体系文件管理规定(A4)

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体系文件管理规定

(第1版)

年月日发布年月日实施起草人: 审核人: 批准人:

起草日期: 审核日期: 批准日期:

体系文件管理规定

1 目的

适应公司变更和部门职责调整需要，确保体系文件连续的适宜性、有效性和可追溯性，确保各部门体系文件的编写/修订、审批、发放、评审、更改、回收等的控制不受公司变更和部门职责调整影响，规范公司体系文件的管理。

2 适用范围

本规定适用于公司各单位体系文件的管理和控制。

3 职责

3.1 公司领导负责分管的各单位制定的跨部门使用的体系文件的批准。

3.2 企划发展部

a. 负责体系文件管理有关规定的制定，并对各部门体系文件管理进行指导和组织检查、考核。

b. 负责公司跨部门使用的管理标准类文件报批前的审定。

3.3人力资源部负责公司各部门所有岗位员工《职位说明书》的管理和编制/修订指导。

3.4技术质量部负责公司跨部门使用的技术标准类文件报批前的审定。

3.5各部门负责制定本单位体系文件，并负责文件（包括电子版）的存档和管理。

3.6文件的使用人员负责所用文件的妥善使用和保管。

3.7专业归口管理部门负责有关专业外来文件的统一管理。

4 管理程序

见下页。

5 管理内容与要求

5.1 文件的编写

5.1.1 标准的构成

标准一般由封面、目录、正文、页脚、附录等组成。

5.1.1.1 封面的内容和格式见本规定封面，标准文件印刷幅面一般采用A4纸，各部门体系文件的字号、字体应尽量统一。

为保持与公司OA实施接轨和持续推展公司外在形象，《部门手册》、《职位说明书》、《技术标准》、《管理标准》印刷幅面采用A4纸统一模板，正文标题采用宋体三号字，正文采用宋体五号字并使用WORD软件打印；各种标志（盖泽、中国建材等）的使用根据企业文化部的相关要求执

行。

考虑到“其他类文件”的特殊性，“其他类文件”在编排格式、印刷幅面、字体、字号上不做强制规定，但提倡A4纸统一模板、WORD软件打印。

5.1.1.2 当标准内容较长，结构较复杂，条文较多时，一般在印刷页超过15页时应编写目录。页数接近15页，但为了便于使用者，也可编写目录。

目录的内容一般包括章条的编号、标题以及标题所在页码，标题与页码之间用符号“......”连结。

目录所在页应另编页码，不能与标准正文的页码连续。

5.1.1.3 页脚：每页的脚注。格式为：标准编号/版本x/第x-x页／第x次修订，具体实例见本规定页脚。

5.1.1.4 附录：一般指标准涉及的附表、附图、附文等附件，是对标准技术内容的补充。如

无附录，则此项可省略。

附录的页码应与标准正文的页码连续编写，不必另行编写页码。

5.1.2 标准正文的内容

5.1.2.1 部门管理手册

参照企划发展部提供模板的格式和内容进行编写/修订。

5.1.2.2 职位说明书

按照人力资源部提供模板的格式和内容进行编写/修订。

5.1.2.3 技术标准

5.1.2.3.1 技术标准一般包括产品标准、工艺标准、设备标准（工艺管理规程、安全技术操作规程、设备检修规程等）。

5.1.2.3.2 技术标准按下列内容和顺序编写：

a. 目的：说明通过本标准（规定等）要达到什么目的。

b. 适用范围：说明本标准（规定等）涉及的技术事项具体的适用范围。

c. 引用标准：主要说明本标准（规定等）直接引用和必须配套适用的国家标准等上级标准。

d. 术语、符号、代号：主要表述本标准（规定等）中需要定义的术语概念或符号、代号代表的事物。

e. 技术内容与要求：写清本标准（规定等）的具体技术要求内容。

f．相关文件：与本标准（规定等）内容相联系的其它标准（规定等）。其它标准（规定等）则作为本标准的相关文件。

g．记录：本标准（规定等）在运行过程中所涉及的记录。

5.1.2.3.3 如果没有“引用标准”、“术语、符号、代号”、“相关文件”、“记录”的一项或多项，则该项或多项可省略。

5.1.2.3.4 当本标准（规定等）所涉及的内容在我国有关上级标准中已有规定时，可引用这些标准的内容，不需重复编写。本条款也适用于管理标准、工作标准中“引用标准”的编写。

5.1.2.4 管理标准

5.1.2.4.1 管理标准一般包括技术管理标准、生产组织管理标准、经济管理标准、行政管理标准和其它专项业务管理标准（管理规定、考核细则、管理办法等）。

5.1.2.4.2 管理标准按下列内容和顺序编写：

a. 目的：说明通过本标准（规定等）要达到什么目的。

b. 适用范围：说明本标准（规定等）涉及的管理事项具体的适用范围。

c．引用标准：主要说明本标准（规定等）直接引用和必须配套适用的国家标准等上级标准。

d. 术语：主要表述本标准（规定等）中需要定义的术语概念。

e. 职责：规定出管理事项涉及的各部门应负的责任。

f. 管理程序：写清本标准（规定等）的实施步骤。

g. 管理内容与要求：写清本标准（规定等）的具体要求内容，提出量、质、期的要求。

h．检查与考核：对标准中规定的管理内容与要求的实施情况如何进行检查和考核作出明确规定。

i．相关文件：与本标准（规定等）内容相联系的其它标准（规定等）。其它标准（规定等）则作为本标准的相关文件。

j. 记录：本标准（规定等）在运行过程中所涉及的记录。

5.1.2.4.3 如果没有“引用标准”、“术语”、“相关文件”、“记录”的一项或多项，则该项或多项可省略。

5.1.2.4.4 编写管理标准前要仔细地识别本单位的管理要素，针对识别出的管理要素制定管理标准。

管理标准的“目的”要明确，“管理内容与要求”要具体化，“检查与考核”的奖罚标准要明确。

5.1.2.5 其它类体系文件

对《部门手册》、《职位说明书》、《技术标准》、《管理标准》文件之外的其它类体系文件编写不作统一要求，可根据其特点和需要参照《部门手册》、《职位说明书》、《技术标准》、《管理标准》体系文件的格式和内容，或按公文的格式编写，文件编号统一为LSXX—4**。

其它类体系文件主要指一次性使用的文件或者有使用期限规定的文件，如计划、方案、报告等。

5.1.3 标准条文的编排

5.1.3.1 统一采用“数字排序”的结构形式；

5.1.3.2 层次的划分一般不宜超过四节；

5.1.3.3 层次的编号采用阿拉伯数字，每两个层次之间加圆点（注：仅有一个层次，阿拉伯数字后不需加圆点，例如：“1 目的”。），圆点加在数字的右下角。

注：仅有第一层次的，在编号后空一格（半角）的位置再书写标题。

5.1.3.4 当标准条文内容适于采用分行并列叙述时，其编号用小写的拉丁字母（右下角加圆点）

a.,

b.,

c.,......顺序表示。

5.1.3.5 各层次的编号应左起顶格书写.。后有标题时，在编号后空一格（半角）的位置再写标题，另起一行左起空两格（全角）的位置书写具体内容。没有标题时，则在编号之后空一格（半角）的位置再写具体内容。

并列叙述的条文编号a.,b.,c.,......均应左起空两格（全角）的位置再书写。自第二行起，以下各行均顶格书写。