter in 2006
• 内容：本部门已制定2006年第三季度的销售计划。 将于2006年6月19日下午1：00在本公司会议室开会 ，讨论这一计划。并希望各部门经理前来参加。如不
Example1: 2006年6月B级实考题:
• 假如你是销售部经理John Green, 请以John Green的名义按 照下面的格式和内容给本公司其他各部门经理写一个内部通知
• 主题：讨论2006年度第三季度销售计划。
• 通告时间：2006年6月16日
•
Memo
• To: Managers of all the departments
能到会，请提前告知本部门秘书。
• Our department has made the sales plan of the 3rd quarter in 2006. To discuss the plan, a meeting will be held in the Conference Room of our corporation at 1:00 p.m on June 19th, 2006.
mails from and to overseas companies and enterprises. • Solve it ASAP
请以教务处的名义给学院全体师生发一份内 部通知
时间：2013.4.24
主题：五一劳动节放假安排
正文：为了庆祝五一国际劳动节，我院将于 2013.4.29到5.1放假三天。2013.4.29和 2013.4.30的课调至2013.4.27和2013.4.28 补上。
business hours of every savings office remain the
same, that is, from 8:00 a.m. to 5:00 p.m. All clerks
are expected to observe the new time table. If any
• 正文之后无需写祝福语。
How to write a Memo
Memo
To: From: fullHale Waihona Puke Baiduname+position Date: Subject:名词结构
<Body>
Key to the exercise
• I’d like to remind you • To deal with/ handle the increasing daily