会议论坛筹备流程及清单

论坛筹备

一、拟定论坛筹备方案

1、确定论坛内容

2、论坛时间、地点、形式、规模

3、拟邀请嘉宾名单和参会人员或单位

4、制定论坛流程

二、制定工作分工

（一）会务组

1、论坛报批手续

2、确定论坛时间、地点、

3、会场形式布置

4、拟定论坛方案及流程

5、物料、资料、礼品的准备与发放

6、制作论坛服务手册（时间、地点、座位图、交通图等）

7、协调督导各组工作进度

（二）接待组

1、主讲嘉宾及参会单位邀请（拟定邀请方案、制作邀请函）

2、现场参会人员组织（根据论坛规模组织）

3、参会嘉宾及单位人员酒店预订

4、参会嘉宾及单位人员用餐安排

5、参会嘉宾及单位人员交通管理（接送站或车票预订购买）

6、论坛期间的交通安排（会场——用餐——酒店）

7、回访工作

（三）新闻组

1、对会场设备准备及调试工作（灯光、音响、投影等）

2、会场背板（LED或喷绘）及内容准备

3、摄影、摄像安排

4、记者媒体的邀请及安排

5、拟定答记者问流程及内容

6、与媒体核实新闻通稿（核实通过后方可公开）

7、利用新闻媒介对论坛进行宣传（微信、微博等）

8、资料存档

（四）后勤组

1、制定应急预案（人员及消防安全）

2、现场设立医务组

3、现场参会人员安检及证件检查工作

4、制定现场安保方案及执行

5、制定场外车场交通秩序方案及执行

6、制定进场、退场秩序方案及执行

7、会场内安保、保洁及搬运工作

（五）财务组

1、会前物料的采购工作

2、统筹大会收支工作

3、票据报销工作

4、劳务费发放工作

5、收支登记总结

三、物品筹备清单